شركة إتحاد إتصاالت س.ت 8282020101 رقم العضوية بالغرفة التجارية 808022 إج ارءات الموردين والعقود
مقدمة: الغرض من هذه هو الدليل توضيح إج ارءات المناقصات والعقود في شركة إتحاد إتصاالت )موبايلي( وذلك وفقا ألعلى المبادئ إتصاالت )موبايلي(. والضوابط السليمة في المنافسات لضمان اإلستفادة المثلى لشركة إتحاد سيتم م ارجعة وتحديث هذا الدليل بصفة مستمره من أجل التجاوب والتالئم مع المعطيات وا مل تغي ارت التي تحدث في السوق والنمو وتوسع الشركة باإلضافة إلى غيرها من العوامل ذات الصلة التي قد تكون ذات تأثير. 1 تأهيل الموردين عملية التأهيل االبتدائي للموردين يقوم المورد بالتقدم للحصول على التأهيل االبتدائي/ التسجيل عبر بوابة موبايلي 1.1 www.mbily.cm.sa يجب تعبئة كافة الحقول اإلل ازمية من جانب باإلضافة إلى المورد إرفاق الشهادات/المستندات المطلوبة. المستندات المطلوبة من الموردين المحليين هي كالتالي: 8- خطاب طلب التسجيل. 0- شهادة السجل التجاري. 0- نبذة عن الشركة. 4- عضوية الغرفة التجارية. التأمينات 0- شهادة االجتماعية. 1- شهادة العمل والعمال. 7- شهادة الزكاة والدخل. المستندات المطلوبة من الموردين الخارجيين هي كالتالي: 2
8- شهادة السجل التجاري من بلد المنشأ. 0- نبذة عن الشركة. 0- خطاب طلب التسجيل. يقوم فريق عمل إدارة المناقصات والموردين المعلومات والمستندات المقدمة. بم ارجعة طلب التسجيل للتأكد من صالحية إذا لزم األمر فإن النبذة الكاملة إلى جانب كافة المستندات المطلوبة المورد حول بما في ذلك الخب ارت السابقة يتم إرسالها إلى إدارة المستخدم النهائي بالبريد اإللكتروني أو كنسخة مطبوعة لم ارجعتها واعتمادها فنيا قبل الموافقة على المورد. يتم م ارجعة وتحقيق واعتماد طلب التأهيل اإلبتدائي داخليا. يتم إرسال إشعار تلقائي إلى المورد من خالل vendrs@mbiliy.cm.sa في حالة االعتماد كمورد مؤهل. يتعين على الموردين إرسال طلب رسمي إلى موبايلي إذا كانوا بحاجة إلى تعديل أي من المعلومات/المستندات المقدمة. يقوم فريق عمل إدارة المناقصات والموردين بإدخال التغيي ارت على سجل الشركة بعد التحقق منها. يقوم نظام إدارة عالقات الموردين بإرسال إشعار تلقائي إلى أي مورد عند انتهاء VRM صالحية أي من المستندات التي تم رفعها. عند القيام بما سلف ذكره أعاله فإن إدارة المناقصات والموردين تتأكد مما يلي: الشركة التي لديها سجل تجاري محلي يتم تصنيفها على أنها محلي. مورد يتم حصر كافة المعلومات المطلوبة والتحقق منها بشكل صحيح. يتم تصنيف الموردين بشكل سليم حسب التعليمات والشروط القياسية للمناقصات والبضائع والخدمات التي تقدمها. التأكد من أن كافة المستندات المطلوبة قد تم تقديمها بواسطة المورد قبل اعتماده كمتنافس مؤهل ابتدائيا. 3
يجب التصديق في بلد المنشأ على كافة شهادات التسجيل الخاصة بالموردين الخارجيين بصورة نظامية لدى سفارة المملكة العربية السعودية المتواجدة في تلك الدول. عملية إضافة موردين على برنامج تخطيط موارد الشركة تستقبل إدارة المناقصات والموردين النبذة عن الشركة عبر البريد االلكتروني أو بصفة شخصية 1.1 وفي بعض األحيان من خالل المستخدم النهائي. تقوم إدارة العقود والمشتريات بتعبئة نموذج تسجيل المورد واحالته إلى إدارة المناقصات EMT والموردين. تقوم إدارة المناقصات والموردين بالحصول على موافقة لإلدارة التنفيذي المدير ERP ومن ثم يتم تسجيل المورد في برنامج تخطيط موارد الشركة وفي نفس الوقت إشعار يتم الموردين.VRM المورد للقيام بالتسجيل عبر اإلنترنت من خالل نظام إدارة عالقات يتم تسجيل طلب المورد عبر برنامج تخطيط موارد الشركة ERP بناء على نموذج الطلب من المالية حسب الموافقة المعتمدة من اإلدارة. الشركات التي بحوزتها شهادة سجل تجاري محلي سيتم تسجيلها محلي. كمورد يتم حصر كافة المعلومات وتدقيقها بشكل سليم. يتم تصنيف الموردين بشكل مناسب للبضائع والخدمات المعروضة من جانبها. التأكد من أن كافة المستندات المطلوبة قد تم تقديمها من جانب المورد قبل الموافقة على تأهيله كمورد. ابتدائيا يجب التصديق في بلد المنشأ على كافة شهادات التسجيل الخاصة بالموردين الخارجيين بصورة نظامية لدى سفارة المملكة العربية السعودية المتواجدة في تلك الدول. 1.1 إعداد نماذج إتفاقية عدم اإلفصاح )إذا لزم األمر( يكون من الضروري في بعض الحاالت إب ارم إتفاقية عدم اإلفصاح والتوقيع عليها من الطرفين قبل عن وثائق اإلف ارج المناقصة. إذا كان من الضروري إب ارم اتفاقية عدم اإلفصاح للتوقيع عليها قبل اإلف ارج عن المناقصة فإن إتفاقية عدم اإلفصاح المعنية سيتم البدء فيها بواسطة نائب رئيس العقود والمشتريات مع خطاب 4
