Account Payables

Account Payables Student Guide Volume 1 5/24/2009 Mohamed Emran

الفهرس 2 3 8 10 18 33 45 68 71 75 79 المقدمة......Organization...Operating unit profile Option...Payable Setup...Supplier...Invoices...Payments...Prepayment...Expense Report...Recurring Invoice...TAX 93...Withholding Tax [All Rights Reserved at May_2009] Page 1

Oracle Financial 11i 10.2 Account Payable ال payable هو احد ال Financial modules المهمة جدا و هو معنى بالمصروفات و الموردين لذلك ايضا يعتبر احد االعضاء المهمين فى Procure to Pay Cycle مع المشتريات و المخازن. ال Payable يستخدم لخمس امور اساسية اوال تعريف المورد Enter Supplier ثانيا عمل فاتورة Enter Invoice ثالثا مراجعة الفاتورة Invoice Validation رابعا سداد الفاتورة Invoice Payment Invoice/payment Account خامسا عمل قيود الفواتير و قيود السداد و ارسالها لل GL االن لكى نتعامل مع ال payable يجب عمل responsibility و ان توضع فى ال user الخاص بى و تكون بنفس الكيفية لل responsibility االصليه المسماة Payables Manager و نعطيها اسم خاص بنا [All Rights Reserved at May_2009] Page 2

ثم بعد ذلك يجب تعريف ال OPERATING UNIT ORGANIZATION مما يجعلنا نتعرض لتعريف ال ORGANIZATION حيث انها تخص ال INVENTORY لكن البد من تعريفها حتى يمكن التعامل مع ال PAYABLE ORGANIZATION ندخل على ال INVENTORY ثم عن طريق SETUP---ORGANIZATIONS---ORGANIZATIONS و نختار ال OPERATING UNIT التى عرفناها اثناء تعريف ال LEDGER فى ال General Ledger و نضغط على Find سترى االن ال Location الذى تم تعربفه اثناء عمل ال Ledger و بالضغط على Other ستظهر لك مجموعة اختيارات ستختار منها Operating unit information [All Rights Reserved at May_2009] Page 3

فسيظهر اسم ال Ledger و اسم ال Legal Entity الذان تم تعريفهما اثناء عمل Setup ال GL ENABLED ثم نعود فنختار INVENTORY ORGANIZATION و نعلم على و نحفظ و نضغط على OTHER و نختار ACCOUNT INFORMATION [All Rights Reserved at May_2009] Page 4

لنضع اسم ال LEDGER و LEGAL ENTITY و OPERATING UNIT يتبقى تعريف ال Parameter الخاصة بال Inventory Organization و ذلك عن طريق الوقوف على Inventory Organization مرة اخرى و الضغط على other و اختيار [All Rights Reserved at May_2009] Page 5

ثم نضع بعض الخصائص الخاصة لل organization نضع كود لل organization و نختار ال organization التى عملناها و نختار ال calendar و نضع باقى القيم كما فى الشاشة ثم ندخل على cost info [All Rights Reserved at May_2009] Page 6

نضع نفس القيم التى فى الشاشة لو سمحتم ثم ندخل على Revision, lot, serial و نضع القيم التى سنراها فى الشاشة ثم ندخل على other Account و نضع نفس القيم التى سنراها فى الشاشة [All Rights Reserved at May_2009] Page 7

:Purchase Price Variance يستخدم مع طريقة التكلفة الثابتة Stander و هو يظهر اذا كان هناك اختالف مابين تكلفة الصنف على امر التوريد و تكلفته الثابتة فى المخازن :Invoice Price Variance هو حساب مصروف يظهر اذا حصل اختالف مابين تكلفة الصنف على امر التوريد مع الفاتورة فى ال Payable Payable هو جساب و سيط يستخدم عند االضافة و يتم اقفاله من الفاتورة فى ال :Inventory AP Accrual :Sales Account حساب االيراد عند بيع االصناف :Cost Of Good Sales حساب تكلفة البضاعة المباعة و هو مصروف يستخدم عند سحب الصنف من المخزن للبيع Recognize بعمل Receivables حساب يستخدم اليقاف تكلفة البضاعة المباعة حتى يقوم ال : Deferred COGS و هو يستخدم مع ال Invoice Rule فى ال Receivables :Cost Variance Account يستخدم مع طريقة متوسط التكلفة و هو يظهر االخطاء الناتجة من الصرف قبل تحقيق االضافة مع استخدام امكانية ان يكون الصنف كميته سالبة و بذلك نكون قد عرفنا ORGANIZATION ثم ندخل على ال PROFILE OPTIONS ال MO: Operating Unit PAYABLE الجديدة الخاصة بال RESPONSIBILITY و ندخل اسم اال ORGANIZATION على ال [All Rights Reserved at May_2009] Page 8

و بنفس الطريق لل RESPONSIBILITY الخاصة بال GL ثم نختار ال responsibility الخاصة بال payable و نضع ال profile الخاص بال GL لنضع به ال LEDGER و نحفظ بذلك نكون قد جهزنا و ربطنا ال PAYABLE بال GL [All Rights Reserved at May_2009] Page 9

Payable Setup SETUP---OPTIONS---FINANCIAL لنضع بعض البيانات المالية و الحسابات -1 حساب ال liability هو حساب المورد supplier يستخدم عند تعريف المورد حساب prepayment هو حساب الدفعات المقدمة للمورديين اذا دفعت مبلغ مالى لمورد بدون اى بضاعة او خدمة تحت الحساب DISCOUNT TAKEN هو حساب الخصم اذا مثال تم السداد قبل الميعاد المحدد فناخذ خصم PO Rate Variance Gain/Loss هما حسابان يستخدمان اذا حدث اختالف فى ال rate للعملة بين امر التو ريد و الفاتورة payment) Bills Payable(Future dated هو حساب يستخدم اذا اردت السداد فى تاريخ مستقبلى credit card و هو برنامج اخر لل Internet Expense هذا حساب يستخدم اذا اردت استخدام Expenses Clearing Miscellaneous Gateway. isupplier Portal or XML هو حساب يستخدم فى برامج اخرى :Retainage هو حساب يسنخدم للسدادات الموقفة حتى الموافقة على العقد ثم ندخل على Supplier Purchasing هنا عالقة المورد مع المشتريات [All Rights Reserved at May_2009] Page 10

