دليل مستخدم نظام docutrak 3.0 إعداد: قسم هندسة البرمجيات و ضبط الجودة. April, 2014
المحتويات 5 تسجيل الدخول.1 6 المعامالت 2. 6 المقدمة 2.1 2.2 إنشاء معاملة جديدة 8 مستلمين المعاملة 10 الحقول المخصصة و تفاصيل المعاملة 11 مرفقات إلى المعاملة 11 ملفات النظام 11 من القوالب 13 من نظام إدارة الوثائق 13 ملفات من الماسح الضوئي 15 بيانات )معامالت/سجالت ) 16 المرفقات 17 المرفقات 17 مالحظات جاهزة إلى المعاملة 18 2.2.2.1 تحديد 2.2.2.2 إدخال 2.2.2.3 إضافة 2.2.2.3.1 إرفاق 2.2.2.3.2 إرفاق 2.2.2.3.3 إرفاق 2.2.2.3.4 إرفاق 2.2.2.3.5 إرفاق 2.2.2.4 عرض 2.2.2.5 حذف 2.2.2.6 إضافة إدارة صندوق الوارد 2.3 18 21 التقارير 23 المعاملة اآلخرين عن معاملة 24 24 المعاملة /الرد إلى الجميع 25 إرسال )تمرير( المعامالت 27 CCC) 27 ) والنسخة المشروطة ( CC باستالم معامالت النسخة ( المعاملة )إغالقها ) 28 المعاملة إلى معاملة جديدة أو سجل جديد 29 2.3.2.1 إنشاء 2.3.2.2 إستعراض 2.3.2.3 إستشارة 2.3.2.4 إسناد 2.3.2.5 الرد 2.3.2.6 إعادة 2.3.2.7 اإلشعار 2.3.2.8 إتمام 2.3.2.9 إرسال 31 إدارة صندوق المنجز 2.4 31 إدارة صندوق المسند 2.5 إدارة معامالت المرؤوسين 2.6 32 البحث في المعامالت 2.7 33 35 التعاميم 3. 2
35 المقدمة 3.1 3.2 36 إنشاء التعاميم مستلمي التعميم 37 تفاصيل التعميم 38 مرفقات ومالحظات إلى التعميم 38 3.2.2.1 تحديد 3.2.2.2 إدخال 3.2.2.3 إضافة 39 إدارة صندوق وارد التعاميم 3.3 43 مكتبة المستخدم 3.4 45 مراقبة التعاميم 3.5 52 بحث المستخدم 3.6 55 متابعة التعاميم 3.7 61 السجالت 4. 61 المقدمة 4.1 63 إنشاء سجل 4.2 65 تعديل السجالت 4.3 65 تسجيل السجل 4.4 إرسال السجل المسجل إلى معاملة أو سجل جديد 4.5 66 أرشفة السجالت 4.6 69 69 إلغاء السجالت 4.7 طباعة بيانات السجل ( الختم ورقة المراجعة الورقة الالصقة 4.8 ) 71 البحث في السجالت 4.9 73 تخصيص قائمة السجالت 4.10 74 إعدادات المستخدم 5 76 76 المقدمة 5.1 76 إدارة التنبيهات 5.2 3
معلومات حساب المستخدم 5.3 77 معلومات حساب المستخدم 78 كلمة السر 79 تعديل 5.3.2.1 ضبط 5.3.2.2 قائمة معامالت اإلسناد التلقائي 5.4 80 إسناد معامالت تلقائي 81 إعداد اإلسناد التلقائي 82 إعداد اإلسناد التلقائي 83 تفعيل إعداد اإلسناد التلقائي 83 إعداد اإلسناد التلقائي 85 5.4.2.1 إعداد 5.4.2.2 عرض 5.4.2.3 حذف 5.4.2.4 إلغاء 5.4.2.5 لتفعيل عرض الصالحيات المسندة 5.5 85 Nodes) 86 Assignedعرض الفروع المسندة ( 5.6 عرض اإلمتيازات المسندة 5.7 87 برنامج تنبيه العميل 5.8 90 91 القائمة المفضلة 5.9 5.10 إضافة مالحظاتك الجاهزة 93 مالحظتك الجاهزة 94 مالحظتك الجاهزة 95 مالحظتك الجاهزة 96 5.10.2.1 إنشاء 5.10.2.2 تعديل 5.10.2.3 إلغاء 5.11 الروابط المخصصة 96 رابطك المخصص 97 رابطك المخصص 98 رابطك المخصص 99 5.11.2.1 إنشاء 5.11.2.2 تعديل 5.11.2.3 حذف docuwareإعدادات 101 6 " 102 App: Mobileالتكامل مع التطبيق المتنقل " 7. 4
1. تسجيل الدخول يمكنك الدخول المثال التالي: إلى نظام ال docutrak عن طريق إدخال معلومات الدخول الخاصة بك في شاشة تسجيل الدخول كما هو مبين في شكل 1 :شاشة تسجيل الدخول أدخل اسم المستخدم في الحقل "اسم المستخدم". أدخل كلمة السر في الحقل "كلمة السر". اختر اللغة المفضلة من القائمة "اللغة". أنقر على زر "دخول". إذا قمت بإدخال معلومات الدخول بشكل صحيح ستظهر لك شاشة docutrak الرئيسية و التي ستعرض لك جميع الصالحيات الممنوحة لك من مسؤول النظام..1.2.3.4.5 5
المعامالت 2. المقدمة 2.1 يوفر برنامج تداول المعامالت حال متكامل للمؤسسات لتداول المعامالت إلكترونيا و متابعتها بشكل دائم خالل رحلة مسارها مع االحتفاظ بسجل آمن يتضمن معلومات تفصيلية عن كل حركة تمت على هذه المعامالت. كما يوفر البرنامج حافظة لكل مستخدم تحتوي على جميع المعامالت التي شارك في أداءها. يتم استخدام المعامالت من قبل مستخدمي ال docutrak المصرح لهم بذلك )كما هو معرف في قائمة صالحيات التحكم في إدارة النظام( المعاملة: هي عملية تحتوي على مجموعة من اإلجراءات )الخطوات(. كل عملية لها رقم مرجع ال يتكرر. اإلجراء: هي خطوة ضمن المعاملة. العمليات تشمل: 3.1 إنشاء 3.2 إستشارة 3.3 إسناد 3.4 إلغاء االسناد 3.5 الرد 3.6 الرد إلى الجميع 3.7 إعادة إرسال 3.8 استرجاع 3.9 إشعار باالستالم 3.10 إتمام 3.11 إعادة فتح اإلجراء مسار المعاملة ينقسم إلى: 4.1 المسار األحادي Routing) (Single : يتم إرسال المعاملة فقط لمستلم واحد في نفس الوقت. يمكن فعل ذلك بواسطة اإلجراءات التالية: 4.1.1 إنشاء معاملة جديدة 4.1.2 إسناد 4.1.3 الرد, الرد إلى الجميع, إعادة اإلرسال 4.1.4 إشعار باالستالم هناك استثناء واحد على المسار األحادي بحيث يمكن استخدامه كمسار متوازي في حالة قمت بتحديد مستلمين في خانة ال "CC" أو ال "CCC" علما بأن المستلم في خانة ال "To" لن يتمكن من "إرسال/ إرسال إلى الجميع/إعادة إرسال/إتمام" المعاملة حتى يقوم جميع المستلمين في خانة ال CCC من اإلشعار باستالم المعاملة. 4.2 المسار المتوازي Routing) (Shared : من الممكن إرسال المعاملة إلى أكثر من مستلم واحد في نفس الوقت. يمكن فعل ذلك بواسطة اإلجراءات التالية: 4.2.1 استشارة )يمكنك تحديد أكثر من مستلم واحد في حقل ال ) To 4.2.2 إرسال المعاملة إلى اللجنة )رئيس اللجنة سيكون هو مستلم ال To بينما أعضاء اللجنة سكونون مستلمين ال ) CCC مع العلم بأن رئيس اللجنة ال يستطيع "الرد/الرد إلى الجميع/إعادة اإلرسال/إتمام" المعاملة حتى يقوم جميع أعضاء اللجنة باشعار استالم المعاملة. يمكنك إنشاء معاملة جديدة بواسطة تحديد: 5.1 المستلمين: إلى نسخة نسخة مشروطة 5.2 تفاصيل المعاملة )نوع المعاملة عنوان المعاملة الفئة األولوية تاريخ استحقاق المعاملة( 5.3 الحقول المخصصة مع العلم بأن كل نوع إجراء له حقوله المخصصة التي تختلف من نوع إجراء إلى آخر طبقا لالعدادات المعرفة من مدير النظام. 5.4 المالحظات: 5.4.1 مالحظات عامة: كل مستلمي المعاملة سيشاهدون المالحظات العامة..1.2.3.4.5 6
5.4.2 مالحظات سرية: فقط مستلمي ال To يمكنهم مشاهدة المالحظات السرية. 5.5 المرفقات: بامكان ارفاق المرفقات من عدة مصادر )ملف النظام نظام إدارة الوثائق بيانات مرتبطة "السجالت/المعامالت" مسح ضوئي والقوالب( 6. بمجرد أن يقوم مستخدم ال docutrak المصرح له بإنشاء معاملة جديدة لنوع معين من المعامالت النظام سوف يقوم بما يلي: 6.1 نقل جميع المرفقات )باستثناء البيانات المرتبطة( من المعاملة المنشأة إلى docuware وفقا العدادات الدمج المعرفة في ال docutrak في "تكامل أنظمة إدارة الوثائق" 6.2 حفظ بيانات المعاملة في docuware وفقا العدادات الدمج المعرفة. 7. صندوق الوارد: هو مجموعة من االجراءات المستلمة من عدة فروع )nodes( وتحتاج الجراء منك. 8. هناك نوعان من صندوق الوارد في ال :docutrak 8.1 صندوق وارد أحادي Inbox( :)Single الفرع )node( الداخل للنظام له صندوقه الوارد الخاص به )الرجاء قراءة النقطة التي توضح الفرع األحادي node single في األسفل( 8.2 صندوق وارد مشترك Inbox( :)Shared نفس صندوق الوارد يتم مشاركته بين كل المستخدمين الموجودين على الفرع المشترك node" "shared )الرجاء قراءة النقطة التي توضح الفرع المشترك node shared في األسفل( 9. المنجز: هو مجموعة من المعامالت التي قمت بارسالها إلى خارج صندوقك الوارد عن طريق )استشارة/رد/رد إلى الجميع/إعادة إرسال/إشعار باالستالم( إلى فروع (nodes) أخرى. المنجز سوف يظهر أيضا المعامالت التي قمت باتمامها )اغالقها( 10. المسند: هو مجموعة من االجراءات التي قمت بإسنادها من صندوقك الوارد إلى اآلخرين. مع العلم بأنك بمجرد أن تسند معاملة فإنه يتم إسنادها مع صالحياتك على هذه المعاملة. 11. المرؤوسين: هو مجموعة من المعامالت المتواجدة حاليا في صناديق الوارد للمرؤوسين تحتك. 12. معامالت المرؤوسين التي يتم ارسالها بواسطة مديرهم سوف تظهر في المنجز لدى كل من المدير ومرؤوسيه. 13. في الحالة االعتيادية بامكانك البحث على: 13.1 معامالتك )الموجودة حاليا في صندوقك الوارد وصندوقك المنجز( 13.2 معامالت المرؤوسين تحتك )الموجودة حاليا في صناديق الوارد وصناديق المنجز للمرؤوسين( 14. إذا كان عندك صالحية البحث الكامل على نوع معين من المعامالت فانه سيكون بمقدورك البحث في كل المعامالت من هذا النوع. 15. الفرع )node( هو إما: 15.1 فرع أحادي node) :(single فقط مستخدم docutrak واحد: 4.2.3 الفرع األحادي له صندوقه الوارد الخاص به )صندوق وارد أحادي(: كل فرع )node( سيستقبل معامالته الخاصة به. 15.2 فرع مشترك node( :)shared أكثر من مستخدم docutrak يشتركون في نفس صندوق الوارد: 15.2.1 كل المستخدمين الموجودين ضمن الفرع المشترك سوف يستقبلون نفس المعامالت في صندوقهم الوارد. 15.2.2 بمجرد أن يقوم أحد المستخدمين الموجودين ضمن الفرع المشترك بفتح معاملة من صندوق الوارد فان المعاملة سوف يتم قفلها أمام المستخدمين اآلخرين في هذا الفرع المشترك. 15.2.3 بمجرد أن يقوم أحد المستخدمين الموجودين ضمن الفرع المشترك بارسال المعاملة خارج الصندوق الوارد إلى مستلم آخر فان المعاملة سوف تنتقل من الصندوق الوارد من عند كل مستخدمي الفرع المشترك إلى صناديقهم المنجزة. 16. الفرع )node( يتشكل من تركيبة القسم والمسمى الوظيفي واسم المستخدم. 17. نظام ال docutrak هو نظام معتمد أساسا على الفرع )node-based( بمعنى أن النظام سوف: 17.1 يظهر البيانات اعتمادا على الفرع الداخل إلى النظام بما في ذلك )معامالت الوارد والمعامالت المنجزة والمعامالت المسندة ومعامالت المرؤوسين( 17.2 يستخدم الصالحيات المسندة لهذا الفرع 18. بمجرد أن يقوم المستخدم بالدخول إلى نظام ال :docutrak 18.1 إذا كان المستخدم - الداخل إلى النظام- له فرع واحد فقط node( :)ONLY one فان النظام سوف يظهر صندوق الوارد التابع لهذا الفرع وسيظهر عنوان على يسار الشاشة من األعلى يظهر طريقة تنسيق التاريخ مع تفصيل الفرع الداخل. 18.2 إذا كان المستخدم - الداخل إلى النظام- له أكثر من فرع واحد node( :)more than one فان النظام سوف يظهر قائمة بجميع الفروع - التابعة لهذا المستخدم على يسار الشاشة من األعلى بامكانك االختيار بين هذه الفروع: بمجرد أن تقوم باختيار فرع فان النظام سوف يسترجع البيانات والصالحيات التابعة لهذا الفرع الذي قمت باختياره. 19. مستخدم ال docutrak المصرح له يستطيع: إنشاء معاملة جديدة عرض المعاملة فتح المعاملة إستشارة إسناد إسناد تلقائي إلغاء االسناد الرد الرد إلى الجميع إعادة إرسال إشعار باستالم المعاملة إسترجاع المعاملة إتمام المعاملة إعادة فتح المعاملة إرسال المعاملة إلى معاملة أخرى أو إلى سجل إرسال تنبيهات إلى العميل وإرفاق ملفات في المعاملة. 7
