وضوح الإجراءات و إتاحة المعلومات للجميع

النسخ

1 2016

2 .Contents ةمدقملا 1 ةيؤرلا 2 ةلاسرلا 3 ميقلا 4 فادهلأا 5 1. ةمهاسملا يف قيقحت فادهأ رايعملا ثلاثلا نم ريياعم دامتعا تاسسؤم ميلعتلا يلاعلا ةبلطلا( تامدخلاو ةيبلاطلا.)SS 5 تايلوؤسم ةدحولا يف ريوطت تامدخلا ةمعادلا ةبلطلل 8 مييقتلا يميداكلأا ةبلطلل تلاجسو 8 تاملاعلا.2 لوصولا ىلإ ام وه دعبا نم تاعقوت يقلتم ةمدخلا 9 ددع ةيئاصحإ تابلطلا ةذفنملا اينورتكلإ للاخ نم تاءارجلإا تامدخ ىلع ةبسوحملا بلاطلا 12 ةنابتسا سايق ةجرد اضر يقلتم ةمدخلا 13.3 نأ نوكي ىنبم ةدحو لوبقلا ايلاخ ليجستلاو نم بلاطلا نيعجارملاو ددع صيلقتو نيفظوملا مهزيفحتو ريوطتو مهتءافك حبصيل يزاوي دادعأ نيفظوملا يف تاعماجلا.ةيملاعلا 16.4 ةيلمع ريوطت ةفشرلأا نوكتل ةينورتكلا لكشب.لماك 16.5 ةفشرأ تافلم ةبلطلا.اينورتكلا 17.6 عنم مقاطلا ينفلا يف زكرم بوساحلا تامولعملاو نم علاطلاا وأ جراخ رييغتلا ةموظنم ةمظنلأا.ةبسوحملا 17.7 ليعفت رود ةدحولا يف تارمتؤملا يتلا متي ةكراشملا اهب 17.8 ىلع لوصحلا ةللاج ةزئاج الله دبع كلملا يناثلا زيمتلل ةزئاج عفرا( ىلع زيمتلل ىوتسملا )ينطولا 18.9 ةطخ ذيفنت ةجمربلا ةيونسلا ةدحول لوبقلا.ليجستلاو 19 ماهملا تايحلاصلاو 20 تلااجم ريوطت لمع ةدحولا ريوطتلا يف لاجملا يرادلإا يميظنتلاو يف ةدحولا 22 رواحم ريوطتلا يرادلإا يميظنتلاو يف :ةدحولا 23 -أ فصولا :يفيظولا 23 -ب لكيهلا يميظنتلا ةدحولل 23 -ج رايتخا تادايقلا ةيرادلإا ةدحولل 25 -د تارودلا ةيرادلإا 25 -ه اضرلا يفيظولا 25 -و ةطخلا ةيونسلا لمعل ةدحولا 28 -ز تاءارجلإا ةدمتعملا لمع يف ةدحولا 30 -ح ةطخ ةجمربلا 32 -ط تاعامتجلاا ةيرودلا ريوطتلا يف لاجم لوبقلا رييغتو صصختلا 35 مهأ لامعلأا ةزجنملا يف تلاوبق سويرولاكبلا 36 مهأ لامعلأا ةزجنملا يف تلاوبق تاساردلا ايلعلا 37.3 ريوطتلا يف لاجم ليجستلا 38 مهأ لامعلأا ةزجنملا يف لاجم ليجستلا 39.4 ريوطتلا يف لاجم جئاتن ةبلطلا تاملاعلاو لودجلاو يساردلا تاناحتملااو 40

3 أ. ب. ج. د. ه. و. ز. ح. أهم األعمال المنجزة فيما يخص نتائج الطلبة والعالمات أهم األعمال المنجزة في مجال طرح الجدول الدراسي التطوير في جدول االمتحانات النهائية. 41 أهم األعمال المنجزة في مجال جدول االمتحانات النهائية التطوير في مجال الخدمات المقدمة إلصدار وثائق الطلبة 46 التطوير في مجال الخدمات االلكترونية المقدمة لمتلقي الخدمة خدمات عامة 47 خدمات القبول من خالل الصفحة اإللكترونية للوحدة 47 تفعيل وسائل االتصال والتواصل مع متلقي الخدمة والعمل على تحسينها 48 خدمات الطالب 48 خدمة االستدعاء اإللكتروني 50 خدمات المدرسين 50 خدمات السفارات وجهات االبتعاث 51 خدمات الخريجين 51.1 ضبط التطوير في مجال ضبط الجودة )9001 )ISO 52 معلومات الطالب 52 حوسبة عملية التخريج 53 ضبط البيانات المدخلة 53 حوسبة المواعيد 53 حوسبة العالمات )بكافة مراحلها( حوسبة خدمات التسجيل 54.7 حوسبة مالية الطالب 54.8 االعتماد على البرامج ذاتية التنفيذ التي تعمل دون التدخل البشري 54 التعامل مع صوت متلقي الخدمة: الشكاوى واالقتراحات: 59 االستفسارات: 59 التطوير في مجال األعمال الروتينية التحليل الرباعي للبيئة الداخلية والخارجية Analysis( )SWOT 61 البيئة الداخلية 61 البيئة الخارجية 62 النتائج 64 تقليل التكاليف 72 الموازنة السنوية للوحدة 74

4 المقدمة تعد وحدة القبول والتسجيل في جامعة العلوم والتكنولوجيا األردنية منذ نشأتها عام 1986 من الوحدات اإلدارية الرئيسية في الجامعة نظرا ألهمية دورها في تقديم األعمال والخدمات لكافة الفعاليات داخل الجامعة وخارجها ولمسؤوليتها المباشرة عن تطبيق التعليمات النافذة في الجامعة وتقديم الخدمات واإلرشادات الضرورية للطلبة منذ التحاقهم بالجامعة وحتى تخرجهم والتصالها المباشر بالطالب وعضو هيئة التدريس واإلدارة العليا ومشاركتها الفاعلة في اللجان األكاديمية واإلدارية والخدمية بالجامعة. دأبت إدارة الوحدة منذ منتصف عام 2012 على تغيير ثقافة موظفيها بطريقة موجهة ومقصودة وهادفة لتحقيق التكيف مع تطور بيئة العمل )الداخلي والخارجي( بما يضمن االنتقال إلى حالة تنظيمية أكثر قدرة على حل إشكاالت تطبيق اإلجراءات ليتم التحول من ثقافة األداء واإلنجاز إلى ثقافة التميز من خالل تكوين نمط متكامل من المعرفة البشرية واالعتقاد والسلوك الذي يعتمد القدرة على التفكير والتعلم والبحث في أي مشكلة أو حالة خاصة تمر خالل العمل حيث ساهم ذلك في بناء مجموعة من التوجهات المشتركة والقيم واألهداف والممارسات التي تميز الوحدة. 1

5 الرؤية رؤية جامعة العلوم والتكنولوجيا األردنية: نحو جامعة عالمية ريادية في مجال بناء مجتمع المعرفة والتدريس والبحث العلمي والتطوير واإلبداع وخدمة المجتمع المحلي والعالمي. رؤية وحدة القبول والتسجيل: أن تكون وحدة القبول والتسجيل الرائدة في مجال تقديم الخدمات اإللكترونية على مستوى الجامعات المحلية واإلقليمية. 2

6 الرسالة رسالة جامعة العلوم والتكنولوجيا األردنية: " تخريج كفاءات علمية مؤهلة تلبي حاجات سوق العمل وقادرة على المنافسة محليا وإقليميا ودوليا من خالل تهيئة البيئة المحفزة للتعلم والتفكير اإلبداعي ونشر ثقافة الجودة وتوفير بيئة جاذبة تثري التنوع الحضاري والثقافي والعمل على تعزيز دور البحث العلمي والتطوير والريادة واإلبداع في تحقيق التنمية الوطنية الشاملة والمستدامة والمساهمة في اإلنجازات العلمية وخدمة المجتمع وخلق شراكات عالمية فاعلة." رسالة وحدة القبول والتسجيل: تقديم الخدمة للطلبة والمراجعين وأعضاء الهيئة التدريسية بمواصفات ذات جودة عالية اإلجراءات الورقية والحصول على الخدمات في أي مكان وفي أي وقت بكل سهولة ويسر. والتخلص من جميع 3

7 القيم )الجودة( من خالل الوصول إلى ما هو أبعد من توقعات متلقي الخدمة لضمان أفضل الخدمات المقدمة له. )التحليل والتقييم( من خالل البحث في النتائج والتغذية الراجعة من متلقي الخدمة لالستفادة منها إلزالة الصعوبات والقضاء على المعوقات وتطوير الخدمات. )الشفافية( توفير المعلومة للجميع من خالل كافة الوسائل ونشر النتائج وإظهار األخطاء. )المنافسة والقياس المقارن( السعي لالرتقاء والمحافظة على مستوى متميز للمنافسة مع الجامعات المنافسة على المستويات العالمية واإلقليمية والمحلية من خالل معرفة من هو المنافس لنا وبماذا يتميز عنا واالستفادة من تجارب اآلخرين وممارساتهم ونقلها تحديد مواطن الضعف )جوانب التحسين(. )العمل بروح الفريق( بث الروح الجماعية لإلنجاز وتشجيع التعاون بين األفراد والجماعات لتحقيق المهام واألهداف والعمل على تمكين الموظفين "مقدمي الخدمة" وتحفيزهم ومكافآتهم. )تحسين الخدمات المقدمة(: من خالل تحديد احتياجات متلقي الخدمة ومحاولة تلبيتها ومحاولة التحسين المستمر من خالل قياس األداء باستمرار وفق المعايير الموضوعة للخدمات من خالل األدوات واإلمكانيات المتاحة مثل: صوت متلقي الخدمة والتقييم ومتابعة التنفيذ والنتائج والمشاركة الفعالة مع الشركاء في الداخل والخارج. 4

8 األهداف انطالقا من رسالة الوحدة وحرصا على تطبيق رسالة الجامعة وسياساتها تم خلق العديد من بمستوى األداء في الوحدة بحيث تكون قابلة للقياس ومن الممكن تطبيقها والتي تسعى الوحدة زمنية معينة لكل مؤشر من مؤشرات األداء التي تم وضعها ومن هذه األهداف: األهداف التي ترنو لتحقيقها خالل فترة 1. المساهمة في تحقيق أهداف المعيار الثالث من معايير اعتماد مؤسسات التعليم العالي )الطلبة والخدمات الطالبية.)SS والذي يعنى بتقديم البرامج والخدمات الطالبية على أساس تقييم حاجات الطلبة وقدرة الجامعة على توفير الدعم الكافي والمناسب بحيث تضمن تحقيق أهدافها وتبني سياسات هذه البرامج والخدمات ونشرها وتوزيعها وتحديثها وتدقيقها بشكل مستمر ومراقبة تطبيقها وفاعليتها وتقييم ذلك. وتجتهد الوحدة في البحث عن داالت النجاح ومؤشرات تحقيق األهداف من خالل دراسة نتائج البحوث والتوصيات والمعايير التي تقدمها مؤسسات االعتماد المعنية بذلك وقد وجدنا انه يترتب علينا دور كبير يتمثل بالمساهمة في تحقيق أهداف المعيار الثالث من معايير هيئة اعتماد مؤسسات التعليم العالي )الطلبة والخدمات الطالبية )SS ويكون ذلك بقياس المؤشرات التي تخص تنظيم أعمال الوحدة والتي تكون دالة على تحقيق األهداف ضمن هذا المعيار. ويوفر ملحق اإلحصائيات في هذا التقرير كمؤشرات نجاح لتحقيق هذا الجانب. مجموعة كبيرة من اإلحصائيات التي تعتمدها هيئة االعتماد ويتمثل دور الوحدة في تحقيق أهداف الخدمات الطالبية وتنظيمها بما يلي: من خالل الهيكل التنظيمي لتوزيع الموظفين واالطالع على إحصائيات توزيع الموظفين أدناه الذين يقومون بتنفيذ اإلجراءات المعتمدة في عمل الوحدة من خالل خطة العمل السنوية تسعى الوحدة لتقديم الخدمات للطلبة عن طريق كادر مؤهل يتالءم ومستوى األدوار المهنية والخدماتية المناطة به ولهذا الكادر مهمات معروفة وموثقة من خالل إجراءات مستقرة وواضحة ويتم تقييم األداء بشكل دوري بناء عليها علما بأن التنوع في الفئات العمرية والجنس يثري العمل بشكل جيد حيث تتالقى الخبرة والنشاط معا..1 5

9 نتائج تقييم أداء الموظفين لعام 2015 أنثى ذكر المجموع A B C D المجموع يوجد موظفة مجازة لمدة سنة بدون راتب وموظف تم نقله بنهاية سنة 2015 لم يتم تقيمهما إحصائيات توزيع الموظفين )لسنة 2016( المسمى الوظيفي مدير وحدة مساعد مدير رئيس ديوان رئيس شعبة إداري كاتب إداري سكرتيره/ طابعه طابع عامل مكتب المجموع ذكر أنثى المجموع المؤهل ماجستير بكالوريوس دبلوم ثانوية عامة دون الثانوية المجموع ذكر أنثى المجموع أنثى ذكر المجموع العمر/الجنس المجموع إحصائيات بأعداد موظفين الوحدة حسب السنة والجنس السنة أنثى ذكر المجموع

10 أ- دوام اإلعالن عن اإلجراءات المتبعة ونشرها وتوزيعها والعمل على تحديثها وتدقيقها بشكل مستمر لالستفادة من الخدمات المقدمة لمتلقي الخدمة ومتابعة المالحظات الخاصة بتفاصيل التنفيذ والتغذية الراجعة من متلقي الخدمة. 7

11 مسؤوليات الوحدة في تطوير الخدمات الداعمة للطلبة من خالل تقييم حاجات الطلبة والموازنة مع قدرة الجامعة على توفير الدعم الكافي والمناسب بحيث نضمن تقديم البرامج والخدمات الطالبية لتحقيق األهداف من خالل العمل على نشرها وتوزيعها والعمل على تحديثها وتدقيقها ومراقبة تطبيقها وفاعليتها وتقييمها ويتمثل دور الوحدة بما يلي: استبانة تقييم رضا العمالء: التي تعطي التغذية الراجعة بطريقة رقمية عن مستوى األداء كنوع من المساهمة في إشراك متلقي الخدمة في إدارة الخدمات. مدونة السلوك: يبدأ الطالب مسيرته في الجامعة من خالل إلزامه بالتعهد بااللتزام بمدونة السلوك التي تحوي نصوصا خاصة باألمانة األكاديمية. دليل الطالب: الذي يتضمن الوصف التفصيلي للمسؤوليات الحقوق متطلبات القبول اإلجراءات المتطلبات األكاديمية متطلبات الحصول على الدرجات العلمية الخطط الدراسية المساقات المتضمنة فيها الرسوم الجامعية إجراءات االنسحاب واإلضافة السياسات الخاصة بالحضور والغياب نظام إعطاء العالمات والتقييم وكذلك الخدمات الطالبية التي ت وفرها الجامعة -بما في ذلك األندية والجمعيات -التي ت قدم الخدمات واألنشطة الطالبية. التزام الوحدة باإلعالن عن اإلجراءات المستحدثة ونشرها وتوزيعها والعمل على تحديثها وتدقيقها ومراقبة تطبيقها وفاعليتها وتقييمها وتفاصيل العمل بها ومتابعة تنفيذها. التزام الوحدة باإلعالن عن القنوات الخاصة لصوت متلقي الخدمة للحصول على التغذية الراجعة وتقييم جودة الخدمات المقدمة واستحداث أي قناة جديدة ممكنة. التقييم األكاديمي للطلبة وسجالت العالمات يجب أن ي بنى تقييم األداء األكاديمي للطلبة على محاكاة واضحة ومحددة من خالل سجالت أكاديمية دقيقة وشاملة وإجراءات تحافظ على سالمتها من العبث والتغيير والتزوير. ويتمثل دور الوحدة بتأمين آليات واضحة للبدء بإنشاء سجل توثيق العالمة وتأمين صيانته وحفظه بطريقة آمنة إلكترونيا من خالل إجراءات واضحة محددة المسؤوليات حيث قامت الوحدة بما يلي: حوسبة سجل الطالب إلكترونيا على النظام بحيث يتم من خالله المطابقة )تشمل فرز المساقات الزائدة والناقصة( مع مواد الخطة األكاديمية بحيث يتم تخريج الطالب إلكترونيا بناء على تحقيق ذلك وتطوير ذلك السجل بشكل مستمر. بناء نظام إدخال العالمات )غير المكتمل رسالة تدريب هندسي اإلكمال في النظام السنوي...( محدد المسؤوليات واضح اإلجراءات بدءا بالمدرس المسؤول األول عن تقييم أداء الطلبة وانتهاء بسجل عالمات الطالب مرورا برئيس القسم وعميد الكلية ضمن خطوات إجراء موثق ومحوسب. ضبط تعديل العالمات بإجراء محوسب يتماشى مع التعليمات والضوابط الخاصة بالطالب الوقت وصاحب القرار حيث تقلص عدد الكتب الواردة للوحدة بخصوص تعديل العالمات من )1553( عام 2013 إلى )712( خالل عام 2015 وأصبحت عام )( مراعاة خصوصيات الدرجات العلمية في نظام العالمات بما يتماشى مع التعليمات الخاصة بكل منها. بجميع األحوال يقوم النظام المحوسب وبدون تدخل بشري بإرسال رسالة إلكترونية لكل المعنيين عند تعديل سجل عالمة الطالب ويشمل ذلك )الطالب المدرس رئيس القسم العميد المعني عميد كلية الدراسات العليا عند تعديل عالمة طالب دراسات عليا مدير وحدة القبول والتسجيل المسجل المعني( كنوع من توزيع حق الرقابة والضبط على جميع المعنيين. من خالل تطبيق هذا النظام فإن قدسية العالمة أصبحت مصانة بشكل آمن من الجانب المعني به في الوحدة وبناء على الدرجة العالية من الموثوقية التي وصل لها سجل العالمة من ناحية حفظه وصيانته. 8