يتم التوقيع عليه من جانب المدير التنفيذي للمناقصات. ويتم إرسالها إلى مقدم العطاء بواسطة الفاكس أو كنسخة ممسوحة ضوئيا بواسطة البريد اإلالكتروني. وبعد مضي أسبوع فإنه يتعين مقدم العطاء على إعادة نسختين أصليتين مختومتين وموقعتين نظاميا منها إلى إتحاد شركة إتصاالت )موبايلي(. يقوم المدير التنفيذي للعقود والمشتريات بتوقيع إتفاقية عدم اإلفصاح التي أعادها المتنافس. على أن يتم موافاة مقدم العطاء بنسخة من إتفاقية عدم اإلفصاح. في هذا النموذج سيتم تحديد التاريخ الذي تم فيه التوقيع على إتفاقية عدم اإلفصاح وصالحية إتفاقية عدم اإلفصاح. ومن ثم تقوم إدارة العقود والمشتريات بحفظ النموذج الموقع في ملفاتها. بمجرد أن يقوم مقدم العطاء/ كافة المتقدمين للعطاء بتقديم إتفاقية عدم اإلفصاح الموقع عليها إتحاد إلى إتصاالت )موبايلي( يقوم العاملين لدى إدارة المناقصات والموردين بإرسال مباشرة المناقصة والمستندات المتعلقة بها إلى ال ارغبين بتقديم العطاء. اختيار مقدمي العرض مجموعة من مقدمي العروض/ الشركاء المحتملين المتاحين بالفعل في برنامج تخطيط موارد 1.1 الشركة.ERP عند استالم نموذج الطلب من المستخدم النهائي فإن إدارة المناقصات والموردين تقوم بإختيار ERP مقدمي العرض من برنامج تخطيط موارد الشركة بناء على نوع الطلب كما تضع في األعتبار كذلك المتنافسين الموصى بهم من جانب المستخدم النهائي. بناء على اإلحتياجات المت ازيدة على مختلف متطلبات األعمال والمنافسة الشديدة في السوق فإن إدارة المناقصات والموردين تحرص دائما للبحث عن المورد تهدف الشركة من خاللها لبناء ش اركة طويلة األمد مع المورد. المحتمل الذي قد يكون شريكا جيدا 5
1.1 عملية المشتريات المشتريات هي عملية ش ارء البضائع أو الخدمات على سبيل المثال: المعدات وخدمات الصيانة أو االستشا ارت المهنية. وهذا يبدأ حينما تتعرف الشركة على وجود حاجة ما وتقرر ضرورة ش ارؤها. وتستمر العملية من خالل التواصل مع الموردين في السوق حيث يتم تقييم الحلول البديلة وترسية العقود وسداد قيمة البضائع والخدمات باإلضافة إلى إدارة عقود التوريد. سياسات ومبادئ المشتريات يجب اإللت ازم بالمبادئ التالية عند ش ارء البضائع والخدمات. 1.1 المنافسة الشريفة يجب على الشركة التعامل مع كافة المتنافسين بإنصاف والتأكد من حصولهم على نفس مستوى 1.1.1 المعلومات عند إعداد مناقصاتهم. أو متطلباتهم 1.1.1 تضارب المصالح يجب اإلفصاح للشركة )إتحاد إتصاالت( عن حاالت تضارب المصالح مع أعمال وفقا الشركة لميثاق السلوك الخاص بالشركة. 1.1.1 فعالية التكلفة يجب تقييم المناقصات ليس فقط على أساس المنافسة السعرية ولكن أيضا حسب معايير أخرى كجودة المنتجات/ الخدمات وسجل أعمال المتنافسين. 1.1.1 الشفافية من أجل ضمان الشفافية فإنه يجب في وثائق المناقصة )التي تشمل متطلبات المستخدم النهائي( أن تقدم كافة المعلومات الضرورية لتسهيل تقديم المناقصات المناسبة والمنافسة. القيمة مقابل المال المبدأ الحاكم لعملية المشتريات هو أنه يجب على الشركة الحصول على "قيمة مقابل المال". 1.1.1 فكل عملية ش ارء يجب أن تقيم التكاليف والمنافع للخيا ارت المتاحة بحيث تحصل الشركة على 6
أقصى منفعة من البضائع والخدمات التي تحصل عليها ضمن الموارد المتاحة لها. إن الحصول على أفضل قيمة مقابل المال ليس دائما هو الخيار األرخص. من أجل الحصول على قيمة مقابل المال فإن الشركة تستعين بموظفين في عملية المشتريات لتشجيع التنافس بين الموردين المحتملين ومتابعة اإلج ارءات وتطبيق المعايير واصدار الحكم مع أخذ في اإلعتبار مايلي: االقتصاد: سوف تستخدم إدارة المناقصات والموردين مواردها بعناية من أجل إدخار المال والوقت والجهد. الكفاءة: ستقوم إدارة المناقصات والموردين بإنتقاء الخيا ارت التي تعطي نفس مستوى الخدمة واإلنتاجية والتأثير بتكلفة مالية متدنية وفترة زمنية وجهد أقل. الفعالية: ستقوم إدارة المناقصات والموردين بإنتقاء الخيا ارت التي تعطي خدمة أفضل أو جودة إنتاجية وتأثير أعلى مع تقليل المخاطر. 7
مرفق طيه نموذج تسجيل المورد )انظر ملحق رقم 1(. 1 نموذج تسجيل مورد رقم المورد: التاريخ ملحق تسجيل مورد جديد اواركل ام ام اس مشتريات اسم المورد:... المنطقة:... التاريخ:... طبيعة النشاط:... رقم مرجع االتصال )إن وجد(:... مورد مورد اعتيادي سداد لمرة واحدة رقم الهاتف: رقم إي إي )موبايلي( بيانات NCBS الفاكس: الرمز البريدي: ص.ب:......... :1... :2 العنوان العنوان الشخص المسئول:... الصفة:... الموبايل رقم :... البريدااللكتروني:... من طرف: أخصائي العقود والمشتريات اعتمده: المدير التنفيذي/ العقود والمشتريات إعتمده: المدير التنفيذي/ إدارة المناقصات والموردين 8
1 مرحلة طرح المناقصات وتقييم العروض 1.1 تحديد نوعية المناقصات: إستالمها مع قائمة بالمتنافسين الموصى بهم على أنها 1.1.1 مناقصات الدعوة: سيتم التعامل مع كافة طلبات العروض التي يتم مناقصات دعوة. توجه الدعوة عبر البريد االلكتروني أو الفاكس مع خطاب تغطية يتم إعداده إلشعار األط ارف المدعوة إلى المناقصة. يتم إرسال خطاب التغطية إلى القائمة المعتمدة من المدعويين إلعالمهم بالحضور الستالم المناقصة. ويتعين على األط ارف المعنية إب ارز خطاب تغطية الدعوة للحصول على وثائق المناقصة. ومن ضمن الوثائق المطلوبة تسليم ضمان إبتدائي بواقع %0 من القيمة اإلجمالية للمناقصة. وفي حالة وجود مصاحبة رسوم للمناقصة فإنه يتم إعداد خطاب تغطية للفاكس أو البريد االلكتروني إلشعار الطرف المدعو إلى المناقصة بالرسم المفروض. التواصل مع المتنافسين أثناء فترة التنافس إدارة المناقصات والموردين هي القناة