التخطيط والتنظيم التنفيذ والمتابعة

النسخ

1 التخطيط والتنظيم التنفيذ والمتابعة (في إطار التفكير العلمي المنطقي( 1

2 مستقبلي توقعي خصائص التخطيط مستمر التخطيط يعتمد على القرارات مستقبلي إذ تقرر اإلدارة من خالله ما سوف تقوم به. توقعي يعتمد على تنبؤ ا أ لحداث المستقبلية ومحاولة السيطرة على غير المؤكدة والمتغيرة في العمل. يعتمد على القرارات واإلجراءات يركز على ا أ لهداف. ا أ نه عملية مستمرة فهو ل يتوقف عند حد إنجاز هدف معين. يركز على األهداف الظروف

3 ا أ هداف التخطيط Objectives Of Planning 5- يسهم في الرقابة على العمل من خالل المقاييس والمعايير الرقابية ل أ الداء التي تعتمد على ا أ لهداف الموضوعة يسهم في وضع أ اهداف واضحة للعمل. يحقق التناسق بين ا أ لهداف المتعددة ويزيل التعارض المحتمل بينها. يسهم في الكشف والتعرف على مشكالت المستقبل التي قد تعترض سير العمل. يساعد في ترشيد النفقات ووضع ضوابط لالستخدام ا أ لمثل للموارد المتاحة للمنش أ اة. يساعد في وضع برامج زمنية محددة تتضح فيها مواعيد بدء البرنامج وانتهائه. يساعد التخطيط على تنظيم العمل. 3

4 ا أ نواع التخطيط Types Of Planning التقسيم حسب المدة الزمنية: يمكن أ ان يتم التخطيط حسب معيار الزمن ليشمل : التخطيط متوسط ا أ لجل التخطيط طويل ا أ لجل التخطيط قصير ا أ لجل 4

5 تتراوح المدة الزمنية للتخطيط طويل ا أ لجل بين 3 الى 10 سنوات. يهدف هذا النوع إلى: إعطاء اإلدارة صورة واضحة عن المستقبل الذي ستسير المنش أ اة في اتجاهه. التخطيط طويل ا أ لجل تتراوح المدة الزمنية للتخطيط متوسط ا أ لجل بين سنة إلى أ اقل من ثالث سنوات. تعد الخطط المتوسطة ا أ لجل أ اكثر دقة أ واقل عرضة للتغير قياسا بالخطط طويلة ا أ لجل. التخطيط متوسط ا أ لجل تكون مدته قصيرة ل تتجاوز سنة واحدة على ا أ لقل. والتخطيط قصير ا أ لجل هو تفصيل للتخطيط متوسط ا أ لجل وتعد الخطط قصيرة ا أ لجل اكثر دقة أ واسهل تنبؤ من الخطط متوسطة ا أ لجل. أ التخطيط قصير ا أ لجل 5

6 التقسيم حسب المستوى اإلداري: يمكن تقسيمه إلى ثالثة مستويات إدارية: 2 التخطيط على مستوى اإلدارة العليا Top-level plans تضطلع بمهمة هذا التخطيط اإلدارة العليا في المنشات والتي تتمثل ب أ اعضاء مجلس اإلدارة أ او رئيس مجلس ا أ لدارة أ او مديري المديريات يتميز ببعده الستراتيجي ويغطي مدة زمنية طويلة. التخطيط على مستوى اإلدارة الوسطى Middle-level plans تضطلع بمهمة هذا التخطيط اإلدارة الوسطى بالمنشات والتي تتمثل بمساعدي المدراء ورؤساء ا أ لقسام ومدارء اإلدارات الفرعية. يتميز ببعده التفصيلي التنفيذي»التكتيكى«ويغطي مدة زمنية متوسطة التخطيط على مستوى اإلدارة الدنيا Lower-level plans تضطلع بمهمة هذا التخطيط اإلدارة الدنيا والتي تتمثل بالمشرفين ورؤساء الشعب هذا النوع من التخطيط طبيعته تشغيلية ويتم خالل مدة زمنية قصيرة أ اقل من سنة 6