12 الوصول إلى ما هو ابعد من توقعات متلقي الخدمة ويكون ذلك من خالل التميز في التنفيذ وكما يلي: خدمة طلب االلتحاق اإللكتروني وإتمام عملية القبول عبر الصفحة اإللكترونية للوحدة من أي مكان في العالم. تطوير إجراء استقبال الطلبة المستجدين على النحو التالي: o السهولة والمرونة في اإلجراءات بحيث يمكن للطالب السير بها دون االلتزام بالترتيب غير المدروس وغير المبرر. o االستغناء عن التعهد الورقي الذي تم تعديله وحوسبته إلكترونيا. o عدم مراجعة البعثات العسكرية. o حوسبة اعتماد تأجيل خدمة العلم. o اختصار الوثائق المطلوبة من الطالب حسب ورود بياناته في النسخ اإللكترونية الواردة من وزارة التربية والتعليم ووزارة التعليم العالي والبحث العلمي. دعم عملية التسجيل بخدمة تغيير رقم الشعبة دون الحاجة إلى سحب المساق ثم إضافته. إصدار وثيقة إثبات الطالب )وهي من الوثائق التي تطلب بكثرة( إلكترونيا موقعة ومختومة مما اختصر المدة التي كانت تحتاجها هذه الوثيقة. األسئلة األكثر تكرارا )FAQ( منحت متلقي الخدمة اإلجابة على األسئلة قبل أن ترد إلى ذهنه واختصرت من تكاليف الوقت والجهد واالتصاالت لمتلقي الخدمة ومقدم الخدمة مما يساهم في رفع اإلنتاجية لمقدم الخدمة حيث يتم تحديث هذه األسئلة أوال بأول. استخدام البريد اإللكتروني كوسيلة تواصل رسمية بقرار من مجلس العمداء ومن خالل هذا القرار تم إطالق مجموعة من الرسائل التفاعلية للمستفيدين منها على سبيل المثال وليس الحصر: o عند تعديل عالمة أي طالب وفي أي فصل يصل رسالة لكل من الطالب ومدرس المساق ورئيس القسم والعميد والمسجل ومدير وحدة القبول والتسجيل. o عند فك اعتماد عالمة شعبة أثناء إدخال العالمات. o رسائل تنبيه وتذكير بمواعيد اإلجراءات المهمة توجه لألطراف المعنية قبل بدايتها ونهايتها ب )48( ساعة. o عند التغيير على معلومات الطالب )حالة الطالب جهة اإلنفاق حالة جهة اإلنفاق(. o إرسال رسالة تهنئة لكل طالب في اليوم الموافق لتاريخ ميالده. o إرسال رسالة تهنئة للطالب الخريج لحظة اعتماد تخريجه من مجلس العمداء وتبليغه بمراجعة المسجل الستالم وثائقه. الدفع قبل عملية التسجيل يتيح للطالب تقسيط رسومه قبل فترة كافية من بدء التسجيل من خالل الترصيد ألي مبلغ متوفر باإلضافة إلى رسالة تذكير للطالب للمبادرة إلى دفع الرسوم قبل التسجيل..2 9

13 ترصيد رسوم الساعات إلكترونيا من خالل بوابة الدفع اإللكتروني أعطى المجال للطالب للدفع من أي مكان متواجد فيه. التسجيل بعد ظهور النتائج يسهم بنجاح عملية التسجيل حيث بنيت على واقع متين غير قابل للتغيير بسبب العالمات ويبدو ذلك من خالل: o عدم الحاجة للسحب واإلضافة بسبب الرسوب. o الطلبة الراغبين بتغيير تخصصاتهم قد أتموا إجراءات تغيير تخصصاتهم مما يعني أن تسجيلهم للمساقات حسب التخصص الجديد فال داعي للسحب واإلضافة. o إلغاء الجهد والوقت المصروف خالل الفصل بعملية التسجيل. شفافية المتابعة لألعمال من خالل تكنولوجيا الصفحة اإللكترونية للوحدة )البريد اإللكتروني أو مواقع الخدمات(. مدة التسجيل لجميع طالب الجامعة )8( ساعات فقط. حوسبة استثناءات عملية التسجيل. o طلب استثناء من المتطلب السابق. طلب مساق بديل. o طلب مساق متزامن. o استثناء عدد الساعات المقطوعة. o تسجيل مساق اختياري من خارج القسم. o استثناء التسجيل من مستوى اعلى )النظام السنوي(. o استثناء تجاوز الحد األعلى )النظام السنوي(. o استثناء التسجيل ألقل من 9 ساعات )النظام السنوي( واقل من )6( ساعات للماجستير. o استثناء تجاوز الخطة االسترشادية )النظام السنوي(. o خدمة االعتماد للتعهد والمعلومات أعطت المجال للطالب التأكد من معلوماته المعتمدة في نظام معلومات الطلبة قبل إصدار أي وثيقة كما الزمته إلكترونيا ببنود التعهد المعتمد منه. الرغبة بعدم التقدم المتحان المستوى أعطت المجال للطالب المستجد )خاصة الطالب غير المتواجد في األردن( بأن يتم رصد عالمة غير ناجحة لالمتحان مما يتيح له بناء حزمة بناء على هذه النتيجة دون إلزامه بالحضور لتقديم طلب ورقي. حوسبة إجراء تجهيز الخريجين والمفصولين لمجلس العمداء بدءا من المسجل حتى وحدة شؤون المجالس وعكس جميع نتائج الحركات بعد كل خطوة على معلومات الطلبة )الحالة وسجالت التخريج(. فصل خدمة المساقات المتاحة للتسجيل عن صفحة عملية التسجيل وتقديمها من خالل خدمات الطالب فقط كون تشغيل هذه الخدمة من نفس صفحات عملية التسجيل يعمل على زيادة الطلب الفني على الخادم الرئيسي المشغل لعملية التسجيل. 10

14 عملية تغيير التخصص أصبحت متاحة للطالب بشكل الكتروني بالكامل منذ لحظة تقديم الطلب وحتى صدور النتيجة على الطالب واستكمال اإلجراء الكترونيا في حال تمت الموافقة وذلك ضمن الشروط والتعليمات وبذلك يتمكن الطالب من عمل إجرائه بنفسه وبكل شفافية وعدل وال يوجد أي حاجة للتوجه إلى الموظف لمعرفة التخصصات أو البرامج المتاحة له كونها تظهر له بشكل الكتروني وبذلك نضمن حصول جميع الطلبة على فرص عادلة ومتساوية للحصول على المعلومة الدقيقة دون أي تدخل بشري بها. عملية تغيير التخصص أثناء القبول مكنت الطلبة الملتحقين في الجامعة من استكمال إجراءات قبولهم الكترونيا في وقت قياسي واالستفادة من ميزة كونهم ملتحقين في الجامعة دون الحاجة إلى المرور بإجراءات القبول للطلبة الجدد. إتاحة معادلة المساقات المحولة للطالب من التخصص القديم إلى الجديد دون الحاجة إلى مراجعة المسجل أو الكلية. عرض عهدة الطالب يريح الطالب من عناء مراجعة وحدات ودوائر الجامعة غير المطلوب لها بحيث يتاح له االطالع على أسماء الجهات التي يجب مراجعتها قبل عمل براءة الذمة. االستفادة من صفحة إل Facebook الخاصة بوحدة القبول والتسجيل لالطالع على صدى اإلجراءات التي تخص الوحدة لدى الطلبة ومعرفة المشاكل التي تواجههم ودراسة إمكانية حلها. حوسبة نماذج التسجيل التالية من خالل workflow يشمل جميع األطراف المعنية فيه دون استخدام الورق: تأجيل الفصل. o تأجيل السنة الدراسية )النظام السنوي(. o عدم الرغبة في التقدم المتحان المستوى. o انسحاب من الفصل. o إسقاط مادة. o الفصل اإلضافي. o تحديد التخصص الدقيق. o االنسحاب من الجامعة. o معادلة المساقات المهارية. o الشفافية في عرض معلومات الطالب المستخدمة في الوحدة يعطي الميزات التالية: االطالع على معلوماته قبل الحصول على أي خدمة. o تصويب األخطاء في المعلومات قبل الحاجة إليها يعني )إعطاء الوقت الكافي لعملية التصويب(. o عدم إصدار الوثائق للملفات غير المدققة من طرف الطالب وطرف التسجيل يعني )عدم إصدار o وثائق تحوي معلومات غير مدققة(. 11

15 o اعتماد السجل المعتمد من طرف الطالب وطرف التسجيل اعتمادا نهائيا ومنع التعديل قطعيا مما يعني )عدم إعطاء الفرصة لوقوع أي خطأ بشري(. o تفعيل نموذج إجراء طلب تغيير المعلومات يعني )أي تغيير مر من خالل workflow من عدة أطراف انتهى إلى التغيير الواجب في مكانه(. تم تطوير إجراء براءة ذمة الطالب بحيث تصبح آلية بناء على منع الطالب من إصدار وصل التخرج ما لم يكن بريء الذمة )مع إتاحة االطالع على الجهات التي يجب على الطالب مراجعتها على خدمات الطالب اإللكترونية( وباالعتماد على أن الطالب قام بتسديد رسوم التخرج )يظهر للمسجل بلون اخضر على نظام معلومات الطلبة مما يعني انه برئ الذمة(. إحصائية عدد الطلبات المنفذة إلكترونيا من خالل اإلجراءات المحوسبة على خدمات الطالب من خالل اإلحصائية أعاله يمكن بناء تصور عن الكم الهائل الذي تم توفيره سواء من الجهد البشري أو الوقت عالوة على السرعة والدقة باإلنجاز لإلجراءات بمعزل عن لزوم المكان والوقت. كما يمكن االطالع على التطور في الخدمات المحوسبة بين الفصول حيث أن عدم وجود طلبات في فصول معينة يعني أن اإلجراء في ذلك الفصل لم يكن محوسبا 12

16 استبانة قياس درجة رضا متلقي الخدمة وبعد كل هذا لم نكتف ببناء رؤية شمولية للتطوير ووضع خطط استراتيجية لها ومع كل دعواتنا لفتح باب تلقي مالحظات النقد والتوجيه قمنا بعمل استبانة إحصائية لقياس درجة رضا متلقي الخدمة بطريقة علمية عن طريق أسئلة ذات إجابات مفتاحية )أوافق ال أوافق محايد( وذلك بما يتناسب مع سياسة الجودة في الجامعة وبعد التنسيق مع مكتب التطوير االكاديمي وضمان الجودة وذلك لتحديد احتياجات متلقي الخدمة للعمل على إنجازها باإلضافة إلى عمل اجتماعات شبه دورية مع مجموعة من الطلبة التابعين التحاد الطلبة ألخذ أراءهم وأراء الطلبة بعد إبالغهم إضافة إلى االجتماعات الدورية مع الجهات األخرى ذات العالقة وذلك إلثراء أقصى درجات الرضا لمتلقي الخدمة وقد قمنا كوحدة بتحديد بعض االحتياجات المهمة لمتلقي الخدمة وهذه االستبانات هي: استبانة خاصة بأعضاء هيئة التدريس في الجامعة العبارة الموقع اإللكتروني لوحدة القبول والتسجيل سهل التعامل معه وفي تطور مستمر وهو أفضل طريقة للتواصل يتم نشر جميع المعلومات الخاصة بالقبول والتسجيل على موقع الخدمات اإللكترونية إن نظام خدمات المدرسين اإللكتروني سهل التعامل معه يقوم موظفو وحدة القبول والتسجيل بالرد على جميع االستفسارات من خالل الهاتف والبريد اإللكتروني بشكل سريع ومفصل تعمل وحدة القبول والتسجيل من اجل دعم العملية التدريسية يتعاون مدير وحدة القبول والتسجيل في حل المشكالت التي تواجه أعضاء هيئة التدريس يلتزم موظفو وحدة القبول والتسجيل بتطبيق ما تنص عليه القوانين واألنظمة النافذة في الجامعة. يعمل موظفو وحدة القبول والتسجيل بكفاءة وأمانة بغض النظر عن ضغوط العمل بروح الفريق الواحد من أجل خدمة أعضاء هيئة التدريس يبذل الموظفون الجهد الكافي إلنجاز األداء الوظيفي في الوقت المحدد وبدرجة عالية من الدقة بما في ذلك االلتزام بمكاتبهم يتعاون المسجل المعني في حل اإلشكاالت األكاديمية للطلبة بالتنسيق مع أعضاء هيئة التدريس يبدي موظفو وحدة القبول والتسجيل استعدادهم للقيام باألعمال التطوعية واإلضافية وتقديم النصح واالرشاد في اي وقت يتعامل موظفو وحدة القبول والتسجيل مع اعضاء هيئة التدريس باحترام ودون تمييز عناصر بنود استمارة تقييم موظفي وحدة القبول والتسجيل مناسبة وتقيس مستوى أدائهم بصورة واضحة 13

17 استبانة خاصة بالطلبة العبارة الموقع اإللكتروني لوحدة القبول والتسجيل سهل التعامل معه لجميع الطلبة وفي تطور مستمر وهو أفضل طريقة للتواصل مع الطلبة يقوم موظفو وحدة القبول والتسجيل بالرد على جميع االستفسارات من خالل الهاتف والبريد اإللكتروني بشكل سريع ومفصل إن جميع المعلومات الخاصة بالقبول والتسجيل موجودة على موقع خدمات الطالب اإللكترونية تصل المالحظات للطالب عبر الخدمات اإللكترونية بكل سهوله ويسر إن نظام القبول وتغيير التخصص اإللكتروني سهل التعامل به لجميع الطلبة إن عملية التسجيل وإسقاط المساقات والتأجيل واالنسحاب من الجامعة موضحة بالخطوات وسهلة لجميع الطلبة ويستطيع أي طالب إجراءها بنفسه الكترونيا إن عمليه تسديد الرسوم عن طريق بطاقة االئتمان CARD( )VISA والدفع المباشر من خالل البنك ساهمت في تسهيل عملية القبول والتسجيل تعمل وحدة القبول والتسجيل من اجل دعم العملية التدريسية وخدمة الطالب بالدرجة األولى يتعاون مدير وحدة القبول والتسجيل في حل المشكالت التي تواجه الطلبة وبشكل جذري لعدم تكرارها يلتزم موظفو وحدة القبول والتسجيل بتطبيق ما تنص عليه القوانين واألنظمة النافذة في الجامعة وتطبيق سياسات الجامعة والوحدة وإجراءاتها يعمل موظفو وحدة القبول والتسجيل بكفاءة وأمانة بغض النظر عن ضغوط العمل بروح الفريق الواحد من أجل خدمة الطلبة يبذل الموظفون الجهد الكافي إلنجاز األداء الوظيفي في الوقت المحدد وبدرجة عالية من الدقة بما في ذلك االلتزام بمكاتبهم يتعامل موظفو وحدة القبول والتسجيل مع الطلبة باحترام ودون تمييز يبدي موظفو وحدة القبول والتسجيل استعدادهم للقيام باألعمال التطوعية واإلضافية وتقديم النصح واإلرشاد في أي وقت يقوم موظفو وحدة القبول والتسجيل بالرد على استفسارات السفارات والجهات المانحة بأسرع وقت ممكن يتعاون المسجل المعني في حل اإلشكاالت األكاديمية للطلبة يحافظ الموظفون على سرية المعلومات والبيانات الخاصة بالطلبة يمتاز الموظفون بحسن الهندام والمظهر آليه التواصل بين وحدة القبول والتسجيل وأولياء األمور والجهات المانحة سهلة وسريعة يوجد تطور ملموس في عملية استخراج الوثائق عناصر بنود استمارة تقييم موظفي وحدة القبول والتسجيل مناسبة وتقيس مستوى أدائهم بصورة واضحة 14

18 استبانة خاصة بالمجتمع المحلي العبارة الموقع اإللكتروني لوحدة القبول والتسجيل سهل التعامل معه للجميع وفي تطور مستمر وهو أفضل طريقة للتواصل. الخدمات اإللكترونية المقدمة من الوحدة شاملة ومرضية يقوم موظفو وحدة القبول والتسجيل بالرد على جميع االستفسارات من خالل الهاتف والبريد اإللكتروني بشكل سريع ومفصل آليه التواصل بين وحدة القبول والتسجيل والمجتمع المحلي سهلة وسريعة يلتزم موظفو وحدة القبول والتسجيل بإنجاز األعمال المطلوبة منهم بالكفاءة والفاعلية المطلوبة يقدم موظفو وحدة القبول والتسجيل المعلومات والخدمات وهم ذوي خبرة وإلمام بها يمتاز الموظفون بحسن المظهر يتعامل الموظفون بلباقة ولطف واحترام واهتمام مع جميع المراجعين دون تمييز تسود روح التعاون بين الموظفين في تقديم الخدمة يحافظ الموظفون على سرية المعلومات والبيانات الموظف المقدم للخدمة يتواجد في مكانه كلما احتجت اليه عناصر بنود استمارة تقييم موظفي وحدة القبول والتسجيل مناسبة وتقيس مستوى أدائهم بصورة واضحة 15

19 أن يكون مبنى وحدة القبول والتسجيل خاليا من الطالب والمراجعين وتقليص عدد الموظفين وتحفيزهم وتطوير كفاءتهم ليصبح يوازي أعداد الموظفين في الجامعات العالمية. يعتبر تقديم الخدمات للمتلقي عبر البرمجيات من أهم وسائل تحقيق أهداف وحدة القبول والتسجيل واستخدام الويب وتقليل الموارد البشرية وتجاوز حدود الزمن والمكان يعطي متلقي الخدمة التي يحتاجها بمعزل عن الحاجة إلى التواجد في مبنى الوحدة..3 ولو نظرنا إلى المجتمع الخارجي سواء كان القطاع الحكومي أو القطاع الخاص ليس في األردن فحسب وإنما على الصعيد الدولي واإلقليمي فقد أوجدت ثورة المعلومات الكثير من التطبيقات العملية التي تحاكي هذا الهدف مثل: نظم دعم اتخاذ القرار. (BI) Business Intelligence الحكومة اإللكترونية. e-government الدفع اإللكتروني من خالل بوابات الدفع اآلمن مثل.e-Fwateercom التجارة اإللكترونية. e-commerce الدراسة والتدريب عن بعد. e-learning لقد بذلنا الكثير من الجهد في السنوات األخيرة لتحقيق هذا الهدف التصوري وقمنا بتأهيل الموظفين الستيعاب هذه الثقافة الجديدة للنهوض بمستوى األداء تمهيدا لالنتقال من خدمات تفاعلية بشرية إلى خدمات إلكترونية فنحن أمام مستقبل يحتاج إلى أن نتكامل معه ال أن نبقى على األسلوب التقليدي في المعامالت مع الجمهور الذي يحتاج خدماتنا. ومن خالل هذا الهدف وهي: التقرير السنوي يمكن استخالص مجموعة من الخطوات التي تعتبر بنية تحتية لتحقيق هذا عمل دراسة لتخطيط مبنى الوحدة )الدخول والخروج والضبط التقني بأحدث الوسائل لذلك( بحيث يتواءم ذلك مع هذا الهدف وذلك بعمل الدراسات والبحوث عن المعدات التي نحتاجها لتطبيق هذه األفكار. التماشي مع التوجهات الحكومية في االرتقاء باألداء بشكل عام وتطوير اإلجراءات الورقية. محاولة االشتراك والتنافس في جوائز اإلبداع التي تهدف إلى مكافأة المتميزين بهذا المجال. متابعة العمل على بناء قناعة لدى الجميع بأن هذا الهدف قابل للتطبيق. متابعة العمل على بناء قدرات ومهارات الموظفين في الوحدة وتهيئتهم لمرحلة التغيير. تحليل وتقييم ومتابعة سير تنفيذ العمليات من خالل إنشاء مجموعة الكترونية من تقارير األخطاء للعمل على اكتشافها مبكرا وضبطها الكترونيا وعدم تكرارها في المستقبل. مبنى وحدة قبول وتسجيل بال مراجعين هذا الهدف الذي يبدو بعيدا بدأت اإلدارة تشعر باقترابه وسوف نترجم هذا الشعور إلى خطوات عملية بحيث نقدم جميع خدماتنا إلكترونيا مع الحفاظ على جودة الخدمات التي لم يبق منها الكثير للتكامل مع التطور الهائل الذي تم إطالقه في مجال التعامالت اإللكترونية. تطوير عملية األرشفة لتكون الكترونية بشكل كامل. قامت الوحدة بمخاطبة مركز الحاسوب والمعلومات لتطبيق أداء األنظمة المحوسبة المعنية في دعم اتخاذ القرار( BI ) Business Intelligence مثل مايكروسوفت SharePoint أو أي نظام محوسب آخر يمكننا من متابعة الكتب والمذكرات الرسمية بحيث تسهل عملية المتابعة والبحث وإصدار التقارير الفورية.4 16