الرسمية الوحيدة بين المتنافسين المدعوين والمستخدمين 1.1 النهائيين خالل فت ارت اإلعالن والتقييم. وأي متنافس يخالف ذلك فإنه يوجه إليه خطاب إنذار رسمي أو يتم إستبعاده من بين المتنافسين حسبما ترى إدارة المناقصات والموردين. يتعين على المتنافسين إرسال ما لديهم من أسئلة إلى إتحاد إتصاالت )موبايلي(. ويجب توجيه هذه األسئلة إلى إدارة المناقصات والموردين غير أن المناقصة تشير إلى أن األسئلة يتم قبولها حتى وقت محدد. تقوم إدارة المناقصات والموردين أي بالرد على إستيضاحات تعاقدية بخصوص أحكام وشروط المناقصة. أما كافة االيضاحات الفنية األخرى فيتم إرسالها إلى إدارة المستخدم النهائي. إذا كانت وثائق المناقصة قد شارك في وضعها عدد من اإلدا ارت فمن الممكن أن تحول اإلستيضاحات إلى 9
العديد من اإلدا ارت. أي خطاب يتم استالمه من المورد/ المتنافس يتم بواسطة قسم إدارة كشفه المناقصات والموردين وتوجيهه إلى إدارة المستخدم النهائي. إذا لم ترد إدارة المستخدم النهائي في غضون المدة الواردة في إتفاقية مستوى الخدمة فإن إدارة المناقصات والموردين يقوم بمتابعة إدارة المستخدم النهائي بموافاتها بتذكير. تقوم إدارة المستخدم النهائي بإعداد مذكرة داخلية أو بريد إستيضاحات المتنافسين. إلكتروني لقسم المناقصات كرد على يقوم إدارة المناقصات والموردين بإرسال الرد على اإلستيضاحات سواء بالفاكس أو بالبريد اإللكتروني إلى كافة المتنافسين على شكل سؤال وجواب. إذا تم إثارة إستيضاح خاص بمنتج محدد فإنه يتم إرسال الجواب إلى المتنافس المحدد فقط حيث أنه لن يسري على بقية المتنافسين. عملية فتح المظاريف: بعد إستالم الترشيحات الموصى بها من إدارة المستخدم النهائي فإن فريق عمل إدارة المناقصات 1.1 والموردين يقوم بإعداد خطاب وتوقيعه من التنفيذي المدير قبل لإلدارة. ومن ثم يتم إرسال نفس الخطاب للحصول على موافقة لجنة فتح المظاريف حسب تفويض الصالحية المعتمد. ونفس الخطاب سيكون مطلوبا للمناقصات العامة. تتكون هذه اللجنة عادة من عضوين. أحدهما من إدارة المناقصات والموردين المستخدم النهائي بناء على توصيات إدارة المستخدم النهائي. من إدارة واآلخر يجوز تقديم العروض إتحاد إلى إتصاالت )موبايلي( قبل موعد فتح المظاريف. ويتم إيداع العروض المبكرة في غرفة حفظ المناقصات الكائنة في قسم إدارة المناقصات والموردين. يتم عقد اجتماع لفتح المظاريف في غضون أيام عمل من الموعد المحدد لتسليم العروض. 0 1.1 عملية االستيضاح إذا أوصت لجنة التقييم بإرسال طلب استيضاح إلى المتنافسين فيتعين على إدارة المناقصات والموردين القيام بما يلي: 01
يتم إرسال طلب إستيضاح إلى المتنافس لطلب أجوبة حول االستفسا ارت المثارة من جانب لجنة التقييم. إذا لم يرد المتنافس في الوقت المناسب فإن اتحاد اتصاالت )موبايلي( ترسل تذكي ار إلى إلحاقيا المتنافس. يجب فتح عروض المتقدمين للعطاء بعد حلول الموعد النهائي. ولن يتم منح تمديد إلى المنافسين المتأخرين بعد موعد الفتح. إذا لزم األمر فإنه يجوز للمتنافس زيارة إتحاد إتصاالت )موبايلي( إلج ارء المزيد من المفاوضات حسب العملية أدناه. 1.1 عملية التفاوض إذا ما أوصت لجنة التقييم بإج ارء إجتماع تفاوضي مع كافة المتنافسين/ المرشحين فيتعين على إدارة المناقصات والموردين القيام بالتالي: يتعين على رئيس لجنة التقييم ترتيب وقت اإلجتماع مع كافة أعضاء اللجنة والتأكيد على حضورهم. يتم إرسال الدعوات إلى المتنافسين لحضور اإلشارة إلى الهدف من التفاوض. إجتماع التفاوض. وفي نفس خطاب الدعوة يجب بالنسبة للمتنافسين األجانب بالخارج ممن يحتاجون إلى تأشيرة زيارة تجارية فإنهم يرسلون صو ار ممسوحة ضوئيا من جوا ازت سفرهم لغرض إصدار التأشيرة. يقوم فريق إدارة المناقصات والموردين بالتقدم بطلب إصدار تأشيرة زيارة تجارية عبر برنامج تخطيط موارد الشركة ERP إلى إدارة الموارد البشرية. تقوم إدارة الموارد البشرية باإلتصال بو ازرة الخارجية للحصول على خطاب دعوة رسمي موجها إلى السفارة السعودية في تلك البلد. يتم إرسال خطاب الدعوة الموثق إلى المتنافسين بواسطة البريد اإللكتروني عند إستالمه. وعادة ما تستغرق هذه العملية مدة أسبوع. يتم إشعار كافة أعضاء اللجنة بتأكيد حضور المتنافسين. 00
يتعين على إدارة المناقصات والموردين متنافس وما يلزم اتخاذه من إج ارءات. موافاة لجنة التقييم بمحضر االجتماع المنعقد مع كل إستالم الرد عند المعدل من كافة المتنافسين فإنه يتم فتح كافة العروض في وقت واحد بوجود أحد أعضاء لجنة التقييم. التقييم النهائي والتقرير يتم تقديم تقرير التقييم في غضون شهر واحد من موعد فتح العروض المقدمة إلى اإلدارة وفقا لتفويض الصالحية لإلعتماد. إن كان هناك حاجة للتمديد فإنه يتم إرسال خطاب إلى جهة اإلعتماد حسب تفويض 1.1 اإلختصاص من جانب رئيس لجنة التقييم لطلب التمديد. واذا تمت الموافقة فإنه يتم منح التمديد المطلوب. حسب تفويض الصالحية فإنه يجوز لجهة الصالحية المعتمدة تقديم التعليق/ الرد )التعليقات والتحويالت التي تخضع للد ارسة/الموافقة المستقلة( حول التقرير. يجوز لجهة الصالحية إحالة تقرير التقييم إلى شخص آخر إلبداء ال أري أو