RFQ Only Site هى عروض االسعار لو علمنا عليها يعنى ان هذا المورد ال نتعامل معه اال من خالل عروض اسعار حيث نضع الموقع location الذى كنا قد عرفناه سابقا و ال organization التى عرفناها سابقا payable و ال budget فى ال GL سنؤجلها قليال فى شاشة ال Encumbrance هى العالقة ما بين ال ثم ندخل على TAX لندخل معلومات تخص الضرائب لو كانت الشركة تتبع السوق االوروبى ثم ندخل على Human Resources لندخل بعض العالقات ما بين ال payable و ال HR [All Rights Reserved at May_2009] Page 11

HR الخاص بال organization اسم ال Business Group و نحدد اسلوب التعامل مع ارقام الموظفيين االن ندخل على Setup---Options---Payable System setup نحدد طريقة المستخدمة فى ترقيم الموردين عند تعريف المورد و نحدد الطريقة المستخدمه فى التعامل مع المشتريات اما باخذ الفاتورة من امر التوريد Purchase Order او اخذها من االضافة المخزنية Receipt و نحدد بعض الخصائص الخاصة بالسداد مثل العملة Pay Group حيث نضع مجموعة من الفواتير على ال Group Standard مثال و تسدد جميعا باستخدام السداد االوتوماتيكى Terms Date Basis التاريخ الذى يستخدم لبداية حساب عدد االيام الخاصة بطريقة السداد Pay Date Basis تاريخ السداد يعتمد على يوم الخصم ام على اخر يوم فى السداد Payment Term طريقة السداد بعدد االيام Always Take Discount تحديد اذا كنت دائما ستاخذ خصم ام ال Create Interest Invoices هنا نحدد اذا كنا سنسمح بعمل فواتير غرامات لسداد المتاخر [All Rights Reserved at May_2009] Page 12

االن ندخل على Setup---Options---Payable Option حيث يتم تعريف بعض خصائص لل Payable ندخل على Account option Payment Account Account for Payment تحدد ما سيحدث للحسابات اثناء السداد حيث نعلم على When Payment is Issued حيث يخلق القيد اوتوماتيكيا عند السداد cache Management و نعلم على Whenو Payment Clear هى تستخدم فى ال و بالمثل Account for Gain/Loss حيث ان هذا القيد يتكون عندما يكون هناك اختالف ما بين الفاتورة و السداد Automatic Offset Method هنا نحدد كيفية التعامل مع الشركات االخرى حيث ان حساب المورد ياتى اوتماتيكيا من النظام لذلك هنا نحدد كيف سياخذ balance segment الشركة Non اى ان الحساب سياتى كما هو من المورد بدون تعديل [All Rights Reserved at May_2009] Page 13

Balance Segment و يضع مثله بالضبط على حساب Cost Center وSegment Balance Segment Balance الحساب الذى ستستخدمه فى الفاتورة ياخذ النظام منه ال المورد Account الحساب الذى ستستخدمه فى الفاتورة ياخذ النظام منه ال و يضع مثله بالضبط على حساب المورد Discount Method طريقة عمل حسابات الخصم Financial Option اذا حصل خصم سياخذ الحساب المستخدم فى ال System Account Prorate Expenses سوف يوزع الخصم على الحسابات المستخجمة فى الفاتورة Prorate Tax سوف يوزع الخصم على حسابات الضرائب المستخدمة فى الفاتورة Interest حسابات الغرامات تتكون اما من النظام نفسه اما من التوزيع على حسابات الفواتير Prepayment Account حسابات الدفعة المقدمة تتكون من المورد ام من امر التوريد االن ندخل على ال Currency حيث نحدد انه مسموح استخدام العمالت المختلفة و الطريقة التى سياخذ المعدل بها وحساب ارباح و الخسائر الخاص بفرق العملة و حساب فروق التقريب [All Rights Reserved at May_2009] Page 14

االن ندخل علىInvoice هنا ندخل بعض خصائص الفواتير هنا بجعل رقم الفاتورة مثل التاريخ و يمكن التعديل validation على الفاتورة و هذه مهمة جدا Confirm Date as Invoice Number Allow Online Validation تسمح بعمل Allow Document category اذا عملت category للفواتير يمكن تغيرها Allow Adjustments to Paid Invoice اذا علمت عليها يعنى انك تسمح بالتعديل فى الفاتورة بعد سدادها و يمكن الغاء ايضا match لالضافة او امر التوريد Recalculate Scheduled Payment يسمح باعدة حساب مدة السداد عند حدوث تغير بالفاتورة Allow Remit To- Account Override اذا علمت عليها يمكن للمستخدم التعديل على معلومات الخاصة بالمورد اثناء السداد االوتوماتيكى Allow Remit To Supplier Override اذا علمت عليه يسمح بالتعديل على المورد اثناء عمل الفاتورة GL Date bases يحدد تاريخ القيد الذى ينتج من الفاتورة حيث يرحل الى ال GL بهذا التاريخ فهل تريد هذا التاريخ ان يكون كتاريخ الفاتورة او تاريخ اليوم الذى انشات فيه الفاتورة او تاريخ استالم البضاعة او تاريخ اليوم الذى تم فيه انشاء استالم البضاعة ( Invoice ), System date, Received Goods/invoice date, Received Goods/System date [All Rights Reserved at May_2009] Page 15