20. بمجرد اختيارك إلجراء من صندوقك الوارد أو من خانة مرؤوسيك النظام سوف يظهر مرفقاتها في حوض المرفقات. في حالة عدم وجود أي مرفقات لالجراء الذي تم اختياره فان حوض المرفقات سوف يظهر فارغا مع نص يقول "ال يوجد مرفقات لكي يتم عرضها". 21. اإلجراءات الجديدة )في صندوقك الوارد أو في خانة مرؤوسيك( سوف تظهر غامقة.)Bold( 22. تاريخ استحقاق المعاملة هو التاريخ الذي تكون عنده المعاملة قد تجاوزت الزمن المسموح لها. 23. أي معاملة ال تزال فعالة )لم يتم إتمامها "إغالقها" حتى اآلن( وتجاوزت تاريخ استحقاقها فان النظام سيعتبرها معاملة متجاوزة لالستحقاق: 23.1 بمجرد أن تتجاوز المعاملة تاريخ استحقاقها فان النظام سوف يبرز تاريخ استحقاق المعاملة باللون األحمر. 24. القيمة المختارة مبدئيا في حقل تاريخ استحقاق المعاملة ستكون: التاريخ الحالي + التاريخ المعرف الستحقاق المعاملة )باأليام(. 2.2 إنشاء معاملة جديدة 2.2.1 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6.1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11 األهداف سوف تقوم بإنشاء معاملة جديدة عن طريق تحديد معلوماتها حقولها المخصصة ومرفقاتها )إن وجدت( سوف تختار مستقبلي المعاملة من قائمة األسماء. قائمة األسماء سوف تظهر قائمة من الفروع التي تمتلك نوع العمل "سير العمليات " كالتالي : مديرك المباشر فروع )nodes( من نفس المستوى الوظيفي للفرع الداخل إلى النظام فروع )nodes( المرؤوسين تحت الفرع الداخل إلى النظام هناك 5 طرق إلظهار قائمة األسماء لديك حيث يتم إظهار فقط الفروع التي تمتلك نوع العمل "سير العمليات " بإحدى طرق اإلظهار التالية : شجرة الهيكل التنظيمي )القيمة المختارة مبدئيا(: إلظهار الهيكل التنظيمي على شكل قائمة شجرة. الهيكل التنظيمي: إلظهار قائمة األسماء بالطريقة التي قام فيها المدير admin( )docutrak بتعريف الهيكل التنظيمي للمؤسسة. األقسام: إلظهار قائمة األسماء مرتبة حسب أقسام المؤسسة. المستلم العام: إلظهار قائمة األسماء المعرفين من قبل المدير admin( )docutrak كمستلمين للمعامالت من جميع الموظفين في الشركة. بمعنى أن المستقبل العام يستقبل معامالت من أي مرسل حتى لو كان هذا المرسل ليس متصال هيكليا بالمستقبل. اللجان: لعرض قائمة األسماء المعرفين من قبل المدير admin( )docutrak كلجان. المعاملة سيتم إرسالها إلى رئيس اللجنة في خانة إلى وأما باقي أعضاء اللجنة سيكونوا مستقبلي النسخة المشروطة )CCC( الالئحة المفضلة: إلظهار الئحة المستخدمين المفضلين التي قمت بتعريفها في إعدادات المستخدم كالئحة األسماء المفضلة لديك باستطاعتك إدراج فرع )node( واحد فقط في حقل ال "إلى" باستثناء إذا كنت تنشأ إستشارة. )الرجاء الرجوع إلى فكرة "المسار" في المقدمة في األعلى( بإمكانك إدراج أكثر من فرع )node( واحد في حقل النسخة )CC( بإمكانك إدراج أكثر من فرع )node( واحد في حقل النسخة المشروطة )CCC( المستقبل الموجود في حقل ال "إلى" )To( يستطيع تنفيذ اإلجراءات التالية على المعاملة: إنشاء تقرير إستشارة إسناد الرد الرد إلى الجميع إعادة اإلرسال إتمام المعاملة إرسال المعاملة إلى )سجل/معاملة أخرى( إرسال تنبيه العميل وإرفاق الملفات. المستقبل الموجود في حقل ال "إلى" )To( ال يستطيع الرد/الرد إلى الجميع/إعادة اإلرسال/إتمام المعاملة حتى يقوم جميع مستقبلي النسخة المشروطة "CCC" باشعار استالم المعاملة. المستقبل الموجود في حقل ال "إلى" )To( يستطيع الرد/الرد إلى الجميع/إعادة اإلرسال/إتمام المعاملة حتى لو لم يقم أحد من مستقبلي النسخة "CC" باشعار استالم المعاملة. مستقبلي النسخة "CC" يستطيعون تنفيذ اإلجراءات التالية على المعاملة: إنشاء تقرير اإلشعار باستالم المعاملة و إرسال المعاملة إلى )سجل/معاملة أخرى(. مستقبلي النسخة المشروطة "CCC" يستطيعون تنفيذ اإلجراءات التالية على المعاملة: إنشاء تقرير اإلشعار باستالم المعاملة و إرسال المعاملة إلى )سجل/معاملة أخرى(. 8
عندما تقوم بارسال المعاملة إلى لجنة فان رئيس اللجنة سيستقبل المعاملة ك "إلى" )To( بينما أعضاء اللجنة سيستقبلون المعاملة كنسخة مشروطة.)CCC( رئيس اللجنة يستطيع تنفيذ اإلجراءات التالية على المعاملة: إنشاء تقرير إستشارة الرد الرد إلى الجميع إعادة إرسال إرسال المعاملة إلى )سجل/معاملة أخرى( وإرفاق الملفات. رئيس اللجنة لن يتمكن من الرد/الرد إلى الجميع/إعادة إرسال المعاملة حتى يقوم جميع أعضاء اللجنة باشعار استالم المعاملة. عضو اللجنة يستطيع تنفيذ اإلجراءات التالية على المعاملة: إنشاء تقرير إشعار باستالم إرسال إلى )سجل/ معاملة أخرى(. في حالة إنشاء االستشارة باستطاعتك إضافة أكثر من فرع )node( واحد في حقل ال "إلى" )To( لكي تستشيرهم عن معاملتك. الفرع )node( الذي تم استشارته يستطيع تنفيذ اإلجراءات التالية على االستشارة التي استقبلها: إنشاء تقرير إستشارة الرد إرسال المعاملة إلى )سجل/معاملة أخرى(. المستشير )الذي أنشأ اإلستشارة( يستطيع تنفيذ إجراءات على المعاملة حتى لو لم يقم الفرع )node( "الذي استقبل اإلستشارة" بالرد على اإلستشارة. إذا قام المستشار )الذي أنشأ اإلستشارة( ب"الرد/الرد إلى الجميع/إعادة إرسال" المعاملة فان المعاملة سوف تختفي من صناديق الوارد التابعة للفروع المستشارة )التي استقبلت االستشارة(..12.13.14.15.16.17.18.19 2.2.2 كيفية استخدام الشاشات إلنشاء معاملة جديدة باستخدام docutrak اتبع الخطوات التالية: أنقر عالمة التبويب "المعامالت" في الشاشة الرئيسية ليتم عرض قسم المعامالت. لعرض التبويب الفرعي "إنشاء" أنقر عليه كما يظهر في الشاشة أدناه..1.2 شكل 2 :شاشة إنشاء معاملة جديدة 9
2.2.2.1 تحديد مستلمين المعاملة الختيار مستلمين للمعاملة اتبع الخطوات التالية: أنقر على األزرار لعرض قائمة األسماء التالية:.1 شكل 3: قائمة األسماء 2. القسم )department( التابع لك سيكون هو الوحيد المفتوح من بين األقسام في قائمة الشجرة. كما هو ظاهر في الشاشة أعاله..3 4. سيتم إدراج الفروع )nodes( إلى هذه الحقول عن طريق اختيار الفرع )node( المطلوب من قائمة الشجرة. 5. ضع المؤشر في حقل "إلى" ثم أنقر على الشخص المعني مباشرة بالرسالة ليظهر في الحقل )يمكن اختيار اسم مستلم واحد فقط إال إذا كنت تقوم بإرسال استشارة(. 6. ضع المؤشر في حقل "نسخة" ثم أنقر على الشخص أو األشخاص المعنيين باستالم نسخة من الرسالة ليظهر في الحقل )يمكنك اختيار أكثر من مستلم واحد(. 7. ضع المؤشر في حقل "نسخة مشروطة" ثم أنقر على الشخص أو األشخاص المعنيين بوجوب استالم نسخة مشروطة من الرسالة ليظهر في الحقل )يمكنك اختيار أكثر من مستلم(. مع العلم بأن المستلم المباشر للرسالة ال يمكنه اتخاذ أي إجراء بخصوص الرسالة إال إذا قام جميع مستلمي النسخة المشروطة باإلشعار باستالم النسخة. 8. يمكنك استخدام المتصفح الستعراض اسماء الموظفين في القائمة. 10
أنقر على زر إلدراج أسماء المستلمين للمعاملة الذين قمت باختيارهم أو أنقر على زر إللغاء العملية..9 مالحظة: إذا كان عندك في اعداداتك خاصية استخدام التكملة التلقائية فانه سيكون بامكانك كتابة النص المطلوب في حقول "إلى" و "نسخة" و "نسخة مشروطة" في شاشة اإلنشاء وسيقوم النظام بتكملة النص تلقائيا خالل الكتابة. مالحظة: إذا لم يكن عندك في اعداداتك خاصية استخدام التكملة التلقائية فانه سيكون بامكانك اختيار أسماء المستلمين من خالل إدخال أي جزء من اسم المستلم في أحد الحقول )إلى نسخة نسخة مشروطة( في شاشة اإلنشاء ثم النقر على زر الظاهر في الشكل رقم 2.1 أعاله لتظهر لك النافذة الفرعية "تدقيق األسماء" مع جميع األسماء التي تحتوي على الجزء الذي قمت بإدخاله قم بالنقر المزدوج على االسم الذي تريده ليتم إدراجه في الحقل المناسب. 2.2.2.2 إدخال الحقول المخصصة و تفاصيل المعاملة إلدخال تفاصيل المعاملة و الحقول المخصصة في الشكل رقم 2.1 أعاله اتبع الخطوات التالية: أدخل الحقول بما يناسبها في وحدة تفاصيل المعاملة ووحدة الحقول المخصصة )الحظ أن الحقول المخصصة تختلف حسب اختيارك من قائمة "اإلجراء" في وحدة تفاصيل المعاملة(. يظهر التاريخ في حقل "تاريخ انتهاء المعاملة" في وحدة تفاصيل المعاملة افتراضيا حسب ما قام بتعريفه مدير النظام لكن باستطاعتك تغيير قيمته. القيمة المختارة مبدئيا لتاريخ انتهاء المعاملة ستكون تاريخ اليوم + الفترة المبدئية لتاريخ استحقاق المعاملة )باأليام( التي تم تعريفها من مدير النظام. من المفترض أن يقوم مستلمي المعاملة باتخاذ إجراءاتهم على هذه المعاملة خالل مدة استحقاق المعاملة..1.2 2.2.2.3 إضافة مرفقات إلى المعاملة يمكنك إرفاق ملفات من جهازك ملفات من أنظمة إدارة الوثائق وبيانات مرتبطة )معامالت/سجالت( ومسح ضوئي وقوالب باستخدام زر "تحميل ملفات" كما هو موضح في الشكل التالي: 2.2.2.3.1 إرفاق ملفات النظام شكل 4: قائمة تحميل ملفات يمكنك إرفاق وثائق الكترونية إلى معاملتك عن طريق زر "تحميل ملفات النظام" كالتالي: 1. في شاشة "إنشاء " في "المعامالت" أنقر على زر "تحميل ملفات" -< زر "ملفات النظام" ستظهر لك النافذة الفرعية كالتالي: 11
شكل 5: نافذة "تحميل من ملفات النظام" اختر نوع اإلرفاق سواءا إرفاق ملف واحد أو إرفاق عدة ملفات الرفاق اكثر من ملف حيث يمكنك رفع ثالث ملفات مرة واحدة كحد أقصى. اكتب اسم الملف أو الملفات المرفقة في خانة "إسم العرض"..2.3 اختر ملف النظام الذي ترغب بإرفاقه عن طريق النقر على زر الملف الذي ترغب بإرفاقه ثم أنقر على زر ok" " الختياره. أنقر زر لرفع الملف. ستظهر لك نافذة فرعية للبحث في الملفات اختر.4.5 أنقر زر إلغالق شاشة اإلرفاق..6 12
2.2.2.3.2 إرفاق من القوالب يمكنك إرفاق قالب إلى المعاملة عن طريق زر "تحميل من القوالب": 1. في شاشة "إنشاء " في "المعامالت" أنقر على زر "تحميل ملفات" -< "القوالب" لتظهر لك الشاشة الفرعية التالية: شكل 6: نافذة "تحميل من القوالب" الستخدام القالب. أنقر على الرابط بامكانك حفظ القالب على أي مكان في جهازك. بمجرد حفظ القالب على جهازك باستطاعتك تعديله كما تريد ومن ثم ارفاقه كملف من النظام كما تم توضيحه في الخيار األول. يمكنك النقر على زر اإلغالق إلغالق الشاشة الفرعية..2.3.4.5 2.2.2.3.3 إرفاق من نظام إدارة الوثائق إلرفاق وثائق من نظام إدارة الوثائق يمكنك استخدام زر "تحميل ملفات من "DMS كالتالي: 1. في شاشة "إنشاء " من "المعامالت" أنقر على زر "تحميل ملفات" -< "DMS" لتظهر لك الشاشة الفرعية التالية: الشكل 7: نافذة "تحميل من "DMS 13
اختر مكتبة التخزين التي ترغب بإرفاق الملف منها قد تضطر إلدخال معلومات الدخول لتأكيد الصالحية. ستظهر لك معايير الفلترة الخاصة بمكتبة التخزين التي اخترتها كما يظهر في الشاشة أدناه:.2.3 الشكل 8: نافذة "تحميل من " DMS - البحث أدخل اي من الحقول الظاهرة حسب الحاجة ثم أنقر على زر البحث. لتفريغ محتويات حقول الفلترة. يمكنك النقر على زر ستظهر لك قائمة بالوثائق في تبويب "نتيجة البحث" كما في المثال التالي وذلك حسب معاير الفلترة التي تم تحديدها:.4.5.6 الشكل 9: نافذة "تحميل من "DMS نتيجة البحث 14
اختر الوثيقة التي ترغب بإرفاقها ثم أنقر على زر التمام عملية اإلرفاق..7 2.2.2.3.4 إرفاق ملفات من الماسح الضوئي يمكنك إرفاق وثائق من الماسح الضوئي عن طريق زر "تحميل ملفات من الماسح الضوئي": 1. في شاشة "إنشاء" من "المعامالت" أنقر على زر "تحميل ملفات" -< "مسح ضوئي" ستظهر لك الشاشة الفرعية التالية: الشكل 10: نافذة "تحميل من الماسح الضوئي" اضغط على زر أنقر على زر الختيار الماسح الضوئي الذي ترغب بإستخدامه. للقيام بعملية المسح الضوئي..2.3 لحفظ الوثيقة/ الوثائق الممسوحة ضوئيا. أنقر على زر يمكنك استخدام االزرار الموجودة على يمين الوحدة لتعديل وضعية الوثائق الممسوحة ضوئيا. أنقر على زر اإلغالق إلغالق النافذة الفرعية..4.5.6 تتميز أداة المسح الضوئي الجديدة Twain" "Dynamic Soft Web عن أداة المسح الضوئي السابقه ) Skyline (.بأنها : تدعم جميع المتصفحات االلكترونيه الحديثة. امكانية اختيار نوع الملف الذي سيتم التخزين به. تدعم جميع خصائص أداة المسح الضوئيه السابقة. 15
