Slide 1

النسخ

1 مدونة قواعد السلوك واألخالقيات المهنية الخاصة بشركة )COBEC( TWI مارس / آذار نائب الرئيس لدعم البرامج : جاي سكوجن بريد إلكتروني jay.scoggin@twipv.com : هاتف :

2 جدول المحتويات )COBEC( رسالة الرئيس التنفيذي القيم األساسية مقدمة إلى مدونة قواعد السلوك واألخالقيات المهنية 6 افعل ما هو صحيح كل يوم 8 تضارب المصالح ممارسة األعمال بطريقة أخالقية حول العالم السجالت التجارية التواصل بشكل مناسب ممارسات التوظيف الهدايا إذا كان لديك سؤال أو مشكلة أو كنت ترغب في اإلبالغ عن االشتباه بوجود حالة انتهاك تساؤالت أخالقية 2

3 رسالة الرئيس التنفيذي تسوج مارس/ آذار 2014 السادة الزمالء/ موظفي شركة TWI خالل تاريخنا الممتد على مدار 170 عام ا أخذت شركة TWI في النمو إلى أن أصبحت شركة رائدة مقدمة لحلول سالسل التوريد السريعة. لقد وصلنا إلى هذه المكانة بناء على التزامنا بقيمنا األساسية وإخالص كل فرد منكم. وبحسب تطلعاتنا فإن قدرتنا على النمو ومواصلة تقديم خدمات سالسل التوريد عالمية المستوى تعتمد إلى حد كبير على النزاهة والسلوك األخالقي الذي نقدم به المهام التي نقوم بها يومي ا. وفي عام 2014 سوف نواصل نمونا وجهودنا المتنوعة في العديد من المواقع حول العالم. وسواء كانت األعمال يتم القيام بها مع الحكومة أو العمالء التجاريين فإن سمعتنا الجيدة بفضل سلوكنا األخالقي ال تزال رأس مالنا الحقيقي. فقد تم بناء هذه السمعة على مدار العديد من األعوام من خالل مواجهتنا بعمالئنا وموردينا ومقاولينا من الباطن وشركائنا وحتى منافسينا. وبغض النظر عن ثقافة العمل أو بيئة العمل فإننا نتحمل مسؤولية القيام بأعمالنا وفق ا ألعلى معايير السلوك األخالقي واالمتثال. وفي هذا العام سوف نشهد تحوال طفيف ا في برنامج االمتثال الخاص بنا من التصور المركزي إلى المنهجية الالمركزية التي تؤكد على تعزيز مسئولية وحدة العمل والقيادة الفردية للخط األمامي. وسوف يقدم مكتب دعم البرنامج األدوات التي سيستخدمها المديرون في تدريب الموظفين الجدد على برنامجنا والحفاظ على إدراك جميع الموظفين بأهمية االمتثال والسلوك األخالقي. ويتعين علينا جميع ا أن نظل مدركين لآلثار المحتملة للمواقف المتعلقة باالمتثال/ األخالقيات ونتبع العمليات التي قمنا بإرسائها في برنامج االمتثال لمنع وقوع هذه المواقف أو اكتشافها. تعد مدونة قواعد السلوك واألخالقيات المهنية هذه )COBEC( بمثابة أساس برنامج االمتثال الخاص بنا كما أقدم لها كامل دعمي ودعم فريق اإلدارة العليا بشركة.TWI يرجى االطالع على هذه الوثيقة واالتصال بالسيد/ جاي سكوجن- نائب الرئيس لدعم البرامج إذا كانت لديكم أية استفسارات. مع خالص تحياتي Theodor Wille Intertrade AG باتريك مالكور الرئيس التنفيذي شركة 3

4 القيم األساسية لشركة TWI النزاهة نحن أمناء مع أنفسنا وعمالئنا وموردينا والشركات المماثلة لنا في المجال. التواصل الحصول على المعلومات لن يكلفك شيئ ا. المعرفة وانقلها لآلخرين. أزل الغموض. التمس المسؤولية نتحمل جميع ا مسؤولية ما هو صحيح في مؤسستنا. المسؤولون عن نجاحنا. نحن فقط المبادرة نسعى إلى التحسين والكفاءة. نحن المحرك األول األجرأ لكننا أيض ا مرنون بما يكفي للتكيف مع التغيرات. االحترام نحن محترفون. ونتعامل مع اآلخرين بعدالة وإنصاف على الصعيدين الداخلي والخارجي. القيمة المضافة نحن نركز على القيمة الحقيقية التي نضيفها إلى عمالئنا وشركائنا وإلى بعضنا البعض ونخلق القيمة من خالل المعرفة والخدمة وااللتزام بالجودة. 4