Freight Account هنا نضع حساب مصاريف الشحن اذا كنا نريد ان نجعلها اوتوماتيكيا Tax Tolerance نسبة او قيمة توضع على الفاتورة مع الضريبة الحقيقية Prepayment هنا نضع بعض الخصائص الخاصة بال الدفعات المقدمة حيث نضع نوع السداد و عدد ايام االقساط ( payment ),settlement بالنسبة للApproval لن نتعامل معه النه يتطلب setup من اماكن اخرى [All Rights Reserved at May_2009] Page 16

االن ندخل على Matching Allow Final Matching اذا علمت عليها معناها انك تريد اذا حصل match مع امر التوريد ان يكون نهائى و ال يمكن التعديل فيه Allow Distribution Match اى انه يمكن عنل Match على مستوى الdistribution فى امر التوريد match اذا علمت عليها معناها انك تستطيع التعديل على حساب بعد عمل ال Allow Match Account Override بالنسبة لل باقى سوف نؤجلها لحينها [All Rights Reserved at May_2009] Page 17

االن سنقوم بادخال موردSUPPLIER اول عملية تتم فى ال PAYABLE هى تعريف المورد الذى سوف نتعامل معه و ذلك عن طريق SUPPLIERS---ENTRY المورد Supplier يعمل مع ال Payable و يعمل مع المشتريات Purchasing و يعمل مع االصول Asset كما ان المورد يكون له فروع اى اننا نعرف المورد و ليكن اسمه supp1 مثال و له عدة فروع داخل البلد او خارجها و كل فرع يمكن التعامل معه بطريقة مختلفة عن الفرع االخر كما ان القيم التى تستخدم فى تعريف المورد اغلبها تكون قيم ثابتة ماخوذه من تعريف Financial option التى عرفناها سابقا و ال payable Options و لكن هذه القيم يمكن التعديل عليها اثناء تعريف المورد اوال نضغط على Create Supplier اذا كنا نريد تعريف مورد جديد هنا نضع اسم المورد ونوعه هل هو مورد ام سوف يستخدم كموظف فى ال Expense Report و رقمه و لوكان له اسم بديل Alternate Name ورقم الملف الضريبى و السجل الضريبى له و العنوان االليكترونى له اذا اردنا [All Rights Reserved at May_2009] Page 18

ونضغط على سنجد اسمه و رقمه الذى اتفقنا انه يتكون اوتوماتيكيا من Payable system setup و نضع تاريخ انتهاء التعامل معه ان اردنا ذلك Inactive Date Purchase order hold و Hold from Payment يستخدمان اذا اردنا ايقاف تعامله مع المشتريات او السداد ثم نضغط على Organization لكى نعرف بعض الخصائص عن المورد [All Rights Reserved at May_2009] Page 19

من اهمها ال Type المسؤل عن تصنيف الموردين هل هو مورد محلى خارجى او اى شىء تريد ان تقسم الموردين على اساسه وName Parent Supplier نضع اسم اى مورد يكون اب له و هذه خانة نادرة االستخدام Customer Number رقمى انا كعميل عند هذا المورد ثم نضغط على و يمكن تعريف انواع ال Type من شاشة Lookup code [All Rights Reserved at May_2009] Page 20

و االن نضغط على address book ثم نضغط على Create حيث ندخل العنوان الخاص بالمورد و نالحظ ان اى خانه مرسوم قبلها عالمة * يجب ادخالها كما ان Address Purpose البد من ادخالها لتحديد ان هذا العنوان يمكن الشراء منه و السداد له [All Rights Reserved at May_2009] Page 21

االن ندخل على Account لنرى الحسابات المستخدمه مع الفواتير هنا سنجد ان حساب االلتزام او حساب المورد و هو الحساب ال Cr الذى سوف ياتى مع الفاتورة اوتوماتيكيا بمجرد اختيار المورد و الفرع الخاص به حيث انه لو كان هناك فرعان مثال كل فرع ياخذ حساب و نالحظ ان هذا الحساب لم نكتبه بل وجدناه فهو نفس الحساب الموجود فى ال Setup Option Financial و يمكن تعديله كما نشاء و اذا دخلنا على ال Prepayment سنجد حساب الدفعات المقدمه هو نفس الحساب الموجود فى ال Setup Option Financial و يمكن تعديله كما نشاء الى هنا يمكن استخدام هذا المورد فى ال Payable و عمل فواتير معه و لكن يوجد امور و امكانيات كثيرة مثل ال Tax Detail حيث نعلم على Allow Withholding Tax اى اننا نسمح باستخدام ضرية الخصم مع هذا المورد [All Rights Reserved at May_2009] Page 23

Header ام على الفاتورة بالكامل Line نحدد ان الضرائب تكون على مستوى بنود الفاتورة Roundingهنا Level Roundingو Rule نحدد طريقة تقريب االرقام العشرية Set Invoice Values as Tax Inclusive كما نحدد هل القيم ستكون شاملة الضريبة ام ال فى اخر الشاشة سنجد فروع المورد فنعلم على Allow Tax Withholding حيث نسمح للفرع بالتعامل مع ضرائب الخصم ثم نضغط على و بعد ذلك نضغط على لندخل خصائص الضرائب كما ادخلناها على المورد ثم نضغط على [All Rights Reserved at May_2009] Page 24

لو دخلنا على Contact Directory هنا نضع اسم الشخص الذى سنتعامل معه عند هذا المورد لو دخلنا على Business Classification هنا نحدد بعض الخصائص الخاصة بالعمل اذا كانت مطلوبة فى التقييم ما بين مورد و اخر Hub Zone هل هو فى منطقة محورية ام ال Minority Owned هو يستخدم اذا اردت ان تعمل جروب للموردين الصغار او سن ما قبل الرشد و يستخدم فى التقارير Small Business اذا علمت عليها يعنى ان هذا المرد حجم العمل معه صغير و يستخدم فى التقارير Woman Owned و هو اذا علمت عليه يستخدم ايضا فى التقارير لتعلم الموردين السيدات Veteran Owned هل هو من المحاربين القدماء ام ال و امام كل حاله تضع هل هو Approved ام ال لو دخلنا على Product & Services هنا نحدد فئات االصناف و الخدمات التى يقدمها المورد [All Rights Reserved at May_2009] Page 25