2.2.2.3.5 إرفاق بيانات )معامالت/سجالت( يمكنك استخدام زر "تحميل بيانات مرتبطة" الرفاق سجالت و معامالت أخرى مع معاملتك: 1. في شاشة اإلنشاء أنقر على زر "تحميل ملفات" -< "بيانات مرتبطة" ستظهر لك الشاشة الفرعية التالية: الشكل 11: نافذة " تحميل من البيانات المرتبطة" اختر نوع البيانات المرتبطة سواءا سجالت أو معامالت. أدخل معايير البحث التي تريد. اضغط على زر بحث. ستظهر أمامك قائمة بالسجالت أو المعامالت التي قمت بالبحث عنها في وحدة "نتيجة البحث" كما هو مبين في الشكل التالي:.2.3.4.5 الشكل 12: نافذة " تحميل من البيانات المرتبطة" نتيجة البحث 16
يمكنك تصفح النتائج باستخدام أدة التصفح اختر السجل أو المعاملة التي ترغب بإرفاقها. أدخل وصف السجل أو المعاملة في حقل "الوصف". الموجودة في أسفل الشاشة..6.7.8 ثم أنقر على زر إلتمام عملية اإلرفاق..9 2.2.2.4 عرض المرفقات تظهر المرفقات بجميع أنواعها في وحدة المرفقات الموجودة في أسفل الشاشة لكل نوع مرفق ايقونة خاصة به. لعرض المرفقات قم بالنقر على األيقونة التي تمثل المرفق كما هو مبين أدناه: الشكل 13: وحدة المرفقات عرض الملفات المرفقة 2.2.2.5 حذف المرفقات تظهر المرفقات بجميع أنواعها في وحدة المرفقات الموجودة في أسفل الشاشة لكل نوع مرفق ايقونة خاصة به. لحذف الملفات المرفقة اتبع الخطوات التالية:.1 أنقر على زر الموجود بجانب أيقونة الملف الذي ترغب بحذفه كما هو مبين في الشكل التالي: الشكل 14: وحدة المرفقات حذف الملفات المرفقة ستظهر لك رسالة تأكيد الحذف التالية:.2 17
أنقر على زر إلتمام عملية حذف الملف المرفق..3 2.2.2.6 إضافة مالحظات جاهزة إلى المعاملة يمكنك إضافة مالحظات جاهزة على المعاملة/التعميم من خالل قسم المالحظات المبين في األسفل يمكنك إضافة مالحظات عامة يستطيع جميع مستلمي المعاملة استقبالها أو إضافة مالحظات سرية يتمكن فقط من اإلطالع عليها المستلم المحدد في خانة "إلى". يمكنك إدراج. المالحظة الجاهزة هي مالحظة معرفة مسبقا إما بواسطتك )من خالل إعدادات المالحظات الجاهزة باستخدام زر المستخدم الخاصة بك( أو بواسطة مدراء النظام. من خالل استخدامك للمالحظات الجاهزة سيكون بإمكانك توفير الكثير من الوقت بحيث لن تكون هناك حاجة لكتابة المالحظة مرة تلو األخرى في كل وقت تكون بحاجة إليها. الشكل 15: قسم المالحظات 2.3 إدارة صندوق الوارد 2.3.1 األهداف صندوقك الوارد يظهر المعامالت التي تم استقبالها منك من عدة فروع )nodes( وما زالت بحاجة إلى إجراء منك. 1. صندوقك الوارد يظهر المعامالت التي تم استقبالها منك كأحد أنواع )طرق( االستقبال التالية: إلى نسخة نسخة مشروطة إستشارة 2. لجنة. لكل واحدة من أنواع االستقبال باستطاعتك تنفيذ أوامر معينة كما هو مبين في الجدول رقم 2.1 أدناه. 3. 18
بمجرد أن تختار معاملة من صندوقك الوارد أوامر معينة سوف تكون مفعلة اعتمادا على: 4.1 كيفية استقبالك للمعاملة )نوع "طريقة" استقبالك للمعاملة: إلى نسخة نسخة مشروطة استشارة لجنة( 4.2 صالحياتك )إستشارة إسناد إتمام "إغالق" المعاملة( المعطاة لك من قبل مدير النظام. باستطاعتك تمييز المعامالت الجديدة من خالل الخط العريض. النظام يبرز تاريخ استحقاق المعاملة لتلك المعامالت التي تجاوزت تاريخ استحقاقها وذلك باللون األحمر كما هو مبين في الشاشة أدناه. في الجدول التالي ستجد ملخص لألوامر التي سوف يتم تفعيلها لكل معاملة:.4.5.6.7 مالحظة: يمكنك معرفة نوع استقبالك لكل معاملة من خالل تمرير الفأرة على أيقونة نوع المعاملة في صندوقك الوارد. مالحظة: عالمة المربع تعني أن األمر سوف يتم تفعيله: 19
األمر نوع استقبال المعاملة إلى نسخة نسخة مشروطة إستشارة رئيس لجنة عضو لجنة إنشاء تقرير فتح إستشارة إسناد الرد الرد إلى الجميع إعادة ارسال إشعار باإلستالم إتمام إرسال إلى -< تسجيل إرسال إلى -< معاملة الجدول 1: القائمة المرجعية باألوامر المفعلة حسب نوع المعاملة 20
النظام سوف يظهر صندوق الوارد كما هو مبين أدناه: الشكل 16: شاشة الوارد 2.3.2 كيفية استخدام الشاشات الستعراض محتويات صندوقك الوارد اتبع الخطوات التالية: أنقر على عالمة التبويب "المعامالت" في الشاشة الرئيسية. 1. أنقر على عالمة التبويب الفرعية "الوارد" لعرض قائمة بالمعامالت التي تم استالمها. 2. قم باختيار المعاملة المراد التحقق منها. 3. 2.3.2.1 إنشاء التقارير يمكنك استخدام أمر "إنشاء تقرير" إلنشاء تقرير الئحة الوقائع و الذي يحتوي على تاريخ المعاملة المختارة منذ إنشاءها ولوصولها إليك. يمكن للمستخدم اإلختيار من األحداث التي تمت على المعاملة لعرضها بالتقرير عن طريق إختيار واحد أو أكثر من الخيارات المتاحة. إلنشاء تقرير الئحة الوقائع للمعاملة اتبع الخطوات التالية: اختر المعاملة ثم أنقر على زر ستظهر لك الشاشة الظاهرة أدناه:.1 21
الشكل 17: تقرير الئحة الوقائع خصائص التقرير يمكنك تغيير العنوان االفتراضي للتقرير من خالل الحقل "عنوان التقرير". يمكنك االستعالم عن إجراءات محددة عن طريق اختيار واحدة أو أكثر من الخيارات الظاهرة في الشاشة )إنشاء أول إظهار إنشاء إستشارة الرد على اإلستشارة(. من الصفحة أعاله سيظهر التقرير وفق الخيارات التي اخترتها إذا لم تقم باختيار أي خيار من الصفحة أنقر على زر في األعلى فان الخيارات سوف تظهر ضمن الخيارات المستثناة في التقرير أدناه وإال فانك إن قمت باختيار كل الخيارات أعاله فان الخيارات المستثناة سوف تظهر فارغة كما هو مبين أدناه:.2.3.4 الشكل 18: تقرير الئحة الوقائع 5. يمكنك طباعة التقرير عن طريق النقر على رز "طباعة" أو يمكنك إلغاء العملية عن طريق النقر على زر رجوع. 22
2.3.2.2 إستعراض المعاملة يستخدم هذا األمر الستعراض تفاصيل المعاملة و محتواها و ذلك عن طريق اختيار المعاملة من صندوق الوارد ومن ثم النقر على زر "فتح" الصفحة التالية سوف تظهر كما أنه بامكانك فتح المعاملة بالنقر مزدوجا على المعاملة من صندوقك الوارد: الشكل 19: شاشة استعراض المعاملة ستجد في هذه الشاشة عالمتي تبويب: تفاصيل المعاملة و الئحة الوقائع. في تفاصيل المعاملة ستجد كافة تفاصيل المعاملة المتوفرة. أما في الئحة الوقائع ستجد سجل بكافة اإلجراءات والمالحظات التي تم اتخاذها من قبل مستلميها بخصوص المعاملة منذ إنشاءها وحتى فتحك لها.. مالحظة: كطريقة أخرى للتحقق من تفاصيل المعاملة والئحة الوقائع يمكنك النقر نقرا على المعاملة من صندوقك الوارد ومن ثم النقر على زر التمديد على يمين صندوقك الوراد سيتم ظهور النافذة الفرعية التالية على الجانب األيمن: الشكل 20: محتوى إظهار اإلجراء تفاصيل اإلجراء والئحة الوقائع 23
يمكنك استخدام زر "فتح" الموجود في أسفل يسار تبويب تفاصيل اإلجراء في حال رغبتك بفتح شاشة المعاملة. 2.3.2.3 إستشارة اآلخرين عن معاملة يمكنك استخدام أمر "إستشارة" الستشارة اآلخرين بالمعاملة المعينة لك علما أن المعاملة ستبقى في صندوقك الوارد بنفس الصالحيات الممنوحة لك مسبقا. الستشارة اآلخرين عن معامالتك اتبع الخطوات التالية: اختر المعاملة التي ترغب باالستشارة فيها. أنقر على زر لتظهر لك الشاشة كما في الشكل التالي:.1.2 الشكل 21: شاشة استشارة جديدة حيث يتم إظهار فقط اختر الموظفين الذين ترغب باستشارتهم باستخدام زر "سير العمليات ". الفروع التي لديها نوع العمل.3 قم بملءالبيانات الالزمة و إرفاق الملفات حسب الحاجة ثم أنقر على زر الخاص بالمستلم كما وستبقى المعاملة في صندوق الوارد الخاص بالمرسل كذلك. سيتم إرسال المعاملة الى الصندوق الوارد.4 5. يمكنك إلغاء العملية بالنقر على زر. 2.3.2.4 إسناد المعاملة يمكنك استخدام هذا األمر لتقوم بإسناد معاملتك المستلمة إلى موظف آخر ليقوم باإلجراء المطلوب عليها بالنيابة عنك. 1. بمجرد قيامك باختيار معاملة من نوع "إلى" من صندوقك الوارد النظام سوف يقوم بتحديد ما إذا كنت تملك صالحية اإلسناد على المعاملة التي قمت باختيارها إذا كنت ال تملك صالحية اإلسناد فإن النظام سوف يعطل كبسة اإلسناد وإال فإن النظام سوف يفعلها. 2. للقيام بإسناد معامالت لوظف آخر اتبع الخطوات التالية: 2.1 اختر اإلجراء المطلوب من صندوقك الوارد. أنقر على زر لتظهر لك النافذة الفرعية التالية: 2.2 24
الشكل 22: إسناد معاملة 2.3 إسناد معاملة إلى فرع سيعمل على توريث جميع الصالحيات خالل دورة حياة المعاملة. لكل معاملة مسندة سيحتفظ الفرع )node( بالصالحيات التي تم توريثها خالل دورة حياة تلك المعاملة حتى يتم إغالقها أو لم تعد مسندة إلى ذلك الفرع. هذا ينطبق على كل من اإلسناد العادي واإلسناد التلقائي. في حال تم إرجاع المعاملة إلى المسند األصلي )الفرع الذي قام باإلسناد( فإن النظام سوف يرسل المعاملة تلقائيا إلى الفرع المسند إليه node(.)assigned 2.4 الفرع )Node( الذي يقوم باإلسناد يجب أن يكون قادرا على: 2.4.1 إسناد معامالت إلى مستوى "ال نهائي" أدنى منه في الهيكل التنظيمي: - على سبيل المثال: إذا كان الفرع "أ" )A )Node مسؤول مباشر فوق فرع "ب" وفرع "ج" وكان الفرع ب هو المسؤول المباشر فوق الفرع "د" وكان الفرع "د" هو المسؤول المباشر فوق الفرع "ح" فإن الفرع "أ" سيكون قادرا على: أ. إسناد المعامالت من الفرع "أ" إلى الفرع "ب" والفرع "ج": )المستوى األول( ب. إسناد المعامالت من الفرع "ب" إلى الفرع "ج": )المستوى األول( ت. إسناد المعامالت من الفرع "ب" إلى الفرع "د": )المستوى الثاني( ث. إسناد المعامالت من الفرع "أ" إلى الفرع "د" ج.إسناد المعامالت من الفرع "أ" إلى الفرع "ح" ح.إسناد المعامالت من الفرع "ب" إلى الفرع "ح" 2.4.2 إسناد المعامالت إلى مستوى واحد أعلى up( 1( level في الهيكل التنظيمي: - على سبيل المثال: إذا كان فرع "أ" )A )Node مسؤول مباشر فوق فرع "ب" وفرع "ج" وكان الفرع "ب" هو المسؤول المباشر فوق الفرع "د" وكان الفرع "د" هو المسؤول المباشر فوق الفرع "ح" فإن الفرع "أ" سيكون قادرا على: أ. إسناد المعامالت من الفرع "ب" إلى الفرع "أ" ب. إسناد المعامالت من الفرع "ج" إلى الفرع "أ" ت. إسناد المعامالت من الفرع "د" إلى الفرع "ب" ث. إسناد المعامالت من الفرع "ح" إلى الفرع "د" أنقر على زر ليتم إرسال المعاملة إلى الصندوق الوارد الخاص بالفرع )Node( الذي تم اختياره. المعاملة سوف تنتقل من صندوقك الوارد إلى صندوقك المسند. 2.5 2.6 2.3.2.5 الرد /الرد إلى الجميع يمكنك استخدام أوامر "الرد" و "الرد إلى الجميع" للرد على المعاملة التي استلمتها سواء بأن ترد إلى الشخص المرسل فقط مستلمي المعاملة بما فيهم المرسل حيث يتم إرسال المعامالت فقط إلى الفروع التي تمتلك نوع العمل " سير العمليات ". أو إلى جميع 1. للرد فقط إلى مرسل المعاملة اتبع الخطوات التالية: 1.1 اختر المعاملة التي ترغب بالرد على مرسلها. 1.2 أنقر على زر لتظهر لك النافذة كالتالي: 25