5 تتمثل سياسة TWI في ممارستنا ألعمالنا وفق ا للقوانين والقواعد واللوائح المعمول بها بأمانة ونزاهة وبالطريقة التي توضح احترام العادات الثقافية والعرقية المحلية ومع التزام شديد بأعلى المعايير األخالقية. تطلب TWI من العاملين بالشركة وشركاء األعمال اإلستراتيجيين والمقاولين من الباطن/الموردين دائم ا مستويات عالية من النزاهة والتقدير األخالقي السليم. تغطي مدونة قواعد السلوك واألخالقيات المهنية )COBEC( هذه نطاق ا واس عا من ممارسات وإجراءات العمل. وهي ال تغطي كل قضية قد تطرأ لكنها تحدد المبادئ األساسية لتوجيه موظفي TWI ومسؤوليها. يتعين على جميع موظفينا ومسؤولينا التصرف وفق ا لذلك والسعي إلى تجنب حتى مظاهر السلوك غير الالئق. يجب أن تصل المدونة إلى وكالء الشركة وممثليها كما يتعين عليهم اتباعها. تنطبق بعض السياسات األخرى على العديد من عمليات TWI لذلك يتعين عليك معرفة هذه السياسات التي تنطبق بالتحديد على أنشطة العمل الخاصة بك واتباعها. سؤال وجواب س: هل تغطي المدونة كل شيء يتعين علي معرفته باعتباري أحد أعضاء فريق TWI ج: ال المدونة عبارة عن خريطة طريق تساعدك على التعرف على إجابات لألسئلة المتعلقة بالسلوكيات التي تريد TWI من موظفيها اتباعها. كما نوفر بعض السياسات اإلضافية واألدوات والتدريب والموارد لإلجابة على جميع التساؤالت التي قد تكون لديك. ال يجوز اإلعفاء من أي من البنود المذكورة في مدونة قواعد السلوك واألخالقيات المهنية إال من جانب الرئيس التنفيذي لشركة TWI أو مدير العمليات. تعمل هذه المدونة على إرساء بعض السياسات المحددة التي تحكم سلوك ممارسة األعمال للعاملين بشركة TWI ووكالئها وممثليها. وقد تم وضع هذه السياسات وإعدادها للتطبيق بنية حسنة ووفق ا ألحكام األعمال المعقولة وذلك لتمكين شركة TWI من تحقيق أهدافها التشغيلية والمالية في إطار القانون والسلوكيات األخالقية الثابتة. ويعد االلتزام بهذه المعايير والقيود مسؤولية شخصية لكل موظف ووكيل لشركة TWI سواء تم فرض هذه القيود والمعايير بواسطة القانون أو بواسطة مدونة قواعد السلوك واألخالقيات المهنية حيث تنطبق هذه القيود والمعايير على الواجبات والمسؤوليات المكلف بها هذا الموظف ويجب عليه اتباعها. وتقتضي هذه القيود والمعايير وجوب تجنب جميع الموظفين والمستشارين والوكالء ألية أنشطة قد تورط TWI في أية ممارسة ال تمتثل لهذه السياسة. وفي حال عدم التزام أي موظف أو مستشار أو وكيل بمثل هذه المعايير والقيود فإنه بذلك يتخطى حدود نطاق عمله أو وكالته. في حالة تعارض القانون مع إحدى السياسات الواردة في مدونة قواعد السلوك واألخالقيات المهنية يجب االمتثال للقانون. ومع ذلك إذا تعارضت أحد األعراف أو السياسات المحلية مع مدونة قواعد السلوك واألخالقيات المهنية الخاصة بشركة TWI فيجب عليك اتباع المدونة. إذا كان لديك أية أسئلة حول هذه التعارضات ينبغي عليك االستفسار من مشرفك أو مديرك عن كيفية التعامل مع هذا الموقف. يتحمل المسؤولون والموظفون مسؤولية فهم المتطلبات القانونية وتلك الخاصة بالسياسة التي تنطبق على وظائفهم باإلضافة إلى اإلبالغ عن أية انتهاكات مشتبه بها للقانون أو لمدونة السلوك هذه أو ألي من سياسات TWI األخرى. وفي جميع الحاالت يجب أن يلتزم العاملون بشركة TWI دائم ا بأعلى معايير السلوك األخالقي. أما من ينتهك هذه المعايير الواردة في مدونة قواعد السلوك واألخالقيات المهنية سوف يخضع لإلجراءات التأديبية التي قد تصل إلى حد إعفائه من منصبه. وعالوة على ذلك فقد تكون انتهاكات مدونة قواعد السلوك واألخالقيات المهنية الخاصة بشركة TWI انتهاك ا للقانون في حد ذاتها مما قد ينتج عنه فرض عقوبات مدنية أو جنائية عليك أو على مشرفيك و/أو الشركة. 5

6 افعل ما هو صحيح كل يوم الشركات ذات الممارسات األخالقية تتأسس على أكتاف أشخاص يتسمون باألخالقيات إن سمعة شركة TWI العالمية باعتبارها شركة تتميز بالممارسات األخالقية تكونت بسبب اتباع جميع الموظفين فيها للقوانين والسياسات والقيم الخاصة بالشركة فنحن نعمل بشكل جاد حول العالم لبناء الثقة ولخلق بيئة تدعو الموظف إلى اإلخالص وااللتزام. وبالتالي فإنك أنت وجميع الموظفين اآلخرين لديكم مسؤولية شخصية لاللتزام بهذه المدونة والقوانين والسياسات باإلضافة إلى العمل بطريقة أخالقية والتعبير عن المخاوف بطريقة مناسبة. رأس مالنا الحقيقي األشخاص هم رأس مالنا الحقيقي. إننا نطمح أن نكون الخيار األفضل عالمي ا من بين أصحاب األعمال فنحن نقدم رواتب ومزايا تنافسية باإلضافة إلى توفير بيئة عمل آمنة وتنوع القيمة ونشجع تحقيق التوازن الصحي بين العمل والحياة الشخصية. ويتحقق النجاح في أعمالنا عندما يشعر الموظفون بالثقة الالزمة التخاذ المبادرات وللتعبير عن آرائهم وزيادة خبراتهم داخل الشركة. إننا نفخر بإدراكنا العميق لمعايير النزاهة واألمانة. أينما كانت أعمال TWI فإننا نسعى جاهدين لخلق بيئة من االحترام المتبادل والثقة المتبادلة. تعرف على المتوقع عب ر عن رأيك كل منا مسؤول عن معرفة ما هو متوقع. من خالل اإللمام بهذه المدونة وبالسياسات التي ترسيها ستصبح مؤهال بشكل أفضل إلدراك المشكالت األخالقية والتعامل معها. وتعد عملية طرح األسئلة أو االستفسار عن نقاط الخالف ذات أهمية خاصة وذلك عند مواجهة أحد المواقف التي قد تنطوي على أمور أخالقية. تحدث مع مديرك أو نائب الرئيس لدعم البرامج أو اتصل بالخط الهاتفي للمساعدة فيما يخص األخالقيات في حال: أنت بحاجة إلى النصيحة. ال تعرف التصرف الصحيح. تعتقد بانتهاك أحد األشخاص للقانون أو للسياسات الخاصة بنا. تعتقد بتصرف أحد األشخاص بطريقة غير أخالقية. ربما تكون قد اشتركت في أمر ينطوي على سوء تصرف. 6