لو دخلنا على Bank Details هنا نضع البنوك الخاصة بالمورد المعرفة من نوع supplier type bank accounts لو دخلنا على Surveys هنا نضع بعض االسئلة لتحدييد او لتقييم المورد و لو ضغط على ستجد بعض االسئلة مطلوب االجابة عليها و لو دخلنا على Tax and Reporting [All Rights Reserved at May_2009] Page 26

Allow Tax Applicability هنا نسمح بحساب الضريبة اوتوماتيكا على مستوى المورد Set for Self Assessment / Reverse Charge هو نوع من الضرائب تحسب و ال تضاف على المورد انما يدفعها المشترى لكنه يريد ان يحسبها و هى غالبا فى امريكا Allow Offset Taxes نوع من انواع الضرائب ال تطبق اال اذا سمحت بذلك Tax Classification اذا اردت ان تضع احد انواع الضرائب على المورد ثم نحفظ و ندخل على الفرع Supplier Site من ثم ندخل نفس خصائص الضرائب السابقة تقريبا و نضغط على [All Rights Reserved at May_2009] Page 27

و لو دخلنا على Purchasing حيث نحدد عنوان الذى تشحن لنا فيه البضاعة و عنوان الذى ترسل فيه الفاتورة و نوع الشحن اما ال Self Billing فهى تستخدم اذا اردت ان يقوم النظام بعمل Matchاوتوماتيكى لالضافات بعد استالمها فى المخزن وان يعمل Debit memo اوتوماتيكيا عند ارتجاع البضاعة من المخزن للمورد اما ال Freight نحدد نظام و طرق الشحن من هذا الفرع الخاص بالمورد [All Rights Reserved at May_2009] Page 28

اذا دخلنا على ال Receiving هنا نستطيع تحديد بعض الخصائص الخاصة باستالم البضاعة من المورد فى المخازن مثل عدد ايام السماحية بالتاخير فى التوريد او السماحية باالستالم المبكر هل يسمح باالستالم بدون امر توريد ام ال و هكذا... و لو دخلنا على Payment Details حيث يمكن هنا تحديد طريقة السداد هل بشيك ام بتحويل... و نحفظ و ندخل بعد ذلك على الفرع لنحدد نفس الطرق على مستوى الفرع [All Rights Reserved at May_2009] Page 29

هنا يمكننا ان نضع بعد القيم االفتراضيه المستخدمة على الفواتير مثل العملة و طريقة السداد و نالحظ ان كل ما فيها اخذ كما هو من setup option---payable system setup و يمكن التعديل فيه على المورد و ايضا يمكن التعديل اثناء عمل الفاتورة مالحظه : كل مورد يتم تعريفه كل الشركات الموجودة على نفس النظام يمكن ان تراه Supplierو لكن ال يمكن ان تتعامل معه اال اذا عملت لها فرع siteخاص بها للمورد اى ان ال Site او الفرع ال يرى اال على مستوى ال operating unit لذلك نالحظ ان بعض الخصائص المعرفة على المورد يجب ادخالها على مستو الفرع و فى الجدول التالى نرى الفرق ما بين المورد و الفرع الخاص به [All Rights Reserved at May_2009] Page 31

Invoices الفواتير هى ثانى عملية من العمليات التى يقوم بها ال Payables وهى تمثل تسجيل االلتزام علينا اى اننا نسجل بها كل ما اشتريناه مثال و لكن ال يعتبر ذلك سداد انما التزام علينا و اجب السداد ندخل على الفواتير عن طريق Invoices---Entry Invoices اوال ندخل نوع الفاتورة حيث يوجد تسعة انواع اول نوع هو Standard و هو يعتبر النوع الرئيسى و اهمهم فهو يمثل الفاتورة ثم ندخل اسم او رقم المورد الذى نريد عمل فاتورة له ونختار الفرع و تاريخ الفاتورة و رقم الفاتورة و العملة و قيمة الفاتورة ثم نضغط على LINE حيث نعرف نوع اول سطر فى الفاتورة حيث يوجد خمسة انواع اهمها ال ITEM و هو يمثل اى صنف او خدمة اشتريناها و نضع قيمة للسطر و نضع تاريخ و نضع الحساب المصروف الذى نريد ان نرمى عليه القيمة فى الGL ووصف لما اشتريناه ويمكن ان نضغط على Distributions لتوزيع قيمة ال LINE على اكثر من حساب [All Rights Reserved at May_2009] Page 33

حيث نعرف نوع اول سطر فى ال LINE حيث يوجد خمسة انواع اهمها ال ITEM و هو يمثل اى صنف او خدمة اشتريناها و نضع قيمة للسطر و نضع تاريخ و نضع الحساب المصروف الذى نريد ان نرمى عليه القيمة فى الGL ووصف لما اشتريناه و نالحظ فى االعلى ان النظام يعطينا الفرق ما بين السطور و LINEفاذا تساويا اذا الفاتورة سليمة نحفظ و نعود الى الفاتورة سنجد فى ال invoice status ان ال status اى ان حالة الفاتورة Never Validated و ان ال Accounted لم يحدث اى قيد No وهذه احدى عمليات التى يقوم بها ال Payable عمل ال validate و ذلك بالضغط على Actions 1 [All Rights Reserved at May_2009] Page 34