المشورة. على أن يتم إرسال أري الشخص المعني مرة أخرى. يجوز لجهة الصالحية الموافقة على التعليق أو الموافقة على تقرير التقييم إستنادا إلى ما تم إستالمه من أري من الطرف الشريك. وقد يحتاج ال أري الذي يتم إستالمه إلى مزيد من التقييم ويجوز إعادة توجيهه إلى لجنة التقييم أو يجوز عرضه للم ارجعة المستقلة من موظفين آخرين. يقوم المستخدم النهائي ونائب رئيس العقود والمشتريات بإستالم نسخة من تقرير التقييم المعتمد و/أو تقرير الد ارسة المستقل. قد يكون تاريخ اإلعتماد هو تاريخ إعادة الضمانات االبتدائية إلى المتقدمين بالعروض الذين تم إستبعادهم مباشرة في تقرير التقييم. ويجب إعادة الضمانات االبتدائية إلى المتقدمين بالعروض فقط بعد موافقة نائب رئيس العقود والمشتريات. يجوز أن يوصي التقييم النهائي أيضا بإعادة طرح المنافسة. يتعين في هذه الحالة القيام بنفس إج ارء إلغاء المنافسات ( ارجع عملية إلغاء المنافسة(. 02
يجوز رفض تقرير التقييم أو تعليقه بواسطة السلطة المخولة. يتم التركيز على أي انح ارفات واضحة عن متطلبات إتحاد إتصاالت )موبايلي( ضمن تقرير التفاوض. يتم تلخيص التقييم النهائي المستند إلى جداول الردود الفنية والمالية والتجارية في التقرير الرئيسي بداية بالمتنافسين المختارين األقل سع ار وحتى المتنافسين المختارين األكثر سع ار مع اإلشارة بشكل واضح إلى أفضلية اإلختيار باإلضافة إلى األسباب. يجب منح التكلفة االعتبار األول. ويجب إعطاء ما يكفي من األسباب لرفض أقل المتنافسين سع ار. واذا كان المتنافسين الموصى بهم ال يتوافقون مع بعض الشروط الفنية فإن على لجنة التقييم إب ارز االستثئات والمالحظات بإلضافة إلى اإلشارة إلى الحد االدنى المقبول لدى موبايلي. ويجوز طلب ال أري القانوني في هذا الصدد كما يجوز الحصول على المشورة واد ارجها ضمن التقرير النهائي. بعد التوصل إلى خالصة فمن الضروري اإلشارة إلى إجمالي تكلفة المشروع/ التكلفة االجمالية للتوريد. وهذا يعتبر رقم استرشادي حول إجمالي تكلفة المشروع الذي ستتكبده موبايلي. ويجب االتفاق على جداول الكميات وأي تصحيح لألسعار خطيا بواسطة لجنة تقييم المنافسة مع مقدمي العروض. وستشكل هذه التكلفة النهائية للمشروع/ التوريد كذلك جزءا من تقرير التقييم. يجب أن تشتمل التقارير على أري رئيس إدارة المستخدم النهائي حول ما توصلت إليه لجنة التقييم والمي ازنية المعتمدة وموافقة شهادات اعتماد العقود وتفاصيل مقاولة الباطن إذا تجاوز إجمالي قيمة طلب العرض مليون ريال 02 سعودي فإنه يتعين على لجنة التقييم الحصول موافقة لجنة حوكمة النفقات ال أرسمالية حول تقرير التقييم النهائي. 03
1 مرحلة الترسية والتعاقد 1.1 إجراءات إدارة العقود: النهائي لظروف محددة والتي يصادق عليها الرئيس 1.1.1 إعداد العقد/ االتفاقية: يتم إعداد العقد/ االتفاقية بناء على : العقود التي يطلبها رئيس إدارة المستخدم للشركة التنفيذي وتحول إلى العقود والمشتريات. توصية لجنة تقييم طلبات العروض بالتوقيع على عقد ضمن تقرير التقييم والذي يخضع إلعتماد اإلدارة )حسب تفويض الصالحية الساري(. بعد إستالم أحد المستندين المعتمدين أعاله فإنه يتم إعداد العقد/ اإلتفاقية طبقا للخطوات الواردة أدناه: 1.1.1 إصدار خطاب الترسية: عند إستالم التقرير الخاص بتقييم طلب العرض أو اعتماد الرئيس التنفيذي على للشركة اإلتفاقية اإلطارية مع قائمة أسعار الوحدات وبدون إلت ازم بالكمية فإن أخصائي العقود والمشتريات سوف يقوم بإعداد خطاب الترسية. يقوم المدير التنفيذي للعقود والمشتريات بم ارجعة خطاب الترسية وفي النهاية يقوم مدير العقود والمشتريات بإعتماده والتوقيع عليه قبل إرساله إلى المورد مع نسخة إلى المستخدم النهائي باإلضافة لقسم المالية. ملحوظة: عند استالم خطاب الترسية فإن المورد سوف يقر باإلستالم وتقديم توكيل حسب البنود والشروط وضمن المدة المذكورة في خطاب الترسية. 1.1.1 إصدار طلب الشراء: لتعجيل احتياجات المستخدم النهائي التفصيلية والحصول على اعتماد مي ازنية ما يتعلق بها من مصروفات يتوجب عليه تعبأة طلب ش ارء على برنامج تخطيط موارد الشركة. وعند إصدار طلب الش ارء من برنامج تخطيط موارد الشركة. 04
بعد إعتماد طلب الش ارء فإنه يتم إرساله إلى مدير العقود والمشتريات أو إلى الشخص المسئول في إدارة العقود والمشتريات ومن ثم يتم إرسال طلب الش ارء إلى أخصائي العقود والمشتريات أو إلى المسئول المختص في إدارة العقود والمشتريات من أجل إعداد واصدار خطاب الترسية/ خطاب النوايا. 1.1.1 إصدار خطاب النوايا: في حالة إستيفاء االحتياجات المحددة مع االلت ازم بالكمية والسعر اإلجمالي وبعد إستالم طلب الش ارء المعتمد )اعتماد تقرير التقييم ) من قبل المسؤل.)حسب تفويض الصالحيات المعتمدة( يقوم أخصائي العقود والمشتريات بإعداد خطاب النوايا. يقوم المدير التنفيذي للعقود والمشتريات بم ارجعة خطاب النوايا ثم إعتماده والتوقيع عليه حسب تفويض الصالحية الساري. بمجرد اعتماد خطاب النوايا بصورة نهائية والتوقيع عليه فإنه يتم إرساله إلى المورد ونسخة منه إلى المستخدم النهائي والمالية. ملحوظة: عند استالم خطاب الترسية فإن المورد سوف يقر باإلستالم وتقديم توكيل وضمان إبتدائي للتنفيذ من البنك حسب البنود والشروط وضمن المدة المذكورة في خطاب الترسية. 