7 افعل ما هو صحيح كل يوم كن نموذج ا يحتذى به ثمة احتمال في مرحلة ما من حياتك المهنية أنك سوف تواجه بعض المشكالت األخالقية من نوع أو آخر. ويعد هذا حقيقة واقعة السيما إذا كنت تتولى إدارة فريق. أنت تعرف أن اإلدراك هام وأن الصراحة تسبب حرجا وعادة ما تكون اإلجابات غير واضحة على النحو الذي ترجوه. كما تعرف أيض ا أننا جميع ا خاضعون للمحاسبة أمام الشركة وأمام بعضنا البعض. لتحقيق مستوى عال من المعايير األخالقية يجب عليك القيام بما يلي: توضيح معنى التعامل بنزاهة. التعامل بطريقة تتسم ياألمانة واإلخالص. العمل على خلق بيئة منفتحة تدعو إلى المشاركة. التأكد من فهم من تديرهم لسياسات TWI وتطلعاتها واتباعهم لها. التأكيد على توفر المساعدة عند الحاجة إليها. التعرف على الموارد المتوفرة بعد تحديد المشكالت. دعم الموظفين الذي يطرحون األسئلة أو يستفسرون عن المشكالت بحسن نية. اإلبالغ عن حاالت عدم االمتثال للقانون أو السياسات الخاصة بنا أو هذه المدونة. تعهدنا حتى الشركات التي تتبع أعلى المعايير األخالقية قد تواجهها بعض المشكالت من حين آلخر. وعندما يحدث ذلك معنا نسعى ألن يتم اإلبالغ عن هذه المشكالت حتى يتم معالجتها بشكل صحيح. إن اإلبالغ عن أي نشاط أو قرار يخالف القيم المتبعة لدينا أو يبدو أنه يخالفها - يتطلب قدر ا كبير ا من الشجاعة. في هذه الحاالت سوف نستمع لمخاوفك. لن تسعى شركة TWI لالنتقام من أي موظف يبلغ بحسن نية عن وجود مشكالت أخالقية أو يتعاون في التحقيق مع الشركة. حقوق الموظفين المبلغين عن االنتهاكات بوصفك موظف ا لدى TWI تعمل بموجب عقود مختارة خاضعة لحكومة الواليات المتحدة األمريكية فإنك ت من ح حقوق ا محددة وفق ا لقانون حكومة الواليات المتحدة األمريكية. ووفق ا لما يتطلبه وكيل اللوجستيات المصممة لعمليات الصيانة واإلصالح والتشغيل لدينا لعقد منطقة مسؤولية القيادة المركزية األمريكية فإنه يتعين على شركة TWI إخطارك كتابي ا بحقوقك كموظف تعمل بموجب هذا العقد. وسوف تخضع إلجراءات حماية المبلغين عن االنتهاكات المنصوص عليها في 41 )FAR( في القسم 828 من قانون تفويض الدفاع الوطني للعام المالي 2013 )القانون العام ( وقانون لوائح االستحواذ الفيدرالي U.S.C :3.908 منع االنتقام بصفة عامة ال يجوز صرف أي موظف لدى مقاول أو مقاول من الباطن أو شخص ممنوح مساعدات من الخدمة أو التنزيل من درجته أو التمييز ضده بأي شكل آخر كشكل من أشكال االنتقام نظر ا لإلبالغ عن معلومات عن شخص أو جهة يرى الموظف بالفعل أنها دليل على سوء إدارة جسيم لعقد فيدرالي أو مساعدة فيدرالية أو تبديد جسيم ألموال فيدرالية أو سوء استغالل للسلطة فيما يتعلق بأي عقد فيدرالي أو مساعدة فيدرالية أو أي خطر أساسي ومحدد على الصحة العامة أو السالمة العامة أو انتهاك للقانون أو لقواعد أو لوائح تتعلق بعقد فيدرالي )بما في ذلك المنافسة على التفاوض بخصوص عقد( أو مساعدة فيدرالية. إلرساء أعلى معايير السلوك األخالقي هل يمكنك اإلجابة ب "نعم" على األسئلة التالية التي تتعلق بك أو بتصرفاتك هل أنا أتسم بالعدل والصدق هل هذا األمر قانوني ويتفق مع سياسة الشركة هل أنا أعمل بطريقة تتفق مع مصلحة الشركة والمساهمين هل سأكون فخور ا عندما أخبر شخص ا أكن له االحترام بأفعالي هل سأشعر براحة البال إذا تم إعداد تقارير عن تصرفاتي في وسائل اإلعالم اإلخبارية هل ستؤدي أعمالي أو قرارتي إلى حماية سمعة TWI كشركة تتميز بالممارسات األخالقية 7