20 ومشاركتها التشغيلية. مع الوحدات والكليات المعنية لتقييم وتتبع مراحل سير العمل وزيادة ورفع الكفاءة اإلنتاجية وهدفنا في ذلك العمل على توحيد بيئة استقصاء المراسالت وتوفير المعلومات المطلوبة عبر بيئة تشاركية يمكن االعتماد عليها في قراءة وتحليل األداء العام واتخاذ القرارات االستراتيجية الالزمة بسرعة عالية مما يمكن في اختزال عامل الوقت والجهد في جلب المعلومات الهامة والحيوية. أرشفة ملفات الطلبة الكترونيا. العمل على تزويد الوحدة بوسيلة إلكترونية الورقية بحيث يتضمن ذلك: هدفها تأمين وحفظ وأرشفة ملفات الطلبة التي تحوي الوثائق.5 تأمين وحفظ الملفات باستخدام النظام المحوسب. تصنيف وفهرسة الملفات وأرشفتها إلكترونيا. تعزيز ميزة التعامل الالورقية في الوحدة. منع الطاقم الفني في مركز الحاسوب والمعلومات من االطالع أو التغيير خارج منظومة األنظمة المحوسبة. إن اغلب المنشآت والمؤسسات تعتمد في الوقت الحاضر على نظم إدارة قواعد البيانات لتسيير نشاطاتها وبرامجها اليومية ونتيجة للتطور الحاصل في العلم والتكنولوجيا الحديثة وسرعة االتصال ونقل البيانات والتأكد من صحة صدورها والخزن واالسترجاع فقد ساعدت قواعد البيانات على إتمام كل هذه األمور وبالسرعة الممكنة مع تقليص عدد الكوادر التي تعمل على إدارة قواعد البيانات في هذه المؤسسات ما أمكن..6 يجب أال تكون قاعدة البيانات سهلة الوصول من قبل أي شخص للحفاظ على أمن وسرية البيانات المخزنة من التلف أو التالعب ومحاوالت االختراق والسرقة لوجود العديد من المخترقين والمبرمجين على كافة األصعدة البرمجية لذا ارتأت وحدة القبول والتسجيل أن تعمل على البحث في هذا المجال الذي يعطي أدوات للحفاظ على األمور المهمة التي تحويها قاعدة البيانات بحيث ال يستطيع أي شخص فني كان أو غير فني الوصول إلى المعلومات بشكلها الصريح وبالتالي منعه من حقن قاعدة البيانات بأي كود برمجي يمكن أن يغير على المعلومات. تفعيل دور الوحدة في المؤتمرات التي يتم المشاركة بها المؤتمر هو حدث رسمي منظم من قبل هيئة رسمية ومعتمدة لعمل مظلة تشاركية لألعضاء الذين لهم تالقي في مجال اختصاص معين وتشارك فيه عدد من المؤسسات/ الهيئات المختصة في ذات المجال. إن تنظيم المؤتمرات وحضورها له من الفوائد ما يصعب حصرها وقياسها فحركة النماء الداخلية للوحدة تتطلب االندماج في مجتمع يضم خبرات متنوعة من خالل التعاون والتآلف مع الباحثين من ذوي االهتمام المشترك. ويعتبر حضور المؤتمر العلمي مناسبة قد نجد فيها من يشترك معنا في الفكر وقد يكون لديه حل لمشاكل نواجهها وجزء كبير من الحلول تنبثق عبر التفاعل المباشر أثناء المؤتمرات واللقاءات العلمية وهي ليست من خالل المحاضرات أو األوراق التي تلقى فقط ولكن من خالل لقاءات غير مخطط لها في المحادثات والنقاشات الجانبية في ردهات المؤتمر. تتولد خالل المؤتمرات عالقات علمية وعملية اقتصادية واجتماعية وتتكون شبكات علمية ومجموعات بحثية وتتبادل الخبرة والمعلومات فال شيء يعادل المقابلة وجها لوجه في بناء العالقات العلمية واالجتماعية واالقتصادية. فمن الكتب والمجالت العلمية يأخذ الباحث ويتعرف على غيره من الباحثين في مجال االختصاص ولكنه غالبا ال يستطيع أن يقيم تعاون علمي وعملي معهم إال حين يقابلهم شخصيا في تلك المؤتمرات..7 17

21 عندما يتم تعيين موظف في أي مؤسسة غالبا ما يكون بعيدا عن البحث العلمي وآخر تطوراته يتعرف خالل المؤتمر على ما جد من بحوث في الجامعات ويطور أداءه في عمله ويتعرف على المشاكل العملية وما يحتاج إليه على أرض الواقع وتبدأ حركة إيجابية بين جميع األطراف. إن اإلعداد الجيد للمؤتمرات تنظيما وحضورا وما يتضمن من اهتمام وتركيز على االستفادة القصوى من المقابالت الشخصية والتعاون العلمي العملي بين المشاركين ينبغي أن يكون نصب عين المشارك في أي مؤتمر. المنظمات التي تشارك فيها وحدة القبول والتسجيل: قامت وحدة القبول والتسجيل باالنضمام إلى المنظمة العربية للمسؤولين عن القبول والتسجيل في الجامعات في الدول العربية التي تجمع تحت رايتها العاملين في مجال القبول والتسجيل من مختلف الجامعات في الدول العربية لتعمل على تنسيق العمل وتبادل الخبرات ونقل التجارب فيما بينها لرفع مستوى األداء من خالل عقد مؤتمرات يتم إعداد محاورها في المنظمة ويتم تعميمها على األعضاء الذين يرغبون في المشاركة أو الحضور. وقد أوفدت وحدة القبول والتسجيل عدة وفود وبشكل سنوي إلى المؤتمر الذي يعقد سنويا حيث تم وضع آلية لتحفيز المشاركة بين الموظفين من خاللها يتم طلب تقديم مقترح بحث من قبل الموظف الذي يرغب بالمشاركة. الحصول على جائزة جاللة الملك عبد هللا الثاني للتميز )ارفع جائزة للتميز على المستوى الوطني( من رؤى جاللة الملك "وستواصل حكومتي خطواتها إلعادة هيكلة اإلدارة وتحديثها والقضاء على البيروقراطية وتحديث اإلجراءات وتبسيطها والعمل بأسلوب مؤسسي تسوده روح الفريق الواحد وفتح المجال أمام الكفاءات والقيادات اإلدارية المنتمية القادرة على اإلبداع والعطاء المتميز. " أهداف الجائزة خطاب العرش الفتتاح الدورة العادية لمجلس األمة الثالث عشر أنشأت الجائزة بهدف تعزيز التنافسية لدى المؤسسات األردنية عن طريق نشر الوعي بمفاهيم إدارة الجودة الشاملة واألداء المتميز وإبراز الجهود المتميزة للمؤسسات الوطنية وإنجازاتها في تطوير أنظمتها وخدماتها كما تهدف الجائزة إلى تحفيز المؤسسات على المنافسة المحلية والدولية وتحقيق التميز في جميع المجاالت وتبادل الخبرات المتميزة ومشاركة قصص النجاح فيما بينها. معايير الجائزة ترتكز الجائزة على تسعة معايير رئيسة هي: القيادة. االستراتيجية. العاملون. الشراكات والموارد. العمليات والمنتجات والخدمات. نتائج المتعاملين. نتائج العاملين. نتائج المجتمع. النتائج الرئيسية..8 18

22 نظرة الوحدة للتنافس على الجائزة انطالقا من رؤية جاللة الملك عبد هللا الثاني واقتدا ء بالخطوات التي تسير بها الحكومة في تحديث اإلجراءات وتبسيطها والعمل بطريقة مؤسسية سارت وحدة القبول والتسجيل خالل الثالثة أعوام السابقة على هذا النهج الذي ارتقى بالوحدة بشكل كبير أدى إلى فكرة العمل على هدف التنافس على هذه الجائزة كأرفع جائزة للتميز على المستوى الوطني. وسيكون العمل خالل الفترة القادمة على وضع الدراسات والخطط الالزمة لتحقيق معايير الجائزة لتكون وحدة القبول والتسجيل في جامعة العلوم والتكنولوجيا في طليعة الوحدات المعنية بهذا الدور في األردن. 9. تنفيذ خطة البرمجة السنوية لوحدة القبول والتسجيل. تعد خطة البرمجة من أفضل الخطط المساعدة في تبسيط وتحسين وإعادة هندسة اإلجراءات والعمليات التي تحتاج إلى تغيير جذري وزيادة فعالية تقديم الخدمة وبالتالي زيادة رضا متلقي الخدمة. وهي أداة تستخدم بهدف مقارنة الوضع الحالي لمستوى الخدمة المقدمة مع معايير الخدمة الموضوعة ومتطلبات متلقي الخدمات وتعتبر الخطوة األولى لتحديد مجاالت العمل التي يجب أخذها بالحسبان خالل مرحلة تحسين أداء الخدمة من أجل تحقيق معايير الخدمة الموضوعة حيث يتم تحديد المشاكل التي تعيق تحقيق مؤشرات األداء المطلوبة علما بأن هذه الخطة أداة تحليل تستخدم لتقييم اإلجراءات المتبعة داخل الوحدة للتعرف على أسباب المشاكل ومن ثم إعادة تصميم إجراءات جديدة ترفع من كفاءة األداء ثم تطبيق هذه اإلجراءات والتأكد من فعاليتها. 19

23 المهام والصالحيات إن النظام المؤسسي أو الهيكل التنظيمي لمؤسسة ما يتكون عادة من األنشطة والمهام التي يتم توزيعها بين العاملين بالمؤسسة والقيام بعمليات التنسيق واإلشراف وهو بالضرورة م وجه نحو تحقيق أهداف المؤسسة والتنظيم. كما ي مكن اعتبارها أيضا بكونها منظار لألفراد اتجاه مؤسستهم والبيئة المحيطة. ويمكن هيكلة منظمة أو مؤسسة بطرق عديدة ومختلفة بحسب أهدافها. لذلك فإن هيكلة التنظيم يحدد أسلوب عملها ونتائجها. يسمح الهيكل التنظيمي بتحديد المسؤوليات للوظائف المختلفة والعمليات المحددة لجهات مختلفة مثل الدوائر أو مجموعات العمل واألفراد. وللنظم المؤسسية تأثيران على العمل التنظيمي: أوال: ألنها توفر األساس الذي يتحكم بإجراءات التشغيل القياسية والروتين. أو الفروع ثانيا: إنها تحدد أي من األفراد يتحمل مسؤولية صنع القرار في كل إجراء. وبالتالي فإن وجهات نظرهم تحدد إجراءات المنظمة. وتم تحديد مهام وحدة القبول والتسجيل بالجامعة بما يلي: تحقيق األهداف االستراتيجية ورؤية وحدة القبول والتسجيل. تنفيذ سياسة القبول والتسجيل في الجامعة والكليات والتنسيق بينها. تنفيذ التعليمات المتعلقة بسياسة القبول في الجامعات األردنية الرسمية حسب أسس القبول الصادرة عن مجلس التعليم العالي األردني. متابعة سير الطالب األكاديمي من لحظة قبوله في الجامعة وحتى تخرجه. تنفيذ اإلجراءات الخاصة بالوحدة. تقديم الخدمات لمتلقي الخدمة بكفاءة وفاعلية. ضمان تحقيق أهداف نظام صوت متلقي الخدمة مما يساهم باالرتقاء وتحسين الخدمات المقدمة للمتلقي إلى ما هو ابعد من توقعاته. تطوير العالقات مع الجامعات الداخلية والخارجية. إعطاء صورة مشرفة عن الجامعة في الداخل والخارج إلظهار ميزات الجامعة واإلسهام في استقطاب الطلبة. 20

24 مجاالت تطوير عمل الوحدة لضمان عمل ممنهج ضمن إطار زمني محدد فال بد من هيكلة أعمال الوحدة وتوجيه إجراء تنفيذها ضمن اإلطار الزمني المحدد بحيث تظهر أعمال الوحدة على شكل مشروع قابل للتنفيذ تركيبته الداخلية واضحة على أن يكون هذا المشروع داعما لرؤية الجامعة فيما يتعلق بالقيمة العالية التي نقدمها للمتلقي كما أنها تشرح بالتفصيل للموظف ما هو المطلوب منه وتبين لمتلقي الخدمة السبب الذي يميزنا عن غيرنا. وللعمل بمبدأ "وثق ما تعمل" تم تفصيل خطوات كل إجراء ضمن الشكل العام الذي يغطي معايير مؤسسة االعتماد بحيث يكون هذا التوثيق بمثابة المنهج الذي يسير عليه اإلجراء بشكل موحد في الوحدة مهما اختلف الوقت أو الموظف المنفذ. ولتطوير األعمال اإلدارية بشكل عام فقد تم إقرار ورش عمل دورية من خالل اجتماعات يتم فيها مناقشة المواضيع التي تم إنجازها والمشاكل التي مرت بها الوحدة ووضع الحلول المناسبة بشكل جماعي كما يتم التحضير لإلجراءات القادمة ومحاولة تطبيق سيناريوهات اإلجراءات قبل موعدها بوقت يسمح بعملية التغيير إلى األفضل وتاليا تفصيل األعمال التي أنجزت حسب مجاالت العمل: التطوير في المجال اإلداري والتنظيمي في الوحدة. التطوير في مجال القبول وتغيير التخصص. التطوير في مجال التسجيل. التطوير في مجال نتائج الطلبة والعالمات والجدول الدراسي واالمتحانات. التطوير في جدول االمتحانات النهائية. التطوير في مجال الخدمات المقدمة إلصدار وثائق الطلبة. التطوير في مجال الخدمات اإللكترونية المقدمة للمتلقي. التطوير في مجال ضبط الجودة. التطوير في مجال األعمال الروتينية اللجان التي تشارك بها الوحدة وهنا نتحدث عن الدور الذي تدعم به الوحدة اللجان الخارجية من حيث تقديم مصادر بشرية مؤهلة تعمل باحترافية عالية تأخذ دورها بفاعلية ضمن مهام تحقيق أهداف اللجنة. غالبا ما نسمع بأن المنظمة التي ترغب في ط سم قضية معينة تشكل لجنة لمعالجة هذه القضية ولكن في واقع مشاركتنا في اللجان نعتبر المشاركة عنصر أساسي في نجاح عمل الجهة التي شكلت اللجنة بحيث يتم تقديم مقومات النجاح وخارطة طريق ممنهجة له. 21

25 ونحن نتعامل داخل هذه اللجان بمعزل عن القيود اإلدارية ألن المشارك من وحدتنا يكون عضو كأي عضو آخر له نفس المهام والواجبات في تحقيق أهداف اللجنة بغض النظر عن التوجه المسبق الذي قد يكون عند أعلى مسؤول في اللجنة أو المؤسسة التي شكلت اللجنة. وعلى سبيل المثال في لجنة إدارة بيانات مؤسسات التعليم العالي EMIS كان للفاعلية التي أنجزنا فيها أعمال اللجنة الدور البارز في عمل آلية لبناء بيانات طالب وموظفي الجامعة بشكل دقيق ومتجانس واألهم أنها مطابقة للواقع مما أتاح للجنة إمكانية إصدار اإلحصائيات اإلكتوارية والتوصيات العملية المنتجة. وفيما يلي اللجان التي تشارك بها الوحدة: اللجنة العليا للبرنامج الموازي. لجنة الخطة الدراسية. لجنة التسجيل. لجنة الجدول الدراسي. لجنة تطوير مالية الطالب. لجنة التطوير اإلداري. لجنة إدارة بيانات مؤسسات التعليم العالي.EMIS لجنة الكتاب السنوي. لجنة التخريج. التطوير في المجال اإلداري والتنظيمي في الوحدة اقتصر الهيكل التنظيمي للوحدة في عام 1986 م على شعبتين وكان عدد الموظفين آنذاك )16( موظفا وموظفة وعدد الطلبة )2800( طالبا وطالبة وازداد هذا العدد بازدياد أعداد الطلبة في الجامعة حتى أصبح في عام )32( 2015 موظفا بدون موظفي شعبة القاعات وعددهم 6 ليشمل هذا العدد )17( شعبة و 4 دوائر وعدد الطلبة )25131( طالبا وطالبة وبلغ عدد الجنسيات في الجامعة )53( جنسية علما بأن الطاقة االستيعابية للجامعة من الطلبة كانت من الممكن أن تبلغ )33455 طالب( و )35825( في سنة )2015( في حال كان دوام الطلبة )5( أيام باألسبوع و )27089( في حال كان دوام الطلبة )4( أيام في األسبوع وعليه تمت مخاطبة لجنة التطوير اإلداري في الجامعة لتعديل الهيكل التنظيمي للوحدة ليطابق آلية العمل الفعلية الموجودة في الوحدة وقد تم إقراره..1 منذ نشأة الوحدة في عام 1986 م تقوم الوحدة بتتبع خطة عمل شهرية للسنة الدراسية كاملة توضع من بداية كل سنة ميالدية بحيث يتم توزيع األعمال المناطة بالوحدة شهريا حسب التقويم الجامعي المقر من قبل مجلس العمداء. وكذلك تصدر الوحدة تقريرا شهريا عن األعمال المنجزة في نهاية كل شهر ولقد واكب ذلك التطور محاولة برمجة كافة األمور بشكل مستمر ومستحدث لتسهيل عملية التسجيل حيث يتم مخاطبة مركز الحاسوب والمعلومات بمتطلبات الوحدة على مدار العام القادم فيما يخص برمجة اإلجراءات. لقد وجدت إدارة الوحدة أن العطاء بين الموظفين مرتبط باالنتماء وعمق اإلحساس بالمسؤولية وهذا معيار نسبي ال يمكن من خالله استخالص جميع الطاقات الكامنة في الموظفين كونه يجعل اإلنجاز عمل تطوعي 22