1.1.1 مسودة العقد: بعد اإلعتماد النهائي والتوقيع على خطاب النوايا/ خطاب الترسية فإن موظف/أخصائي العقود والمشتريات سوف يقوم بإعداد مسودة العقد واذا لزم األمر الحصول على ال أري القانوني بشأنها قبل تقديمها إلى المدير التنفيذي للعقود والمشتريات لم ارجعتها. بعد م ارجعة المدير التنفيذي للعقود والمشتريات فإنه يتم إرسال مسودة العقد إلى المستخدم النهائي والمالية من أجل م ارجعتها والحصول على شهادة االعتماد وقائمة الم ارجعة )قائمة الم ارجعة مخصصة للمستخدم النهائي( الخاصة بالعقد المعتمد والتوقيع عليها من المستخدم النهائي ورئيس إدارة المالية أو حسب تفويض الصالحية الساري. 05
وفي حالة وجود تعليقات من المستخدم النهائي و/أو المالية حول مسودة العقد فإنه يتم م ارجعة التعليقات المذكورة بواسطة المدير التنفيذي للعقود والمشتريات ومدير العقود والمشتريات وبعد المناقشة المستخدم النهائي و /أو المالية )التي صدر عنها التعليقات(. تفاق مع وإلا وفي حال لم تكن صالحة ومطلوبة فإنه يتم تعديل مسودة العقد طبقا لذلك واعادة إرسالها للحصول على شهادة إعتماد منقحة. بعد الحصول على شهادة اإلعتماد المعتمدة من كل من المستخدم النهائي والمالية فإنه يتم إعداد المسودة النهائية للعقد من نسختين أصليتين مختومة. 1.1.1 توقيع العقد: 1.1.1.11 توقيع المقاول: يتم تقديم نسختي العقد إلى المدير التنفيذي للعقود والمشتريات للم ارجعة ومن ثم إرسالها إلى المقاول للتوقيع عليها. بعد الحصول على نسخ العقد األصلية موقع عليها فإن المقاول يقوم بم ارجعتها: في حالة وجود تعليقات من جانب المقاول فإنه يتم إرسال هذه التعليقات إلى المدير التنفيذي للعقود والمشتريات الذي بدورة يقوم بتعميمها على كافة أصحاب المصلحة حسب طبيعة التعليقات والمعلومات/ التأكيد/ الرد المطلوب بما في ذلك على سبيل المثال ال الحصر )مدير العقود والمشتريات والمستخدم النهائي والمالية والقانونية وخالفه( ومن ثم يتم مناقشة التعليقات داخليا بين كافة أصحاب المصلحة ومع المقاول حتى يتم التوصل إلى نسخة نهائية متفق عليها من العقد. يتم بعد ذلك إرسال النسخة النهائية من العقد )إذا كان التعديل مطلوب( مرة أخرى إلى النسختين كال المقاول األصليتين للتوقيع عليها. يقوم المقاول بختم وتهميش النسخ األصلية واعادتها إلى إدارة العقود والمشتريات )المدير التنفيذي للعقود والمشتريات(. 06
في حالة موافقة المقاول على العقد فإن النسخ األصلية من العقد يتم ختمها وتهميشها والتوقيع عليها من جانب المخول بالتوقيع حسب التوكيل. 1.1.1.11 توقيع إتحاد إتصاالت موبايلي: بعد إستالم العقد الموقع من جانب المقاول فإنه يتم م ارجعة النسخ األصلية وتهميشها واعدادها بمعرفة موظف/ أخصائي العقود والمشتريات لعرضها على المدير التنفيذي للعقود والمشتريات لم ارجعتها واعتمادها قبل عرضها على مدير العقود والمشتريات للتوقيع النهائي. يقوم أخصائي العقود والمشتريات بإرسال العقد الموقع عليه من جانب كافة األط ارف كالتالي: نسخة أصلية واحدة )8( إلى المقاول. نسخة أصلية واحدة )8( يتم االحتفاظ بها لدى العقود والمشتريات. 1.1.3 اإلنذار/ إنهاء العقد بواسطة موبايلي: 1.1.3.11 اإلنذار: يحدث في حالة طلب المستخدم النهائي لخطاب إنذار إرساله إلى لكي يتم المقاول مع تحديد كافة األسباب على أن يقوم رئيس إدارة المستخدم النهائي بإعتماده. يستلم مدير العقود والمشتريات الطلب ومن ثم يقوم بتحويله إلى المدير التنفيذي للعقود والمشتريات والموظف/ األخصائي لم ارجعة الطلب واعداد خطاب رسمي موجه إلى المقاول. أذا لزم األمر فإنه يتم إرسال مسودة الخطاب إلى اإلدارة القانونية من أجل الم ارجعة والتوصية وبمجرد االنتهاء من ذلك يتم عرضه على المدير التنفيذي للعقود والمشتريات ثم مدير العقود والمشتريات للم ارجعة وإلا عتماد والتوقيع. يتم إرسال الخطاب الموقع إلى المقاول وصورة منه يتم إرسالها إلى المستخدم النهائي والمالية. 07
بعد إستالم خطاب اإلنذار يقوم المقاول باإلق ارر باالستالم وارسال تعليقاته إن وجدت بخطاب موجه إلى مدير العقود والمشتريات. في حالة رجوع المقاول بتعليقاته إلى العقود والمشتريات في موبايلي فإنه يتم توزيع تلك التعليقات داخليا على كافة أصحاب المصلحة واذا كانت التعليقات مقبولة وتم تسوية كافة المسائل فإنه يتم إلغاء خطاب اإلنذار واشعار كافة أصحاب المصلحة بذلك. وبخالف ذلك فإنه في حالة رفض رئيس إدارة المستخدم النهائي لألسباب المثارة من جانب المقاول فإنه يتم م ارجعة أسباب عدم القبول بواسطة مدير العقود والمشتريات واذا لزم األعمال لدعم التنفيذي الرئيس األمر فإنه يتم التشاور مع اإلدارة المالية واإلدارة القانونية للمعاينة واإلفادة حول المردود القانوني والمالي قبل إرسال الرد النهائي من جانب مدير العقود والمشتريات إلى المقاول. 1.1.3 إنهاء العقد من جانب موبايلي: يحدث هذا حينما يطلب المستخدم النهائي إنهاء عقد محدد مع تحديد كافة األسباب على أن يقوم رئيس إدارة المستخدم النهائي بإعتماده. يستلم مدير العقود والمشتريات الطلب ومن ثم يقوم بتحويله إلى المدير التنفيذي للعقود والمشتريات والموظف/ األخصائي لم ارجعة الطلب واعداد خطاب رسمي موجه إلى المقاول. تقوم إدارة العقود والمشتريات بفحص الطلب بناء على الشروط التعاقدية الخاصة بالفسخ والقيام بإرسال نفس الطلب إلى اإلدارة القانونية واإلدارة المالية من أجل الم ارجعة وابداء ال أري حول األثار القانونية والمالية. يتم مناقشة أري اإلدارة القانونية واإلدارة المالية داخليا فيما بين كافة أصحاب المصلحة )العقود والمشتريات والمستخدم النهائي والمالية والقانونية( حتى يتم االتفاق على اتفاقية/ تحرك نهائي مع التأكد من أنه قد تم وضع كافة النواحي القانونية وأي إلت ازم أو مسئولية مالية في االعتبار. 08