8 تضارب المصالح سؤال وجواب: س: يعمل أحد أفراد عائلتي مع أحد الموردين وأعتقد أن TWI قد تنتفع بخدماتهم. وأنا الشخص الوحيد القادر على تحديد المورد األفضل هل يعد هذا تضارب ا في المصالح ج: نعم يمكن أن يعد هذا تضارب ا في المصالح. ينبغي أن تخطر مشرفك. إذا كان هذا المورد هو ضمن أحد الخيارات المحدودة فيجب أن تبتعد عن عملية اتخاذ القرار. يجب ان تخطر مشرفك كتابي ا عن أي موقف أو صفقة أو عالقة من شأنها أن تتسبب في حدوث تضارب فعلي أو محتمل في المصالح. إن سياسية TWI تتمثل في تحديد تضارب المصالح )COI( وتجنبه أو التخفيف من آثاره. والقاعدة األساسية التي تشكل سياسة تضارب المصالح هي أنه يجب على الموظفين عدم السماح بوجود تضارب بين مصالحهم الشخصية ومصالح TWI أو عمالئها/مورديها من قريب أو بعيد. باعتبارك أحد موظفي TWI يجب عليك عدم االنخراط في أية أنشطة شخصية أو اجتماعية أو مالية أو سياسية أو عالقات عمل قد تؤثر على أية قرارات أو توصيات تجارية تتخذها من شأنها التأثير على مصالح.TWI إن مصطلح تضارب "المصالح التنظيمية" )OCI( يشير إلى وجود عالقة أو حالة يقوم فيها المزايد أو المورد )ويشمل ذلك الرؤساء التنفيذيين والمديرين وفق ا لدرجة انخراطهم في إتمام عقود من الباطن( في وقت مسبق أو في الوقت الحالي بالتخطيط للحصول على مصالح تتعلق بطريقة مباشرة أو غير مباشرة )من خالل العميل أو العالقة التعاقدية أو المالية أو التنظيمية أو أية عالقة أخرى( بالعمل الواجب تنفيذه بموجب عقد حكومي أو عقد من الباطن تابع لشركة TWI والذي قد يقلل من قدرته على توفير المساعدة والنصيحة الموضوعية السليمة من الناحية الفنية والهادفة أو قد يؤدي إلى وجود أفضلية تنافسية غير عادلة. ال تشمل األفضلية التنافسية غير العادلة التدفق الطبيعي للمزايا الناجمة عن تطبيق اتفاقية الشراء. التضاربات الشائعة في المصالح: أي توظيف خارج.TWI قبول الهدايا أو المكافآت أو الخدمات من األشخاص الذين يسعون للعمل مع.TWI العمل مع أي مؤسسة مملوكة لموظف تابع لشركة TWI أو خاضعة لتصرفه أو ألي من أفراد عائلته. امتالك شركة تابعة ألحد العمالء أو المنافسين أو الموردين أو االنتفاع منها بشكل كبير. العمل بشكل مستقل كمستشار ألحد عمالء شركة TWI أو أحد الموردين باإلضافة إلى العمل في شركة.TWI وجود مصلحة شخصية أو احتمالية الحصول على منفعة من أي صفقة من صفقات الشركة. استخدام أصول الشركة أو الملكية الفكرية أو معلومات الملكية للمنفعة الشخصية. توظيف أو مناقشة توظيف موظفين حكوميين سابقين أو استخدامهم كمستشارين أو مقاولين من الباطن بصورة تنتهك القوانين واللوائح المعمول بها. وجود عالقة حميمة شخصية مع أحد الموظفين المرؤوسين. 8

9 ممارسة األعمال بطريقة أخالقية حول العالم كن نموذج ا يحتذى به إنه من حسن حظنا أن تنتشر أعمالنا حول العالم وهذا يساعدنا على تحقيق االستفادة من الثقافات المختلفة وتنمية مواهب وقدرات وخبرات عمالتنا على مستوى العالم. في كل دولة نعمل بها نسعى جاهدين ألن نصبح نموذج ا يحتذى به كما نعمل على إرساء أعلى معايير النزاهة. إننا نقدر ونحترم العادات والتقاليد الخاصة بكل دولة ونسعى إلتمام أعمالنا بطريقة تتناسب مع هذه الثقافات. كما نلتزم بجميع القوانين العالمية والمحلية وخاصة قانون "الممارسات األجنبية الفاسدة األمريكي".)FCPA( ينص قانون الممارسات األجنبية الفاسدة على الحظر التام لمنح الرشاوى أو عرضها أو السماح بها أو قبولها. وتشمل الرشاوى المال أو الخدمات أو الهدايا أو الترفيه للحصول على عمل أو لالحتفاظ به. ولذلك فنحن نحث موردينا وشركائنا االستراتيجيين على الحفاظ على نفس هذه المعايير. إرساء المعايير يفترض أن تقوم بأداء جميع مهامك نيابة عن TWI مع مراعاة االمتثال لكافة القوانين واللوائح وسياسات الشركة وإجراءاتها. هذا هو الحد األدنى المتوقع. تتوفر المساعدة بشكل دائم من قبل مشرفيك وقسم االمتثال لمساعدتك على فهم األمور المثيرة للجدل التي قد تطرأ في مجال عملك. فهم اللوائح التجارية أنت مطالب باالمتثال التام لجميع قوانين ولوائح االستيراد والتصدير التي تحكم التعامل بين الدول. ال يجوز لك التعامل التجاري مع أي دولة تخضع لقيود تجارية تم فرضها بواسطة حكومة الواليات المتحدة األمريكية. قد تشمل هذه القيود توقيع عقوبات أو فرض حظر تجاري يمنع TWI من االشتراك في بعض األنشطة التجارية في بعض البلدان المحددة أو مع بعض األفراد والهيئات المحددة. سؤال وجواب: س: عرض علي أحد المسؤولين األجانب تقديم دفعة مالية صغيرة مقابل التعجيل بأداء الخدمة. هل يمكنني تقديم هذه الدفعة المالية ج: ستكون اإلجابة في الغالب هي "ال". ومع ذلك ي سمح في بعض الحاالت بتقديم دفعات مالية صغيرة للتعجيل ببعض الخدمات الشائعة وفق ا لقانون الممارسات األجنبية الفاسدة األمريكي )FCPA( وذلك على اعتبارها "رسوم تسهيل". يجب أن تتشاور مع مشرفك وقسم االمتثال قبل االنخراط في أي موقف قد ينطوي على تقديم دفعات مالية إلى موظفين حكوميين. 9