7 عناصر التخطيط Elements of planning ا أ لهداف السياسات عناصر التخطيط القواعد اإلجراءات 7

8 ا أ لهداف Objectives نعرف ا أ لهداف أ بانها : ا أ لغراض والغايات التي يراد تحقيقها في المستقبل. الشروط التي يجب مراعاتها عند وضع ا أ لهداف منها: وضوح الهدف مشروعية الهدف واقعية الهدف قابلية قياس الهدف محدد بوقت

9 السياسات :Policie تعرف أ بانها :»مجموعة المبادئ والقواعد والقوانين التي تضعها اإلدارة العليا في المنشاة لكي تسترشد بها باقي المستويات اإلدارية في أ المنشاة «. أ الهدف السياسة القاعدة اإلجراء القواعد :Rules هي:»ما يجب القيام به وما ينبغي المتناع عنه من سلوك أ او تصرفات» اإلجراءات :Procedures هي: «سلسلة ا أ لعمال والخطوات والمراحل التي يجب اتباعها لتنفيذ عمل ما«9

10 خطوات التخطيط Planning Steps تحديد ا أ لهداف جمع المعلومات التنفيذ والتقويم وضع الفتراضات تحديد البدائل والختيار من بينها 10

11 الخطوة ا أ لولى: تحديد ا أ لهداف تختص هذه الخطوة بتحديد ما نريد الوصول إليه. الخطوة الثانية: جمع المعلومات تتطلب هذه الخطوة جمع المعلومات عن الماضي وعن الوضع الحاضر للمنش أ اة ومعرفة الموقف الحالي داخليا وخارجيا وتتطلب أ ا يضا تقدير ا أ لحداث والظروف المستقبلية. الطرف ا أ لول: الطرف الخر: الخطوة الثالثة: وضع الفتراضات تندرج الفتراضات في مجال له طرفان : ان تكون الظروف المستقبلية ممتازة ومشجعة. أ ا أ ن تكون الظروف المستقبلية سيئة ومثبطة. فالفتراضات هي مؤشرات لما ستكون عليه الظروف في المستقبل والتنبؤ ما هو إل تلمس للمستقبل بناء على ما يتوفر لدينا من معلومات عن الماضي والحاضر. 11

12 الخطوة الرابعة: تحديد البدائل والختيار من بينها في هذه الخطوة تقوم اإلدارة بتصميم عدد من الخطوات البديلة لتحقيق الهدف في ظل الفتراضات السابقة عن العوامل الداخلية والخارجية في المستقبل. فعلى سبيل المثال : إذا كان الهدف هو زيادة المبيعات بنسبة %10 فإن البدائل لتحقيق ذلك يمكن ا أ ن تشمل :.1.2 البديل ا أ لول: البديل الثاني: البيع بسعر أ اقل. دخول أ اسواق جديدة. 3. البديل الثالث: إدخال تغييرات على المنتج. فهذه بدائل 3 يتم اختيار واحدا منها بعد المقارنة حسب المعايير المناسبة مثل التكلفة واإلمكانية والجهد وغيرها. الخطوة الخامسة: التنفيذ وتقويم النتائج هذه الخطوة هي الخطوة ا أ لخيرة من خطوات التنفيذ وتختص بوضع البديل الذي تم اعتماده موضع التنفيذ الفعلي وبعد البدء بتنفيذه ت أ اتي مرحلة تقويم النتائج للمطابقة بين المخطط والمنفذ. 12

13 صفات التخطيط الفعال Effective planning 1 2 وضوح الهدف المرونة 7 المتابعة والتقويم 6 تحقيق التوازن 3 البساطة 5 الواقعية 4 المشاركة في اإلعداد 13