ا :DRAFT تجعلك ترى القيد الخاص بالفاتورة و لكن ال يعتبر قيد حيث انه ال بد ان تختار ACTION CREATE ACCOUNT مرة اخرى بهذه الطريقة يمكنك عمل قيد حقيقى لكن ستحتاج الى ترحيله للGL :FINAL :FINAL POST بهذه الطريقة يتكون القيد الحقيقى للفاتورة كما انه يتم ترحيله الى ال GL مباشرتا ثم نضغط على ok فتصبح حالة الفاتورة فى خانة ال Accounted الى Yes اى ان القيد قد تكون لنراى هذا القيد نفتج من Reports و نختار View Accounting فيظهر لنا القيد الذى تكون من الفاتورة حبث ان الحساب من نوع Item Expense هو الحساب الذى كتبناه بايدينا فى سطور الفاتورة و الحساب الثانى Liability هو الحساب الذى كان فى ال Supplier Site و هو ياتى اوتوماتيكيا [All Rights Reserved at May_2009] Page 36

االن يمكننا ترحيل القيد لل GL و ذلك عن طريق other---request و نعمل Run للتقرير و نضع فى ال Parameter الخاصة بالتقرير مثل LEDGER التاريخ المراد الترحيل خالله مباشرتا ام تقوم انت بالترحيل فى ال GL وهل تريد ان ترحله فى ال GL [All Rights Reserved at May_2009] Page 37

بعد انتهاء ال Request يمكن ان نراه فى ال GL من شاشة post نعمل له journal enterو و هذه العملية هى احد العمليات التى يقوم ال payable بها و هى نقل القيد لل GL االن نفترض اننا نريد ادخال فاتورة لكن بعملة اجنبية USD مثال نفس ما فعلناه سابقا مع اختالف اننا سوف نضع RATE نضع العملة كما فى الشاشة ونسحب الشاشة يمينا ليظهر لنا المكان الذى سنضع فيه ال rate [All Rights Reserved at May_2009] Page 38

و نكمل بعد ذلك الفاتورة عادى و نرحلها لل GL كما فيما سابق االن نعرف : Distribution set و هى عبارة عن بعض الحسابات نضعها في شاشة و نضع امام كل حساب نسبة مئوية بحيث ان مجموع النسب يساوى 111 و بعد ذلك يمكن استخدامها فى الفواتير اوال ندخل على Setup---Invoices---Distribution set نضع اسم له ثم نضع الحسابات و نسبة كل حساب هذه النسبة تحدد ما سياخذه الحساب من قيمة الفاتورة عندما نعمل فاتورة يمكن استخدام ال Distribution set لكى تنقل الحسابات ويضع اما كل حساب النسبة المحددة من قيمة الفاتورة بالكامل [All Rights Reserved at May_2009] Page 39

و بالحركة يمين الشاشة سوف نجد المكان الذى سوف نضع فيه ال Distribution set ثم نضع فى ال Line تفصيل االصناف distribution فى ثم نحفظ الفاتورة فسنجد ان الحسابات قد كتبت تلقائيا و القيم حسب النسبة لكل حساب وذلك داخل ال [All Rights Reserved at May_2009] Page 40

و يمكن و ضع الSet Distribution داخل المورد بحيث تستدعى تلقائيا بمجرد وضع المورد فى الفاتورة و هى تعرف فى ال Site الخاص بالمورد االن نفترض اننا نريد الغاء فاتورة ندخل على ال Distribution الخاص بالفاتورة و نقف على ال line الذى نريد الغاءه و نضغط على Reverse1 فسنجد ان الفاتورة قد زاد فيها سطر جديد مساوى فى القيمة للسطر السابق و معاكس له فى االشارة [All Rights Reserved at May_2009] Page 41

ثم نعدل قيمة الفاتورة و نعل للفاتورة validation و create account مثل اى فاتورة سابقة لكن افترض ان هذه الفاتورة تحتوى على عدد كبير من السطور و تريد الغائها بالكامل يصبح من الصعب عمل reverse لكل line لذلك البد من و جود طريقة اخرى وهى ان نقف على الفاتورة نفسها ومن نختار Cancel Invoice ثم نعمل للفاتورة Create Account لتصبح حالة الفاتورة [All Rights Reserved at May_2009] Page 42

االن نرى نوع اخر من الفو اتير و هو ال CREDIT MEMO و ال DEBIT MEMO و هو يستخدم اللغاء الفاتورة حيث ان ال credit يستخدم اذا كنت انا من يريد الغاء الفاتورة و Debit تستخدم اذا اراد المورد الغاء فاتورة ولهما كيفية عمل واحدة حيث اننا نختار ال Type ال Credit مثال و نضع القيمة بالسالب بخالف النوع ال Standard اليسمح بغير قيم موجبة و على يمين الفاتورة نختار الOPTION MATCH من نوع INVOICE ثم نضغط على لتظهر لنا شاشة ندخل فيها رقم الفاتورة المراد الغائها و نضغط على FIND لتظهر لنا شاشة نضع فيها القيمة المراد الغائها [All Rights Reserved at May_2009] Page 43

سنجد ان النظام قد قام بوضع الحساب و القيمة فى ال LINE و ال DISTIRBUTION ثم نعمل, validation و create account يوجد نوع من الفو اتير اسمه Mixed و هو يقوم بدور ال Standard و ال Credit Memo اى انه يمكن ان ياخذ قيم موجبة او سالبة سابقيه ال اختالف مثل باقى الفواتير ويتم التعامل معه مثل باقى انواع الفواتير سنتعرض لها الحقا [All Rights Reserved at May_2009] Page 44