26 وليس احترافي ورغم أن االلتزام ب "مدونة قواعد السلوك الوظيفي وأخالقيات الوظيفة العامة" يمكن أن يوحد العطاء بين الموظفين لكن حتى االلتزام بالمدونة نسبي وليس حدي وعليه كان ال بد من االعتماد على الحوسبة لتحل مكان العمل اليدوي ما أمكن بحيث يبقى دور الموظف دور رقابي يهدف إلى إبراز أي خطأ قد يحدث في المجال المحوسب ليتم معالجته. محاور التطوير اإلداري والتنظيمي في الوحدة: أ- الوصف الوظيفي: إن وجود الوصف الوظيفي لكل وظيفة في حدة القبول والتسجيل تعد بمثابة الركيزة األساسية لعملية التطوير وتحقيق أهداف الخطة االستراتيجية للوحدة ويتضح ذلك من خالل ما يلي: يعتبر الوصف الوظيفي األساس المتين الوحيد للتوزيع األمثل للموظفين من خالل مقارنة مؤهالتهم ومهاراتهم وقدراتهم وميولهم الشخصية بما ينعكس على الحصول على اعلى مستوى من اإلنجاز لكل منهم لتحقيق األهداف الحالية والمتوقعة. التدريب والتطوير: فسواء كان األمر بالنسبة للموظفين الجدد أو القدامى فان تحليل الوظائف توفر المعلومات التي يمكن االعتماد عليها في تحديد المجاالت أو الموضوعات التي يجب أن يشملها التدريب في ضوء ما تسفر عنه نتائج تقارير األداء وخطط العمل والتطوير كما يمكن أيضا أن يوف ر وصف الوظائف خطط أكبر لتطوير الهيكل التنظيمي للوحدة. تقييم األداء: يعتبر الوصف الوظيفي أداة مفيدة لإلدارة عند تقييم األداء للموظفين في موقع العمل فإداء األفراد يرتبط بتحقيق أهداف محدده مرتبطة بوظيفتهم فالبد من تحديد نوعية األداء المطلوبة والسلطات والمسئوليات المرتبطة بها. إعادة تصميم وتوزيع المهام والوصف الوظيفي يمكن االعتماد عليها في إعادة تصميم سير العمل لتحقيق بعض األغراض مثل تحسين وتطوير طرق وأساليب العمل. النقل والترقية: حيث تساهم إلى حد كبير في تحديد مدى صالحية من هو مطلوب نقلهم أو ترقيتهم لوظائف معينة كما تحدد العالقات بين الوظائف المختلفة بالوحدة بهدف وضع أنظمه موضوعيه للترقي ب- الهيكل التنظيمي للوحدة ينظم الهيكل التنظيمي عملية الربط بين اإلجراءات والمسؤوليات داخل الوحدة وينظم عمل المستويات المختلفة مثل الشعب والدوائر وبالتالي األفراد مما يوفر األساس الذي يتحكم بإجراءات التشغيل القياسية والروتين ويحدد أي من األفراد يتحمل مسؤولية صنع القرار في كل إجراء لذا تم تعديل الهيكل التنظيمي للوحدة ليتالءم مع رؤيتها. لكل منصب في الوحدة دور يناسبه من واجبات وامتيازات والتزامات تحدد سلوك من يقوم بهذا الدور بشكل مما رسمي. يعني انتظاما ثابتا من العالقات المتناسبة وقد بدأت الوحدة بتوريث مهام العمل التي كانت تنفذ 23

27 حصرا من قبل المدراء إلى الصف الثاني من الموظفين من خالل وضعهم على رؤوس اللجان الداخلية المشكلة لفرق العمل كنوع من تنمية الموظف وتأهيله للترقية. وباالطالع على الهيكل التنظيمي المرفق للوحدة نرى فيه التدرج الذي يحدد العالقات العمودية )من األعلى إلى األسفل أي بين الرئيس والمرؤوسين( والعالقات األفقية ( يأ بين الموظفين على نفس المستوى(. حيث تم تقسيم النشاطات المحددة على الموظفين ليتحمل كل موظف المسؤولية حسب اختصاصه كما تم مراعاة إمكانية تقييم العمل التقني المطلوب من الموظف وبالتالي القدرة على إعادة دراسة كل نقطة في هذا الهيكل التنظيمي من خالل تحليل الوظائف المختلفة في الوحدة وتوفير األشخاص األكفأ لها وإعادة تدوير األعمال اإلدارية بين الموظفين لضمان التجديد والتغيير على أسلوب العمل وهذا ما يعرف بتحليل الوظائف الذي يؤدي إلى توظيف الموارد البشرية في المكان المناسب مع التقيد باالستراتيجية الرامية لتحقيق األهداف آخذين بعين االعتبار برامج وسياسات وأهداف الجامعة بشكل عام من جهة والتكاليف االقتصادية من جهة أخرى. وسنرى الحقا كيف أدت دراسة تحليل الوظائف إلى توفير اقتصادي كبير للجامعة من خالل اختصار الموظفين في الوحدة وتزويد الجامعة بكفاءات مميزة للعمل فيها بدال من استقطابها بكلف مادية ضخمة. عدد ويعتبر الهيكل التنظيمي في الوحدة وسيلة وأداة لتحقيق األهداف ومن خالله يتم توزيع الموظفين والمسؤوليات وعليه تم تطوير الهيكل التنظيمي بحيث يحقق األهداف التالية: واألعمال 1. تنفيذ الخطط بنجاح. 2. تحسين الخدمات المقدمة للمتلقي. 3. تحديد أدوار الموظفين. 4. المساعدة في اتخاذ القرارات. 5. تحقيق االستخدام األمثل للموارد البشرية المتاحة. 6. تفادي التداخل واالزدواجية في تنفيذ اإلجراءات. 7. تمكين الوحدة من االستجابة للتغيرات التي طرأت على تطور األعمال اإلدارية داخل الجامعة بشكل عام. 8. وجود مهام مكتوبة )وصف وظيفي( لكل شعبة ودائرة. وقد اتبعت الوحدة آليات لتحفيز الموظفين وهي: - 1. التنسيب بتغير مسميات بعض الموظفين من أي مسمى إلى مسمى )إداري( ليتناسب مع طبيعة عمله. 2. االبتعاد عن مبدأ توريث المناصب اإلدارية والعمل على توزيع المناصب والترقيات حسب الكفاءة واالبتعاد عن األقدمية في ذلك. 3. العمل على تحصيل مكافئ تا مالية للموظفين. 4. العمل على إرسال الموظفين األكفاء إلى مؤتمرات داخل وخارج البالد. 5. العمل على تنسيب أسماء الموظفين األكفاء ألخذ العديد من الدورات التي تعمل على تطوير ذاتهم. 6. الوقوف مع الموظفين عند مواجهة المشاكل والتحديات ومساندتهم. 24

28 ج- د- اختيار القيادات اإلدارية للوحدة يعتمد األداء المتميز العالي ألي مؤسسة على جودة القيادة اإلدارية التي تقف على رأس تلك المؤسسة وعلى مدى قدرتها على ممارسة المهام والواجبات المنوطة بها. ومن هنا فإن اختيار القيادة اإلدارية يجب أن يحظى باهتمام بالغ إذا ما أريد ألي من المؤسسات أن تحقق أهدافها الموضوعة. وعليه فقد سعت وحدة القبول والتسجيل إلى توجيه وتفعيل دور الجهاز اإلداري واختيار القيادات اإلدارية من خالل مشاركة القيادات اإلدارية في وضع خطط الجامعة وتفعيل الدور اإلداري في دعم مسيرة الجامعة األكاديمية واعتماد مبدأ الالمركزية وتفويض الصالحيات في تسيير العمل اإلداري مع تفعيل المساءلة لضمان سالمة المسيرة الجامعية وضمان تنفيذ خططها االستراتيجية وتفعيل قنوات االتصال بين الجهازين اإلداري واألكاديمي مما يحس ن العمل األكاديمي ويرتقي بالجامعة ألعلى المستويات وقد تم اعتماد مبدأ الكفاءة والمنافسة في اختيار القيادات اإلدارية كون هذه القيادات جزء ال يتجزأ من الوحدات اإلدارية التي تعمل دوما لدعم الجامعة نحو تحقيق رؤيتها. الدورات اإلدارية تحقيقا ألهداف وحدة القبول والتسجيل وتطبيقا لسياسة الجامعة ورؤيتها فقد سعت الوحدة دوما لرفع كفاءة الجهاز اإلداري لها وتنمية وتحفيز طاقاتها البشرية من خالل الدورات التدريبة وورش العمل التي تعقد بشكل مستمر لتدريب العاملين ورفع كفاءتهم حيث انه من أهم أهداف الدورات التدريبية وورش العمل ما يلي: إعداد موظفين قادرين على االستجابة السريعة للتغيرات ومواكبة التطورات التي تحدث في بيئة العمل. استخدام أفضل الطرق في حل مشكالت العمل. تحقيق أعلى المستويات من األداء في العمل من خالل األساليب المتطورة والكوادر البشرية القادرة على التجديد واإلبداع. 4. خلق عالقة إيجابية بين الوحدة ووحدات الجامعة األخرى والعاملين فيها لتحقيق أهداف الوحدة والموظفين معا في نفس الوقت ه- الرضا الوظيفي قامت الجامعة خالل األربع سنوات الماضية لتعظيم هذا المجال بما يلي: مجال التعليم اإللكتروني تطوير وتحديث الخوادم )servers( الخاصة بنظام التعليم اإللكتروني )E-Learning( وذلك الستيعاب جميع المواد التدريسية في الجامعة والتي تمكن الطالب من رفع حلول المسائل والوظائف البيتية للمدرس ضمن تلك المساقات باإلضافة إلى تمكين المدرس من وضع جميع المواد التعليمية للمساقات على الموقع وإتاحتها للطالب )Data Shows( وأجهزة عرض )Personal Computers( تركيب أجهزه حاسوب والتكييف المركزي ضمن أحدث المواصفات الفنية في جميع القاعات التدريسية في الجامعة توفير أجهزة حاسوبيه محمولة لجميع أعضاء الهيئة التدريسية توفير أجهزة حاسوبيه محمولة )Tablets( لبعض أعضاء الهيئة التدريسية من اجل عمل تسجيل الكتروني للمحاضرات يشمل على المادة العلمية للمحاضرات وبتسجيل صوتي وفيديوي للمحاضرات وبشرح المدرس ليصار إلى تعميمها على المدرسين الحقا وذلك إلثراء التعليم اإللكتروني )E-Learning( بمحاضرات فيديوية مصوره تساعد الطالب بمراجعة المواد فترة االمتحانات.1 25

29 في مجال الخدمات اإللكترونية بناء نظام الترقية والتثبيت والنقل اإللكتروني: وهو النظام اإللكتروني المعني بالترقية والتثبيت والنقل الخاص بأعضاء هيئة التدريس في الجامعة ويمر بمراحل عدة: بدءا من المتقدم لطلب الترقية ثم إلى القسم ومن ثم إلى الكلية وبعدها إلى الرئاسة ومن ثم إلى أمانة سر المجالس وحتى صدور قرار مجلس العمداء. تحويل جميع المعامالت الورقية الخاصة بأعضاء الهيئة التدريسية واإلدارية إلى معامالت الكترونية فعلى سبيل المثال ال الحصر اإلجازات والمغادرات إجراءات براءة الذمة وتقييم الموظفين الكترونيا وطلبات اللوازم واإلرجاع وطلبات تحويل العهدة طلبات الدراسات العليا من تحديد مشرف أكاديمي ولجان مناقشة. في مجال التأمين الصحي: تعديل التعليمات ألباء وأمهات العاملين في الجامعة ليصبح %25 بدال من.%40 في مجال المؤتمرات: تم السماح للجميع بالمشاركة في المؤتمرات التي يرغبون. زيادة المخصصات المالية لدعم مشاريع بحوثهم

30 الشكل التالي يوضح نموذج الهيكل التنظيمي في الوحدة. 27

31 و- الخطة السنوية لعمل الوحدة لقد تم عمل دراسة ألعمال الدورة المستندية لإلجراءات التي تنفذ في وحدة القبول والتسجيل في كل سنة وبعد تحليلها تم تصنيفها وتوزيعها ضمن خطة عمل زمنية مكونة من األبعاد التالية: الشهر. الدائرة المعنية بالتنفيذ. اإلجراء الواجب تنفيذه في الدائرة المعنية ضمن الشهر مميزات خطة عمل الوحدة 1. مرتبطة بفترة زمنية محددة لكل إجراء بحيث يتم تحديد وقت بدايته ونهايته وتعطي المجال لمطابقة التنفيذ. 2. تعتبر هذه الخطة برنامج عمل لكل دائرة وموظف فهي تحدد لكل موظف اإلجراءات المطلوب تنفيذها في كل شهر مما يساهم في عملية التنظيم لخصوصيات الموظفين )اإلجازات والمغادرات( واإلجراءات. 3. تسمح هذه الخطة بعمل اإلحالل والتعاقب بين الموظفين بكل انسيابية دون اإلخالل بالواجبات خالل الزمن المحدد. 4. شمولية الخطة توضح للجميع التداخل في الواجبات لتنفيذ اإلجراء. 5. من خالل التقارير الشهرية يتاح إلدارة الوحدة قياس جودة اإلنتاج لدوائر الوحدة وموظفيها حيث يوجد نموذج تقرير شهري يتم تعبئته من قبل موظفي الوحدة في نهاية كل شهر لمطابقة إجراءات وخطة عمل الوحدة مع الواقع الفعلي لعمل الموظفين وتزويد المدراء باألعمال غير المطابقة للعمل على إجراء التعديالت الالزمة. الجدول التالي يبين مثاال لخطة عمل الوحدة وذلك الحد أشهر العام. 28

32 شهر كانون الثاني )1(

33 ز- اإلجراءات المعتمدة في عمل الوحدة يتوجب على كل مؤسسة تطمح إلى العمل بشكل قياسي وم نظم أن يكون لديها إجراءات عمل مكتوبة وموزعة على الموظفين ومع وجود الحاجة ألتمته العملي تا هندسة بكيفية تعنى التي الوحدة عمل إجراءات في عصر تكنولوجيا المعلومات أصبح ال غنى عن إعادة اإلجراءات سير اإلدارية عن طريق متابعة تقارير لجان الفحص الداخلي لنظام )ISO( وذلك لتجنب ما قد يحدث من أخطاء عند االنتقال إلى بيئة عمل إلكترونية. جميع توضيح وتم اإلجراءات في وحدة القبول والتسجيل وموثق ضمن ودقيق مفصل بشكل العام الشكل المعتمد لهيئة االعتماد بحيث يتكون كل إجراء من األبعاد التالية: 1. الهدف. 2. نطاق العمل. 3. تعريفات. 4. المسؤولية. 5. العملية. 6. وثائق متعلقة باإلجراء. وقد تميزت اإلجراءات المعتمدة والمتبعة في الوحدة بما يلي: 1. وجود طرق منظمة وقياسية يتم العمل بها في الوحدة ويتم إعالم جميع الموظفين بها. 2. تقليل الجهود اإلدارية في متابعة األعمال وبالتالي تقليل التكلفة. 3 س. هولة تدريب الموظفين الجدد على المهام الموكلة إليهم. 4 س. هولة تحديد الخلل في مسار العملية. 5. جميع المميزات السابقة ساهمت في تسهيل أتمتة العملية عند الحاجة إلى حوسبتها من خالل مخطط سير العملية.)Workflow( يوضح الشكل التالي مثاال ألحد إجراءات الوحدة. 30

34 31

35 ح- خطة البرمجة لقد تم إعداد خطة برمجة لجميع أعمال الوحدة مقسمه حسب الموضوع ووقت اإلنجاز ومتابعتها مع مركز الحاسوب والمعلومات من قبل المعنيين بذلك في الوحدة حيث تم إعادة دراسة النماذج وهندسة اإلجراءات وإعداد اإلحصائيات بالبريد الصادر والوارد وذلك لترتيب األولويات وتحديد المطلوب إنجازه من قسم البرمجة بشكل واضح ومحدد وقد تم تزويد مركز الحاسوب والمعلومات بخطة البرمجة لسنة 2016/2015 حيث تحتوي على ما يقارب )175( موضوع. ويسير العمل على خطة البرمجة ضمن األولويات التي تحقق األهداف العامة للوحدة ويتقاطع المقتضيات الخاصة التي تحددها الحاجة الماسة ودقة المرحلة ويتم الموازنة بين ذلك بما ال يخل االستراتيجية التي تم وضعها من خالل السياسة العامة لتحقيق األهداف. مع ذلك بالخطط وقد تم تصميم خطة البرمجة بأبعاد جديدة تساعد الفريق المعني بالتنفيذ والمتابعة بتحويل خطة البرمجة التي تعتبر بالنسبة لهم خطة استراتيجية إلى خطة عملية للتنفيذ متوافقة مع معايير إدارة المشاريع بطريقة احترافية بحيث يتم ربطها بعنصري الوقت والمورد البشري مما يساهم بشكل كبير بعملية المتابعة وتقييم اإلنتاج واإلنجاز البشري حيث احتوى الشكل العام للخطة على ما يلي: التصنيف: تعريف مختصر لمجموعة المواضيع التي لها عالقة تشاركية من حيث العمل. األولوية: رقم محدد بين 1 و 100 لتحديد أولوية الموضوع. الموضوع: وصف مختصر للموضوع. مالحظات: أي توضيح معزز لفهم الموضوع. الفصل: الفصل الدراسي المطلوب فيه أن يتم تفعيل الموضوع. األسبوع: رقم األسبوع في الفصل الدراسي المحدد أعاله. المرجع: اسم الشخص الذي يتم الرجوع اليه في وحدة القبول والتسجيل والمكلف بجمع الدراسات المتعلقة بالموضوع. وتم تصنيف الخطة ضمن المجموعات التالية: وإعداد طلب االلتحاق اإللكتروني. القبول على شاشة التحويل + خدمات الطالب..)SIS( القبول على شاشة القبول التسجيل. الجداول الدراسية واالمتحانات. الدراسات العليا. النظام السنوي..SIS )وثائق(. الديوان. العالمات. خدمات الطالب. وتنتهج الوحدة سياسة زيادة العبء والمسؤولية اإلدارية على المسجل مع كل إنجاز نوعي في خطة البرمجة من خالل زيادة عدد السجالت المكلف بمتابعتها لكن هذه الزيادة وهمية ال تحتاج إلى جهد ووقت إضافي نتيجة التطوير الملموس من خالل الحوسبة التي أصبحت تنفذ الكثير من المهام التي كانت مناطة عمليا بالمسجل والجدول التالي يعطي عينة من مشروع خطة البرمجة للسنة الحالية. 32

36 33

37 ط- االجتماعات الدورية لتسخير فكرة حوسبة اإلجراءات وتثقيف الموظفين بمنهجية الحوسبة فقد لجأت وحدة القبول والتسجيل عقد اجتماعات دورية لتحقيق الهدف المنشود. إلى وقد كان لهذه االجتماعات عدة فوائد تصب في أهداف الوحدة من حيث: 1. تبادل الخبرات بين الموظفين. 2. تقديم أحدث وأوضح المعلومات للمسؤولين. للجميع الفرصة إتاحة لبث روح القرار اتخاذ في للمشاركة الحماس لتحقيق األهداف المنشودة وتحمل.3 المسؤولية. وتختلف اجتماعات الوحدة حسب الحاجة وطبيعة العمل والغاية منها ويمكن تصنيفها كما يلي: تبادل المعلومات بين العاملين بصورة جماعية مما يوفر الوقت والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية. البحث والدراسات للتباحث والتدارس من خالل العصف الذهني والفكري حيث يمكن من خالل هذه االجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف بدراسة موضوع وجانب جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام للبحث. اتخاذ القرار ويكون على مستوى إدارة الوحدة مع المساعدين بعد االنتهاء من دراسة أي إجراء أو تطوير. اجتماعات طارئة لمناقشة أي مستجدات طارئة غير متضمنة في خطط الوحدة. اجتماعات دورية متضمنة في برنامج العمل في الوحدة. اجتماعات مع أطراف خارجية مثل: اتحاد الطلبة لعرض اإلجراءات عليهم وتلقي المالحظات. الكليات واألقسام الستعراض أي مشاكل أو حاجات لتطوير اإلجراءات. أعضاء الهيئات اإلدارية والتدريسية وخالل االجتماع يتم تدوين المالحظات والقرارات وبعد ذلك يتم متابعة العمل على ما تم خالل خالل ما يلي: االجتماع من تزويد كل موظف بما يخصه من قرارات االجتماع. تبليغ الجهات التي لم تحضر االجتماع بالقرارات التي تم اتخاذها. وضع خطة تنفيذية لتنفيذ قرارات االجتماع ومتابعة ذلك وتقييم مدى التقدم نحو تحقيق االجتماع. هدف