14 صفات التخطيط الفعال Effective planning 1 -وضوح الهدف: يجب أ ان يكون للخطة هدف واضح محدد تسير على ضوئه أ اعمال المشروع. 2- المرونة: يجب أ ان تكون الخطة مرنة يمكن تعديلها وفق الظروف المتغيرة في المستقبل دون أ ان تسبب خسائر كبيرة او ت أ اثر سلبي على فعالية الخطة أ 3- البساطة: يجب أ ان تكون الخطة سهلة يمكن للجميع استيعابها وفهمها لتطبيقها على أ ارض الواقع. 4- المشاركة في اإلعداد: يجب أ ان توضع الخطط بمشاركة أ اكثر من شخص في المنش أ اة. 5 -الواقعية: يجب أ ان تكون واقعية معتمدة على التنبؤات المعقولة والمناسبة للظروف المتغيرة دون مبالغة لما يمكن إنجازه أ او تضخيم أ لثر الظروف المحيطة 6- تحقيق التوازن: يجب أ ان تكون الخطة الفعالة متوازنة في جميع أ ا جزائها وتطبيقاتها على أ اعمال المنش أ اة وإدارتها واقسامها. أ 7- المتابعة والتقويم: إن التخطيط الفعال يقتضي متابعة دائمة لسير الخطة وتقويمها دوريا للت أ اكد من تقدمها في المسار الصحيح. 14

15 معوقات التخطيط Obstacles Of Planning 2 نقص المعلومات 3 مقاومة التغيير عدم التنسيق بين المشروعات اإلدارية المختلفة 5 وجود القيود 6 7 الوقت والتكلفة 15

16 خطة العمل توضح اإلجابات عن ا أ لسئلة التالية متى سيتم العمل When? متى يتم تحقيق النشاط/ المهمة ماذا نعمل What? ما هو النشاط/ المهمة المطلوب تنفيذها كيف سيتم العمل How? من الذى سيقوم بالعمل Who? المسئول عن النشاط/ المهمة كم يتكلف هذا العمل How Much? طريقة التنفيذ - الدعم تكاليف كل مرحلة 16

17 وظائ ف اإلدارة التخطيط التنظيم اتخاذ والتنسيق القرارات التوجيه الرقابة 17

18 التنظيم Organization توزيع المس ؤوليات و التنسيق بين كافة العاملين بشكل يضمن تحقيق أ اقصى درجة ممكنة من الكفاية في تحقيق ا أ لهداف المحددة 18

19 التنسيق Coordination الترتيب المنظم لجهود فريق العمل الجماعي لكي توجه هذه الجهود في التصرف والتنفيذ لتحقيق الهدف المحدد 19

20 الرقابة Control الت أ اك د من أ ان كل شي في المنظمة يتم وفق الخطط الموض وعة, والتعليم ات الص ادرة, والمبادئ المعتم دة وذلك لهدف كشف مواطن الضعف وتصحيحها 20

21 القيادة اإلدارية Management Leadership القدرة على التوجيه من أ اجل تحقيق هدف معين عن طريق الخرين 21

22 اتخاذ القرارات Decision Making مفهوم اتخاذ القرار هي عملية يتم بموجبها اختيار بديل للعمل من أ اجل حل مشكلة ما إن اتخاذ القرار يمثل عملية ذهنية او حركية للوصول الى القرار المناسب. ان اتخاذ القرار يقوم على اساس الختيار من بين عدة بدائل. أ ان هناك هدفا أ او غاية من وراء اتخاذ القرار أ 22

23 اتخاذ القرارات والعملية اإلدارية الرقابة التخطيط اتخاذ القرارات التوجيه التنظيم 23

24 خطوات اتخاذ القرارات تحديد المشكلة جمع المعلومات طرح البدائل تنفيذ الحل متابعة تنفيذ الحل 24

25 مصطلحات 25

26