االن نقوم باحد العمليات المهمة التى يقوم بها ال Payable و عملية Payments السداد للفواتير حيث ان الفواتير تمثل التزام علينا للمورد بقيمة الفاتورة اما السداد فهو يعنى اننا قد سددنا ما علينا من التزام انواع السداد Method: Payment و هى تحدد على الفاتورة : Check وهى عملية سداد عادية تستخدم مع جميع طرق السداد المختلفة e-commerce Gateway تستخدم اذا كنا سنرسل السداد اليكترونيا للبنوك حيث يوجد برنامج اسمه : Electronic payments يستخدم الرسال ملف السداد للبنوك : Wire طريقة سداد تستخدم اذا كنت مفوض البنك بالسداد حيث يرسل لك ما يفيد السداد و بنك المورد يرسل لك ما يفيد نفس السداد فتقوم بالسداد Manual : Clearing و هو يستخد م فى حالة السداد بين الشركات الشقيقة التى ال نريد معها طباعة مستندات و هو يسدد Manually فقط لكن لكى نعمل سداد على ال Payables البد من تعريف البنوك اوال Bank لتعريف البنك ندخل على Setup---Payment---Banks and Bank Branches حيث ندخل على Bank و نضغط على Create [All Rights Reserved at May_2009] Page 45

حيث نقوم بادخال ال Bank Information البلد الموجود بها و اسم البنك و بعض المعلومات االخرى ثم نضغط على Save and Next حيث ندخل البيانات الخاصة بعنوان البنك وذلك بالضغط على Create [All Rights Reserved at May_2009] Page 46

و اذا كنا نريد ادخال Contact Name الخاص بالفرع نضغط على Save and Next او نضغط مباشرتا على االن قبل البدء فى اذخال حساب البنك البد من عمل سماحية لل USER كى يستطيع عمل حساب على البنك و ذلك بالدخول على ال Responsibility و هى موجودة فى ال user:sysadmin و Password : Sysadmin و ندخل على Roles & Role Inheritance [All Rights Reserved at May_2009] Page 50

Applications حيث نختار ال Category ونضع اسم لل Code و نختار ال ثم نحفظ اوال و بعد ذلك نضغط على Security Wizard لنختار ال Legal Entity و نعلم على USE, Maintenances,bank account transfer و نضغط على Apply [All Rights Reserved at May_2009] Page 52

و نضغط على هنا نالحظ اننا يجب ان نحدد الكيان القانونى الذى يتبع له هذا الحساب Bank Account Owner كما نحدد الledger Sub التى سيعمل هذا الحساب معها و نضغط على كما ترى اننا و ضعنا اسم الحساب و رقمه و عملة الحساب و هل مسموح لنا بالتعامل بالعملة االجنبية ام ال [All Rights Reserved at May_2009] Page 57

ثم نضغط على هنا نضع حساب البنك Cash و حساب ال Cash Clearing جيث يستخدم مع ال Cash Management وكذلك Bank Charges و ال bank Error يعمالن فى المطابقة مع ال Cash Management هنا نسمح بالتعامل باى عملة مختلفة عن العماة االساسية باقى الخصائص سنتعرض لها الحقا فى ال Cash Management و ال Receivables ثم نضغط على Next and Save [All Rights Reserved at May_2009] Page 58

هنا نحدد ال Sub ledger التى ستعمل مع ال Operating unit الخاصة بنا و نضغط على هنا ستظهر لنا الحسابات مرة اخرى لنضع حسابات ال Gain/Loss و هما حسابان مهمان لعملية السداد حيث يضع فيهم النظام ارباح و الخسائر الناتجة من فرق العملة [All Rights Reserved at May_2009] Page 59

ثم نضغط على Save and Next هنا نضع اسم الشخص المسؤل عن الحساب اذا اردنا ثم نضغط بذلك نكون قد عرفنا البنك و يتبقى لنا تعريف Payable Document و ذلك بالضغط على Manage Payment Documents ثم نضغط على [All Rights Reserved at May_2009] Page 60

بعد تعريف البنوك نعود مرة اخرى الى السداد Payment حيث يمكن السداد من الفاتورة اوال سداد بالكامل حيث نقف على الفاتورة ومن payment لنعرف البنك و نحفظ نختار pay in full فيدخلنا النظام على شاشة ال و نحفظ [All Rights Reserved at May_2009] Page 64

ثم من التى فى السداد نعمل له create account ثم من Tools---View Account يمكت ان نرى القيد الذى انشاء الطريقة الثانية هى السداد من شاشة السداد نفسها Payments Entry Payments حيث ندخل نوع السداد و اسم المورد ثم نتحرك لليمين لنضع البنك و التاريخ و المبلغ المراد سداده Enter/Adjust Invoices لنضع ثم نضغط على رقم الفواتير المراد سدادها [All Rights Reserved at May_2009] Page 65

البد ان يكون قيمة الفاتورة او مجموع قيم الفواتير فى الشاشة السابقة يساوى القيمة التى ادخلتها فى شاشة السداد االولى ثم نحفظ Create Account ثم من الشاشة االولى نضغط على ثم نعلم على وبالتالى يمكن من Tools---View Account [All Rights Reserved at May_2009] Page 66

االن نفترض اننا نريد الغاء سداد معين ندخل على شاشة السداد و نختار السداد المراد الغائه ثم من الغاء السداد فيه و الشرط هنا ان يكون التاريخ مساوى او اكبر من تاريخ السداد نفسه نختار Void و نكتب التاريخ المراد ثم من ندخل و نعمل Create Account فيقوم بعمل قيد معاكس لقيد السداد و نالحظ و جود Invoice Action لها ثالث اختيارات None :يقوم بالغاء السداد فقط ال غير :Hold يقوم بالغاء السداد و عمل Hold على الفاتور فال يمكن سداد الفاتورة طبعا الفاتورة التى قمت بسدادها :Cancel يقوم بالغاء السداد و الغاء الفاتور ايضا ثم نرحل القيود على ال GL بنفس الطريقة المشروحة سابقا. [All Rights Reserved at May_2009] Page 67