بعد صياغة الرد من كافة أصحاب المصلحة فإنه يتم إرسال طلب اإلنهاء إلى الرئيس التنفيذي لإلعتماد وسنقوم بعدها بالتمييز بين االحتماليين التاليين: في حالة إعتماد الرئيس التنفيذي لطلب اإلنهاء فإنه يتم إعداد خطاب إنهاء بواسطة فريق عمل العقود والمشتريات وعرضه على المدير التنفيذي للعقود والمشتريات ومدير العقود والمشتريات للم ارجعة واإلعتماد والتوقيع ومن ثم يتم إرسال الخطاب إلى المقاول مع نسخة منه إلى المستخدم النهائي والمالية. في حالة عدم إعتماد الرئيس التنفيذي لطلب اإلنهاء فإنه يتم إج ارء مناقشات مع المقاول وكافة أصحاب المصلحة من أجل حل المسائل وبمجرد التوصل إلى كافة المسائل وحل إتفاق الشائكة فإنه يتم إلغاء خطاب اإلنذار واشعار كافة أصحاب المصلحة بذلك. 1.1.3 إنهاء العقد بواسطة المقاول: يحدث هذا حينما يطلب المقاول إنهاء عقد محدد مع تحديد كافة األسباب على أن يتم تقديم هذا الطلب إلدارة العقود والمشتريات. يستلم مدير العقود والمشتريات الطلب ومن ثم يقوم بتحويله إلى المدير التنفيذي للعقود والمشتريات والموظف/ األخصائي لم ارجعة الطلب وكذلك إرساله إلى رئيس إدارة المستخدم النهائي لم ارجعة أسباب هذا الطلب كما يتم إرسال إشعار إلى اإلدارة المالية. تقوم إدارة العقود والمشتريات بفحص الطلب بناء على الشروط التعاقدية الخاصة بالفسخ والقيام بإرسال نفس الطلب إلى اإلدارة القانونية واإلدارة المالية من أجل الم ارجعة وابداء ال أري حول األثار القانونية والمالية. في حالة رفض رئيس إدارة المستخدم النهائي لطلب اإلنهاء فإنه يتم إرسال خطاب رفض من مدير العقود والمشتريات إلى المقاول الذي يقوم بم ارجعة الخطاب والرد عليه. 09
في حالة موافقة رئيس إدارة المستخدم النهائي على طلب اإلنهاء أو في حالة عدم موافقة المقاول على خطاب الرفض أعاله فإنه يتم م ارجعة أسباب اإلنهاء بواسطة مدير العقود والمشتريات والرئيس التنفيذي األعمال لدعم والقيام بمناقشة أري اإلدارة القانونية واإلدارة المالية داخليا بين كافة أصحاب المصلحة )العقود والمشتريات والمستخدم النهائي والمالية والقانونية.. إلخ( التوصل إلى حتى يتم إتفاقية/ تحرك نهائي مع التأكد من أنه قد تم وضع كافة النواحي القانونية وأي إلت ازم أو مسئولية مالية في االعتبار. بعد صياغة الرد من كافة أصحاب المصلحة فإنه يتم إرسال طلب اإلنهاء إلى الرئيس التنفيذي لإلعتماد وسنقوم بعدها بالتمييز بين االحتماليين التاليين: في حالة إعتماد الرئيس التنفيذي لطلب اإلنهاء فإنه يتم إعداد خطاب إنهاء بواسطة فريق عمل العقود والمشتريات وعرضه على المدير التنفيذي للعقود والمشتريات ومدير العقود والمشتريات للم ارجعة واإلعتماد والتوقيع ومن ثم يتم إرسال الخطاب إلى المقاول مع نسخة منه إلى المستخدم النهائي والمالية. في حالة عدم إعتماد الرئيس التنفيذي لطلب اإلنهاء فإنه يتم إج ارء مناقشات مع المقاول وكافة أصحاب المصلحة من أجل حل المسائل وبمجرد التوصل إلى كافة المسائل إتفاق واحالل الشائكة فإنه يتم إلغاء خطاب اإلنذار واشعار كافة أصحاب المصلحة بذلك. 1.1.13 مذكرة التفاهم: يتقدم المستخدم النهائي بطلب إصدار مذكرة تفاهم معتمدة من قبل رئيس إدارة المستخدم النهائي قبل تحويل طلبه إلى مدير العقود والمشتريات. يقوم مدير العقود والمشتريات بتحويل طلب مذكرة التفاهم إلى الرئيس التنفيذي العتماده: الرئيس التنفيذي لدعم األعمال والى إذا لم يوافق الرئيس التنفيذي على الطلب فإنه يتم إرسال إشعار إلى مدير العقود والمشتريات الذي يقوم بإتخاذ التحرك المناسب وما يلزم من إج ارءات حسب ق ارر وتعليمات الرئيس التنفيذي. إذا وافق الرئيس التنفيذي على الطلب فإنه يتم متابعة الخطوات التالية: 21