38 التطوير في مجال القبول وتغيير التخصص قامت وحدة القبول والتسجيل بعدة إجراءات لغاية تطوير عملية قبول الطلبة في الجامعة والمتمثلة بما يلي:.2 تحديث آلية القبول في الجامعة بما يحقق استقطاب أفضل الطالب من الدول األخرى وبما ال يتعارض مع األولويات الوطنية الالزمة لتحقيق النماء بحيث يشمل القبول التنوع والعدالة االجتماعية مع التركيز على النوعية للمقبولين. تطوير خدمة الكترونية تتيح للطالب االطالع على جميع القبوالت التي حصل فيها على فرصة الترشح لمقعد جامعي في جامعة العلوم والتكنولوجيا دون الحاجة لمراجعة الوحدة شخصيا. تطوير آلية تحديد وثائق القبول المطلوبة من الطالب حيث تم برمجة الوثائق المطلوبة الكترونيا حسب ما هو مطلوب من الطالب من واقع بياناته )حسب الجنسية الجنس مصدر الشهادة...الخ( وتم الغاء طلب الوثائق التالية كونه قد تم االستعاضة عنها بالبيانات االلكترونية الواردة من وزارتي التربية والتعليم األردنية ووزارة التعليم العالي والبحث العلمي األردنية )التنسيق الموحد(: أ. وثيقة خلو األمراض إال من الطالب غير األردني أو من كانت شهادته غير أردنية. ب. جميع الوثائق من الطالب األردني والذي ورد اسمه في القوائم اإللكترونية في بيانات وزارة التربية والتعليم وبيانات وحدة تنسيق القبول الموحد اعتمادا على أن القبول تم من خالل آلية تحقق تم تنفيذها سابقا في المؤسسات المعنية وال داعي إلعادتها في الجامعة )تم االستغناء عن صورة الهوية وكشف العالمات(. دراسة آلية استقبال الطلبة المستجدين والتعمق في تحليل دور مندوبي الوحدة حيث قمنا باختصار دور أكثر من 10 موظفين من الوحدة أثناء عملية االستقبال باالعتماد على آلية مطورة لفتح الملفات إلكترونيا )اختزال فعلي للعمل وليس تأجيله( مما أدى إلى استغالل قاعة عمادة شؤون الطلبة ووضع أجهزة حاسوب لخدمة الطلبة ويضمن ذلك إعادة ترتيب إجراءات االستقبال بحيث يتاح للطالب السير بما هو متاح علما أنه لن يصدر له جدول دراسي قبل إتمام جميع شروط القبول. وقد نتج عن عملية تطوير القبول اختصار الوقت الفعلي الستكمال إجراءات القبول للطالب اعتبارا من تقديمه لطلب االلتحاق ولغاية حصوله على البطاقة الجامعية بما ال يتجاوز دقائق معدودة ال تصل إلى 10 دقائق وسنرى أثر ذلك على تقليل التكاليف الحقا في هذا التقرير. حوسبة رفع نتيجة امتحان المستوى للطالب من نظام االمتحانات إلى قاعدة البيانات مباشرة بعد إنهاء الطالب المتحانه ودون تدخل بشري. حوسبة خدمة معادلة المساقات المهارية )امتحان مستوى اللغة اإلنجليزية وامتحان مستوى مهارات الحاسوب( حسب التعليمات بحيث يستطيع الطالب تقديم طلب المعادلة ومن ثم الحصول على اإلجراء الالزم من قبل رئيس القسم المعني والعميد وقد تم تقديم )175( طلب معادلة المتحان اللغة اإلنجليزية و) 365 ( طلب معادلة المتحان مهارات الحاسوب

39 7. متابعة تطوير طلب االلتحاق اإللكتروني عن طريق الصفحة اإللكترونية للجامعة مربوطا مع القرص المدمج )CD( الخاص بوزارة التربية والتعليم ووحدة تنسيق القبول الموحد مما أدى إلى إدخال معلومات الطالب بشكل دقيق وبسرعة عالية. 8. الدفع اإللكتروني للرسوم الجامعية المقررة للطلبة المقبولين بحيث يتمكنوا من استكمال إجراءات القبول والحصول على رقم جامعي دون الحاجة للحضور للجامعة. 9. متابعة عمل البرنامج المحوسب الذي يقوم بإرسال بريد الكتروني لكل طالب عنده نقص بالوثائق وتحديد هذه الوثائق حسب الجنسية والجنس ومصدر الشهادة والبرنامج ونوع القبول لمراجعة المسجل وتسليم الوثائق المطلوبة. 10. حوسبة آلية تغيير التخصص أثناء القبول بحيث يستطيع الطالب تغيير تخصصه أثناء القبول من خالل صفحة خدمات الطالب والحصول على الرقم الجامعي والرقم السري للتخصص الجديد دون الحاجة لمراجعة وحدة القبول والتسجيل. أهم األعمال المنجزة في قبوالت البكالوريوس 1. حوسبة التعليمات المتعلقة بسياسة القبول في الجامعات األردنية الرسمية حسب أسس القبول الصادرة عن مجلس التعليم العالي األردني. 2. إعداد النشرات واإلعالنات المتعلقة بالقبول ونشرها على الصفحة اإللكترونية للجامعة وذلك لتسهيل إجراءات عملية القبول. 3. التحضير لقبوالت البرنامج الموازي من حيث تجهيز النشرات وملفات الطلبة والوثائق والتعهدات واستقبال طلبات االلتحاق وإتمام إجراءات قبول الطلبة الكترونيا. 4. تدقيق بيانات الطلبة المقبولين والمحولين وإعداد إحصائيات في كافة البرامج للطلبة المقبولين والمسجلين. 5. فتح ملفات الطلبة المستجدين إلكترونيا )للطلبة المقبولين تنافسيا (. 6. إعداد قائمة بالمقاعد الشاغرة لطلبة المكرمة الملكية وطلبة مكرمة المعلمين. 7. الرد على االستفسارات المتعلقة بقبول الطلبة من داخل األردن وخارجه. 8. استقبال طلبات تغيير التخصص من الطلبة الذين يرغبون بتغيير تخصصاتهم عن طريق األنترنت وتعديل موعد تغيير التخصص ليصبح بعد ظهور النتائج مما يقلل من اإلشكاالت الناجمة عن عملية التحويل قبل ظهور النتائج )مثل الطلبة المفصولين من الكلية أو الجامعة( واستكمال إجراءات تحويلهم الكترونيا حسب األصول. 9. تحديد المشاكل واآلثار السلبية التي ظهرت في عملية القبول وتم مخاطبة وزارة التعليم العالي/ وحدة تنسيق القبول الموحد لتغيير آلية إرسال قوائم المقبولين ودراسة طلب االلتحاق اإللكتروني عندهم مع إبداء التعاون لالشتراك معهم إذا رغبوا بذلك. 36

40 أهم األعمال المنجزة في قبوالت الدراسات العليا 1. إجراء عملية القبول لطلبة برنامج الدراسات العليا ضمن طلبات االلتحاق الكترونية. 2. إضافة حقول بيانات المؤهل السابق إلى شاشة القبول وذلك تماشيا مع معايير االعتماد في وزارة التعليم العالي. 3. إعادة جدولة مقترحات تطوير العمل في خطة البرمجة الخاصة بالوحدة. 4. التنسيق مع كلية الدراسات العليا بشأن ترحيل اعتماد الطلبات اإللكترونية المقدمة )تمديد الدراسة تأجيل فصل تحديد مشرف تغيير مشرف تعديل عنوان رسالة الوضع تحت المراقبة استثناءات التسجيل قرار المناقشة لمسار الرسالة وترحيل قرار اللجنة الكترونيا( إلى نظام القبول والتسجيل حسب التعليمات المعمول بها. 5. تخريج الطلبة الكترونيا. 6. العمل على حوسبة إجراء تغيير التخصص لطلبة الدراسات العليا. 7. استحداث تقارير للتدقيق على تسجيل طلبة الدراسات العليا الذين لديهم تقدير مقبول. 8. حوسبة تسجيل المواد من خالل بناء جداول خاصة بطلبة االختصاص العالي وطلبة الماجستير بتخصص طب األسنان. 37

41 التطوير في مجال التسجيل 1. توسيع اعتماد البرمجة األلية للتبليغ من خالل البريد اإللكتروني دون تدخل بشري عند حدوث تعديالت على معلومات النظام المحوسب وتشمل كل من العميد ورئيس القسم والمدرس والطالب. 2. اختصار عملية التسجيل لجميع طلبة الجامعة والذي يبلغ عددهم )25131( طالب تقريبا إلى )8( ساعات بدل من مدة أسبوعين. 3. التعديل على موعد التسجيل ليصبح بعد ظهور النتائج وكان لهذا أثار إيجابية منها: أصبحت عملية التسجيل للطالب مبنية على واقع عالماته ومعدله. عدم الحاجة إلجراء عملية السحب واإلضافة بعد ظهور العالمات. دقة أكثر في عملية اإلرشاد األكاديمي للطلبة. تقليل إعداد الطلبة المخالفين للتسجيل. 4. تطوير عملية دفع الرسوم الجامعية عن الساعات التي يرغب الطالب بتسجيلها إضافة إلى الدفع من خالل الصندوق المالي داخل الجامعة فيتم ذلك أيضا من خالل: بوابة الدفع اإللكتروني من خالل الفيزا كارد. الدفع من خالل أي فرع من فروع بنك القاهرة عمان..e-Fawateercom العمل على تفعيل عملية الدفع من خالل 5. برمجة اإلرشاد األكاديمي للطلبة ليصبح الكترونيا. 6. تطوير عمل تقارير التدقيق الخاصة بعملية التسجيل لمعالجتها والعمل على عدم حصولها مستقبال ومن هذه التقارير: مسجل وحالته النهائية ليس على مقعد الدرس. المخالفين للتسجيل من خالل الخطة. المخالفين للتسجيل بعدد الساعات المسجلة. 7. تطوير تنفيذ برنامج آلي للمخالفين لعملية التسجيل حيث يقوم البرنامج بحذف المساقات المخالفة الكترونيا مع إرسال رسالة من خالل البريد اإللكتروني للطالب تبين سبب الحذف. 8. تطوير نظام اإلضافة على الشعب المغلقة الكترونيا من خالل الطالب ودون الرجوع إلى رئيس القسم إذا انطبقت على الطالب احدى الشروط المبرمجة وبنسبة )%10( من عدد مقاعد القاعة وهذه الشروط هي: الطالب تحت المراقبة. مساق مغلق )جميع شعب المساق مغلقة(. أنهى الساعات وبقي التدريب. رسوب في المساق في الفصل الماضي. سبب القبول تجسير..3 38

42 طالب دراسات عليا. متوقع تخرجه. محول على نفس الفصل. مساق ضمن الخطة االسترشادية. 9. إجراء عملية التسجيل لطلبة برنامجي االختصاص العالي )بواقع 328 طالب وطالبة( من أصل )335( طالب وماجستير طب األسنان )بواقع 32 طالب وطالبة( من أصل )32( طالب آليا من خالل برنامج ذاتي التنفيذ يعمل خالل فترة تحكم خاصة ضمن الخطط االسترشادية. 10. إجراء عملية التسجيل لطلبة الطب من سنة )3-6( وطلبة طب األسنان من سنة )3-5( من خالل تسجيل نظام بكجات بحيث يتم تسجيل جميع المساقات المطلوبة حسب خطة الطالب مرة واحدة وال حاجة لتسجيل المساقات كل لوحده. 11. إجراء عملية التسجيل لطلبة دكتور صيدلة سنة سادسة آليا من خالل برنامج ذاتي التنفيذ يعمل خالل فترة تحكم خاصة ضمن الخطط االسترشادية. 12. توزيع الكليات على مواعيد التسجيل اليا وعكسها على شاشة مواعيد التسجيل دون تدخل بشري. 13. شمول طالب السنة الثانية بتخصص الطب والجراحة بعملية التسجيل لنظام البكجات بحيث يتم تسجيل جميع المساقات المطلوبة حسب خطة الطالب مرة واحدة وال حاجة لتسجيل المساقات كل لوحده. أهم األعمال المنجزة في مجال التسجيل تسعى الوحدة إلى تطوير وتحسين عملية التسجيل من خالل العمل على ما يلي: إعداد التقويم الجامعي. إتمام إجراءات التسجيل واالنسحاب واإلضافة لجميع الفصول الدراسية وحسب مواعيدها المحددة وذلك بواسطة اإلنترنت. تحديث النشرات اإلرشادية وإجراءات التسجيل على اإلنترنت. تجهيز جداول للطلبة المستجدين )السنة األولى( للفصل الدراسي األول لقبول الطالب من واقع الجداول االسترشادية للخطط الدراسية المختلفة. متابعة الطلبة الفاقدين لمقاعدهم. متابعة قوائم بأسماء الطلبة المخالفين لعملية التسجيل. متابعة أبناء العاملين من حيث دفع الرسوم الجامعية وإحضار النموذج الخاص بذلك. متابعة وحل إشكاالت الطلبة الذين لديهم فروقات مالية. متابعة الشعب الملغاة وحل إشكاالت الطلبة المسجلين بهذه الشعب

43 التطوير في مجال نتائج الطلبة والعالمات والجدول الدراسي واالمتحانات تسعى الوحدة إلى تطوير وتحسين العمل في هذا المجال من خالل ما يلي:.4 تم إعادة دراسة وتقييم العالمات والمعدالت في الجامعة بشكل شمولي وذلك لعمل تحليل إحصائي لها وربطها بمعدالت الثانوية العامة والتأكد من توزيعها حسب التوزيع الطبيعي وتم بناء اإلحصائيات التالية لالستفادة منها: معامل االرتباط بين معدل الثانوية العامة والمعدل التراكمي حسب نوع الشهادة )أردنية عربية اجنبيه(. معامل االرتباط بين فرع الثانوية والتخصص. عدد مرات الرسوب للطلبة في مساق معين. المؤشرات اإلحصائية )الوسط الحسابي الوسيط المنوال االنحراف المعياري نسب الرسوب والنجاح( لعالمات المساقات حسب التخصص. المتوسط الحسابي لمعدالت التراكمية للطلبة الخريجين واعلى واقل معدل لكل تخصص. تم بناء آلية لضبط العالمات تتمثل بإدخال العالمة من مصدرها )المدرس( مع حوسبة جميع اإلجراءات المرتبطة بها )غير المكتمل عالمة الرسالة تعديل العالمة( ويترافق ذلك مع رسائل إلكترونية تفاعلية لجميع من له عالقة بالعالمة )المدرس الطالب المسجل رئيس القسم والعميد(. ضبط تعديل العالمات بإجراء محوسب يتماشى مع التعليمات والضوابط الخاصة بالطالب الوقت وصاحب القرار. برمجة طرح الجدول الدراسي الكترونيا والتعديل عليه بحيث يتم إدخاله واعتماده من قبل رؤساء األقسام والعمداء مما أسهم بتقليل نسبة الشعب المغلقة وقد تم ذلك من خالل اإلجراءات التالية: تطوير برنامج يقوم باحتساب عدد المقاعد التي يحتاجها كل قسم حسب الخطة االسترشادية وتوزيع القاعات التدريسية في بداية كل عام دراسي بناء على ذلك. تطوير برنامج آلي يقوم ببناء إحصائية إعداد الطلبة المتوقع تسجيلهم في المساق حسب الخطة االسترشادية لمساعدة رئيس القسم عند طرح الجدول الدراسي. استحداث تقارير تدقيق خاصة بطرح الجدول الدراسي ليتم معالجتها قبل نشر الجدول الدراسي للطلبة والعمل على عدم تكرارها مستقبال. برمجة تطوير حجز االمتحانات الفصلية ألعضاء الهيئة التدريسية وتأمينهم بالقاعات التدريسية المناسبة من خالل الصفحة اإللكترونية الخاصة بهم. برمجة التقويم الجامعي بحيث يتم بناءه الكترونيا بناء على التعليمات المقررة للمواعيد حيث يكون لكل إجراء تاريخ محدد يتم من خالله تسيير اإلجراء مع إمكانية بناء التقويم الجامعي ألكثر من عام دراسي قادم

44 برمجة جدول االمتحانات النهائية بحيث يتم بناء الجدول لجميع امتحانات الجامعة الكترونيا مع مراعاة تقليص عدد الطلبة الذين لديهم امتحانين أو )3( امتحانات إلى اقل عدد ممكن في اليوم الواحد وعدم قبول أكثر من )3( امتحانات بحيث يقوم البرنامج بعمل ترحيل لبعض المساقات من فترة إلى أخرى أو من يوم إلى آخر خالل عملية البناء. برمجة العبء التدريسي اإللكتروني حيث وفر على الجامعة الكثير من الوقت والجهد لجميع األطراف المعنية فيه وأعطى السرعة والدقة في احتساب عبء المدرس ضمن األسس المعتمدة وذلك استنادا للجدول الدراسي المطروح لذلك الفصل..8.9 أهم األعمال المنجزة فيما يخص نتائج الطلبة والعالمات 1. رصد عالمات الطلبة على السجالت اإللكترونية وحساب المعدالت الفصلية والتراكمية لهم. 2. اتخاذ اإلجراءات المناسبة بخصوص الطلبة الخريجين والمتفوقين والطلبة الموضوعين تحت المراقبة والطلبة المفصولين في نهاية كل فصل دراسي. 3. تزويد الجهات الموفدة المختلفة بنتائج الطلبة المبعوثين على حسابها. 4. متابعة إدخال العالمات الكترونيا من قبل المدرسين ونشرها على اإلنترنت من قبل الوحدة. أهم األعمال المنجزة في مجال طرح الجدول الدراسي 1. التدقيق على تقارير التدقيق الخاصة بطرح الجدول الدراسي ومعالجتها. 2. حل إشكاالت المساقات المطروحة بدون قاعات وتأمين قاعات لها. 3. متابعة التحديث على نظام الحزم للطلبة المستجدين بحيث تراعى الظروف المناسبة ألوقات فراغ جدول الطالب. 4. متابعة التحديث على برمجة العبء التدريسي ألعضاء هيئة التدريس والمحاضرين غير المتفرغين. 5. تحديث الجدول الدراسي من حيث وضع أسماء المدرسين على الشعب المختلفة. 5. التطوير في جدول االمتحانات النهائية. أهم األعمال المنجزة في مجال جدول االمتحانات النهائية 1. االستمرار في التحديث في برمجة جدول االمتحانات النهائية للطلبة. 2. حصر عدد القاعات وعدد المقاعد في الجامعة بما فيها المدرجات والمختبرات التي تعقد بها االمتحانات من خالل الحاسوب.)online( 3. تحديد القيود التي يتم بناء جدول االمتحانات النهائية بناء عليها وهي كما يلي: أال يتكرر نفس الطالب أكثر من مره في الفترة الواحدة. تقليص عدد الطلبة الذين لديهم امتحانين أو )3( امتحانات إلى اقل عدد ممكن في اليوم الواحد وعدم قبول أكثر من )3( امتحانات بحيث يقوم البرنامج بعمل ترحيل لبعض المساقات من فترة إلى أخرى أو من يوم إلى آخر خالل عملية البناء. 41