الشكل 23: شاشة الرد على مرسل المعاملة 1.3 قم بملءالبيانات الالزمة و إرفاق الملفات حسب الحاجة ثم أنقر على زر ليتم إرسال المعاملة إلى صندوق "المنجز" الخاص بك وإلى الصندوق الوارد الخاص بالشخص المستلم. 1.4 بإمكانك إلغاء العملية بالنقر على زر 2. للرد إلى جميع مستلمي المعاملة بما فيهم مرسل المعاملة اتبع الخطوات التالية: 2.1 اختر المعاملة التي ترغب بالرد إلى جميع المستلمين فيها. أنقر على زر لتظهر لك الشاشة التالية: 2.2 الشكل 24: شاشة "الرد إلى الجميع" 26
قم بتعبئة البيانات الالزمة و إرفاق الملفات حسب الحاجة ثم أنقر على زر ليتم إرسال المعاملة "المنجز" الخاص بك وإلى صناديق الوارد لجميع مستلمي المعاملة بجميع أنواعهم بما فيهم من أرسلها لك. صندوق إلى 2.3 2.4 بإمكانك إلغاء العملية بالنقر على زر. 2.3.2.6 إعادة إرسال )تمرير( المعامالت يستخدم هذا األمر إلعادة إرسال )تمرير( المعاملة إلى فروع )Nodes( تمتلك نوع العمل " سير العمليات ". أخرى حيث يتم إرسال المعامالت فقط إلى الفروع التي إلعادة إرسال معامالتك اتبع الخطوات التالية: 1. اختر المعاملة التي ترغب بإعادة إرسالها..2 أنقر على زر لتظهر لك الشاشة التالية: - الشكل 25: شاشة إعادة إرسال )تمرير( المعاملة اختر الفرع/الفروع )Nodes( الذي ترغب بإعادة إرسال )تمرير( المعاملة له. قم بملء البيانات الالزمة أو إرفاق الملفات حسب الحاجة ثم أنقر على زر "المنجز" الخاص بك وإلى صناديق الوارد الخاصة بمستلمي المعاملة. سيتم إرسال المعاملة إلى صندوق.3.4 5. يمكنك إلغاء العملية بالنقر على زر. 2.3.2.7 اإلشعار باستالم معامالت النسخة )CC( والنسخة المشروطة )CCC( يمكنك استخدام هذا األمر إلرسال إشعار باستالم معامالت النسخة )CC( ومعامالت النسخة المشروطة :)CCC( - إلرسال إشعار باالستالم اتبع الخطوات التالية: 1. قم باختيار المعاملة التي قمت باستالمها كنسخة )CC( أو كنسخة مشروطة.)CCC( أنقر على زر لتظهر لك الشاشة كما في الشكل التالي:.2 27
الشكل 26: شاشة إشعار باإلستالم قم بإضافة تعليقاتك في قسم "المالحظات" حسب الحاجة و ثم أنقر على زر يمكنك إلغاء العملية بالنقر على زر. المعامالت التي تم قمت باإلشعار باستالمها سوف تنتقل من صندوقك الوارد إلى الصندوق الوارد الخاص بمرسل المعاملة. بمجرد أن قام جميع المستلمين في النسخ المشروطة "CCC" باإلشعار باستالم المعاملة فإن مرسل المعاملة سوف يتمكن من إرسال )إعادة إرسال )تمرير(/الرد/الرد إلى الجميع( المعاملة إلى الفروع )Nodes( األخرى..3.4.5.6 2.3.2.8 إتمام المعاملة )إغالقها( استخدم هذا األمر لإلعالن عن إتمام المعاملة )إغالقها( و منع أية إجراءات أخرى عليها. إلتمام )إغالق( المعاملة اتبع الخطوات التالية: - 1. اختر المعاملة )من صندوقك الوارد( التي استقبلتها كمستلم في خانة ال "إلى".)To( أنقر على زر لتظهر لك النافذة الفرعية التالية:.2 28
الشكل 27: نافذة "إغالق اإلجراء" أضف مالحظاتك إلغالق اإلجراء أو استخدم أي من التعليقات المعرفة مسبقا في النظام عن طريق زر.3 ثم أنقر على زر إلغالق المعاملة. 4. ستظهر لك رسالة التأكيد التالية: 5. أنقر على زر "OK" لتأكيد إتمام )إغالق( المعاملة و ليتم تحويل المعاملة من صندوقك الوارد إلى صندوقك "المنجز". 2.3.2.9 إرسال المعاملة إلى معاملة جديدة أو سجل جديد 1. إلرسال معاملتك إلى سجل جديد باستخدام زر "إرسال إلى" اتبع الخطوات التالية: إلنشاء سجل جديد مبني على 1.1 قم بإختيار المعاملة ثم أنقر على زر "إرسال إلى -< سجل" البيانات الموجودة في حقول المعاملة المختارة لتظهر لك النافذة الفرعية التالية: 29
الشكل 28: أنواع السجالت المرتبطة 1.2 اختر نوع السجل المرتبط الذي تريد إنشاء سجل جديد منه وأنقر على زر. 1.3 سيتم نقلك لشاشة "إضافة سجل" تحتوي على بيانات المعاملة المرتبطة )بحيث أن بعض بيانات المعاملة مرتبطة مع نوع السجل الذي تم اختياره(. الربط بين قيم الحقول )من المعاملة إلى السجل الجديد( تم تعريفه بواسطة مدير النظام. 1.4 سوف تجد المعاملة مرفقة داخل السجل الجديد. مالحظة: لمزيد من المعلومات عن إنشاء السجالت يمكنك الرجوع للقسم رقم 4.2 "إنشاء السجالت". 2. إلرسال معاملتك إلى معاملة جديدة باستخدام زر "إرسال إلى" اتبع الخطوات التالية : قم باختيار المعاملة ثم أنقر على زر "إرسال إلى -< معاملة" البيانات الموجودة في حقول المعاملة المختارة لتظهر لك النافذة الفرعية التالية: إلنشاء معاملة جديدة مبنية على 2.1 الشكل 29: أنواع اإلجراءات المرتبطة اختر نوع المعاملة المرتبطة التي ترغب بإنشاء معاملة جديدة منها ثم أنقر على زر. سيتم نقلك لشاشة "اإلنشاء" للمعاملة الجديدة تحتوي على بيانات المعاملة المرتبطة )بحيث أن بعض بيانات المعاملة مرتبطة مع نوع المعاملة الذي تم اختياره(. الربط بين قيم الحقول )من المعاملة إلى المعاملة الجديدة( تم تعريفه بواسطة مدير النظام. سوف تجد المعاملة مرفقة داخل المعاملة الجديدة. 2.2 2.3 2.4 مالحظة: إذا قمت بتفعيل التنبيهات فإنه سيتم إبالغك حين وصول معاملة جدية لك. 30
2.4 إدارة صندوق المنجز 2.4.1 األهداف - صندوق المنجز سوف يعرض المعامالت التي أرسلتها عن طريق )إنشاء/استشارة/الرد/إعادة إرسال )تمرير(/الرد إلى الجميع/إشعار باستالم( من صندوقك الوارد إلى الفروع )nodes( األخرى. صندوقك المنجز سوف يظهر أيضا المعامالت التي قمت بإتمامها إ) غالقها(. 2.4.2 كيفية استخدام الشاشات الستعراض صندوق معامالتك المنجزة اتبع الخطوات التالية: - أنقر على تبويب "المعامالت" في الشاشة الرئيسية. 1. أنقر على التبويب الفرعي "المنجز" لتظهر لك الشاشة كالتالي: 2. الشكل 30: شاشة المعامالت المنجزة ستجد جميع معامالتك المرسلة )المعامالت التي قمت بإنشائها والتي أرسلتها لإلستشارة والتي قمت بالرد إلى مرسلها والتي قمت بإعادة إرسالها )تمريرها( والتي قمت بالرد إلى جميع مستلميها والتي أرسلت إشعارا باستالمها والتي أتممتها )أغلقتها((. يمكنك استرجاع المعاملة التي قمت بإعادة إرسالها )تمريرها( آلخرين أو قمت بالرد إلى مرسلها أو قمت بالرد إلى جميع.3.4 مستلميها وذلك من خالل اختيارها ثم النقر على زر إذا كان الشخص الذي استلمها لم يرسلها حتى اآلن. أعلى يسار الشاشة ولكنك لن تتمكن من استرجاعها إال 5. يمكنك إعادة فتح المعامالت التي قد قمت بإتمامها )إغالقها( من خالل اختيارها ثم النقر على زر 2.5 إدارة صندوق المسند 2.5.1 األهداف - تبويب "المسند" يظهر المعامالت التي قمت بإسنادها من صندوقك الوارد إلى فروع )Nodes( أخرى. للمزيد من المعلومات عن كيفية إسناد معاملة الرجاء الرجوع إلى قسم "إسناد المعاملة" )2.3.2.4( أعاله. 2.5.2 كيفية استخدام الشاشات 31
الستعراض محتويات صندوق معامالتك المسندة اتبع الخطوات التالية: أنقر على تبويب "المعامالت" في الشاشة الرئيسية. 1. أنقر على التبويب الفرعي "المسند" لتظهر لك الشاشة كالتالي: 2. - الشكل 31: شاشة المعامالت المسندة 3. ستجد جميع المعامالت التي قمت بإسنادها إلى الفروع )Nodes( األخرى. يمكنك إلغاء إسناد المعاملة من خالل استخدام زر أو فتح المعاملة لالطالع عليها من خالل استخدام زر..4 2.6 2.6.1 2.6.2 - - - إدارة األهداف معامالت المرؤوسين تبويب المرؤوسين يظهر اإلجراءات )الخطوات( الموجودة حاليا في صناديق الوارد الخاصة بمرؤوسيك )الفروع )Nodes( الموجودة أسفل منك في الهيكل التنظيمي(. سيكون بإمكانك العمل على اإلجراءات )الخطوات( الخاصة بمرؤوسيك اعتمادا على الصالحيات المعطاة لمرؤوسيك )وليس اعتمادا على صالحياتك(. وذلك يعني بأنك سترى قائمة األسماء Book( )Address الخاص بمرؤوسك كما أن أزرار األوامر سيتم تفعيلها/عدم تفعيلها وذلك إعتمادا على الصالحيات المعطاة لمرؤوسيك. ولكن ومع هذا فإن أمر اإلسناد يستثنى من ذلك يرجى الرجوع إلى قسم "إسناد المعاملة" )2.3.2.4( أعاله. كيفية استخدام الشاشات الستعراض معامالت المرؤوسين لديك اتبع الخطوات التالية: إذهب لعالمة تبويب "المعامالت" في الشاشة الرئيسية. 1. أنقر على عالمة التبويب الفرعية "المرؤوسين" لتظهر لك الشاشة التالية: 2. 32
الشكل 32: شاشة معامالت المرؤوسين ستجد جميع المعامالت الموجودة حاليا في صناديق الوارد الخاصة بالمرؤوسين لديك. يمكنك القيام بجميع األوامر التي يمكن لمرؤوسك القيام بها على معاملته المستلمة. ولكن ومع هذا فإن أمر اإلسناد يستثنى من ذلك يرجى الرجوع إلى قسم "إسناد المعاملة" )2.3.2.4( أعاله..3.4 2.7 البحث في المعامالت 2.7.1 األهداف - باستطاعتك البحث عن معامالتك )الموجودة في صندوقك الوارد و/أو صندوقك المنجز( وكذلك البحث عن معامالت مرؤوسيك )الموجودة في صناديقهم الواردة و/أو صناديقهم المنجزة( - باستطاعتك إدخال حقول البحث ليتم البحث على أساسها هذه الحقول تشمل: رقم المعاملة ونوع المعاملة وصنف المعاملة وتاريخ استحقاق المعاملة )من إلى( وتاريخ اإلنشاء )من إلى( واألولوية والموضوع والرقم الرتبط وحالة المعاملة والبحث في )الكل/الوارد/المنجز( ومن )فرع المرسل( والمرؤوسين. 2.7.2 كيفية استخدام الشاشات للبحث في المعامالت اتبع الخطوات التالية: - إذهب لعالمة التبويب "المعامالت" في الصفحة الرئيسية. 1. أنقر على عالمة التبويب الفرعية "بحث" لتظهر لك الصفحة التالية: 2. 33
الشكل 33: شاشة البحث أدخل الحقول التي تريد البحث من خاللها ثم أنقر على زر ستظهر لك قائمة بالمعامالت التي قمت بالبحث عنها كما يظهر في الشكل التالي:.3.4 الشكل 34: شاشة البحث تبويب "النتيجة" يمكنك استعراض أي معاملة باستخدام الرابط يمكنك طباعة نتائج بحثك عن طريق النقر على زر الخاص بكل معاملة موجودة في قائمة النتيجة أعاله..5.6 34
3. التعاميم 3.1 المقدمة يوفر برنامج التعاميم حال متكامل للمؤسسات لنشر تعاميم المؤسسة و إدارتها إلكترونيا و متابعتها بشكل دائم خالل رحلة مسارها مع اإلحتفاظ بسجل آمن يتضمن معلومات تفصيلية عن كل حركة تمت على هذه التعاميم. 1. في التعاميم يكون المستخدمين مقسمين إلى فئتين: 1.1 مستخدمي النظام: مستخدم عادي باستطاعته العمل على التعاميم لتنفيذ المهام التالية: إظهار تعميم تم استالمه طلب مساعدة على تعميم تم استالمه إشعار باستالم التعميم/موافقة على التعميم 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 المستخدمين المخولين: مستخدمين لهم صالحيات لتنفيذ المهام التالية: إنشاء تعميم متابعة التعاميم: بحث كامل على التعاميم تكامل أنظمة إدارة الوثائق 1.2.1 1.2.2 1.2.3 2. ستة أجزاء للتعاميم: صندوق الوارد: جميع التعاميم الجديدة التي استقبلتها وما زالت بحاجة إلجراء منك )إجراء اإلشعار باستالم التعميم أو الموافقة على التعميم( إنشاء: بإمكانك إرسال التعميم إلى المستلمين من خالل شاشات ستساعدك على ذلك. مكتبة المستخدم: المكان الذي يحوي جميع التعاميم التي قمت باإلشعار على استالمها أو الموافقة عليها. المراقبة: بإمكانك إظهار التفاصيل الخاصة بالتعاميم التي قمت أنت بإنشائها. وإذا كنت تملك صالحية "مراقبة" فإنه سيكون بإمكانك أيضا إظهار جميع التعاميم التي تم إنشائها في المؤسسة. بحث المستخدم: بإمكانك البحث على كل التعاميم الموجودة في صندوقك الوارد ومكتبة المستخدم الخاصة بك. متابعة: بإمكانك البحث على كل التعاميم الموجودة في المؤسسة. الهدف من عملية المتابعة هو أن يتم عمل بحث كامل لتعقب استجابة المستلمين على كل تعميم تم إرساله إليهم. وأيضا إذا كان لديك صالحية "إنشاء" على تعميم معين فإن الهدف الثاني من عملية المتابعة هو أن تنفذ بعض األوامر )أوامر األرشفة واإلنهاء( على ذلك التعميم. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3. لمعلومات أكثر عن كيفية إضافة مرفقات إلى التعميم الرجاء الرجوع إلى المرفقات في قسم "المعامالت" أعاله. 35