10 ممارسة األعمال بطريقة أخالقية حول العالم االلتزام التام بجميع قوانين مكافحة االحتكار تقدر شركة TWI المنافسة العادلة المفتوحة. ونحن نسعى إلى تحقيق النجاح ولكن مع االلتزام بالنزاهة. إننا ال ننخرط عن دراية في ترتيبات تجارية تقضي على المنافسة أو تثبط منها أو تقدم لنا أفضلية تنافسية غير مالئمة. قد تؤدي اإلجراءات التالية إلى انتهاك قوانين مكافحة االحتكار )لذلك إذا واجهت أحد اإلجراءات التالية قم بإخطار مشرفك ونائب الرئيس لدعم البرامج(: تثبيت األسعار. مقاطعة موردين أو عمالء. التسعير بهدف إقصاء منافس عن العمل التجاري. التقليل من شأن منافس أو تشويه صورته أو مضايقته. التحالف مع شركات أخرى لمحاولة إعاقة منافسين أو منعهم من دخول السوق. الرشوة أو اإلتاوة أو سرقة األسرار التجارية. الدخول في معاهدات أو اتفاقيات مع منافسين لتقسيم السوق. التنافس بنزاهة إننا نؤمن إيمان ا عميق ا بأنه يمكن للشركات النجاح في التسويق وبيع خدماتها وأخالقية وقانونية. عند المنافسة في أعمال تجارية فإننا: باالعتماد على سلوكيات عادلة نقوم بإعداد مطالبات تستند فقط إلى حقائق حول منتجات منافسينا وخدماتهم باإلضافة إلى منتجاتنا وخدماتنا. ننجح في الحصول على األعمال بسبب جودة وقيمة وأسعار ما نقدمه من منتجات وخدمات باإلضافة إلى قدرات التسويق والبيع الفائقة لدينا. سؤال وجواب: س: طلب أحد الموردين أن نقوم بفوترة طرف ثالث في دولة مختلفة مقابل دفعة مالية. ويفضل أن يكون جزء من هذا المبلغ نقدي ا. هل ينبغي أن أقوم بتغيير الفوترة والموافقة على شروط السداد هذه إجابة: ال يبدو هذا أمر مريب وقد ينطوي على غسيل أموال. بشكل عام الدفع النقدي طريقة غير مقبولة للسداد وينبغي أال يتم السداد إلى أطراف خارجية. يجب أن تكون على دراية بالمورد الخاص بك وبسمعته والممارسات التجارية الخاصة به. 10

11 السجالت التجارية حفظ السجالت وسجالت الرقابة المالية والسجالت التجارية والمالية الدقيقة إن TWI تستلزم تسجيال نزي ها ودقي قا وفي الوقت المناسب للمعلومات واإلبالغ عنها التخاذ قرارات تجارية مسؤولة. يجب توثيق جميع حسابات المصروفات وتسجيلها بشكل دقيق في الوقت المناسب. إذا لم تكن متأكد ا من شرعية جزء معين من المصروفات اسأل مشرفك. يجب االحتفاظ بجميع الدفاتر والسجالت والحسابات والقوائم المالية الخاصة بشركة TWI بطريقة مفصلة إلى حد معقول ويجب أن تعكس الصفقات التجارية لشركة TWI على نحو مناسب كما يجب اإلفصاح عنها على الفور وذلك وفق ا للقوانين واللوائح المعمول بها كما يجب أن تتوافق مع كل من المتطلبات القانونية المعمول بها ونظام الرقابة الداخلية لشركة.TWI غالب ا ما تصبح سجالت واتصاالت األعمال التجارية معلنة لذلك يجب أن نتجنب المبالغات أو التصريحات المهينة أو التخمينات أو وصف األشخاص والشركات بصورة غير مالئمة قد ي ساء فهمها. وينطبق هذا األمر على كل من البريد اإللكتروني والمذكرات الداخلية والتقارير الرسمية على حد سواء. يجب االحتفاظ بالسجالت بشكل دائم أو التخلص منها وفق ا لسياسات حفظ السجالت بشركة TWI باإلضافة إلى القوانين واللوائح المحلية. تأكد من اتباع هذا المنهج يومي ا: التأكد من عدم وجود ملفات معدلة أو مزيفة أو "ملفقة" بشكل غير سليم. التأكد من دقة التقارير المسلمة إلى السلطات الرقابية أو الوكاالت الحكومية في وقتها المناسب مع دعمها بالنسخ االحتياطية المالئمة. التأكد من دقة السجالت التجارية التي ترسلها مثل تقارير المصروفات أو كشوف الحضور أو الوثائق األخرى وإثبات صحتها. صحة تصنيف الصفقات المالية وتسجيلها في فترة المحاسبة الصحيحة. قائمة مراجعة حفظ السجالت والعالمات التحذيرية Flags) :(Red تأكد من دقة اإلدخال في الحساب. ال تخمن. كن قادر ا على توفير نسخ احتياطية من المستندات متى كان ذلك مالئم ا. تميز بالشفافية. ال تقم بعمل تغييرات "بعد انقضاء األمر". 11