بعد م ارجعة المدير التنفيذي للعقود والمشتريات فإنه يتم إرسال مسودة مذكرة التفاهم إلى المستخدم النهائي من أجل م ارجعته والحصول على شهادة اإلعتماد وقائمة الم ارجعة )قائمة الم ارجعة خاصة بالمستخدم النهائي( المتعلقة بمذكرة التفاهم المعتمدة والموقع عليها من جانب رئيس إدارة المستخدم النهائي أو حسب تفويض الصالحية الساري. في حالة إستالم تعليقات من المستخدم النهائي حول مسودة مذكرة التفاهم فإنه يتم م ارجعة تلك التعليقات بواسطة المدير التنفيذي للعقود والمشتريات ومدير العقود والمشتريات وبعد المناقشة واإلتفاق مع المستخدم النهائي فإنه يتم تعديل مسودة التعاقد إذا كان التعديل صالح وضروري ومن ثم إعادة إرسالها لتنقيح شهادة االعتماد. بعد إستالم شهادة االعتماد المعتمدة من رئيس إدارة المستخدم النهائي فإنه يتم إعداد المسودة الختامية لمذكرة التفاهم في نسختين أصليتين مع ختمها. يتم عرض النسخ األصلية المختومة من مذكرة التفاهم على المدير التنفيذي للعقود والمشتريات للم ارجعة ومن ثم إرسالها إلى المقاول للتوقيع عليها. عند ذلك: إستالم مجموعة النسخ األصلية من مذكرة التفاهم فإن المقاول يقوم بم ارجعتها ويلي في حالة أثار المقاول تعليقات فإنه يتم إرسال تلك التعليقات إلى المدير التنفيذي للعقود والمشتريات الذي يقوم بتعميم تلك التعليقات على كافة أصحاب المصلحة حسب طبيعة التعليق والمعلومات/التأكيد/ الرد المطلوب بما في ذلك على سبيل المثال ال الحصر )مدير العقود والمشتريات والمستخدم النهائي والقانونية.. إلخ( ومن ثم يتم مناقشة التعليقات داخليا بين كافة أصحاب المصلحة ومع المقاول حتى يتم التوصل إلى نسخة نهائية متفق عليها من مذكرة التفاهم. يتم بعد ذلك إرسال النسخة النهائية من مذكرة التفاهم )إذا كان التعديل مطلوب( مرة أخرى إلى المقاول في نسختين أصليتين للتوقيع عليها. 20
يقوم المقاول بختم وتهميش نسختين أصليتين واعادتها إلى إدارة العقود والمشتريات )المدير التنفيذي للعقود والمشتريات(. في حالة موافقة المقاول على مذكرة التفاهم فإن النسخ األصلية )0( من العقد يتم ختمها وتهميشها والتوقيع عليها من جانب المخول بالتوقيع حسب التوكيل. بعد استالم مذكرة التفاهم الموقع عليها من جانب المقاول فإنه يتم م ارجعة النسختين األصليتين وتهميشهما واعدادهما بمعرفة موظف/ أخصائي العقود والمشتريات لعرضها على المدير التنفيذي للعقود والمشتريات لم ارجعتها واعتمادها قبل عرضها على مدير العقود والمشتريات للتوقيع النهائي. يقوم أخصائي العقود والمشتريات بإرسال العقد الموقع عليه من جانب كافة األط ارف كالتالي: نسخة أصلية واحدة )8( إلى المقاول. نسخة أصلية واحدة )8( يتم االحتفاظ بها لدى العقود والمشتريات. المشتريات إجراءات طلب التسعير وأمر الشراء: 1 1.1 1.1.1 إجراءات إعداد أمر التسعير: يقوم المستخدم النهائي بتحديد نوع الش ارء المطلوب: إذا كان طلب إعالم/رعاية/ مناسبة فإن المستخدم النهائي سوف يحتاج إلى الحصول على الرئيس التنفيذي قبل القيام بإتخاذ المزيد من الخطوات. إعتماد إذا كان البند المطلوب هو بند متعلق بالمتجر وهو غير مكود بعد فإن المستخدم النهائي يقوم بإرسال الطلب إلى مدير االمدادات إلنشاء كود بند جديد. 22
يقوم المستخدم النهائي بتعبئة طلب الش ارء )برنامج تخطيط موارد الشركة( مع كافة المعلومات المطلوبة والضرورية حول البضائع/ الخدمات أو غيرها من البنود المطلوبة ويتم إرسال تنبيه إلى منسق مي ازنية المستخدم. يتم تحويل الطلب المعبأ من المستخدم النهائي إلى إدارة الحسابات )المالية( للتحقق من كود الحساب: في حالة وجود أي مشكلة في التحقق من كود المي ازنية فإنه يتم إعادة الطلب مرة أخرى إلى المستخدم النهائي من أجل إعادة تعبئته حسب طلب الحسابات/المالية. في حالة التحقق من كود المي ازنية بدون أي قصور فإنه يتم تحويل الطلب إلى مدير المي ازنية والتخطيط من أجل تخصيص المي ازنية واإلعتماد. يقوم مدير المي ازنية والتخطيط بالتحقق من مخصص المي ازنية بناء على ما يلي: إذا تم التحقق من مخصص المي ازنية ولم يكن هناك أي قصور: يقوم مدير المي ازنية والتخطيط بإعتماد الطلب وتحويله إلى رئيس قسم المستخدم النهائي. يقوم رئيس إدارة المستخدم النهائي بإعتماد طلب الش ارء )في حالة الموافقة عليه( ومن ثم تحويله إلى المدير التنفيذي للعقود والمشتريات أو أي شخص آخر مكلف بذلك في إدارة العقود والمشتريات. إذا كانت البنود الواردة في طلب الش ارء ال تشكل جزءا من عقد موقعا عليه وساري المفعول أو أنها لم تكن بنودا في الكتالوج فإنه يتم تحويل الطلب إلى المدير التنفيذي للمناقصات الذي يقوم بإتخاذ إج ارءات إعداد طلب مناقصة/طلب عرض. إذا كانت البنود الواردة في طلب الش ارء تشكل جزءا من عقد موقعا عليه وساري المفعول أو كانت بنودا في الكتالوج فإنه يتم إعتماد طلب الش ارء وتحويله إلى أخصائي/ موظف العقود والمشتريات. يقوم أخصائي/ موظف العقود والمشتريات بالتحقق من دقة المعلومات الواردة في طلب الش ارء: 23
إذا كانت كافة المعلومات دقيقة ولم يكن هناك قصور فإن أخصائي/ موظف العقود والمشتريات يقوم بإعداد طلب الش ارء. إذا كانت المعلومات غير دقيقة أو كان هناك أي قصور: فإذا كان من المطلوب إدخال تغيي ارت فإنه يتم إعادة طلب الش ارء إلى المستخدم النهائي من أجل تعديل طلب الش ارء إلد ارج المعلومات الدقيقة واعادة إرساله إلى أخصائي/ موظف العقود والمشتريات. إذا كان هناك أي تغيير في السعر: إذا كان هناك تغيير في السعر يتجاوز خمسة بالمائة )%0( فإنه يتم إعادة طلب الش ارء إلى المستخدم النهائي من أجل تعديل طلب الش ارء إلد ارج المعلومات الدقيقة وتعديله لغرض التحقق من المي ازنية واعادة إرساله مرة أخرى إلى مدير المي ازنية والتخطيط إلعتماده. إذا كان هناك تغيير في السعر بأقل من خمسة بالمائة )%0( وكانت كافة المعلومات دقيقة فإن أخصائي/ موظف العقود والمشتريات يقوم بإعداد أمر الش ارء. إذا تم التحقق من مخصص المي ازنية وكان هناك أي قصور )عدم كفاية المي ازنية(: فإنه يتم إعادة طلب الش ارء مرة أخرى إلى إعتماد مي ازنية طارئة. المستخدم النهائي من أجل إعداد نموذج يقوم رئيس إدارة المستخدم النهائي بالموافقة على نموذج إلى مدير المي ازنية والتخطيط. إعتماد المي ازنية الطارئة وتحويله يقوم مدير المي ازنية والتخطيط بتحويل نموذج والرئيس التنفيذي لإلعتماد: إعتماد المي ازنية الطارئة إلى الرئيس المالي إذا تم رفض إعتماد الطلب الطارئ فإنه يتم إلغاء طلب الش ارء وينتهي اإلج ارء عند هذا الحد. 24