3.2 3.2.1.1.2.3.4.5.6 إنشاء األهداف التعاميم فقط المستخدمين المخولين سيكون باستطاعتهم إنشاء التعاميم. إلنشاء تعميم سوف تقوم بتحديد مستلمي التعميم حيث يتم إرسال التعاميم فقط إلى الفروع التي تمتلك نوع العمل " التعاميم " ولذلك فإنك سوف تختار واحدة من طرق العرض التالية في دفتر العناوين Book( :)Address 2.1 الكل: جميع هيكلية المؤسسة )باستثناء الفروع المشتركة nodes".)"shared هذا الخيار سوف يظهر في دفتر العناوين بكلمة "الكل" 2.2 الهيكل التنظيمي: هذا الخيار يظهر في دفتر العناوين كقائمة فيها كل الفروع )nodes( في المؤسسة مرتبة ترتيبا أبجديا تصاعديا حسب المسمى الوظيفي. 2.3 األقسام: هذا الخيار يظهر في دفتر العناوين كقائمة من جميع األقسام الموجودة في المؤسسة مرتبة ترتيبا أبجديا تصاعديا حسب اسم القسم 2.4 شجرة الهيكل التنظيمي: هذا الخيار يظهر في دفتر العناوين كشجرة تحتوي على كل فروع المؤسسة. الخيار الوحيد الذي سيكون مفتوحا في الشجرة هو القسم المتعلق بالفرع الداخل حاليا إلى النظام. حقول التعميم تشمل: 3.1 مرجع المعاملة Reference( :)Case يتم تعبئته تلقائيا من النظام بمجرد قيامك بانشاء التعميم. قيمة هذا الحقل تعتمد على رمز الترقيم الخاص بالتعميم وذلك كما تم إعداده مسبقا من مدير النظام. 3.2 حقول النظام Fields( :)System 3.2.1 نوع التعميم 3.2.2 عنوان التعميم 3.2.3 األولوية: اعتمادا على نوع التعميم 3.2.4 فترة اإلستحقاق باأليام Days)( :)Due Period (in الفترة التي من المفترض أن يقوم خاللها مستلمي التعميم بالموافقة على التعميم/باإلشعار باستالم التعميم. بمجرد انقضاء هذه الفترة فإن الموافقة/اإلشعار باالستالم تكون قد تجاوزت فترة استحقاقها )Expired( ومع ذلك فإن مستلمي التعميم سيبقى لديهم القدرة على الموافقة/اإلشعار باستالم ذلك التعميم. 3.2.5 تاريخ اإلنتهاء Until( :)Valid التاريخ الذي سيكون التعميم صالحا لغاية حلوله. 3.2.6 النوع: إطالع أو قانون 3.2.7 الملف: الملف الذي سوف يحوي التعميم. 3.3 الحقول المخصصة Fields( :)Custom إعتمادا على نوع التعميم الذي تم اختياره. 3.4 تبويب منفصل للمالحظات والمرفقات. الملفات المرفقة ممكن أن تكون من هذه األنواع: مسح ضوئي ملفات من أنظمة إدارة الوثائق قوالب ملفات النظام وبيانات مرتبطة. بإمكانك كتابة مالحظات ليتم مشاهدتها من جميع مستلمي التعميم. عندما يتم إرسال تعميم إلى قسم من األقسام فان أي موظف جديد يتم إضافته الحقا إلى هذا القسم سوف يستقبل جميع التعاميم الفعالة )أي التعاميم التي لم يتم إنهائها ولم تتجاوز تاريخ استحقاقها(. وهذا ينطبق أيضا على التعاميم المرسلة إلى "الكل". 3.2.2 كيفية استخدام الشاشات إلنشاء تعميم باستخدام docutrak قم باتباع الخطوات التالية: أنقر عالمة التبويب "التعاميم" في الشاشة الرئيسية ليتم عرض التعاميم. 1. قم بالنقر على التبويب الفرعي "إنشاء" ليتم عرضه كما يظهر في الشاشة أدناه: 2. 36
الشكل 35: شاشة إنشاء تعميم 3.2.2.1 تحديد مستلمي التعميم الختيار مستلمي التعميم اتبع الخطوات التالية: أنقر على زر لعرض النافذة الفرعية التالية:.1 الشكل 36: دفتر العناوين يمكنك تحديد طريقة عرض أسماء المستلمين من خالل اختيار أحد الخيارات األربعة التالية من قائمة "طريقة العرض": التي تمتلك نوع العمل " التعاميم " في المنظمة. الكل: إلرسال التعميم إلى كافة 2.1 األقسام :حيث يتم إرسال التعميم فقط إلى الفروع التي تمتلك نوع العمل " التعاميم " في هذا القسم. 2.2 الهيكل التنظيمي: لعرض قائمة بجميع الفروع )Nodes( المعرفة داخل المؤسسة. باستطاعتك اختيار فرع واحد أو أكثر من 2.3 الفروع التي تمتلك نوع العمل " التعاميم ". شجرة الهيكل التنظيمي: لعرض شجرة بجميع الفروع )Nodes( المعرفة داخل المؤسسة حيث باستطاعتك اختيار فرع واحد أو 2.4 أكثر من الفروع التي تمتلك نوع العمل " التعاميم " فقط..2 37
يمكنك استخدام المتصفح الستعراض محتوى دفتر العناوين. الختيار مستلمي التعميم )الفروع )Nodes( التي ترغب بإرسال التعميم إليها( ضع المؤشر في حقل "إلى" ثم أنقر مرتين على الفرع )Node( الذي تريده. الفرع الذي تم اختياره سيظهر في حقل "إلى"..3.4 أنقر على زر إلدراج أسماء المستلمين الذين قمت باختيارهم أو أنقر على زر إللغاء العملية..5 3.2.2.2 إدخال تفاصيل التعميم إلدخال تفاصيل التعميم من حقول مخصصة Fields( )Custom و حقول النظام Fields( )System اتبع الخطوات التالية: أدخل الحقول المطلوبة )إن وجدت( لحقل "مرجع المعاملة ". 1. أدخل قيم حقول النظام Fields(.)System 2. أدخل عدد أيام فترة اإلستحقاق. 3. يمكنك اختيار التاريخ في حقل "تاريخ اإلنتهاء" من خالل زر التقويم. 4. قم بتحديد نوع التعميم من خالل قائمة "النوع": إما "إطالع" أو "قانون". 5. الموجود بجانب حقل اسمه"الملف". زر التصفح قم بتحديد الملف الذي سيحتوي على التعميم باستخدام 6. أدخل قيم الحقول المخصصة Fields( )Custom إن وجدت. 7. 3.2.2.3 إضافة مرفقات ومالحظات إلى التعميم يمكنك إرفاق وثائق وقوالب وسجالت و معامالت مع التعميم باستخدام قائمة "تحميل ملفات" الموجودة في تبويب "المالحظات والمرفقات" يمكنك عرض هذا التبويب إما من خالل النقر عليه مباشرة أو من خالل النقر على زر الموجود في أسفل يسار تبويب "الحقول" كما ويمكنك العودة للتبويب "الحقول" من خالل النقر على زر قم بالنقر على قائمة "تحميل ملفات" ليتم عرض قائمة بأوامر اإلرفاق المتاحة كما هو موضح في الشكل التالي: الشكل 37: شاشة إنشاء تبويب "المالحظات والمرفقات" مالحظة: للمزيد من المعلومات عن إرفاق الملفات إلى التعميم الرجاء الرجوع إلى المرفقات في قسم "المعامالت" في األعلى. مالحظة: للمزيد من المعلومات عن إدراج المالحظات الجاهزة الرجاء الرجوع إلى قسم "إضافة مالحظات جاهزة إلى المعاملة" في قسم "المعامالت" أعاله ولمعرفة كيف يتم تعريف مالحظات جاهزة الرجاء الرجوع إلى "إضافة مالحظاتك الجاهزة" في قسم "إعدادات المستخدم" أعاله. 38
بعد إدخال جميع القيم والمرفقات والمالحظات التي تريدها في التعميم أنقر على زر مبين أعاله( ليتم إرسال التعميم للمستلمين الذين قمت باختيارهم. الموجود في أسفل الشاشة )كما هو 3.3 إدارة صندوق وارد التعاميم 3.3.1 األهداف ستجد لديك في صندوق الوارد التعاميم التي قمت باستالمها سواء كانت من نوع "إطالع" أو "قانون". يجب عليك أن تقوم بالموافقة على القوانين بينما ستقوم بإشعار استالمك لإلطالعات. ستجد شرح تفصيلي لألوامر المتاحة للتعاميم ادناه. بإمكانك تنفيذ أوامر معينة على التعميم المستلم في صندوقك الوارد: 1. اإلشعار باستالم التعميم/الموافقة على التعميم 1.1 طباعة التعميم 1.2 إرسال طلب مساعدة إلى منشئ التعميم 1.3 عرض مرفقات التعميم 1.4 بإمكانك تمييز كل التعاميم الجديدة )أي التي لم تشاهدها بعد( المستلمة في صندوقك الوارد: 2. الحقول باللون الغامق لكل من "اإلستالم" و "الموضوع" تشير إلى أنك لم تشاهد التعميم حتى اآلن. 2.1 بإمكانك تمييز التعاميم التي فيها طلبات مساعدة أو ردود على المساعدة: 3. اإلشارة الحمراء " " تشير إلى أن منشئ التعميم قام بالرد على طلب مساعدتك. 3.1 اإلشارة الزرقاء " " تشير إلى أن طلب مساعدة تم إرساله منك إلى منشئ التعميم. 3.2 بإمكانك تمييز التعاميم التي تجاوزت تاريخ استحقاقها: 4. الحقول الحمراء لكل من "اإلستالم"و "الموضوع" تشير إلى أن التعميم تجاوز تاريخ استحقاقه. 4.1 بإمكانك تمييز التعاميم التي تم إنهائها: 5. بجانب التعميم المستلم في صندوقك الوارد تشير إلى أن هذا التعميم تم إنهائه ويحتاج منك أن ترسل إشارة "تم إنهائها" 5.1 إشعارا باستالمه. بإمكانك الموافقة على التعميم المستلم في حالة كان من مجموعة "القانون" أو اإلشعار باستالمه إذا كان من مجموعة "اإلطالع". 6. اإلشعار باستالم التعميم: يعني أنك قمت بتأكيد قراءتك للتعميم. 7. الموافقة على التعميم: يعني أنك موافق على القانون المكتوب في التعميم. 8. عندما تحاول اإلشعار باستالم التعميم أو الموافقة على التعميم النظام سوف يتحقق من أنك فتحت مرفق واحد على األقل وإال فان 9. النظام يظهر رسالة تقول: "الرجاء فتح مرفق واحد على األقل قبل اإلشعار باستالم التعميم/الموافقة على التعميم" 10. بمجرد قيامك باإلشعار باستالم المعاملة/بالموافقة على المعاملة سوف تختفي المعاملة من صندوقك الوارد لتظهر في مكتبة المستخدم الخاصة بك. 11. بإمكانك إرسال طلب مساعدة إلى منشئ التعميم. ولكن إذا كان التعميم قد تم إنهائه أو تجاوز تاريخ استحقاقه فإنه لن يكون بامكانك إرسال طلب مساعدة. 12. بإمكانك إظهار جميع المحادثات التي تمت على طلب المساعدة )التي تمت بينك وبين المنشئ( ألي تعميم متواجد في صندوقك الوارد. 13. سوف يتم تنبيه منشئ التعميم بواسطة "البريد اإللكتروني/تنبيه القائمة/الرسائل القصيرة" )وذلك حسب إعدادات المستخدم الخاصة به( بمجرد قيامك بإرسال طلب مساعدة له. 14. سوف يتم تنبيهك بواسطة "البريد اإللكتروني/تنبيه القائمة/الرسائل القصيرة" )وذلك حسب إعدادات المستخدم الخاصة بك( بمجرد أن يقوم منشئ التعميم بالرد على طلب مساعدتك. 15. المستخدم الذي يتم إضافته حديثا إلى نظام docutrak سوف يستقبل في صندوقه الوارد: 15.1 جميع التعاميم التي تم إرسالها إلى قسمه. 15.2 جميع التعاميم التي تم إرسالها إلى "الكل". 15.3 باستثناء التعاميم التي تجاوزت تاريخ استحقاقها )Expired( أو التي تم إنهائها.)Terminated( 16. بمجرد أن يتم تغيير القسم لمستخدم معين فإن هذا المستخدم سوف يستقبل في صندوقه الوارد: 16.1 جميع تعاميم القسم الجديد )باستثناء التعاميم التي تجاوزت تاريخ استحقاقها )Expired( أو التي تم إنهائها ))Terminated( 16.2 التعاميم القديمة للمستخدم سوف تبقى موجودة في صندوقه الوارد. 17. بإمكانك إظهار جميع المرفقات والبيانات المرتبطة التابعة للتعميم. 18. بإمكانك طباعة التعميم و/أو أية مرفقات تابعة له. 39
3.3.2 كيفية استخدام الشاشات الستعراض محتويات صندوقك الوارد اتبع الخطوات التالية: أنقر على عالمة التبويب "التعاميم" في الشاشة الرئيسية. 1. أنقر على عالمة التبويب الفرعية "الوارد" لعرض قائمة بالتعاميم التي تم استالمها. 2. قم باختيار التعميم المراد التحقق منه. مع العلم بأن التعاميم الجديدة ستظهر بالخط الغامق و التعاميم التي تجاوزت فترة اإلستحقاق 3. expired( ست( ظهر باللون األحمر. قم باإلطالع على تفاصيل التعميم من خالل تبويب "تفاصيل" كما يظهر أدناه: 4. الشكل 38: شاشة الوارد تبويب "تفاصيل" في حال كان التعميم من نوع "قانون" سيظهر لك أمر "موافق" في حال كان التعميم من نوع "إطالع". أسفل يسار التبويب كما وسيظهر لك أمر "إستالم" يمكنك طباعة تفاصيل التعميم من خالل النقر على زر الموجود أسفل يسار التبويب. تظهر المرفقات في الوحدة الخاصة بها أسفل شاشة الوارد قم بالنقر على األيقونة الخاصة بالمرفق ليتم عرضه. قم بالنقر على زر الموجود أسفل يسار التبويب لتقوم بالموافقة على تعميم القانون الذي قمت باستالمه سيتم نقل تعميم القانون إلى "مكتبة المستخدم" الخاصة بك. قم بالنقر على زر أدناه: الموجود أسفل يسار التبويب لتقوم باإلشعار باستالم التعميم الذي قمت باستالمه كما يظهر في الشاشة.5.6.7.8.9 40