45 توزيع مساقات متطلبات الجامعة على جميع أيام االمتحانات. توزيع امتحانات األقسام األكاديمية على جميع أيام االمتحانات. توزيع مساقات المستوى الواحد على جميع أيام االمتحانات. أن تكون امتحانات الطلبة المتوقع تخرجهم في األيام األولى من االمتحانات قدر اإلمكان. عدم وجود امتحان لنفس الطالب الساعة الخامسة مساء والساعة الثامنة في اليوم التالي. عدد المقاعد في القاعة يساوي ضعف عدد الطلبة. عدم وجود تعارض عند المدرس )امتحانين في الفترة الواحدة(. أن تكون األولوية في توزيع القاعات للقاعات الكبيرة والمدرجات أوال ثم القاعات الصغيرة. إمكانية عقد امتحانين في نفس القاعة. يبنى البرنامج على أساس االمتحانات التي تعقد بطريقة )online( بحيث يتم تثبيت مساقات ال )online( قبل بناء الجدول. إمكانية استغالل مبنى واحد فقط لعقد االمتحانات من حيث القاعات لتوفير الطاقة والمراقبين. تخفيف أعداد االمتحانات في الفترات المسائية إلى اقل عدد ممكن. يمكن عقد امتحان ال )online( على أكثر من فترة بشرط عدم وجود تعارض حقيقي عند الطالب. يمكن عقد امتحانين )online( بنفس المختبر بشرط عدم وجود تعارض. هناك مساقات تعقد من فصول سابقة )مساقات متصلة( والتي يتم تثبيتها قبل بناء جدول االمتحانات النهائية. تثبيت عدد أيام االمتحانات للفصلين األول والثاني )14( يوم. تثبيت عدد أيام االمتحانات للفصل الصيفي )10( أيام. تثبيت عدد فترات االمتحانات في اليوم الواحد )4( فترات بواقع )1:45( لكل فترة. يتم استخراج مجموعة من النتائج بعد بناء جدول االمتحانات النهائية لمتخذ القرار منها: إحصائية بأعداد الطالب الذين لديهم أكثر من امتحان في نفس اليوم )الفصل الدراسي األول ( كما هو في الشكل التالي. إحصائية بأعداد الطالب في كل فترة )الفصل الدراسي األول ( باستثناء االمتحانات التي تعقد Online كما هو في الشكل التالي..4 42

46 إحصائية بأعداد الطالب الذين لديهم أكثر من امتحان في نفس اليوم للفصل الدراسي األول / إحصائية بأعداد الطالب في االمتحانات النهائية حسب الفترة واليوم للفصل الدراسي األول 2016 /

47 معادلة احتساب الحد األقصى لسعة الجامعة من الطلبة احتساب الحد األقصى لسعة الجامعة من الطلبة )في حال كان الدوام 5 أيام( حسب المعادلة التالية: عدد المحاضرات )حد ثل خميس( لغاية الساعة الخامسة مساء = 9 محاضرات. عدد المحاضرات )ثن ربع( لغاية الساعة الخامسة مساء = 6 محاضرات. عدد مقاعد الجامعة = معدل تسجيل الطلبة للفصل الدراسي األول = 2015/ ساعة. المقعد الواحد لكل ساعة معتمده في األسبوع = = 45 ساعة معتمدة. مجموع الساعات المعتمدة في الفصل = = سعة الجامعة = = طالب. احتساب الحد األقصى لسعة الجامعة من الطلبة )في حال كان الدوام 4 أيام( حسب المعادلة التالية: عدد المحاضرات )حد ثل( لغاية الساعة الخامسة مساء = 6 محاضرات. عدد المحاضرات )ثن ربع( لغاية الساعة الخامسة مساء = 6 محاضرات. عدد مقاعد الجامعة = معدل تسجيل الطلبة للفصل الدراسي األول = 2015/ ساعة. المقعد الواحد لكل ساعة معتمده في األسبوع = = 36 ساعة معتمدة. مجموع الساعات المعتمدة في الفصل = = سعة الجامعة = = طالب. مقترحات آليات توزيع المقاعد والقاعات على األقسام ( يستثنى منها مساقات المراسم المختبرات العيادات المستشفى مساق ن م 100( مقترح رقم )1( لتوزيع المقاعد تم احتساب عدد الساعات النظرية حسب أخر خطة للتخصص للطالب الملتحقون )بغض النظر عن خططهم( بحيث يكون العدد يساوي ما تأخذه الخطة من كل قسم مع مالحظة أن االختياري تم احتساب نسبة ما يزوده القسم للخطة من المجموع الكلي للمساقات االختيارية في تلك الخطة. وزن القسم: هو حاصل ضرب ما يزوده القسم من الساعات النظرية حسب أخر خطة مضروبا في عدد الطالب الملتحقون. نسبة الوزن: هو نسبة مجموع وزن القسم إلى المجموع الكلي لجميع أوزان األقسام. المقاعد المقترحة: حاصل ضرب نسبة وزن القسم مضروبا في عدد مقاعد الجامعة )11371(. المقاعد الحالية: مجموع عدد المقاعد في القاعات التي تم ربطها مع األقسام من قبل دائرة الجداول الدراسية. 44

48 مقترح رقم )2( وهو ادق من مقترح رقم )1( لتوزيع المقاعد تم احتساب عدد الساعات النظرية في كل خطة فيها طالب ملتحقون بحيث يكون العدد يساوي ما تأخذه الخطة من كل قسم مع مالحظة أن االختياري تم احتساب نسبة ما يزوده القسم للخطة من المجموع الكلي للمساقات االختيارية في تلك الخطة. وزن القسم: هو حاصل ضرب ما يزوده القسم من الساعات النظرية في كل خطة فيها طالب ملتحقون مضروبا في عدد الطالب الملتحقون في تلك الخطط نسبة الوزن: هو نسبة مجموع وزن القسم إلى المجموع الكلي لجميع أوزان األقسام. المقاعد المقترحة: حاصل ضرب نسبة وزن القسم مضروبا في عدد مقاعد الجامعة )11371( المقاعد الحالية: مجموع عدد المقاعد في القاعات التي تم ربطها مع األقسام من قبل دائرة الجداول الدراسية. مقترح رقم )3( لتوزيع القاعات والمقاعد حسب عدد الشعب المطروحة القاعات الصغيرة: هي عدد القاعات الصغيرة المطروحة فيها شعب القسم )اقل أو يساوي 59 مقعد(. القاعات الكبيرة: هي عدد القاعات الكبيرة المطروحة فيها شعب القسم )اكبر من 59 مقعد(. القاعات الكبيرة المقترحة = نصف عدد الشعب المطروحة في قاعات صغيرة + عدد الشعب المطروحة في قاعات كبيرة مقسوما على مجموع نصف عدد الشعب المطروحة في قاعات صغيرة + عدد الشعب المطروحة في قاعات كبيرة مضروبا بعدد قاعات الجامعة الكبيرة والصغيرة )125( قاعة. المقاعد المقترحة: عدد الشعب في القسم مقسوما على عدد الشعب الكلي مضروبا بسعة قاعات الجامعة القاعات الحالية: هو القاعات الموزعة حاليا على كل قسم )125( قاعة. المقاعد الحالية: هو المقاعد الموزعة حاليا على كل قسم. القاعات ال تشمل المدرجات. الشعب المحسوبة هي التي عدد طالبها اكثر من )10( طالب. 45

49 التطوير في مجال الخدمات المقدمة إلصدار وثائق الطلبة نظرا للمعوقات التي كانت تظهر قديما خالل عملية إصدار الوثائق والتي كانت تشكل عبئا إضافيا على وحدة.6 القبول والتسجيل تم استحداث مكتب خاص إلصدار وثائق الطلبة وفصله عن ديوان الوحدة وإنشاء خطط برمجيه خاصه بهذا المكتب تم توجيهها لتسهيل معامالت الطلبة من حيث الدقة والسرعة ولتخفيف الجهد البشري المبذول من قبل موظفي الوحدة وقد تم إنجاز بعضها والبعض األخر قيد التنفيذ ونوجز بعض األمور التي تم استحداثها: 1. تقديم طلب الوثائق الكترونيا عن طريق خدمات الطالب اإللكترونية بحيث يقوم الطالب بطلب الوثيقة وتسديد رسومها من خالله. حالة متابعة الوثيقة الخاصة به الكترونيا عن طريق الموقع البريد أو اإللكتروني الخاص به )قيد.2 التدقيق قيد الطباعة قيد التوقيع جاهزة للتسليم(. تدقيق بعض الوثائق آليا )إثبات امتحان طالب مستوى...( للطالب الذي قام بتدقيق بياناته الخاصة.3 واعتمادها الكترونيا بحيث تم اختصار مرحلة على الطالب وعلى المسجل المعني بحيث لم يعد الطالب بحاجة لمراجعة المسجل لتأكيد بياناته. 4. تصدر بعض الوثائق موقعة الكترونيا حيث خفف ذلك الكثير من ضغط المراجعين على وحدة القبول والتسجيل وقلل من الجهد والزمن الالزم إلصدارها فقد كان عدد إثبات وثائق الطالب المطلوبة في )23803( مع العلم هو عام 2013 إن كل وثيقة بحاجة لتوقيعين أي ما يعادل )47606( وتم اختصار الزمن الالزم إلصدارها من 3 ساعات تقريبا إلى ثوان معدودة. التعامل مع 5. وثائق الطلبة من خالل الباركود الخاص بكل وثيقة وتثبيت كل حركة تجري على الوثيقة على شاشة االستعالم من حيث )الطلب التدقيق الطباعة الجاهزية التسليم(. 6. العمل جار على استحداث ماكينة خاصة بطباعة وثائق الطلبة تم تنفيذ جزء منها حيث أصبح بإمكان الطالب طباعة )إثبات الطالب إثبات طالب خاص بالجمارك امتحان المستوى الترتيب على الفوج( بنفسه دون تدخل أي موظف. استبدال الورق المستخدم لطباعة الوثائق أصبحت بحيث أيضا واألختام تتضمن سبل حماية خاصة.7 )أرضيات سرية خطوط ميكرو تكست ختم هولوغرام...( ويتم حاليا متابعة أخر التطورات الجارية في هذا المجال ودراسة إمكانية أضافتها على أوراق الوثائق الخاصة بالطلبة وتم االستغناء عن الوثائق القديمة التي كانت بحاجة لمجهود بشري إلنجازها أكبر من حيث وضع الالصق الذهبي وختمه والتأكد من صحة المعلومة... الخ. متابعة اإلحصائيات الخاصة بالوثائق من حيث الزمن والكم لتقليص الجهد والزمن المطلوب إلنجازها. برمجة الستكرات الخاصة بمغلفات الخريجين بحيث تم االستغناء عن النمط القديم وعن الجهد الكبير.8.9 المبذول من قبل المسجلين واالستعاضة عنهم بموظف واحد فقط بمكتب الوثائق إلنجاز المهمة وبزمن اقل بكثير من الزمن السابق. تم إضافة )QR-CODE( إلى وثائق الطلبة الخريجين بحيث يتم التأكد من صحة الوثيقة من خالل.10 موقع الجامعة اإللكتروني من قبل أي شخص. 46

50 التطوير في مجال الخدمات االلكترونية المقدمة لمتلقي الخدمة ينقسم متلقو الخدمة )أصحاب المصلحة( إلى الفئات التالية:.7 طلبة الجامعة من مختلف الجنسيات. أولياء األمور للطلبة. المجتمع. الجهات الحكومية والخاصة الباعثة لبعض الطالب إلكمال دراستهم على نفقتها. أعضاء الهيئة التدريسية واإلدارية في الجامعة علما بأن الوحدة تقدم خدمات عديدة لمتلقي الخدمة ويمكن تصنيفها إلى ما يلي: خدمات عامة أ. وتشمل هذه الخدمات ما يلي: نشر األنظمة والتعليمات واألسس المتعلقة بإجراءات العمل على الصفحة اإللكترونية للوحدة. االتصال والتنسيق المباشر مع المعنيين لعرض المشكالت والمعوقات التي تواجههم. دعم اإلجراءات الموسمية من خالل تكليف موظفين في الوحدة بتسيير اإلجراءات إلى جانب أعمالهم. األسئلة األكثر تكرارا للوصول إلى أعمق مدى في ذهن متلقي الخدمة تم عمل حصر لألسئلة التي وردت من المراجعات الشخصية وعبر الهاتف وعبر أكثر من رسالة إلكترونية تم فرزها وتجمعيها في حزمة من األسئلة التي وردت بنسب عالية وذلك للتسهيل على متلقي الخدمة الحصول على إجابات دقيقة وسريعة ألسئلة قد تتبادر له في أي مرحلة من مراحل أي إجراء. وتم نشر هذه األسئلة على الصفحة اإللكترونية للوحدة وبناء على نشرها ظهرت النقاط اإليجابية التالية: قل عدد االتصاالت الهاتفية لالستفسار عن مواضيع مذكورة في األسئلة األكثر تكرارا. تقليل الوقت والجهد للموظف المعني بفرز البريد اإللكتروني الوارد للوحدة. توحيد اإلجابة عن أي استفسار وسهولة الحصول عليه. قل عدد المراجعين الذي يراجعون للحصول على معلومة منشورة ضمن األسئلة األكثر تكرارا. ب. خدمات القبول من خالل الصفحة اإللكترونية للوحدة وتشمل هذه الخدمات ما يلي: االلتحاق بالجامعة إلكترونيا ويتمثل ذلك بتقديم طلب االلتحاق ومتابعته على الصفحة اإللكترونية.1 للوحدة ومعرفة النتيجة من خالل البريد اإللكتروني. 47

51 إتمام عملية القبول والحصول على الرقم الجامعي من خالل الدفع على بوابة الدفع اإللكتروني ( visa.)card إتمام عملية التحويل من تخصص إلى آخر أثناء عملية القبول من خالل الصفحة اإللكترونية للوحدة عند الحصول على قبول من عدة جهات. االستعالم الكترونيا عن جميع قبوالت الطالب األردني )موزاي تنسيق ديوان عشائر...( من خالل الرقم الوطني ج. د. تفعيل وسائل االتصال والتواصل مع متلقي الخدمة والعمل على تحسينها نظرا للحاجة إلى تفعيل وسائل االتصال والتواصل مع متلقي الخدمة قامت الوحدة باستحداث بوسائل االتصال والتواصل مع متلقي الخدمة لتوثيق هذه الوسائل والعمل بها مثل )البريد الخاص بمتلقي الخدمة واألخر الخاص بالوحدة الخدمات اإللكترونية...الخ(. خدمات الطالب وتشمل هذه الخدمات ما يلي: إجراء خاص اإللكتروني 1. معلومات الطالب وتشمل: المعلومات الشخصية. مالية الطالب. االسم باللغة اإلنجليزية. إدخال عنوان الطالب. جنسيات الطالب األخرى. 2. تعهد الطالب. 3. اعتماد المعلومات. 4. البريد اإللكتروني. 5. الرغبة بعدم التقدم المتحان المستوى. 6. معادلة المساقات المهارية. 7. كشف العالمات. 8. نتائج الفصل وتشمل: نتائج األعمال الفصلية. نتائج الفصل النهائية. 9. التسجيل وتشمل: طلب مراجعة عالمة. آخر المواد المسجلة. الحذف خارج فترة التسجيل. إشعار التسجيل. المساقات المتاحة للتسجيل. 48

52 الخطة األكاديمية. 10. إيداع في الرصيد. 11. رسوم الساعات. 12. طلب وثائق. 13. الجداول وتشمل: جدول النشاطات الفصلية. جدول االمتحانات النهائي. جدول االمتحانات اإللكترونية. الجدول االسترشادي المقترح. 14. تغيير التخصص وتشمل: المساقات المحتسبة في حال التحويل. طلب التحويل. طريقة معادلة المساقات. 15. خدمات التسجيل وتشمل: انسحاب من الفصل. تأجيل الفصل. تحديد التخصص الدقيق. الفصل اإلضافي. االنسحاب من الجامعة. 16. استثناءات التسجيل: طلب استثناء من المتطلب السابق. طلب مساق بديل. طلب مساق متزامن. استثناء عدد الساعات المقطوعة. تسجيل مساق اختياري من خارج القسم. استثناء تجاوز الحد األعلى للساعات المسجلة لطلبة النظام السنوي. استثناء تجاوز الخطة االسترشادية لطلبة النظام السنوي. استثناء تسجيل مساق من مستوى اعلى لطلبة النظام السنوي. استثناء تسجيل أقل من العبء. 17. المرشد األكاديمي. 18. طلب إجراء امتحان تكميلي. 19. العهدة. 20. المكتبة. 21. الفواتير النثرية. 22. العقوبات. 23. الرسائل. 49

53 24. الكلمة السرية وتشمل: الخاصة بالشبكة الالسلكية والمكتبة. الخاصة بالتسجيل. ه. و. خدمة االستدعاء اإللكتروني تم برمجة نماذج االستدعاءات الورقية والتي يقدمها الطلبة عادة إلى الدكتور رئيس الجامعة لتصبح الكترونية بالكامل وذلك فيما يخص الطلبة من داخل وخارج الجامعة وحسب موضوع االستدعاء مما انعكس إيجابيا على سير العمل حيث أن حجم هذه االستدعاءات كان كبيرا جدا مما يتطلب الكثير من الوقت والجهد لفرزها وعمل اإلجراء الالزم لها ومما ساعد متخذ القرار على اتخاذ القرارات المناسبة وبوقت اقل بخصوص كل حالة من هذه الحاالت دون وجود أي تناقض بهذه القرارات. خدمات المدرسين وتشمل هذه الخدمات ما يلي: إدخال العالمات. إدخال العالمات الفصلية. إدخال العالمات النهائية. إدخال عالمات المساقات المتصلة. إدخال عالمات التدريب والرسالة واالمتحان الشامل. عالمة غير المكتمل. محروم بسبب الغياب. إدخال عالمات إكمال الكليات الطبية. بناء الجدول الدراسي من قبل رئيس القسم. اإلضافة على الشعب المغلقة من خالل رئيس القسم. تنفيذ إجراء اعتماد الخريجين والمفصولين من خالل رؤساء األقسام والعمداء

54 متابعة تنفيذ خدمات الطالب المقدمة عبر الصفحة اإللكترونية للطالب من خالل خدمات التسجيل.5 واستثناءات التسجيل. 6. حجز القاعات لغايات االمتحانات الفصلية. 7. ضبط الحضور والغياب. 8. خدمة التعليم اإللكتروني.)E-learning( إجراء 9. تعديل العالمة. 10. العبء التدريسي ألعضاء هيئة التدريس. ومن الجدير بالذكر أن العبء التدريسي اإللكتروني قد وفر على الجامعة الكثير من الوقت والجهد لجميع األطراف المعنية فيه وأعطى السرعة والدقة في احتساب عبء المدرس ضمن األسس المعتمدة وذلك استنادا للجدول الدراسي المطروح لذلك الفصل. الجدول الدراسي للمدرسين في الفصل يمثل الشكل السابق مثاال للشكل العام لكشف العبء التدريسي اإللكتروني لعضو هيئة التدريس. ز. ح. خدمات السفارات وجهات االبتعاث وذلك إلتاحة المجال للسفارات وجهات االبتعاث لمتابعة أوضاع طلبتهم الدراسية. خدمات الخريجين للحفاظ على التواصل مع الطلبة الخريجين وبناء قاعدة بيانات الطلبة الخريجين وعناوينهم. 51