12 التواصل بشكل مناسب المعلومات السرية والملكية الفكرية ال يجوز لك اإلفصاح عن المعلومات الحساسة أو استالمها ومنها المعلومات الخاصة بالشركة المالكة دون الحصول على التفويض المناسب. كما يجب عليك حماية حقوق الملكية الفكرية وعدم السماح بنشرها إلى أشخاص من خارج الشركة. وعالوة على ذلك يجب توخي الحرص لمنع الكشف عن المعلومات السرية بطريقة غير مقصودة. إذا كانت إجابتك على األسئلة التالية هي "نعم" إذ ا فهذه المعلومات حساسة ويجب حمايتها: هل هذه المعلومات غير معروفة لألشخاص من خارج الشركة هل ستتعرض TWI للضرر إذا تعرف آخرون على هذه المعلومات هل سيتعرض مشروعك للخطر إذا لم يتم التعامل مع هذه المعلومات بسرية االستخدام الصحيح لموارد الشركة أنت مسؤول عن االستخدام الصحيح لممتلكات الشركة والعميل وأنظمة االتصاالت اإللكترونية ومصادر المعلومات والمواد والمرافق والمعدات. يجب أن تستخدم هذه األصول مع الحفاظ عليها بأقصى درجات العناية والتقدير باإلضافة إلى حمايتها من الضياع أو إساءة االستخدام كما يجب أال تقوم باستعارتها أو نزعها من ملكية الشركة أو العميل دون موافقة اإلدارة. إن أصول الشركة معدة لالستخدام لصالح أعمال الشركة التجارية فحسب. ي سمح لك أحيان ا باستخدام أصول الشركة ألغراض شخصية على أن يتم ذلك في أضيق الحدود ووفق ا لمعايير الشركة. عليك دائم ا باألخذ في االعتبار أن رسائل البريد اإللكتروني التي ترسلها تمثل انعكاس ا مباشر ا لشركتنا ولها نفس احتمالية التأثير السلبي على سمعتنا في حالة استخدامها بصورة غير مالئمة ومن ثم فيجب أن تصطبغ بصبغة االحترافية وال تنطوي على آراء شخصية أو أية عواطف. ي منع استخدم بطاقات االئتمان الخاصة بالشركة ألغراض شخصية منع ا بات ا. سؤال وجواب: طلب مني مديري استخدام طريقة محاسبة ال أوافقه عليها ماذا ينبغي أن أفعل س: هناك العديد من طرق المحاسبة المقبولة لنفس العملية التجارية ويجب أن تختار الشركة الطريقة التي توفر لها أفضل التقارير. اسأل مدير الشؤون المالية في حالة الشك. ج: س: أشعر بقلق حول اإلبالغ عن االشتباه بوجود عملية احتيال. ماذا لو كنت مخطئ ا ونتج عن ذلك تعرضي لمشاكل ماذا لو تسببت في تشويه سمعة شخص ما ج: نحن ال نحاسب الموظفين على البالغات المقدمة بحسن نية حتى وإن كان ليس لها أساس من الصحة. إننا نتوخى الحرص عند التحقيق في وجود مخالفات مزعومة وذلك لضمان حماية سمعة الموظفين. وتتم عملية التحقيقات بطريقة موضوعية وعادلة وسرية. ونحن نحثك على التحدث مع مديرك أوال لمساعدتك في اتخاذ القرار المناسب واختيار اإلجراء األفضل ولكن تتوافر الوسائل مجهولة المصدر من خالل الخط الهاتفي للمساعدة فيما يخص األخالقيات. لقد قمت مؤخر ا بالدمج بين إحدى رحالت العمل ورحلة شخصية واستخدمت بطاقة االئتمان الخاصة بالشركة بدون قصد لدفع فاتورة العشاء. ماذا ينبغي أن أفعل س: بطاقات االئتمان الخاصة بالشركة مخصصة لمصروفات العمل فقط. ج: فاتورة شخصية عن غير قصد Q&A: Q: بسدادA strategic وخيمة. إذا قمت partner عواقب has حدوث requested الخاصة بالشركة إلى that االئتمان we invoice استخدام بطاقات a third إساءة party تؤدي in وسوف a different country for payment. Part of the payment is preferable in cash. Should بذلك. I مشرفك change إخطار the الشخصية مع invoicing النفقات and تحت بند accept التقرير those تسجيلها في payment ذلك من خالل terms? فقم بتوضيح س: ما الذي يجب مراعاته قبل إعادة إرسال رسالة بريد إلكتروني داخلية إلى شخص خارج شركة TWI ج: هناك معلومات سرية في السلسلة. :A تكون No. فقد This الطويلة looks اإللكتروني suspicious, البريد لسالسل جيد اand money الشركة. انتبه laundering تتعدى حدود may أال ينبغي حساسةbe involved. سرية أو In معلومات general, على تحتوي قدcash is الداخلية not اإللكتروني an acceptable رسائل البريد form الحظ أن of payment, and payments should not be made المقصودة. to الجهات غيرthird parties. اإللكتروني إلى You should رسائل البريد know إرسال your السهل إعادة strategic تذكر أنه من partner, their reputation, and business practices. 12

13 ممارسات التوظيف الصحة والسالمة تسعى شركة TWI لتوفير بيئة عمل آمنة وصحية لكل موظف. ويتحمل كل موظف مسؤولية الحفاظ على موقع العمل صح يا وآم نا وذلك من خالل اتباع قواعد وممارسات الصحة والسالمة البيئية واإلبالغ عن الحوادث واإلصابات والمعدات أو الممارسات أو الظروف غير اآلمنة. ال يسمح بالعنف والسلوك التهديدي. من المفترض أن يقوم الموظفون بأداء أعمالهم المتعلقة بشركة TWI بطريقة آمنة وبعيد ا عن تأثير المشروبات الكحولية أو المخدرات غير المشروعة أو المواد المحظورة. لن يتم التسامح في حال استخدام المخدرات غير المشروعة أو المشروبات الكحولية في أماكن العمل. تكافؤ فرص العمل والتحرش إن الشركة تتميز بالمساواة في فرص التوظيف حيث تعتمد عملية التوظيف أو الترقية ألي فرد في فريق العمل على المؤهالت الشخصية ويتم اتخاذ هذه القرارات دون النظر إلى العرق أو اللون أو الدين أو بلد األصل أو الجنسية أو الجنس أو الميول الجنسية أو الهوية الجندرية أو العمر أو الحالة االجتماعية أو الموقف التجنيدي أو اإلعاقات الجسدية أو الذهنية أو التصنيفات األخرى المحمية بموجب القانون المعمول به. لن تتسامح TWI في حالة اكتشاف أي نوع من التحرش. ال يسمح بجميع التلميحات الجنسية أو السلوكيات غير المقبولة أخالقي ا أو التعليقات أو اإلجراءات المبنية على أساس العرق أو اللون أو الدين أو بلد األصل أو الجنس أو الميول الجنسية أو الهوية الجندرية أو العمر أو الحالة االجتماعية أو الحالة الجسدية أو العقلية في مكان العمل. باعتبارنا شركة عالمية فإننا ندرك أن الدول المختلفة التي نعمل بها قد تختلف أحكامها القانونية المتعلقة بالتمييز والتحرش في مكان العمل. على الرغم من ذلك فقد أقرت TWI المعيار "صفر" من التسامح فيما يتعلق بحاالت التمييز والتحرش الذي ينطبق على جميع الموظفين التابعين لها أي ا كان موقع عملهم. تتحمل TWI مسؤولية توفير بيئة عمل إيجابية وتعددية وشاملة حيث تتيح لجميع الموظفين إمكانية التعبير عن مخاوفهم دون الخوف من االنتقام. القوانين واللوائح البيئية تتوقع TWI من موظفيها االلتزام باتباع القوانين واللوائح البيئية المعمول بها. إننا نسعى ألن نصبح حماة جيدين للبيئية باعتبارنا مواطنين ذوي ضمير حي. إذا لم تكن متأكد ا من طبيعة مسؤوليتك أو التزاماتك فيجب أن تراجع هذا األمر مع مشرفك. 13