الشكل 39: تبويب "تفاصيل" تعميم إطالع 10. سيتم نقل التعميم الذي تم اإلشعار باستالمه إلى "مكتبة المستخدم" الخاصة بك. مالحظة: ال يمكنك اإلشعار باستالم التعميم/الموافقة على التعميم في حال لم تقم باستعراض مرفق واحد على األقل. 11. في شاشة الوارد يمكنك إرسال طلب مساعدة على التعميم الذي قمت باستالمه وذلك من خالل تبويب "طلب مساعدة" قم بالنقر على تبويب "طلب مساعدة" لتظهر لك الشاشة التالية: الشكل 40: شاشة الوارد - تبويب "طلب مساعدة" 12. قم بكتابة نص طلب المساعدة في المساحة المخصصة لذلك. 13. بإمكانك إعادة تنسيق النص - في حال الحاجة لذلك - باستخدام أدوات تنسيق النص المبينة في الشاشة أعاله. 14. أنقر على زر ليتم إرسال طلبك المساعدة إلى منشئ التعميم. 15. طلبك المساعدة سيظهر في تبويب "طلب مساعدة" كما وستظهر عالمة استفهام زرقاء "?" بجانب التعميم كما يظهر في الشاشة أدناه: 41
الشكل 41: تبويب "طلب مساعدة" إرسال طلب مساعدة 16. في أي وقت يمكنك استخدام زر لتفرغة مساحة الكتابة. 17. بمجرد أن يقوم منشئ التعميم بالرد على طلبك المساعدة سيظهر لديك عالمة استفهام حمراء "?" بجانب التعميم كما وسيظهر رده في تبويب "طلب مساعدة" كما يظهر في الشاشة أدناه: الشكل 42: تبويب "طلب مساعدة" إستالم رد على طلب مساعدة 42
3.4 3.4.1 مكتبة المستخدم األهداف بعد قيامك باتخاذ اإلجراء الالزم على التعميم الذي قمت باستالمه سواء كان إشعارا باإلستالم أو موافقة سيتم نقل التعميم من صندوقك الوارد إلى مكتبة المستخدم الخاصة بك. النقاط التالية تفصل المهام المتاحة من خالل مكتبة المستخدم: 1. مكتبة المستخدم الخاصة بك سوف تعرض جميع التعاميم التي قمت باإلشعار باستالمها أو بالموافقة عليها حتى لو أنك لم تكن موجودا حاليا على القسم )department( أو الفرع )node( التابعين لهذه التعاميم. مكتبة المستخدم الخاصة بك ستظهر فقط تلك التعاميم التي ما زالت غير مؤرشفة حتى اآلن. 2. مكتبة المستخدم مصنفة إلى ملفين )فعال وغير فعال(: 2.1 الملف المسمى ب "فعال": يحتوي على التعاميم التي قمت باإلشعار باستالمها أو الموافقة عليها والتي لم تتعدى تاريخ استحقاقها بعد كما لم يتم إنهائها حتى اآلن. 2.2 الملف المسمى ب "غير فعال" يحتوي على: 2.2.1 التعاميم التي قمت باإلشعار باستالمها أو الموافقة عليها وتعدت تاريخ استحقاقها. 2.2.2 التعاميم التي قمت باإلشعار باستالمها أو الموافقة عليها وتم إنهائها. لمزيد من المعلومات حول كيفية إنهاء التعميم الرجاء الرجوع إلى قسم "التحكم" وقسم ال "المتابعة" أدناه. 3. داخل كل من الملف ال "فعال" والملف ال"غير فعال" التعاميم يتم تجميعها داخل ملفات "القانون" و "اإلطالع": 3.1 إطالع: تعميم اإلطالع هو عبارة عن رسالة معلومات إلخبار الموظفين عن نوع معين من المعلومات المتعلقة بالمؤسسة )مثل: اإلجازات هيكلية العمل أماكن العمل... إلخ( 3.2 قانون: تعميم القانون هو عبارة عن قانون للمؤسسة يجب أن يتم اتباعه من الموظفين )مثل: ساعات العمل المغادرات الشخصية مغادرات العمل كيفية التقديم على اإلجازات المخطط لها قواعد عمل جديدة... إلخ( 4. داخل كل من ملفات ال "إطالع" وال "قانون" التعاميم تكون متواجدة داخل ملفات داخلية: 4.1 اسم وموقع الملف الداخلي معرف مسبقا بواسطة مدير النظام. 4.2 آخر عنصر في قائمة الشجرة يمثل التعميم. 5. بإمكانك تنفيذ األوامر التالية على التعاميم في مكتبة المستخدم الخاصة بك: 5.1 إظهار تفاصيل التعميم 5.2 إظهار مرفقات التعميم 5.3 إرسال طلبات مساعدة إلى منشئ التعميم 5.4 طباعة تفاصيل التعميم 5.5 أرشفة التعميم 6. بمجرد قيامك باختيار العنصر األخير )التعميم( من الشجرة فإن النظام سوف: 6.1 يظهر تفاصيل التعميم الذي تم اختياره. 6.2 يظهر المرفقات للتعميم الذي تم اخياره. 7. بإمكانك إرسال طلب مساعدة إلى منشئ التعميم لتسأله عن شيء له عالقة بالتعميم. ولكن إذا كان التعميم تم إنهائه )Terminated( أو قد تجاوز تاريخ استحقاقه )Expired( فإنه لن يكون بإمكانك إرسال طلب مساعدة. 8. بمجرد أن تقوم بارسال طلب مساعدة إلى منشئ التعميم فإن النظام سوف يرسل رسالة من خالل البريد اإللكتروني/قائمة التنبيه/الرسائل القصيرة )وفقا إلعدادات المستخدم( إلى منشئ التعميم إلعالمه بأنه استلم طلب مساعدة. 9. سوف يتم إبالغك عن طريق البريد اإللكتروني/قائمة التنبيه/ الرسائل القصيرة )إعتمادا على إعدادات المستخدم الخاصة بك( وذلك بمجرد أن يقوم منشئ التعميم بالرد على طلب مساعدتك. 10. بإمكانك أرشفة )Archive( فقط تلك التعاميم التي لديك صالحية إلنشائها أرشفة التعميم معناه أن: 10.1 التعميم سوف يتم إلغاءه من قسم المراقبة.)Monitor( الرجاء الرجوع إلى قسم "مراقبة التعاميم" في األسفل. 10.2 التعميم سوف يتم إلغاءه من مكتبة المستخدم الخاصة بك وكذلك من جميع مكتبات المستخدمين الخاصة بمستلمي التعميم ولكن لن يتم إلغاءه من صناديق الوارد الخاصة بمستلمي التعميم. 10.3 بمجرد أن تقوم بأرشفة تعميم من مكتبة المستخدم الخاصة بك سيكون بامكانك رؤية التعميم المأرشف فقط من خالل: 10.3.1 بحث المستخدم Search( :)User الرجاء الرجوع إلى قسم "بحث المستخدم" في األسفل. 43
متابعة :)Tracking( تظهر لك فقط في حالة كنت تملك صالحية متابعة.)Tracking( الرجاء الرجوع إلى قسم "المتابعة" في األسفل. 10.3.2 3.4.2 كيفية استخدام الشاشات الستعراض محتويات مكتبة المستخدم قم باتباع ما يلي: 1. أنقر على عالمة التبويب "التعاميم" في الشاشة الرئيسية. 2. أنقر على عالمة التبويب الفرعية "مكتبة المستخدم" لعرض التعاميم التي قمت باإلشعار باستالمها/بالموافقة عليها كما يظهر في الشاشة أدناه: الشكل 43: تبويب "مكتبة المستخدم" مالحظة: يتم نقل التعميم إلى الملف المسمى ب "غير فعال" فقط في حال تم إنهاء التعميم )Terminated( أو في حال تجاوز تاريخ االستحقاق.)Expired( 3. قم بتصفح التعاميم لتصل للتعميم الذي تريده ثم قم باختياره ليتم عرض معلوماته كما يظهر في الشاشة أدناه: 44
الشكل 44: تبويب "مكتبة المستخدم" عرض التعميم 4. يمكنك استعراض تفاصيل التعميم واستعراض مرفقات التعميم من وحدة المرفقات وطباعة تفاصيل التعميم من خالل النقر على زر يمكنك إرسال طلب مساعدة إلى منشئ المعاملة. خطوات إرسال طلبات المساعدة من خالل تبويب "مكتبة المستخدم" هي نفسها خطوات إرسال طلبات مساعدة من خالل تبويب "الوارد". للمزيد من المعلومات عن إرسال طلبات المساعدة الرجاء الرجوع إلى الشاشات في قسم "إدارة صندوق وارد التعاميم" )3.3( أعاله. يمكنك أرشفة التعميم من خالل النقر على زر سوف يظهر النظام رسالة تأكيد تقول: "سوف يتم أرشفة التعميم الذي قمت باختياره هل أنت متأكد " أنقر على زر "نعم" لتتم عملية األرشفة. سوف تظهر لك الرسالة التالية:.5.6.7.8.9.10 التعميم الذي تمت أرشفته سوف يتم حذفه من مكتبة المستخدم ثم سيكون بإمكانك مشاهدة التعميم المأرشف من خالل تبويب "بحث المستخدم" وتبويب "متابعة" يمكنك استخدام زر تحديث لتحديث قائمة مكتبة المستخدم الخاصة بك..11 3.5 مراقبة التعاميم 3.5.1 األهداف يمكنك مراقبة التعاميم التي قمت بإنشاءها. ولكن إذا كنت تملك صالحية المتابعة )Tracking( فسيكون بإمكانك أيضا مراقبة التعاميم التي تم إنشاؤها من قبل اآلخرين. 1. قسم "المراقبة" الخاص بك مصنف إلى ملفين )فعال و غير فعال(: 1.1 الملف المسمى ب"فعال": يحتوي التعاميم التي تم إنشائها والتي لم تتجاوز تاريخ استحقاقها حتى اآلن والتي لم يتم إنهائها. 45
الملف المسمى ب "غير فعال" يحتوي: 1.2 التعاميم التي تم إنشائها وتجاوزت تاريخ استحقاقها.)Expired( 1.2.1 التعاميم التي تم إنشائها وتم إنهائها.)Terminated( 1.2.2 داخل كل من ملف "فعال" وملف "غير فعال" التعاميم يتم تجميعها داخل ملفات ال "إطالع" وال "قانون": 2. إطالع: تعميم اإلطالع هو عبارة عن رسالة معلومات إلخبار الموظفين عن نوع معين من المعلومات المتعلقة بالمؤسسة )مثل: 2.1 اإلجازات هيكلية العمل أماكن العمل... إلخ( قانون: تعميم القانون هو عبارة عن قانون للمؤسسة يجب أن يتم اتباعه من الموظفين )مثل: ساعات العمل المغادرات الشخصية 2.2 مغادرات العمل كيفية التقديم على اإلجازات المخطط لها قواعد عمل جديدة... إلخ( داخل كل من ملفات ال "إطالع" وال "قانون" التعاميم تكون متواجدة داخل ملفات داخلية: 3. اسم وموقع الملف الداخلي معرف مسبقا بواسطة مدير النظام. 3.1 آخر عنصر في قائمة الشجرة يمثل التعميم. 3.2 بإمكانك تنفيذ األوامر التالية على الملف الداخلي الذي تقوم باختياره: 4. بإمكانك إظهار اإلحصاءات للملف بأشكال دائرية: 4.1 دائرة "اإلستالم": 4.1.1 نسبة المستلمين الذين أرسلوا إشعارا باستالم تعاميم/الموافقة على تعاميم هذا الملف. أ. نسبة المستلمين الذين لم يرسلوا إشعارا باستالم تعاميم/لم يوافقوا على تعاميم هذا الملف. ب. دائرة "طلبات المساعدة": 4.1.2 نسبة طلبات المساعدة داخل هذا الملف - التي تم الرد عليها. أ. نسبة طلبات المساعدة داخل هذا الملف - التي لم يتم الرد عليها حتى اآلن. ب. بإمكانك طباعة اإلحصاءات للملف. 4.2 بإمكانك تنفيذ النقاط التالية على التعميم الذي تقوم باختياره: 5. سوف يتم إظهار: 5.1 اإلحصاءات 5.1.1 التفاصيل 5.1.2 طلبات المساعدة 5.1.3 المستقبلين 5.1.4 الئحة الوقائع 5.1.5 المرفقات 5.1.6 سوف تظهر اإلحصاءات للتعميم بأشكال دائرية: 5.2 دائرة "اإلستالم": 5.2.1 نسبة المستلمين الذين أرسلوا إشعارا باستالم التعميم/وافقوا على التعميم. أ. نسبة المستلمين الذين لم يرسلوا إشعارا باستالم التعميم/لم يوافقوا على التعميم حتى اآلن. ب. دائرة "اإللتزام": 5.2.2 نسبة المستلمين الذين أرسلوا إشعارا باستالم التعميم/وافقوا على التعميم قبل أو خالل فترة االستحقاق ( Due أ..)Period (in days) نسبة المستلمين الذين أرسلوا إشعارا باستالم التعميم/وافقوا على التعميم بعد تاريخ االستحقاق ( Period Due ب..)(in days) بإمكانك إظهار قائمة من طلبات المساعدة التي قمت باستقبالها من مستلمي التعميم. 5.3 بمجرد اختيارك لطلب مساعدة سيكون بإمكانك رؤية جميع محادثات طلب المساعدة التي تمت بينك وبين طالب المساعدة: 5.4 بإمكانك أيضا إرسال رد إلى طالب المساعدة. بمجرد أنك أرسلت الرد سوف يستلم طالب المساعدة رسالة عن 5.4.1 طريق البريد اإللكتروني/قائمة التنبيه/الرسائل القصيرة )حسب إعدادات المستخدم( إلعالمه بأنك أرسلت الرد له. طالب المساعدة بإمكانه أيضا إرسال رد إليك بمجرد أن يقوم بالرد فإنه سوف يتم تنبيهك عن طريق البريد 5.4.2 اإللكتروني/قائمة التنبيه/الرسائل القصيرة )حسب إعدادات المستخدم لديك( بأن طالب المساعدة أرسل إليك رده. بإمكانك إظهار قائمة من جميع المستلمين الذين استلموا التعميم عن طريق عمودين: 5.5 إلى: الفرع الذي استلم التعميم 5.5.1 تم اإلستالم: التاريخ الذي تم فيه اإلشعار باستالم التعميم. 5.5.2 بإمكانك إظهار الئحة الوقائع للتعميم التي تشمل: 5.6 46