55 8. التطوير في مجال ضبط الجودة )9001 )ISO تسعى وحدة القبول والتسجيل إلى الدقة والتميز في جميع إجراءاتها وعليه فإن ضبط الجودة أحد ركائز هو عمل الوحدة وقد تمحور ذلك فيما يلي: أ- ب- ج- د- ه- و- ز- ح- ط- ضبط معلومات الطالب. حوسبة الحالة النهائية للطالب. حوسبة عملية التخريج. ضبط البيانات المدخلة: وذلك وفق المنطق بما يتناسب مع التعليمات وأسس القبول بحيث يتم منع إدخال البيانات الخاطئة من األساس بناء على المنطق الذي تم بناءه وقد تم استحداث تقارير تدقيق الكترونية لضمان عدم وجود مثل هذه األخطاء والكشف عنها حال حدوثها ومنعها في المستقبل. حوسبة المواعيد. حوسبة العالمات )بكافة مراحلها(. حوسبة خدمات التسجيل. حوسبة مالية الطالب. االعتماد على البرامج ذاتية التنفيذ. 1. ضبط معلومات الطالب االحتفاظ لغايات وشفافة وموثقة دقيقة بمعلومات لصاحبها قاعدة بناء في عليها ويعتمد المعلومات قامت وحدة القبول والتسجيل بابتكار اآللية التالية في عملية التحقق من معلومات الطالب: أ- ب- ج- د- نشر المعلومات الشخصية على خدمات الطالب. استحداث خدمة اعتماد المعلومات من قبل الطالب واإلقرار بأن معلوماته دقيقة ومطابقة لواقع الحال وتوجهه لمراجعة المسجل في حال وجود خطأ في معلوماته. استحداث حركة تدقيق إلكتروني لملف الطالب توضع من قبل المسجل بعد تدقيق المعلومات ومطابقتها مع الوثائق المقدمة من الطالب. لالستفادة من عملية التحقق التي تمت من الطالب والمسجل تم حجب مجموعة من الخدمات عن الطالب الذي لم يعتمد معلوماته مثل خدمة التسجيل وخدمة إصدار الوثائق وغيرها مما يجبر الطالب على تصويب وضع معلوماته لحاجته لهذه الخدمات ومنع المسجل والطالب إلكترونيا من عمل أي تعديل على معلومات الطالب المعتمد لسجالته كما تم اعتماد نموذج إجراء طلب تغيير المعلومات المعتمد في إجراءات الوحدة. حيث أن هذه اإلجراءات تؤدي إلى الشفافية في عرض المعلومات المستخدمة في الوحدة وتعطي الطالب الميزات التالية: االطالع على معلوماته قبل الحصول على أي خدمة. 52

56 تصويب األخطاء في المعلومات قبل الحاجة إليها يعني إعطاء الوقت الكافي لعملية التصويب. عدم إصدار الوثائق للطالب الذي لم يتم تدقيق ملفه من قبل الطالب والمسجل أي عدم إصدار وثائق تحوي معلومات غير مدققة. اعتماد السجل المعتمد من طرف الطالب وطرف التسجيل اعتمادا نهائيا ومنع التعديل قطعيا مما يعني عدم إعطاء الفرصة لوقوع أي خطأ بشري. تفعيل نموذج إجراء طلب تغيير المعلومات بحيث يكون من خالل جميع األطراف ذات العالقة بموضوع التغيير مما أعطى الضمان الكافي بأن أي تغيير انتهى إلى التغيير الواجب في مكانه. 2. حوسبة عملية التخريج تم حوسبة إجراء تجهيز الخريجين لمجلس العمداء بدءا من المسجل حتى وحدة شؤون المجالس وعكس جميع اآلثار بعد كل خطوة على معلومات الطلبة )الحالة وسجالت التخريج( حيث يتم حصر المتوقع تخريجهم وبناء الخريجين الكترونيا دون أي تدخل بشري مع السير بإجراءات التخريج عبر األقسام والكليات إلى مجلس العمداء من خالل النظام المحوسب وذلك بعد اعتماد المسجلين ودائرة التدقيق والمعلومات للتعهدات الخاصة بتدقيق الطلبة المتوقع تخرجهم. 3. ضبط البيانات المدخلة حيث يتم اكتشاف األخطاء أوال بأول والعمل على منع حدوثها من األساس مستقبال من خالل ضبطها الكترونيا وقد تم تقسيم هذه التقارير إلى مجموعات حسب طبيعة ونوع األخطاء التي تقوم هذه التقارير بمعالجتها مثل )تدقيق المقبولين تدقيق الخريجين تدقيق الخطط الدراسية...(. 4. حوسبة المواعيد بناء على التعليمات المقررة للمواعيد تم حوسبة بعض من مواعيد التقويم الجامعي بحيث يكون لكل إجراء تاريخ محدد يتم من خالله تسيير اإلجراء وقد بني على هذه المواعيد اشتقاق بناء المواعيد التالية الكترونيا ودون تدخل بشري كما هو موضح في الجدول التالي: عملية التسجيل العملية نشر صفحة التسجيل اإللكترونية السحب واإلضافة فترة تسجيل/سحب وإضافة للمتأخرين فترة االستثناء من متطلب سابق اإلضافة على الشعب من قبل رئيس القسم إدخال العالمات غير المكتملة قبول عذر غير المكتمل اإلسقاط/االنسحاب من الفصل/تأجيل فصل /بكالوريوس اإلسقاط/االنسحاب من الفصل/تأجيل فصل /بكالوريوس إسقاط المواد/دراسات عليا موعد البدء من أول تاريخ بداية تسجيل مدخل في مواعيد تسجيل اإللكترونية من أول تاريخ بداية تسجيل مدخل في مواعيد تسجيل اإللكترونية نهاية فترة التسجيل نهاية فترة التسجيل مع نشر الجدول الدراسي بداية فترة التسجيل بداية الفصل بعد أسبوع من انتهاء االمتحانات النهائية بداية األسبوع الثالث األسبوع الثاني األسبوع الثالث موعد االنتهاء إلى تاريخ نهاية آخر فترة تسجيل مدخلة في مواعيد تسجيل اإللكترونية إلى تاريخ نهاية أول خميس قبل بداية الفصل أول خميس قبل بداية الفصل أول خميس قبل بداية الفصل أول خميس قبل بداية الفصل أول خميس قبل بداية الفصل نهاية األسبوع الثاني من بداية الفصل نهاية األسبوع الثاني من بداية الفصل نهاية األسبوع الخامس عشر من بداية الفصل )الفصل ليس صيفي( نهاية األسبوع السابع من بداية الفصل )الفصل صيفي( نهاية األسبوع الخامس عشر من بداية الفصل )الفصل ليس صيفي( 53

57 إسقاط المواد/دراسات عليا إدخال مواد الجدول الدراسي من قبل األقسام إدخال مواد الجدول الدراسي من قبل األقسام األسبوع الثاني من األسبوع السادس من األسبوع الثالث نهاية األسبوع السابع من بداية الفصل )الفصل صيفي( نهاية األسبوع الثامن من بداية الفصل )الفصل ليس صيفي( نهاية األسبوع الخامس من بداية الفصل )الفصل صيفي( حوسبة العالمات )بكافة مراحلها( بحيث يتم نشر العالمات ومتابعة إدخال العالمات الكترونيا مع المدرسين من خالل إرسال رسائل الكترونية للتأكيد على إدخال العالمات..5 كما سيتم العمل على إيجاد وسيلة تمنع الطاقم الفني في مركز الحاسوب والمعلومات الذين لديهم القدرة على االطالع أو التغيير خارج منظومة األنظمة المحوسبة وفي ذلك ليس تشكيكا في نزاهتهم إنما عزلهم وحمايتهم عن أي شك ممكن أن يشملهم. حوسبة خدمات التسجيل بحيث يتم حذف تسجيل المفصولين وبناء المخالفين ونشر الجدول الدراسي وجميع اإلجراءات الخاصة بالتسجيل الكترونيا. حوسبة مالية الطالب بحيث يتم إنهاء البعثات والتسوية المالية وبناء الغرامات وتحويل طريقة الدفع للطالب الكترونيا. االعتماد على البرامج ذاتية التنفيذ التي تعمل دون التدخل البشري ومن هذه البرامج ما هو موضح بالجدول التالي: Describe حالة البعثة Period يومي األسبوع 14 )في األول والثاني( والسابع في الصيفي كل يوم سبت يومي حالة البعثة Action تحويل حالة البعثة الى منتهية للطالب ليسوا على مقعد الدرس وتحويل حالة البعثة الى غير مبعوث لكل طالب جهة انفاقه خاصة إنهاء بعثات الطالب المحققين لشروط اإلنهاء بناء أنهي الساعات وبقي التدريب رسالة احصائية غير المسجلين للمدير بناء المتوقع تخرجهم بناء مجموعات الخريجين/بكالوريوس ترحيل حالة المفصولين الى الحالة النهائية كل يوم جمعة الساعة 2 فجرا كل يوم خميس لحد اآلن يدوي )بعد اجراءات اإلمتحانات النهائية التخريج تبليغ إلكتروني التخريج التخريج المفصولين Procedure Finish_Spo_status Finish_Spo_status Plan. Do_Remain_practice Pay_before. Unpayed_Stat_ Plan. do_expected MARKSE. GRAD_DIS. CREATE_GRAUTE_GROUP_JOB Jobs_Pkg. Get_Dismiss JOB Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Job_No=

58 Describe حالة الطالب حالة الطالب حالة الطالب حالة الطالب حالة الطالب حالة الطالب حالة الطالب حالة الطالب حالة الطالب حالة الطالب حالة الطالب حالة الطالب حالة الطالب Period وبعد غير المكتمل( كل يوم الساعة 5 فجرا كل يوم الساعة 5 فجرا كل يوم الساعة 5 فجرا كل يوم الساعة 5 فجرا كل يوم الساعة 5 فجرا كل يوم الساعة 5 فجرا كل ساعتين خارج فترات التسجيل والسحب واإلضافة كل ساعتين خارج فترات التسجيل والسحب واإلضافة كل ساعتين خارج فترات التسجيل والسحب واإلضافة كل ساعتين خارج فترات التسجيل والسحب واإلضافة كل ساعتين خارج فترات التسجيل والسحب واإلضافة كل ساعتين خارج فترات التسجيل والسحب واإلضافة كل ساعتين خارج فترات التسجيل والسحب واإلضافة Action تحويل الى مراجعة الخدمات االلكترونية بسبب/نقص وثائق/ تحويل الى مراجعة الخدمات االلكترونية بسبب الطالب لم يعتمد معلوماته / تحويل الى مراجعة الخدمات االلكترونية بسبب الطالب لم يعتمد التعهد/ تحويل الى مراجعة الخدمات االلكترونية بسبب الملف غير مستلم/ تحويل الى مراجعة الخدمات االلكترونية بسبب/بريد إلكتروني غير مفعل/ تحويل الى مراجعة الخدمات االلكترونية بسبب/مالحظة ويب فعالة/ تحويل الى مقعد الدرس من مراجعة الخدمات االلكترونية تحويل الى مقعد الدرس من أنهى الساعات تحويل الى مقعد الدرس من متوقع تحويل الى متوقع من مقعد الدرس تحويل الى أنهى الساعات من مقعد الدرس تحويل الى متوقع من مراجعة الخدمات االلكترونية تحويل الى أنهى الساعات من مراجعة الخدمات االلكترونية Procedure 1 30 Get_Final_status(P_Sem P_Stu_no); P_Dep_Code 2 30 Get_Final_status(P_Sem P_Stu_no); P_Dep_Code 3 30 Get_Final_status(P_Sem P_Stu_no); P_Dep_Code 6 30 Get_Final_status(P_Sem P_Stu_no); P_Dep_Code 4 30 Get_Final_status(P_Sem P_Stu_no); P_Dep_Code 5 30 Get_Final_status(P_Sem P_Stu_no); P_Dep_Code Get_Final_status(P_Sem P_Stu_no); P_Dep_Code Get_Final_status(P_Sem P_Stu_no); P_Dep_Code Get_Final_status(P_Sem P_Stu_no); P_Dep_Code Get_Final_status(P_Sem P_Stu_no); P_Dep_Code Get_Final_status(P_Sem P_Stu_no); P_Dep_Code Get_Final_status(P_Sem P_Stu_no); P_Dep_Code Get_Final_status(P_Sem P_Stu_no); P_Dep_Code JOB Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job 55

59 Describe تبليغ إلكتروني العالمات تبليغ إلكتروني تبليغ إلكتروني العالمات التسجيل تبليغ إلكتروني تبليغ إلكتروني تبليغ إلكتروني التسجيل تبليغ إلكتروني حالة الطالب حالة الطالب Action تكليف متابعة اجراءات ما بعد انتهاء فترة غير المكتمل اجراءات ما بعد انتهاء فترة غير المكتمل الشعب التي ال تزال غير معتمدة من المدرسين بعد انتهاء اإلمتحانات النهائية )للرئيس والعمداء ورؤساء األقسام( رسالة تجاوز 72 ساعة بعد االمتحان النهائي نشر العالمات المعتمدة حذف تسجيل الطالب المفصولين تنبيه للمدرسين الذي لم يعتمدوا عالمة األعمال رسالة ادخال واعتماد العالمات خالل يوم االمتحان ارسال رسالة لغير المسجلين في افصل ليس صيفي بناء المخالفين تحذير الوثائق الناقصة تحويل كل طالب غير معتمد للتعهد الى مراجعة الخدمات االلكترونية مع وضع مالحظة على الطالب تحويل كل طالب غير معتمد معلوماته الى مراجعة الخدمات االلكترونية مع وضع مالحظة على الطالب Period قبل انتهاء فترة ادخال العالمات غير المكتملة ب 3 أيام بعد انتهاء فترة ادخال العالمات غير المكتملة ب 4 أيام بعد انتهاء اإلمتحانات النهائية ب 48 ساعة يوميا يوميا خالل فترة اإلمتحانات يوميا خالل فترة اإلمتحانات بعد سبعة ايام من قرار مجلس العمداء قبل 48 ساعة من بداية اإلمتحانات النهائية يوميا خالل فترة اإلمتحانات بعد أسبوعين وشهر وشهرين ومئة يوم من بداية الفصل يوميا خالل فترة التسجيل والسحب واإلضافة وبعد انتهاء فترة اإلسقاط ويوم السبت من كل أسبوع كل يوم جمعة كل يوم جمعة كل يوم جمعة Procedure After_Incomplete_Alert Normal_Stat. Complete_In_Complete_Job Jobs_pkg. Not_Confirmed_sections; Jobs_pkg. ins_exam_date_ _72hours; Jobs_pkg. Publish_Confirmed_Sections; Jobs_pkg. Delete_Dismis_Register Jobs_pkg. sec_not_conf_works_ ; jobs_pkg. ins_exam_date_ ; jobs_pkg. student_not_reg_late14; P. Get_Viol_Job; DOC. MAIL_FOR_NOT_RECIVED DOC. MAIL_FOR_NOT_RECIVED DOC. MAIL_FOR_NOT_RECIVED JOB Main_Job Job_No=6155 Job_No=7653 Job_No=7653 Job_No=7653 Job_No=7653 Main_Job Main_Job Job_No=6156 Main_Job Main_Job Main_Job 56

60 Describe حالة الطالب Period كل يوم جمعة يوميا أول يوم في الفصل قبل 7 أيام من بدء عملية التسجيل قبل يومين من بداية عملية التسجيل في اليوم التالي بعد ادخال مواعيد التسجيل من قبل دائرة الجداول بعد ستة أسابيع )يوم الخميس الذي يسبق الستة أسابيع( من بداية الفصل )ثالثة في الصيفي( بعد ستة أسابيع )يوم الخميس الذي يسبق الستة أسابيع( من بداية الفصل )ثالثة في الصيفي( بعد 14 يوم من آخر موعد إلدخال الجدول الدراسي مالية الطالب مالية الطالب Action تحويل كل طالب له ملف غير مستلم الى مراجعة الخدمات االلكترونية مع وضع مالحظة على الطالب التسوية المالية بناء الغرامات تحويل طريقة الدفع لجميع الطلبة الى قبل التسجيل تحويل فصل التسجيل الى الفصل القادم بناء المواعيد نسخ الفصل النظير بناء احصائيات جدول الويب )الذي يتم إدخاله على الشعب من قبل رئيس القسم( بناء قائمة كليات وأقسام جدول الويب تحويل الطالب الى فاقد مقعد مستنكف طالب زائر لم يسجل للفصل الالحق حسب التعليمات بناء الرسوم المالية المستوفاة من الطلبة بناء بيانات EMIS نشر الجدول الدراسي على الويب ترحيل عالمات البكالوريوس يومي سنوي بعد فترة القبول اسبوعي بعد 14 أيام من آخر موعد إلدخال الجدول الدراسي لحد اآلن يدوي من خالل تعديل مالية الطالب التسجيل المواعيد التسجيل التسجيل التسجيل حالة الطالب مالية الطالب بيانات التعليم العالي التسجيل العالمات Procedure DOC. MAIL_FOR_NOT_RECIVED pay_before. daily_tasweyah; PAY_BEFORE. GET_MULLETE_STUDENTS Update_Pay_Method Update schedual_info set reg_sem= Nxt_Sem; Jobs_Pkg. Build_Reg_Periods Sections. move_courses jobs_pkg. Fill_SECTIONS_LINE_STAT_Job; Sections. Build_web_Dept_Fac_Lists do_refuse_lost jobs_pkg. Build_Emis_JOB UPDATE schedual_info SET sections_sem =Nxt_Sem jobs_pkg. Move_Marks(P_Degree_Code Number) JOB Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Main_Job Job_No=8438 Main_Job Job_No= Main_Job Main_Job 57

61 Describe Action ترحيل عالمات االختصاص العالي في الطب وطب األسنان ترحيل عالمات المساقات الطويلة لطلبة السنة الخامسة طب األسنان ترحيل عالمات الماجستير )-يعمل بعد 3 أيام من نهاية الفصل ويقوم بترحيل العالمات يوميا دون احتساب معدالت( تحويل الطلبة المتوقع تخرجهم بناء على نتيجة السنة السادسة الى متوقع تالي أو على مقعد الدرس )غير مكتمل /بال/راسب( تدقيق ملفات الطلبة الذين لديهم قبول وارد من التنسيق الموحد Period البرنامج في اللحظة التي ينتهي فيها اعتماد آخر عالمة بالفترة من 6/12 الى 6-25 من كل عام بالفترة من 5-15 الى 06-5 من كل عام بعد تاريخ نهاية الفصل ب 3 أيام يوميا مع كل حركة احتساب معدل نظام سنوي في األسبوع السادس من بداية الفصل الحالي العالمات العالمات العالمات العالمات تدقيق ملف الطالب Procedure jobs_pkg. Fill_Mark_High_Courses jobs_pkg. Fill_Mark_Long_Courses jobs_pkg. Fill_Mark_Master_Courses MOVE_FAILED_EPECTED jobs_pkg. stu_with_file_by_dep JOB Main_Job Main_Job Main_Job TRIGGER Main_Job 58