إذا تم إعتماد الطلب الطارئ فإنه يتم تحويل طلب الش ارء إلى رئيس إدارة المستخدم النهائي لإلعتماد. يقوم رئيس إدارة المستخدم النهائي بإعتماد طلب الش ارء )في حالة الموافقة عليه( وتحويله إلى المدير التنفيذي للعقود والمشتريات أو أي شخص مكلف بالعقود والمشتريات باإلدارة: إذا كانت البنود الواردة في طلب الش ارء ال تشكل جزءا من عقد موقعا عليه وساري المفعول أو أنها لم تكن بنودا في الكتالوج فإنه يتم تحويل الطلب إلى المدير التنفيذي للمناقصات الذي يقوم باتخاذ إج ارءات إعداد طلب مناقصة/طلب عرض. إذا كانت البنود الواردة في طلب الش ارء تشكل جزءا من عقد موقعا عليه وساري المفعول أو كانت بنودا في الكتالوج فإنه يتم إعتماد طلب الش ارء وتحويله إلى أخصائي/ موظف العقود والمشتريات. يقوم أخصائي/ موظف العقود والمشتريات بالتحقق من دقة المعلومات الواردة في طلب الش ارء: إذا كانت كافة المعلومات دقيقة ولم يكن هناك أي قصور فإن أخصائي/ موظف العقود والمشتريات يقوم بإعداد طلب الش ارء. إذا كانت المعلومات غير دقيقة أو كان هناك أي قصور: إذا كان من المطلوب إدخال تغيي ارت فإنه يتم إعادة طلب الش ارء إلى المستخدم النهائي من أجل تعديل طلب الش ارء إلد ارج المعلومات الدقيقة واعادة إرساله إلى أخصائي/ موظف العقود والمشتريات. إذا كان هناك أي تغيير في السعر: في حالة كان هناك تغيير في السعر يتجاوز خمسة بالمائة )%0( فإنه يتم إعادة طلب الش ارء إلى المستخدم النهائي من أجل تعديل طلب الش ارء إلد ارج المعلومات الدقيقة وتعديله 25
لغرض التحقق من المي ازنية واعادة إرساله مرة أخرى إلى مدير المي ازنية والتخطيط إلعتماده. )%0( إذا كان هناك تغيير في السعر بأقل خمسة بالمائة من وكانت كافة المعلومات األخرى دقيقة فإن أخصائي/ موظف العقود والمشتريات يقوم بإعداد أمر الش ارء. 1.1.1 إعداد طلب التسعيرة وتقرير تحليل األسعار: يبدأ اإلج ارء على مستوى المدير التنفيذي للمناقصات عند إستالمه طلب ش ارء لبنود غير تعاقدية/ غير واردة بالكتالوج. يقوم المدير التنفيذي للمناقصات بم ارجعة طلب الش ارء مع فريق عمل المناقصات ويتم إصدار طلب تسعيرة وارساله إلى الموردين/ المتنافسين. يقوم المورد/المتنافس بإستالم طلب التسعيرة والقيام بالتالي: إذا كان هناك إي إستيضاح: يوافي المورد/المتنافس المدير التنفيذي للمناقصات باإلستيضاح. يقوم المدير التنفيذي للمناقصات العرض بكشف وتحويله إلى المستخدم النهائي للم ارجعة وابداء ال أري. يقوم المستخدم النهائي بإرسال أ ارئه )عبر رئيس إدارة المستخدم النهائي(. يقوم المدير التنفيذي للمناقصات برفقة فريق عمل المناقصات بم ارجعة الرد النهائي وتحويله إلى المورد/المتنافس. يقوم المورد/المتنافس المعدله تسعيرته بإرسال إلى فريق عمل المناقصات. إن لم يكن هناك أي إستيضاح فإن المورد/المتنافس يقوم بإرسال تسعيرته إلى فريق عمل المناقصات. يقوم فريق عمل المناقصات بتعبئة التقرير اإلفتتاحي وارساله إلى المدير التنفيذي للمناقصات. عند استالمه للتقرير اإلفتتاحي فإن المدير التنفيذي للمناقصات يقوم بم ارجعته والقيام بالتالي: 26
العرض قيمة إذا كانت تتجاوز )0( مليون ريال فإن المدير التنفيذي للمناقصات يقوم بإعداد طلب عرض لغرض إج ارء دعوة مناقصة. إذا كانت القيمة أقل من )0( مليون ريال فإنه يتم إعتماد/التوقيع على التقرير اإلفتتاحي وارساله إلى المدير التنفيذي للعقود والمشتريات أو أي شخص آخر مكلف بذلك في إدارة العقود والمشتريات )حسب تفويض الصالحية(. يقوم أخصائي/ موظف العقود والمشتريات بإعداد تقرير تحليلي للتسعيرة واعتماده/توقيعه)حسب تفويض الصالحية(. يتم إرسال تقرير تحليل األسعار المعتمدة/الموقعة إلى المستخدم النهائي للم ارجعة والبدء في إج ارء طلب الش ارء. 1.1.1 بعد إجراء/إعداد أمر الشراء: إستالم أخصائي/ موظف العقود والمشتريات لطلب الش ارء المعتمد فإنه يقوم بإصدار/ إنشاء أمر الش ارء. يتم ذلك بعد إرسال طلب الش ارء لإلعتماد حسب تفويض الصالحية فإذا كانت المعلومات دقيقة فإنه يتم التوقيع على أمر الش ارء حسب تفويض الصالحية واال فإنه يتم إعادته مرة أخرى إلى أخصائي/ موظف العقود والمشتريات من أجل تعديله واعادة إرساله مرة أخرى من خالل إج ارء اإلعتماد الذي يتم التوقيع عليه حسب تفويض الصالحية. يتم إرسال أمر الش ارء إلى المورد بواسطة موظف العقود والمشتريات وحفظ صورة ممسوحة ضوئيا في قاعدة البيانات.بعد ذلك إرسال يتم نسخة من أمر الش ارء إلى اإلدارة المالية. 27