المنفذ: الذي قام بتنفيذ اإلجراء على التعميم. 5.6.1 اإلجراء: هو اإلجراء الذي قام به المنفذ: 5.6.2 إنشاء أ. اإلشعار باالستالم ب. الموافقة ت. اإلنهاء ث. األرشفة ج. التاريخ: تاريخ ووقت تنفيذ اإلجراء. 5.6.3 المالحظات: المالحظات )إن وجدت( التي كتبها منفذ اإلجراء. 5.6.4 بإمكانك إنهاء )Terminate( فقط تلك التعاميم التي لديك صالحية إلنشائها. يجب أن تكتب سبب اإلنهاء لتتمكن من إنهاء التعميم. إنهاء التعميم معناه أن: التعميم سوف يتم انتقاله من ملف "فعال" إلى ملف "غير فعال" في قسم المراقبة.)Monitor( 5.7.1 التعميم سوف يتم انتقاله من ملف "فعال" إلى ملف "غير فعال" في مكتبة المستخدم Library( )User الخاصة 5.7.2 بك )إذا كان التعميم متواجدا هناك( وكذلك في جميع مكتبات المستخدمين لمستلمي التعميم ولكن لن يتم حذفه من صناديق الوارد الخاصة بمستلمي التعميم. التي التعميم سوف يتم إرساله كتعميم جديد إلى جميع صناديق الوارد لمستلمي التعميم مع أيقونة اإلنهاء 5.7.3 تعني بأن التعميم تم إنهائه )Terminated( ولكن النظام لن يلغي التعميم األصلي من صناديق الوارد الخاصة بمستلمي التعميم. النظام سوف يرسل رسالة عن طريق البريد إلكتروني/قائمة تنبيه/رسائل قصيرة إلى مستلمي التعميم )حسب 5.7.4 إعدادات المستخدم لديهم( إلعالمهم بأن التعميم قد تم إنهائه وتم استقباله في صناديق الوارد لديهم. سبب اإلنهاء الذي قمت بإدخاله سوف يسجله النظام في الئحة الوقائع الخاصة بالتعميم. 5.7.5 كل مستلمي التعميم يجب أن يرسلوا إشعارا باستالم كل من: 5.7.6 التعميم األصلي أ. التعميم الذي تم إنهائه )تم إبطاله( ب. بإمكانك أرشفة )Archive( فقط تلك التعاميم التي لديك صالحية إلنشائها. أرشفة التعميم معناه أن: التعميم سوف يتم إلغاءه من مكتبة المستخدم الخاصة بك )إن كان التعميم موجودا هناك( ومن جميع مكتبات 5.8.1 المستخدمين لمستلمي التعميم أيضا. التعميم سوف يتم إلغاءه من قسم المراقبة )Monitor( ولكن لن يتم إلغاءه من صناديق الوارد لمستلمي التعميم. 5.8.2 سوف تتمكن من رؤية التعميم المأرشف فقط من خالل: 5.8.3 صندوقك الوارد: فقط إذا كنت أحد مستلمي التعميم ولم تقم بعد بإرسال إشعار باستالم أ. التعميم/الموافقة على التعميم. بحث المستخدم Search( :)User الرجاء الرجوع إلى قسم "بحث المستخدم" أدناه. ب. متابعة :)Tracking( هذا القسم سوف يظهر لك فقط إذا كنت تملك صالحية المتابعة.)Tracking( ت. الرجاء الرجوع إلى قسم "المتابعة" باألسفل. بإمكانك طباعة اإلحصاءات والتفاصيل والمستلمين والئحة الوقائع. 5.7 5.8 5.9 3.5.2 كيفية استخدام الشاشات لمراقبة التعاميم المنشأة يرجى اتباع ما يلي: 1. أنقر على عالمة التبويب "التعاميم" في الشاشة الرئيسية. 2. أنقر على عالمة التبويب الفرعية "المراقبة" الستعراض التعاميم التي تم إنشائها ستجد التعاميم مصنفة في ملفات بطريقة عرض الشجرة وذلك حسب الملفات التي تم إنشائها بها كما يظهر في الشاشة أدناه: 47
شكل 45: تبويب "المراقبة" مالحظة: يتم نقل التعميم لملف "غير فعال" فقط في حال تم إنهاء التعميم )Terminated( أو في حال تجاوز تاريخ اإلستحقاق.)Expired( 3. بمجرد أن تقوم باختيار ملف من شجرة الملفات فإن النظام سوف يظهر تبويب يسمى ب "اإلحصاءات" كما هو مبين في الشكل أدناه: 48
الشكل 46: تبويب "المراقبة" إحصاءات للملف الذي تم اختياره 3.1 دائرة اإلستالم تظهر نسبة المستلمين الذين قاموا بإرسال إشعار باستالم التعاميم/الموافقة على التعاميم ضمن نفس الملف مقارنة مع نسبة المستلمين الذين لم يقوموا حتى اآلن بإرسال إشعار باستالم التعاميم/الموافقة على التعاميم. 3.2 دائرة طلبات المساعدة تظهر نسبة طلبات المساعدة التي تم الرد عليها ضمن نفس الملف مقارنة مع نسبة طلبات المساعدة قيد الرد )التي ما زالت بانتظار الرد(. 4. قم بتصفح التعاميم لتصل للتعميم الذي تريده ثم قم باختياره ليتم عرض معلوماته كما يظهر في الشاشة أدناه: 49
شكل 47: تبويب "المراقبة" عرض التعميم يمكنك مشاهدة إحصائيات التعميم من خالل تبويب "اإلحصاءات" يمكنك مشاهدة تفاصيل التعميم من خالل تبويب "التفاصيل" يمكنك اإلطالع على مستقبلين التعميم و الئحة الوقائع الخاصة به من خالل التباويب المعنية بذلك يمكنك إستعراض مرفقات التعميم من.5. خالل لوحة المرفقات و كما يمكنك طباعة تفاصيل التعميم من خالل النقر على زر يمكنك الرد على طلب مساعدة. 6. يمكنك أرشفة التعميم من خالل النقر على زر 7. سوف يظهر النظام رسالة تأكيد تقول: " سوف يتم أرشفة التعميم الذي قمت باختياره هل أنت متأكد " 8. أنقر على زر "نعم" لتتم عملية األرشفة. 9. 10. سوف تظهر الرسالة التالية: 11. التعميم الذي تمت أرشفته سوف يتم حذفه من تبويب "المراقبة" ثم سيكون بإمكانك مشاهدة التعميم المأرشف من خالل تبويب "بحث المستخدم" وتبويب "متابعة" 12. يمكنك إنهاء التعميم إن احتجت لذلك بواسطة النقر على زر لتظهر لك النافذة الفرعية التالية: 50
13. قم بكتابة سبب إنهاءك للتعميم في المساحة المخصصة للكتابة 14. أنقر على زر 15. سوف يظهر النظام رسالة تأكيد تقول: " 16. أنقر على زر "نعم" لتتم عملية اإلنهاء 17. سوف تظهر الرسالة التالية: شكل 48: سبب اإلنهاء سوف يتم إنهاء التعميم الذي قمت باختياره هل أنت متأكد " 18. تظهر إشارة إنهاء - في صناديق الوارد الخاصة بمستلمي التعميم في تفاصيل التعميم كما يظهر في الشاشة أدناه: - بجانب التعميم الذي تم إنهائه وسيظهر كذلك ختم إنهاء التعميم شكل 49: شاشة التعاميم الواردة تعميم منتهي 51
19. يمكنك استخدام زر تحديث لتحديث قائمة التعاميم. 3.6 3.6.1 بحث المستخدم األهداف سيكون بمقدورك البحث عن تعاميمك )المتواجدة في صندوقك الوارد ومكتبة المستخدم الخاصة بك(. 1. من خالل تبويب البحث: سيكون بإمكانك تنفيذ عملية البحث من خالل إدخال القيم في الحقول التالية )مع العلم بأنه ال يوجد أي حقل إلزامي(: 1.1 نوع التعميم: جميع أنواع التعاميم المتواجدة في النظام. 1.2 المصدر: 1.2.1 الكل 1.2.2 غير مؤرشف 1.2.3 مؤرشف 1.3 الحالة: 1.3.1 الكل 1.3.2 فعال 1.3.3 غير فعال: تم إنهائه )Terminated( أو تجاوز تاريخ اإلستحقاق )Expired( 1.4 تاريخ اإلستالم )من - إلى(: التاريخ الذي استلمت فيه التعميم. 1.5 تاريخ اإلنشاء )من - إلى(: التاريخ الذي تم فيه إنشاء التعميم. 1.6 األولوية: الكل/متدنية/متوسطة/عالية 1.7 الملف: الملف الذي يحوي التعميم 1.8 رقم المعاملة: الرقم غير المتكرر الذي يميز التعاميم ضمن نفس نوع التعميم. 1.9 العنوان: عنوان التعميم الذي تم تحديده من منشئ التعميم. 1.10 رد المستخدم: 1.10.1 الكل 1.10.2 لم يتم اإلستالم/لم تتم الموافقة 1.10.3 تم اإلستالم/تمت الموافقة 1.11 المجموعة: الكل/إطالع/قانون 1.12 الحقول المخصصة لنوع التعميم الذي تم اختياره 2. تبويب النتيجة سوف يظهر التعاميم التي تتطابق مع القيم التي قمت بادخالها في تبويب البحث. تبويب النتيجة سوف يظهر األعمدة التالية لكي تظهر بعض المعلومات عن التعاميم التي تم استرجاعها: 2.1 رقم المعاملة 2.2 العنوان 2.3 من: الفرع )node( الذي أنشأ التعميم. 2.4 تاريخ اإلنشاء: التاريخ الذي تم إنشاء التعميم عنده. 2.5 تاريخ اإلستجابة )إذا كان هناك استجابة(: التاريخ الذي قمت فيه باالستجابة للتعميم )أرسلت اشعارا باستالم التعميم/وافقت على التعميم( 3. من خالل تبويب النتيجة بإمكانك فتح تعميم عن طريق الضغط مزدوجا عليه وبالتالي فإنها سوف تظهر لك في تبويب منفصل: 3.1 سوف تشاهد تفاصيل التعميم مع مرفقاته. 3.2 بإمكانك فتح مرفقات التعميم 3.3 بإمكانك إرسال طلبات مساعدة إلى منشئ التعميم: 3.3.1 بمجرد أن تقوم بإرسال طلب مساعدة فإن منشئ التعميم سوف يستلم رسالة من خالل البريد اإللكتروني/قائمة التنبيه/الرسائل القصيرة )وفقا العدادات المستخدم الخاصة به( إلعالمه بأن طلب مساعدة جديد تم إرساله له. 3.3.2 بمجرد أن يقوم منشئ التعميم بالرد سوف تستلم رسالة من خالل البريد اإللكتروني/قائمة التنبيه/الرسائل القصيرة )وفقا إلعدادات المستخدم لديك( إلعالمك بأن منشئ التعميم رد على طلب مساعدتك. 3.4 بإمكانك طباعة تفاصيل التعميم. 52
3.6.2 3.5 بإمكانك الموافقة على التعميم المستلم إذا كان من مجموعة ال"قانون" أو اإلشعار باستالم التعميم إذا كان من مجموعة ال "إطالع". 3.6 اإلشعار باستالم التعميم: معناه بأنك قد أكدت قراءتك للتعميم. 3.7 الموافقة على التعميم: معناه بأنك أكدت موافقتك على القانون المكتوب في التعميم. 3.8 عندما تحاول أن ترسل إشعارا باستالم التعميم/الموافقة على التعميم فإن النظام سوف يتحقق من أنك قد فتحت على األقل مرفق واحد وإال فإن النظام سوف يظهر رسالة تقول: "الرجاء فتح مرفق واحد على األقل قبل أن تقوم بارسال إشعار باستالم التعميم/الموافقة على التعميم". 3.9 بمجرد قيامك باإلشعار باستالم التعميم/الموافقة على التعميم: 3.9.1 سوف يتم إلغاء التعميم من صندوقك الوارد. 3.9.2 التعميم سوف ينتقل إلى مكتبة المستخدم الخاصة بك. الرجاء الرجوع إلى قسم "مكتبة المستخدم" في األعلى. 3.10 بإمكانك أرشفة )Archive( فقط تلك التعاميم التي لديك صالحية إلنشائها. أرشفة التعميم معناه أن: 3.10.1 التعميم سوف يتم حذفه من قسم المراقبة.)Monitor( الرجاء الرجوع إلى قسم "مراقبة التعاميم" في األعلى. 3.10.2 التعميم سوف يتم حذفه من مكتبة المستخدم الخاصة بك )إن كان التعميم متواجدا هناك( وكذلك من جميع مكتبات المستخدمين لمستلمي التعميم ولكن لن يتم حذفها من صناديق الوارد لمستلمي التعميم. 3.10.3 سوف يكون بإمكانك رؤية التعميم المأرشف فقط من خالل: أ. صندوقك الوارد: فقط إذا كنت واحدا من مستلمي التعميم ولم تقم بإرسال إشعار باستالم التعميم/الموافقة على التعميم. ب. بحث المستخدم Search( :)User هذا القسم. ت. متابعة :)Tracking( سيظهر لك هذا القسم فقط إذا كنت تملك صالحية المتابعة."Tracking" الرجاء الرجوع إلى قسم المتابعة باألسفل. كيفية استخدام الشاشات للبحث عن التعاميم الموجودة في صندوق التعاميم الواردة أو في مكتبة المستخدم الخاصة بك قم باتباع الخطوات التالية: أنقر على عالمة التبويب "التعاميم" في الشاشة الرئيسية. أنقر على عالمة التبويب الفرعية "بحث المستخدم" لتظهر لك الشاشة التالية:.1.2 شكل 50: شاشة بحث المستخدم 53
أدخل القيم التي تريدها داخل حقول البحث أنقر على زر ستظهر لك قائمة بالمعامالت التي قمت بالبحث عنها كما يظهر في الشكل التالي:.3.4.5 شكل 51: شاشة بحث المستخدم تبويب "النتيجة" يمكنك إستعراض التعميم من خالل النقر المزدوج عليه سيتم عرض ذلك التعميم في تبويب منفصل كما يظهر في الشاشة أدناه:.6 شكل 52: شاشة بحث المستخدم عرض التعميم 54