14 الهدايا تلقي الهدايا ومنحها يمكن أن تخلق الهدايا واألحداث الترفيهية نوع ا من المودة وحسن الظن في عالقات العمل ولكنها أيض ا قد تسبب صعوبة في الموضوعية حول الشخص الذي يقدمها. يجب أن تعتمد اختياراتنا للموردين والشركاء االستراتيجيين على عوامل موضوعية مثل التكلفة والجودة والقيمة والخدمة والقدرة على تقديم هذه الخدمة. يجب أن نتجنب حتى مظهر أننا نتخذ قرارات تتعلق باألعمال بناء على هدايا تلقيناها عبر هذه العالقات. ي سمح بقبول الهدايا ذات القيمة االسمية ولكن يجب التأكد أوال من عدم انتهاكها لسياسة TWI فيما يتعلق بالهدايا. إذا ساورتك أية شكوك اسأل مشرفك و/ وأ مسؤول قسم االمتثال واألخالقيات. قم دائم ا بتسجيل الهدايا التي تم قبولها في سجالت الشركة. أما فعاليات األنشطة الترفيهية غير المتكررة المتعلقة بالعمل فهي مقبولة طالما أنها ال تتسم باإلفراط وال تعكس مظهر ا غير الئق. إذا شعرت أن رفض هذه الهدية قد يكون محرج ا أو غير الئق أو إذا كنت ترى أن هذه الهدية مقدمة ألسباب أخرى غير الئقة فإنه يجوز قبول الهدية مع إبالغ مشرفك وقسم االمتثال على الفور. وثمة قاعدة جيدة في هذا الصدد إذا كانت الهدية تصلح الستمتاع جميع أفراد المكتب بها فإنها تكون مقبولة )مثل: األطعمة أو المنتجات التي تحمل عالمة الشركة التجارية أو الحلوى أو ما إلى ذلك(. قم دائم ا برفض الهدايا التي: س: اقترح أحد الموردين المحتملين/الشركاء االستراتيجيين تسديد رسوم رحلتي لزيارة موقع العمليات الخاص بهم. وقد عرضوا تسديد الرسوم لعدة أيام أخرى إضافية حتى أستمتع بالمدينة. هل هذا مقبول ج: ال يجب أن تتركز رحالت العمل مع شركاء األعمال المحتملين على العمل فقط. إذا كانت الرحلة تحتوي على العديد من المهام الخاصة بأنشطة األعمال فهذا مقبول في الغالب. راجع األمر مع قسم االمتثال للتأكد. س: تمت دعوتي لحضور إحدى بطوالت الجولف التي يرعاها المورد. هل يجوز لي حضور هذا الحدث ج: هذا النوع من الترفيه أثناء العمل مقبول حيث أنه يعمل على بناء العالقات كما يمكن أن يؤدي ذلك إلى نشأة المودة وال يعد من أنواع اإلسراف. احرص دائم ا على دراسة األمر والتأكد مما إذا كان هذا الحدث قد يؤثر أو يبدو أنه يؤثر على قرارات تتعلق بالمورد أو العميل. تحقق أيض ا مما إذا كان الحدث له أغراض تتعلق باألعمال وكيفية رؤية الموظفين وغيرهم لهذا األمر وهل الحضور سيحقق نفع ا للشركة أم ال. إذا تطلب األمر السفر فأنت بحاجة إلى التشاور مع مديرك. تكون عبارة عن أموال نقدية أو ما يعادلها. تكون غير مشروعة أو تنتهك القانون. تتسبب في شعورك بالتزام ما. تؤثر أو يظهر أنها تؤثر على قرارات تتعلق باألعمال. يتم منحها على اعتبار أنها جزء من اتفاقية ألداء شيء آخر في المقابل. تنتهك سياسة الهدايا والترفيه المعمول بها لدى صاحب العمل المقدم لهذه الهدية. تخالف التزامنا باالحترام المتبادل. 14