أذا اردنا عمل دفعة مقدمة لمورد فاننا نستخدم نوع من انواع الفواتير Prepayment و هو يتم التعامل معه مثل الفواتير السابقة عادى جدا و لكن نختار نوع الفاتورة Prepayment و فى بنود الفاتورة نجد انه يعطينا حساب الدفعة المقدمة الموجود فى تعريف المورد اى ال يحتاج ان ندخل حساب عليه بالدخول على LINE ستجد ان الحساب موجود و فقط تضع القيمة تعمل Validation و Create Account ومثل اى فاتورة من ثم تقوم بسداد هذه الدفعة المقدمة باى طريقة من طرق السداد السابقة و ال تنسى ان تعمل للسداد Create Account عندما يقوم المورد بتوريد البضاعة او الخدمة المطلوبة منه ستقوم بعمل فاتورة عادية من نوع Standard لنفس المورد فمن المنطقى انك تريد ان تخصم من الدفعة المقدمة و لن تسدد الفاتورة له سدادا عاديا بعد ما عملت الفاتورة و عملت لها validations و create Account [All Rights Reserved at May_2009] Page 68

االن لو دخلنا على الفاتورة سنجد ان هناك سطر قد نشاء يحتوى على قيمة بالسالب و سوف يعتبر النظام ان هذه الفاتورة مسددة و طبعا ال ننسى Validations و Create Account [All Rights Reserved at May_2009] Page 70

Expense Report هذه طريقة لعمل الفواتير لمورد من نوع موظف كالسلفة مثال لعمل هذه الطريقة البد من اتباع بعض الخطوات اوال من Setup ---Invoice---Expense Report Templates حيث نقوم بتعريف انواع المصاريف التى يحتاج اليها الموظف ثم ندخل على Setup---Options---Payable لنضع ال Template الذى انشاءناه ك Default فى ال Expense Report Tap :Apply Advances السماح بعمل دفعات مقدمه للموظف :Automatically Create Employee as Supplier ان اى موظف يستخدم يقوم النظام بعمل مورد له من نوع موظف مباشرة بدون الدخول على شاشة تعريف المورديين و تعريفه كموظف [All Rights Reserved at May_2009] Page 71

االن يمكننا ادخال بنود المصاريف لهدا الموظف عن طريق \Invoice---Entry--Expense Report حيث ندخل اسمه و الحساب الذى سوف يرمى المصاريف عليه و التاريخ و قيمة المبلغ و نضع ال Template الذى عرفناه سابقا ثم نضع بنود المصاريف و القيمة بشرط ان مجموع قيم البنود يساوى المبلغ الكلى الذى و ضعناه باالعلى و نعلم على Payable ثم نحفظ االن ندخل على Other---Requests Run و نختار التقرير Expense Report Export و نضع اسم ال batch و تاريخ الفاتورة ليسمح للموظف بادخال مصاريف اخرى و نختار Payable [All Rights Reserved at May_2009] Page 72

و بعد عمل Submit لهذا التقرير نذهب الى الفواتير لنرى هذه الفاتورة نعمل لها Validation و Create وهى فاتورة عادية الكن من نوع Expense Report و من Create Account و بعد ذلك نسددها باى طريقة من طرق السداد و نعمل للسداد ايضا Account هذه الطريقة تعنى اننا لدينا موظف اشترى او صرف مصاريف معينة و نريد ان نعطيه مال لكن لو افترضنا اننا اعطيناه مال كدفعة مقدمة و هو يريد تصفيتها على فواتير اوال نعمل Prepayment للمورد الذى من نوع موظف كما عملناه سابقا و بنفس الطريقة و نسدده و ال ننسى ان نعمل Create Account و validation [All Rights Reserved at May_2009] Page 73

ثم ندخل على Invoice---Entry--Expense Report و ندخل بنود المصاريف كما فى السابق مع اختالف اننا نعلم على Advanced Apply و نضع رقم فاتورة الدفعة المقدمة و هى تكون لستة تختار منها الدفعة الخاصة بك ثم نكمل الباقى كما عملناه سابقا بالضبط فنجد ان هناك فاتورة تكونت من نوع Expense Report و بداخلها نجد ان النظام قد عمل عليها apply لل Prepayment [All Rights Reserved at May_2009] Page 74

االن يوجد نوع من الفواتير اسمه Recurring Invoice و هو عبارة عن فاتورة بتتكرر كل شهر او كل اسبوع فيمكن ان نعملها مرة و احدة و كل شهر نشغل ال Recurring فتتكون فاتورة بالقيمة و التاريخ و البنود التى نحددها لعمل هذه الطريقة يجب القيام ببعض الخطوات اوال نعمل Distribution Set وهى كما عملناها فى السابق حيث نحدد الحسابات و نسبة كل حساب من القيمة الكلية ثانيا نعمل Special Calendar حيث نعرف الفترات التى نريد ان تتكرر فيها الفاتورة هذه الفترات يمكن ان تكون شهور او اسابيع او ايام حسب الحالة و ندخل عليها من Setup Calendar---Special Calendar نضع اسم للcalendar و عدد الفترات و نختار نوع ال Calendar انها Recurring Invoice و نضع اسم الفترة و السنة و التاريخ من الى مع مالحظة ان الفترات هنا بالشهر لكن ممكن ان تكون باالسبوع مثال او باى عدد من االيام تحددها فى خانة From, TO [All Rights Reserved at May_2009] Page 75

ثالثا ندخل على Invoice Entry Recurring invoice حيث ندخل المورد وبياناته و طريقة السداد و ندخل اسم ال Calendar و عدد الفترات المفتوحة و اول فترة نريد ان يبداء بها و رقم الفاتورة و العملة و مدة السداد و نضع اسم ال Distribution Set [All Rights Reserved at May_2009] Page 76

ثم ندخل على Amounts لنضع قيمة او فاتورة و يمكن ان نضع نسبة تتغير بسببها القيمة كل شهر و يمكن ان نضع قيمتان لشهران نحددهما بانفسنا Create Recurring Invoices و بعد ذلك نحفظ ثم نضغط على حيث تظهر لنا اول فاتور بالقيمة المحدد مسبقا و نختار ال Batch و نضغط ok لتتكون اول فاتورة [All Rights Reserved at May_2009] Page 77