62 9. التعامل مع صوت متلقي الخدمة: الشكاوى واالقتراحات: تقوم الوحدة بالتعامل مع الشكاوى واالقتراحات من خالل جميع الوسائل المتاحة وهي كما يلي: صندوق الشكاوى: ويكون بالتنسيق مع مركز التطوير األكاديمي وضمان الجودة في الجامعة وقد تم وضع صندوق الشكاوى واالقتراحات في الوحدة ويتم التعامل مع هذا الصندوق من قبل المركز حيث انه يتم فتح الصندوق من قبلهم وتزويدنا بالشكاوي واالقتراحات والعمل على حلها بالطريقة الصحيحة من قبل الوحدة وتزويدهم بنسخة من الحل للعمل على إغالق هذه الشكوى أو االقتراح مما يعمل على توثيقها إضافة إلى أن إدارة الوحدة ترحب وفي أي وقت بأي شكوى أو اقتراح للعمل على الحل والتطوير حيث أن أفضل طريقة للتطوير هي النقد البناء واالقتراحات المقدمة من متلقي الخدمة. الشكوى المباشرة للمسؤولين في الوحدة: حيث أن إدارة الوحدة دأبت وباستمرار على تبني سياسة الباب المفتوح للطلبة والمراجعين والمدرسين حيث يمكن لجميع الطلبة والمراجعين تقديم الشكاوى أو االقتراحات بشكل مباشر لإلدارة حيث يتم التحقق منها والعمل على حل الشكاوى بالسرعة القصوى والحرص على منع تكرارها والعمل على المباشرة بتنفيذ االقتراحات الممكن العمل بها. الشكوى من خالل البريد اإللكتروني للوحدة أو صفحة إل :)Facebook( حيث يتم حصر وتحليل الشكاوى واالقتراحات الواردة وفرزها والتحقق منها والعمل على حلها. االستفسارات: حيث انه تمت إتاحة الفرصة لمتلقي الخدمة لالستفسار بشكل مباشر من خالل اللقاءات الشخصية أو من خالل قنوات االتصال المتاحة أو من خالل األسئلة األكثر تكرارا. التطوير في مجال األعمال الروتينية إن التطوير في األعمال الروتينية بالنسبة للوحدة هو أن يكون عددها في تناقص مستمر كون الروتين وهو اإلجراء المتكرر يبدو وبالضرورة قابل للحوسبة مهما كان بعده عن التصور وفيما يلي بعض األعمال الروتينية التي ال تزال تنفذ من خالل العناصر البشرية والتي ستصبح محوسبة على المدى القريب أو المتوسط:.9 تدقيق المعلومات الخاصة بالطلبة المقبولين من خالل الوثائق المقدمة من قبلهم وتثبيتها على سجالت عالماتهم الخاصة بالطلبة المستجدين. تدقيق الرسوم الجامعية بالتعاون مع وحدة الشؤون المالية في كل فصل دراسي وتم إعداد تقارير بالمطالبات المالية لجهات االبتعاث المختلفة حيث تمت مطابقة القيود المالية بهذا الخصوص. مساهمة الوحدة في إنجاح عملية االقتراع النتخاب أعضاء اتحاد الطلبة وذلك بتزويد عمادة شؤون الطلبة بالقوائم والبيانات واإلحصائيات الالزمة بهذه العملية إلكترونيا

63 مشاركة موظفي الوحدة في حفل التخريج. تطوير برنامج استخراج الوثائق بحيث يستطيع الطالب الحصول على الوثيقة المطلوبة بأقصر وقت قامت وحدة القبول والتسجيل باستقبال )6591( كتاب وارد وتم تصدير )1727( كتاب صادر من الوحدة إلى داخل الجامعة أو خارجها. 7. مشاركة الوحدة في إعداد وتعديل الخطط الدراسية في الجامعة وذلك من خالل مشاركة مدير الوحدة في اللجان الخاصة بذلك ومن ثم إدخالها إلى نظام معلومات الطلبة وقد تم بناء مجموعه من تقارير التدقيق لكشف أي خطا في الخطة وهي: مساقات ليس لها متطلبات مساقات متكررة في الخطط بأرقام مختلفة مساقات مرتبطة غير موجودة في الخطة نقص استدراكي لفرع الثانوية طالب لديهم خطأ برقم الخطة بسبب التخصص أو السنة مساقات مدخل لها رمز تعريف إضافي عربي وال يوجد رمز تعريفي إنجليزي مساقات مطروحة في نفس الخطة بنفس الرمز مساقات موجودة في الخطة الرئيسية وغير موجودة في الخطة مساقات مطروحة في الخطط االسترشادية أكثر من مره عدد ساعات الخطة غير مطابق لعدد الساعات في الجدول االسترشادية أخطاء معلومات المساقات ومن هذه األخطاء: مساقات غير مرتبطة بخطه أو الطالب مختبرات داخليه مدرجه فيها خطا بعالمة المساق أو نوع المساق أو عدد الساعات المعتمدة مساقات نطيه وهوع عالمة المساق ليست عالمة أو ناجح /راسب مساقات غير مدخل اسمها باللغة اإلنجليزية مساقات نوعها ندوه أو عالمتها ال تساوي %100 مساقات من مستوى سنه ثانيه فأكثر غير مدخل لها مساقات مرتبطة بها مساقات موجودة بالخطة االسترشادية وغير موجودة بخطة الطالب مساقات لها نوع المساق نظري وهي ليست نظري 60

64 التحليل الرباعي للبيئة الداخلية والخارجية Analysis( )SWOT البيئة الداخلية نقاط القوة Values( )Strength مرتفع درجة التأثير متوسط منخفض االستفادة من التغذية الراجعة وإن كانت غير رسمية السماح للطالب بالتدخل في صنع القرار أو اقناع المتلقي بالمبررات المنطقية مشاركة فرق العمل من خالل االلتزام والحضور الدائم في مختلف مراحل تطوير اإلجراءات إدارة عملية التغيير ومتابعة الموظفين التركيز على تطوير اإلجراءات التي تحتاج إلى استقبال جماهيري بحيث تسير هذه اإلجراءات بسالسة وسرعة ضمن إطار الدقة المتناهية عمل دراسات دورية واالستفادة منها لمقارنة مستوى اداء الوحدة بالوحدات االخرى في الجامعات الداخلية والخارجية. التركيز على الجودة بحيث يتم تطوير قيمة مضافة على كل إجراء يجب تنفيذه في كل مرة للوصول الى إعادة هيكلة النظام الورقي ألي إجراء ليصبح نظام ال ورقي سهل االستعمال وجود الوصف الوظيفي لكل وظيفة في حدة القبول والتسجيل تعد بمثابة الركيزة األساسية لعملية التطوير وتحقيق أهداف الخطة االستراتيجية للوحدة وجود هيكل تنظيمي للوحدة براعي التدرج الهرمي الوظيفي لتحديد العالقة والمرجعية اإلدارية بين مختلف المستويات اإلدارية وتحديد العالقات األفقية بين المستويات اإلدارية المتشابهة داخل وخارج الوحدة مما جعله يتميز بالمرونة المطلوبة ووضوح العالقات اإلدارية بين كافة المستويات. مرتفع درجة التأثير متوسط منخفض نقاط الضعف Values( )Weakness عدم وجود موظف متفرغ ومتخصص لتنظيم عملية حفظ الملفات من والى المستودع. عدم وجود أجهزة ذات مواصفات فنية عالية في الوحدة لتقديم خدمة الطلبة في وقت قياسي. عدم إمكانية مشاركة موظفو الوحدة في الدورات التدريبية التي تعقد في المركز االستشاري في الجامعة وذلك لتضارب وقت عقد تلك الدورات مع مواسم ضغط العمل. الموظفات الحاصالت على مسمى وظيفي )سكرتيره/ طابعه( قد تم تأهيلهم ويعملون حاليا في االعمال االدارية مثل أي موظف اداري في الوحدة وهنا نجد خلال واضحا في مسمياتهم حيث أنه يجب أن يكون المسمى الوظيفي للموظف مالئما لطبيعة عمله. مرتفع درجة التأثير متوسط منخفض الفرص (Opportunities) توفير الدعم القوي للموظف. إرسال بعض الموظفين للمؤتمرات الخارجية واالستفادة من التطورات في الجامعات العربية استغالل الثورة التكنولوجية لتسهيل تقديم الخدمة 61

65 التهديدات والتحديات Challenges) (Threats & ثقافة عدم نشر المعلومات بين الزمالء ما لم يتم االستفسار عنها. وجود إجراءات روتينية غير مبررة وغير موثقة ضمن االجراءات المعتمدة إال انها كانت موروثة من التجارب السابقة. مقاومة التغيير. عدم االلتزام بطرق توثيق محددة مما يؤثر على سير العمل وتوحيد اساليبه. عدم اعتماد بعض الموظفين على الحاسوب في حصر وحل اإلشكاالت وعدم اعتماد البريد اإللكتروني كوسيلة للتواصل في الوحدة. عدم االستفادة من الوقت المتاح في أوقات الركود في تطوير الكفاءة الذاتية للموظف )مثل عدم المشاركة بدورات المهارات الوظيفية أو استخدام اإلنترنت في اإلطالع على المواقع ذات الصلة بتطوير عمل الموظف(. عدم االلتزام بمبدأ أن موظف وحدة القبول والتسجيل موجود في هذه الوظيفة لخدمة الطالب من خالل الوحدة وليس خدمة الوحدة من خالل الطالب. مرتفع درجة التأثير متوسط منخفض البيئة الخارجية نقاط القوة Values( )Strength مرتفع درجة التأثير متوسط منخفض تنفيذ خطة البرمجة المعدة داخل الوحدة من قبل مركز الحاسوب والمعلومات. الوصول إلى تقديم خدمات الكترونية شاملة لجميع اإلجراءات دون الحاجة الى المراجعة الشخصية من قبل المراجعين وذلك على جميع مستويات متلقي الخدمة. تركيب أبواب كهربائية لمبنى الوحدة بحيث تصبح الوحدة مغلقة ويتم الدخول اليها من خالل آلية معينة مثل )البار كود البصمة الرقم الوظيفي والرقم السري(. تغطية المبنى بشبكة الحاسوب الالسلكية. تركيب نظام دور الستقبال المراجعين. تركيب نظام كاميرات لمراقبة المبنى. تركيب أجهزة الستخراج وثائق الطلبة مثل أجهزة الصراف في البنوك بحيث يستطيع الطالب الحصول على الوثيقة في أي وقت ودون الرجوع الى موظفي الوحدة حتى لوكان ذلك بعد انتهاء ساعات الدوام الرسمي توفير أجهزة ومعدات حاسوبية حديثة ذات سرعة عالية تتناسب مع طبيعة التطور في البرمجة وخدمة االنترنت. نقاط الضعف Values( )Weakness عدم تفهم فلسفة تطوير اإلجراءات اإلدارية من المستفيدين ويظهر ذلك من خالل محاولة التمسك باإلجراء الروتيني المعتمد منذ عقود بأنه يعمل بكفاءة أفضل من المطور. عدم القدرة على التكامل التام في الحلول المطورة من قبل الوحدة ألسباب يصعب حلها اال من خالل أصحابها خارج الوحدة. مرتفع درجة التأثير متوسط منخفض 62

66 عدم االتصال المباشر مع الوحدة لتزويدها بالتغذية الراجعة واللجوء الى وسائل التواصل االجتماعي "غير الرسمية" لنشر اإلشكاالت نتيجة التطوير. ضرورة تعديل التعليمات بما يتالءم مع االجراءات المستحدثة. الفرص (Opportunities) تعاون مركز الحاسوب والمعلومات في تنفيذ خطة البرمجة المعدة داخل الوحدة تعاون الكليات في الجامعة والمشاركة في عملية االرشاد األكاديمي للطلبة. تعاون عمادة شؤون الطلبة في عملية استقبال الطلبة المقبولين. تعاون مكتب الطلبة العرب واألجانب في متابعة امور الطلبة العرب واالجانب تعاون الملحقيات الثقافية في متابعة امور الطلبة المبتعثين تعاون وحدة الشؤون المالية في متابعة االمور المالية الخاصة بالطالب مرتفع درجة التأثير متوسط منخفض التهديدات والتحديات Challenges) (Threats & سرعة تطور اإلجراءات داخل الوحدة بشكل يفوق تطور األعمال اإلدارية في الوحدات األخرى داخل الجامعة وجهات المجتمع المدني المرتبطة بأعمالنا. مرتفع درجة التأثير متوسط منخفض تحميل الوحدة نتائج أخطاء نتجت عن قرارات متخذة خارج الوحدة. قتل روح اإلبداع عند الموظفين في الوحدة من خالل تغليب المصلحة الخاصة على المصلحة العامة وعدم األخذ بالرأي. عدم التزام الجهات الخارجية وتطبيقها للتطوير الذي يحدث في إجراءات الوحدة. 63

67 النتائج اتخذت الوحدة منهجا جديدا للعمل باتباع خطة استراتيجية تعمل على تحسين األداء من حيث النوع والكم والزمن وتأخذ بعين االعتبار أراء متلقي الخدمة اإليجابية والسلبية وراعت فيها أيضا قدرات الموظفين وألية تطويرها واالستفادة من ثورة المعلومات والتقنيات الحديثة والبرمجيات مما انعكس بشكل إيجابي على الخدمات المقدمة من قبل الوحدة وقلل من المشاكل واألخطاء التي عانت منها لفترات طويلة وقد بدأنا نجني ثمارها حيث خففت من عبء العمل على الموظفين وقللت من زمن المعامالت ومن عدد المراجعين وانعكست إيجابيا على آرائهم وتخفيف الشكاوي الواردة من خاللهم. أن توظيف ثورة المعرفة واستخدام اإلنترنت وسرعة االتصال وقلة تكاليفه أثرى بيئة التواصل المصممة لتقديم الخدمات لجميع مكونات المجتمع المحلي فاإلجراءات في الوحدة أصبحت تتم عن بعد الوحدة أصبحت أقل تشدد ا في التمسك في الروتين وأكثر مرونة لتلبية االحتياجات المتنوعة هدفنا الحفاظ على الوقت واختصار التكاليف وتقليل المخاطر الناتجة عن لزوم التواجد الشخصي في الوحدة. "وضوح اإلجراءات وإتاحة المعلومات للجميع" هو الشعار الذي انتهجناه في التعامل مع المجتمع المحلي حيث إننا نعتبر الوحدة بنك معلومات متاح للمجتمع المحلي للحصول على البيانات التي تلزم من خالل إجراءات في غالبها محوسبة للجهات الرسمية ال بل وسيتم إطالق خدمات إلكترونية خالل المدى القريب تتيح التفاعل مع اإلجراءات ليتم التكامل مع الحكومة اإللكترونية التي بدأت خدماتها باالنتشار. نحن نسعى للمساهمة وبشكل غير مباشر في بناء ثقافة جديدة وفق أسس اإلتقان والمهنية الحضارية الحديثة كي يتم تغيير الفكر التقليدي للفرد )سواء كان طالب أو موظف أو مدرس أو مؤسسة أو أي شخص آخر( في التعامل مع المؤسسات بحيث يتم التخلص من الموروثات البالية التي تعيق التطوير في تنفيذ الخدمات بحيث يصبح الفرد عضو ا إيجابي ا في المجتمع داخل هذا العالم المعاصر مما يدعم النهوض وتنمية الشخصية العصرية من مختلف جوانبها وأبعادها واإلسهام في محو األمية التكنولوجية بمفهومها الحضاري الحديث. لقد عرضنا سابقا كافة المواضيع التي تبين مقدار الخدمات التي زودنا فيها المجتمع الداخلي وتعتبر المواضيع السابقة في هذا التقرير شرحا تفصيليا لوصف األثر الذي انعكس على المجتمع المحلي داخل الجامعة لكن بقي أن نسلط القليل من الضوء على تعاملنا في قبول الطلبة مع الطلبة ذوي االحتياجات والطلبة غير األردنيين من أبناء األردنيات. مميزات ذوي االحتياجات الخاصة وفرت الوحدة للطلبة ذوي االحتياجات الخاصة فرص قبول تميزهم عن غيرهم في تخصصات تتناسب مع خصوصيتهم كما وفرت لهم نسب خصم من الرسوم الجامعية تصل إلى %90 ورغم أن التخصصات في الجامعة أكثرها تطبيقية وليست تخصصات إنسانية إال أن األرقام في الجدول التالي تبين أن وحدة القبول والتسجيل جعلت من الجامعة بيئة جاذبة لهم من خالل مقدار الدعم الذي وفرته الوحدة لرعاية هذه الفئة من المجتمع المحلي. األكاديمية/ الطالب حالة الجنس تخرج الطالب من الجامعة على مقعد الدرس متوقع تخرجه مجموع أنثى ذكر مجموع ويعتبر مبنى وحدة القبول والتسجيل مبنى صديق لهذه الفئة من المجتمع المحلي حيث تم تصميم مسارات خاصة للدخول والخروج تتناسب مع أي معدات طبية خاصة بهم كما تم توزيع المسجلين المعنيين بالتواصل المباشر مع الطالب في الطابق األرضي مما يعني سهولة الوصول إلى حاجاته من الوحدة بسهولة. 64

68 وعالوة على كل هذه األمور لقد أعطت الوحدة لهذه الفئة ميزة تسجيل المواد خارج الفترة المحددة لعملية التسجيل لنظرائهم من الطلبة كي يتمكنوا من ترتيب جدول مواعيد يسهل من حياتهم األكاديمية في الفصل الدراسي. مميزات أبناء األردنيات. امتثاال للتوجه الحكومي بمنح الحقوق المدنية )العمل اإلقامة التعليم الصحة وحق التملك( دون السياسية ألبناء األردنيات المتزوجات من غير األردنيين فقد كانت وحدة القبول والتسجيل سباقة لترجمة القرارات الحكومية إلى أسس في إجراءات القبول وبما يشمل مزج هذه الفئة من المجتمع المحلي في عملية القبول وإعطائهم حقهم بميزات دفع الرسوم مثل األردنيين. ومن اهم النتائج اإليجابية التي انعكست نتيجة عمليات التطوير المستمرة في الوحدة ما يلي: إحصائية عدد الكتب الواردة إلى وحدة القبول والتسجيل خالل آخر 6 سنوات )حتى تاريخه ) الشهر/ السنة المجموع الكتب الواردة الى التسجيل

69 تاريخه ) القبول وحدة من الصادرة الكتب عدد إحصائية خالل والتسجيل آخر 6 سنوات )حتى الشهر/ السنة المجموع 2350 الكتب الصادرة من التسجيل

70 تاريخه ) الورق كمية إحصائية المستهلك آخر خالل الوحدة في واألحبار 4 سنوات )حتى السنة عدد المواعين كمية األحبار 81 تاريخه ) الورق كمية إحصائية المستهلك خالل الوحدة في واألحبار آخر 4 سنوات )حتى تسلسل المادة / السنة جالسور حجم صغير جالسور حجم كبير مغلف بريد كاكي صغير مغلف بريد كاكي وسط مغلف بريد كاكي كبير مغلف بريد جوي ازرق مغلف بريد عادي ابيض ورق تصوير ابيض إضبارة ملف / طالب المجموع

71 إحصائية كمية الورق المصورة على آالت الوحدة آلة آلة الشهر / اآللة كانون ثاني شباط أذار نيسان أيار حزيران تموز أب أيلول تشرين أول تشرين ثاني كانون أول المجموع المجموع تكلفة المكالمات الرسمية للوحدة عدد المكالمات تكلفة المكالمات عدد الطالب إلى الموظفين أعداد مقارنة عدد الموظفين عدد الطالب العام الدراسي

72 يوضح الجدول التالي عدد الوثائق التي تم إصدارها من قبل وحدة القبول والتسجيل حسب نوع الوثيقة خالل العام الحالي: - متوسط الزمن الالزم لطباعة الوثائق بالساعة مقارنة مع عدد الموظفين المسؤولين عن تجهيز الوثائق الوثيقة/ السنة إثبات طالب مصدقات كشف عالمات عدد الموظفين 8 69