15 س: قام مورد بإحضار بعض األطعمة والحلوى إلى المكتب أثناء فترة األعياد هل يجوز قبول هذه األطعمة سؤال: ع ر ض علي مورد تقديم خصم على بعض األدوات اإللكترونية كنوع من االمتنان. هل يجوز قبول هذا الخصم ج: نعم. هذه تعتبر هدايا ذات قيمة اسمية ويمكن لجميع أفراد المكتب االستمتاع بها. إجابة: ال قد يبدو هذا نوع ا من المحاباة وقد تتسبب في االنحياز. س: في إحدى المآدب األخيرة تم منح ممثل شركة TWI )مع غيرها من الشركات األخرى( زهرية لطيفة من الكريستال. هل يحق لموظف TWI االحتفاظ بالهدية س: عرض مورد تقديم بطاقة هدية بمقدار 100 دوالر إلى أحد المطاعم المحلية. هل يجوز قبول هذه الهدية ج: وفق ا لبعض األعراف الثقافية قد يعد رفض الهدية أمر ا غير الئق. لذلك فإن أفضل أسلوب هو وضع الهدية في مكان ظاهر في المكتب إذا كان ذلك مقبوال وسوف يؤكد ذلك على أن هذا الفرد ليس له عالقة محاباة مع مانح الهدية ويتمكن جميع الموظفين من االستمتاع بهذه الهدية. ج: ال فهي تعادل األموال النقدية وال يجوز قبولها على اإلطالق. س: هل ستشعر بالحرج إذا تم اإلعالن عن هذه الهدية أو الحدث الترفيهي أو إذا وصل األمر إلى رئيسك أو زمالء العمل ج: إذا كانت اإلجابة "نعم" فينبغي أن ترفض هذه الهدية بأسلوب مهذب مع إخطار مشرفك أو قسم االمتثال. 15

16 إذا كان لديك سؤال أو مشكلة أو كنت ترغب في اإلبالغ عن االشتباه بوجود حالة انتهاك... ينبغي اإلبالغ عن أية ممارسة أو ممارسة مقترحة يبدو عليها الريبة إلى مشرفك المباشر أو قسم االمتثال بشركة TWI و/أو اإلدارة العليا بشركة.TWI يجب أن نعمل جميع ا لضمان اتخاذ إجراءات سريعة ومنظمة ضد انتهاكات مدونة قواعد السلوك واألخالقيات المهنية. ومع ذلك فإنه يصعب معرفة الصواب من الخطأ في بعض المواقف. ونظر ا ألن TWI ال يمكنها توقع كل حالة قد تحدث فمن المهم إيجاد طريقة لمعالجة التساؤالت أو المشاكل الجديدة. وإليك الخطوات التي يجب مراعاتها: تأكد من اإللمام بجميع الحقائق. )للوصول إلى الحلول المناسبة يجب أن تتوفر لدينا جميع المعلومات بقدر اإلمكان(. اسأل نفسك: ما هو المطلوب مني أن أفعله هل يبدو هذا الشيء غير أخالقي أو غير الئق )وسوف يمكنك هذا من التركيز على المسألة المحددة التي تواجهها والبدائل التي تمتلكها. استخدم حكمتك وفكرك في حالة ظهور شيء يبدو غير أخالقي أو غير الئق فإنه في الغالب غير الئق( هناك العديد من القنوات المتاحة لإلبالغ عن االنتهاكات أو المخاوف المحتملة: تمام ا مثل خط المساعدة الهاتفي يتوفر خط المساعدة عبر اإلنترنت على مدار الساعة طوال أيام األسبوع حالي ا باإلنجليزية واأللمانية حيث يمكنك التعبير عن مخاوفك باسم مجهول ودون التعرض لالنتقام. مديرك أو مشرفك. )يجب أن يكون هو أول مرجع ترجع إليه نظر ا لقربه منك في العمل(. نائب الرئيس لدعم البرامج. )يتم التعامل مع جميع المشاكل بسرية تامة وستجد دائم ا مسؤول قسم االمتثال متواجد ا لإلجابة على أسئلتك(. الخط الهاتفي للمساعدة فيما يخص األخالقيات. )وهو مصدر خارجي متوفر على مدار 24 ساعة يومي ا طوال أيام األسبوع. ولديهم موظفو خدمة عمالء متحدثين باللغتين اإلنجليزية واأللمانية. يمكنك التعبير عن مخاوفك باسم مجهول ودون التعرض لالنتقام(. 16

17 عالمات التحذير أنت في "وضع أخالقي حرج" عند سماع... "ال يهم كيف يتم تحقيق ذلك ما دام أنه سيتحقق." "لن يعرف أحد على اإلطالق." "إننا لم نجر هذه المحادثة." "أستحق ذلك." "الجميع يفعل ذلك." "يمكننا إخفاء ذلك" "حسن ا لهذه المرة فقط." "الغاية تبرر الوسيلة." "سوف يؤدي ذلك إلى تدمير منافستنا." تحدث مع غيرك عند الشك اطرح األسئلة... "لن يكون هناك ضرر إذا لم أحقق ربح ا شخصي ا." "ماذا سأستفيد أنا من ذلك " "لن يتعرض أحد لألذى." "هل هذا األمر يتفق مع قيم TWI " "كيف سيرى عميلنا أو موردنا هذا األمر " "هل هذا األمر عادل ونزيه " "هل أنا بحاجة لطرح مزيد من األسئلة لتوضيح الصورة " مشرفي "هل علم بهذا األمر " "هل تتوفر لدي بيانات صحيحة قد تؤدي إلى اتخاذ قرار مختلف " "هل هذا هو الحل الوحيد " "هل هذه اإلجراءات شرعية " "هل قمنا بدراسة جميع المخاطر " "من يستطيع مساعدتي في توضيح الخيارات " "ماذا سيكون شعوري في حالة معرفة عائلتي وأصدقائي وجيراني بما نقوم بفعله " "هل يمكنني التكيف مع هذا القرار " "لماذا يزعجني هذا األمر " إذا استمرت الحيرة في اتخاذ القرار تحدث مع أحد المسئولين واطرح األسئلة على نفسك وعلى اآلخرين وقسم االمتثال وغيرهم( حتى تتأكد أنك تسير في الطريق الصحيح. )المشرف 17