واذا عدنا لل recurring invoice مرة اخرى يمكننا ان نضغط على Create Recurring Invoices مرة اخرى فيعطينا الفاتورة الثانية و هكذا فى كل مرة حتى تنتهى كل الفترات و ال ننسى ان نعمل validations و Create Account [All Rights Reserved at May_2009] Page 78

TAX الضرائب او ضرائب االضافة يتم تعريف الضرائب من Setup Tax E-Business Tax Home لكى نبداء بتعريف الضرائب يجب تعريف Tax Regimes -1 هى المجموعة التى تحتوى على قوانيين او تنظيم للضرائب والتى تحدد من قبل مامورية الضرائب حيث ان كل دولة لها طريقة فى ادارة الضرائب Tax -2 هى تصنيف للضرائب المفروضة من قبل الحكومة و ماموريات الضرائب [All Rights Reserved at May_2009] Page 79

Tax Status -3 هى تمثل حالة و طبيعة الضرائب من حيث انها تخص منتجات او خدمات مقارنة مع الفواتير المستخدمة فيها Tax Rate -4 المعدالت او النسب الت تحدد لل Tax Status و هى اما نسب مئوية او قيم على مستوى الكمية او قيم ثابته تضاف على الفاتورة Tax Jurisdiction -5 و هى المنطقة الجغرافية التى تؤخذ منها الضرائب بواسطة مامورية الضرائب Tax Content -6 المعلومات الضرورية لتحديد القرارات و االقساط التى تخص احد و مجموعة من الضرائب Tax Configuration Owner -7 هنا نحدد الEntity Legal و ال Operating Unit التى ستتعامل مع الضرائب من خالل ال Responsibility اوال نبداء بال Tax Regime من Tax Configuration نختار Create Tax Regimes عن طريق الضغط على [All Rights Reserved at May_2009] Page 80

هنا نضع هل مسموح باستخدام Recovery Tax وهو الخاص بتعديل حساب الضرائب عند عمل الفاتورة لياخذ نفس حساب ال Expense الخاص بالفاتورة و هل مسموح باستخدام االعفاء الضريبى Tax Exemptions وهل مسموح باستخدام الضرائب االسثنائية Tax Exception وهل مسموح بالتعديل على قيم الضرائب و التعديل فى هل قيمة الضريبة مشمولة فى الفاتورة ام ال Allow Override and Entry Of Inclusive Tax Line و نحدد العملة و ال Exchange Rate Type و طريقة التقريب و هل يمكن التعديل فى قيمة الضريبة المقربة اذا كنا سنستخدم ضرائب معتمدة على Tax Regime اخر يجب الدخول على ثم نضغط على هنا نعرف ال Operatingالخاص unit بنا و نحدد اننا نريد التعامل مع الضرائب بالخصائص المشتركة الموجودة على النظام و ال نريد عمل خصائص او قوانيين خاصة بنا Party-Specific Configuration ثم نضغط على [All Rights Reserved at May_2009] Page 82

هنا نالحظ اننا نختار ال Tax Regime و نختار ال Configuration الخاصة بالضريبة و الننا اخترنا فى ال TAX Regime ان Common Configuration لذلك سناخذ Globalو Configuration Owner نضع اسم للTAX و العملة و نوع الضريبة و البلد ثم نضغط على و نستطيع ان ندخل لتعريف ضريبة اخرى و االن ندخل على TAX STATUS وذلك بالضغط على [All Rights Reserved at May_2009] Page 84

و نضغط على حيث نضع ال TAX REGIME و ال CONFIGURATION OWNER و ال TAX و نضع اسم لل TAX STATUSE و نحدد اذا كانت هى االفتراضية فقط ام ال و ال يسمح بعمل اكثر من واحدة افتراضية فقطStauts Set as default Tax TAX STATUSE لل TAX الواحد و نضغط على و يمكن عمل اكثر من [All Rights Reserved at May_2009] Page 85

و االن نعرف ال TAX RATE و نضغط على و نضغط على حيث نضع ال TAX REGIME و ال CONFIGURATION OWNER و ال TAX و TAX STATUSE و نضع اسم للRATE و نوعه هل نسبة ام كمية و نضع النسبة [All Rights Reserved at May_2009] Page 86

واالن ندخل على TAX Jurisdictions و نضغط على و نضغط على نضع لها اسم و نربطها بال TAX REGIME و TAX و نضع اسم البلد و نجعلها Default الننا يمكن ان نعرف اكثر من Default يجب احدهم ان يكون Jurisdiction و نضغط على [All Rights Reserved at May_2009] Page 88

يتبقى لنا االن ال Withholding Tax Invoice ال Withhold Tax هى ضريبة الخصم وهى تختلف عن الضريبة السابقة فى انها ال تضاف على الفاتورة و تخصم منها و لكى نتعامل معها دعنا نبداء ب Setup Options--Payable حيث نعلم على Use Withholding Tax لكى يسمح لنا التعامل معها Allow Manual Withholding اذا علمت عليها يعنى انك تريد ان تحسبها بنفسك و تضعها بيدك فى الفاتورة Allow Manual Withholding هنا نختار طريقة حسابها لو لم نعلم على Apply Withholding Tax اى لو كانت اوتوماتيك ثم نعرف Special Calendar من نوع withholding [All Rights Reserved at May_2009] Page 93

االن ندخل على Setup Tax Codes هنا نضع المورد من نوع الضرائب و النسبة الخاصة بالضريبة االن يمكن عمل فاتورة باستخدام هذا المورد و نضع بياناتها عادى مثل اى فاتورة و نعمل لها Validations و create Account فسنجد ان النظام و ضع ال withholding tax بالقيمة كما انه تكونت فاتورة اخرى لمورد الضرائب اوتوماتيكيا طبعا ال ننسى ان نعمل validations و Create Account و ال ننسى ارسال القيود الى GL [All Rights Reserved at May_2009] Page 95