.7.8.9 بإمكانك طباعة تفاصيل التعميم من خالل النقر على زر الموجود في أسفل يسار الشاشة. مرفقات التعميم تظهر في محتوى المرفقات الموجود في أسفل الشاشة إلظهار المرفق أنقر على أيقونته. للموافقة على تعاميم القانون أنقر على زر الموجود في أسفل يسار الشاشة وبالتالي فإن التعميم الموافق عليه سوف ينتقل من صندوقك الوارد إلى مكتبة المستخدم الخاصة بك. 10. لإلشعار باستالم تعاميم المعلومات أنقر على زر الموجود في أسفل يسار الشاشة كما هو مبين أعاله وبالتالي فإن هذا التعميم سوف ينتقل من صندوقك الوارد إلى مكتبة المستخدم الخاصة بك. مالحظة: لن تستطيع الموافقة على التعميم/اإلشعار باستالم التعميم إال إذا قمت بإظهار مرفق واحد على األقل. سيكون بإمكانك إرسال طلب مساعدة إلى منشئ التعميم. منشئ التعميم يستطيع الرد على طلب مساعدتك. سوف يظهر لك الرد المرسل من منشئ التعميم وذلك باللون األزرق كما هو مبين أعاله. باستطاعتك أرشفة التعميم بواسطة النقر على زر سوف يظهر لك النظام رسالة تأكيد تقول: " سوف يتم أرشفة التعميم الذي قمت باختياره هل أنت متأكد "" أنقر على زر "نعم" لتتم عملية األرشفة سوف تظهر الرسالة التالية:.11.12.13.14.15.16.17.18 التعميم الذي تمت أرشفته سوف يتم حذفه من مكتبة المستخدم الخاصة بك ثم سيكون بإمكانك مشاهدة التعميم المأرشف من خالل تبويب "بحث المستخدم" وتبويب "متابعة" 3.7 متابعة التعاميم 3.7.1 األهداف الهدف من هذا القسم هو أن يتم عمل بحث شامل على جميع التعاميم المتواجدة في المؤسسة. 1. قسم المتابعة )Tracking( يظهر فقط ألولئك المستخدمين الذين تم إعطائهم صالحية المتابعة )Tracking( بواسطة مدير النظام. 2. من خالل قسم المتابعة في داخل تبويب البحث: بإمكانك تنفيذ عملية البحث من خالل إدخال قيم في الحقول التالية )علما بأنه ال يوجد أي حقل إجباري(: 2.1 نوع التعميم: جميع أنواع التعاميم المتواجدة في النظام 2.2 المصدر: 2.2.1 الكل 2.2.2 مؤرشف 2.2.3 غير مؤرشف 2.3 الحالة: 2.3.1 الكل 2.3.2 فعال 2.3.3 غير فعال: التعاميم المنتهية )Terminated( أو التعاميم التي تجاوزت تاريخ االستحقاق.)Expired( 2.4 تاريخ اإلنشاء )من - إلى(: التاريخ الذي تم فيه إنشاء التعميم. 2.5 األولوية: الكل/متدنية/متوسطة/عالية 2.6 الملف: الملف الذي يحوي التعميم 2.7 رقم المعاملة: الرقم غير المتكرر الذي يميز التعاميم ضمن نفس نوع التعميم. 2.8 عنوان التعميم: عنوان التعميم الذي تم تحديده من منشئ التعميم. 2.9 المجموعة: الكل/إطالع/قانون 55
الحقول المخصصة لنوع التعميم الذي تم اختياره 2.10 تبويب النتيجة سوف يظهر التعاميم التي تتطابق مع القيم التي قمت بادخالها في تبويب البحث. تبويب النتيجة سوف يظهر األعمدة التالية لكي تظهر بعض المعلومات عن التعاميم التي تم استرجاعها: 3.1 رقم المعاملة 3.2 عنوان التعميم 3.3 تاريخ اإلنشاء: التاريخ الذي تم فيه إنشاء التعميم من خالل تبويب النتيجة بإمكانك فتح تعميم بواسطة الضغط مزدوجا عليه وبالتالي سيظهر لك في تبويب منفصل: سوف تشاهد تفاصيل التعميم مع مرفقاته 4.1 4.2 بإمكانك فتح مرفقات التعميم. 4.3 بإمكانك إظهار قائمة من طلبات المساعدة المرسلة من مستلمي التعميم إلى منشئ التعميم. 4.4 بإمكانك الرد على طلبات المساعدة )فقط لتلك التعاميم التي لديك صالحية إلنشائها(: بمجرد أن تقوم بالرد على طلب المساعدة طالب المساعدة سوف يستلم رسالة عن طريق البريد اإللكتروني/قائمة 4.4.1 التنبيه/الرسائل القصيرة )حسب إعدادات المستخدم لديه( إلعالمه بأنك قمت بالرد على طلب مساعدته. وكذلك فإن طالب المساعدة بإمكانه الرد عليك. بمجرد أن يقوم بالرد عليك فإنك سوف تستلم رسالة عن طريق البريد 4.4.2 اإللكتروني/قائمة التنبيه/الرسائل القصيرة )حسب إعدادات المستخدم لديك( إلعالمك بأن طالب المساعدة قام بإرسال رد. 4.5 بإمكانك إظهار قائمة بجميع المستلمين الذين استلموا التعميم من خالل عمودين: إلى: الفرع )node( الذي استلم التعميم. 4.5.1 تم اإلستالم: التاريخ الذي تم فيه اإلشعار باستالم التعميم. 4.5.2 4.6 بإمكانك طباعة تفاصيل التعميم. 4.7 بإمكانك أرشفة )Archive( فقط تلك التعاميم التي لديك صالحية إلنشائها. أرشفة التعميم معناه أن: التعميم سوف يتم حذفه من قسم المراقبة.)Monitor( الرجاء الرجوع إلى قسم "مراقبة التعاميم" في األعلى. 4.7.1 التعميم سوف يتم حذفه من مكتبة المستخدم الخاصة بك )إن كان التعميم متواجدا هناك( وكذلك من جميع مكتبات 4.7.2 المستخدمين لمستلمي التعميم ولكن لن يتم حذفها من صناديق الوارد لمستلمي التعميم. سوف يكون بإمكانك رؤية التعميم المأرشف فقط من خالل: 4.7.3 صندوقك الوارد: فقط إذا كنت واحدا من مستلمي التعميم ولم تقم بإرسال إشعار باستالم التعميم/الموافقة على أ. التعميم. بحث المستخدم Search( :)User الرجاء الرجوع إلى قسم "بحث المستخدم" باألعلى. ب. متابعة :)Tracking( هذا القسم. ت. 4.8 بإمكانك إنهاء )Terminate( فقط تلك التعاميم التي لديك صالحية إلنشائها. يجب أن تكتب سبب اإلنهاء لتتمكن من إنهاء التعميم. إنهاء التعميم معناه أن: التعميم سوف يتم انتقاله من ملف "فعال" إلى ملف "غير فعال" في قسم المراقبة.)Monitor( الرجاء الرجوع إلى قسم 4.8.1 المراقبة )Monitor( في األعلى. التعميم سوف يتم انتقاله من ملف "فعال" إلى ملف "غير فعال" في مكتبة المستخدم Library( )User الخاصة بك )إذا كان 4.8.2 التعميم متواجدا هناك( وكذلك في جميع مكتبات المستخدمين لمستلمي التعميم. ولكن لن يتم حذفه من صناديق الوارد الخاصة بمستلمي التعميم. التي تعني بأن التعميم سوف يتم إرساله كتعميم جديد إلى جميع صناديق الوارد لمستلمي التعميم مع أيقونة اإلنهاء 4.8.3 التعميم تم إنهائه )إبطاله( ولكن النظام لن يلغي التعميم األصلي من صناديق الوارد الخاصة بالمستلمين. النظام سوف يرسل رسالة عن طريق البريد إلكتروني/قائمة تنبيه/رسائل قصيرة إلى مستلمي التعميم )حسب إعدادات 4.8.4 المستخدم لديهم( إلعالمهم بأن التعميم قد تم إنهائه )Terminated( وتم استقباله في صناديق الوارد لديهم. سبب اإلنهاء الذي قمت بإدخاله سوف يسجله النظام في الئحة الوقائع الخاصة بالتعميم. 4.8.5 كل مستلمي التعميم يجب أن يرسلوا إشعارا باستالم كال من: 4.8.6 التعميم األصلي أ. التعميم الذي تم إنهائه )Terminated( ب..3.4 3.7.2 كيفية استخدام الشاشات لمتابعة التعاميم قم بإتباع الخطوات التالية: 1. أنقر على عالمة التبويب "التعاميم" في الشاشة الرئيسية. 56
أنقر 2. على عالمة التبويب الفرعية "متابعة" لتظهر لك الشاشة التالية: شكل 53: شاشة "متابعة" أدخل الحقول التي تريد البحث من خاللها في حال الحاجة ثم أنقر على زر ستظهر لك قائمة بالمعامالت التي قمت بالبحث عنها كما يظهر في الشكل التالي:.3.4 شكل 54: شاشة "متابعة" تبويب "النتيجة" 57
5. يمكنك إستعراض تعميم من خالل النقر المزدوج عليه سيتم عرض التعميم في تبويب منفصل كما يظهر في الشاشة أدناه: شكل 55: شاشة "متابعة" عرض التعميم بإمكانك طباعة تفاصيل التعميم من خالل النقر على زر الموجود في أسفل يسار الشاشة. مرفقات التعميم تظهر في محتوى المرفقات الموجود في أسفل الشاشة إلظهار المرفق أنقر على أيقونته. للرد على طلب مساعدة أنقر عليه لتفعيل المساحة المخصصة للكتابة. باستطاعتك أرشفة التعميم بواسطة النقر على زر سوف يظهر لك النظام رسالة تأكيد تقول: " سوف يتم أرشفة التعميم الذي قمت باختياره هل أنت متأكد "" أنقر على زر "نعم" لتتم عملية األرشفة سوف تظهر الرسالة التالية:.6.7.8.9.10.11.12.13 التعميم الذي تمت أرشفته سوف يتم حذفه من تبويبات "مكتبة المستخدم" و تبويبات "المراقبة" ثم سيكون بإمكانك مشاهدة التعميم المأرشف من خالل تبويب "بحث المستخدم" وتبويب "متابعة" يمكنك إنهاء التعميم إن احتجت لذلك بواسطة النقر على زر لتظهر لك النافذة الفرعية التالية:.14 58
شكل 56: سبب اإلنهاء قم بكتابة سبب إنهاءك للتعميم في المساحة المخصصة للكتابة أنقر على زر سوف يظهر النظام رسالة تأكيد تقول: " سوف يتم إنهاء التعميم الذي قمت باختياره هل أنت متأكد " أنقر على زر "نعم" لتتم عملية اإلنهاء سوف تظهر الرسالة التالية:.15.16.17.18.19 تظهر إشارة إنهاء - في صناديق الوارد الخاصة بمستلمي التعميم التعميم في تفاصيل التعميم كما يظهر في الشاشة أدناه: - بجانب التعميم الذي تم إنهائه وسيظهر كذلك ختم إنهاء.20 شكل 57: شاشة التعاميم الواردة تعميم منتهي 59
60
السجالت 4. المقدمة 4.1 يقوم الديوان وهو القسم المسؤول عن إستقبال المراسالت و الخطابات التي تصل إلى المؤسسة و التي تصدر عنها بإدارة هذه المراسالت و تسجيلها و اتخاذ االجراءات الالزمة عليها. و تتم إدارة هذه المراسالت من خالل تحضيرها سواء كان ذلك ورقيا أو الكترونيا ثم يتم اصدار رقم مرجعي لهذه المراسالت بغرض تسجيل هذه المراسالت وطباعة الختم الخاص بالسجالت ومن ثم إرفاق نسخ الكترونية من المعامالت المطبوعة ثم أرشفتها أو بداية تحويلها كمعاملة للموظفين المعنيين لبدء دورة معاملة جديدة. بإمكانك إرفاق ملفات فقط إلى السجالت "قيد التنفيذ". للمزيد من المعلومات عن كيفية إرفاق ملفات إلى السجل الرجاء الرجوع إلى المرفقات في قسم "المعامالت" في األعلى..1 61
عملية تسجيل السجالت في docutrak : docutrak تمر بعدة حاالت وفي الجدول التالي تجد ملخصا لدورة حياة السجالت في مرحلة السجل العملية التي يقوم بها المستخدم النهائي الوظيفة المستخدمة العملية التي تنتج من النظام على السجل حالة السجل زر " إنشاء " إنشاء السجل إدخال البيانات في الحقول المخصصة. إرفاق الوثائق والكائنات الالزمة. إعطاء رقم مرجعي للسجل"رمز تسجيل". أضافة السجل في تبويب السجالت. قيد التنفيذ التعديل على السجل التعديل على البيانات في الحقول المخصصة زر "تعديل" زر "حفظ" حفظ التغيرات. قيد التنفيذ إرفاق الوثائق والكائنات الالزمة. حذف السجل حذف سجل في حالة " قيد التنفيذ" زر "حذف" إلغاء السجل لمنع عملية تسجيله. ملغي تسجيل السجل تسجيل السجل )قفل السجل عن أي تعديالت أخرى( زر "تسجيل" قفل السجل عن أي تعديالت أخرى إلرساله الى سير عمل أو/ و سجل أخر أو/ و أرشفته. مسجل أرشفة السجل أرشفة السجل المسجل ومحتوياته في نظام أرشفة )DMS) زر "أرشفة" يتم أرشفة السجل في نظام األرشفة DMS مؤرشف جدول 2: دورة حياة السجالت 62
4.2 4.2.1.1.2.3.4.5.6 4.2.2.1 إنشاء سجل األهداف ستكون قادرا على إنشاء سجل فقط إذا كنت تملك صالحية "تسجيل" على نوع السجل. هذه الصالحية يتم منحها من مدير النظام. سوف تقوم بانشاء سجل جديد في النظام. سوف تختار نوع السجل الذي تريد إنشاءه بامكانك إدخال قيم في الحقول المخصصة للسجل الذي تريد إنشاءه. بامكانك إضافة مرفقات للسجل من مصادر مختلفة: ملف النظام أنظمة إدارة الوثائق )DMS( البيانات المرتبطة المسح الضوئي والقوالب. بمجرد أن تقوم بالضغط على كبسة "إنشاء": 6.1 النظام سوف ينشأ السجل بحالة "قيد التنفيذ". 6.2 النظام سوف يظهر شاشة صغيرة بالخيارات التالية: 6.2.1 إغالق: 6.2.2 طباعة الختم: طباعة ختم للسجل. محتوى الختم وحقول الختم وألوان الختم معرفة مسبقا من مدير النظام. 6.2.3 طباعة ورقة المراجعة: طباعة ورقة مراجعة ليتم استخدامها فيما بعد كمرجع للسجل. ورقة المراجعة معرفة مسبقا من مدير النظام. 6.2.4 طباعة ورقة الصقة: طباعة ورقة الصقة صغيرة للسجل ليتم إلصاقها مع الشيء الذي تريد. 6.2.5 تعديل: لفتح تبويب ال "تعديل" لكي تعدل السجل عن طريق تعديل القيم في الحقول المخصصة وإضافة/إلغاء المرفقات. كيفية استخدام الشاشات إلنشاء سجل يرجى اتباع الخطوات التالية: أنقر على تبويب "السجالت" في الشاشة الرئيسية. شكل 58: تبويب السجالت في تبويب السجالت ستجد مجموعة من عالمات التبويب الفرعية على الجانب األيمن من الشاشة والتي تمثل أنواع السجالت الموجودة بالمؤسسة والتي تملك عليها صالحية "تسجيل" باإلضافة إلى تبويب خاص للبحث عن السجالت التي تملك عليها صالحية "بحث". لكل نوع سجل تقوم باختياره سوف يظهر تبويبان اثنان على الجانب األيمن من الشاشة )كما هو مبين في الشاشة أعاله(:.2.3 63
أنقر 3.1 تبويب "التسجيل" الذي يحتوي على قائمة بالسجالت التي تم إنشائها من نوع السجل الذي قمت باختياره. من خالل تبويب "التسجيل" سيكون بإمكانك إظهار السجل من خالل النقر مزدوجا عليه وبالتالي سيتم إظهاره في تبويب منفصل يسمى ب "عرض" 3.2 تبويب "إضافة سجل" إلنشاء سجالت جديدة من نوع السجل الذي قمت باختياره. 4. على تبويب "إضافة سجل" لتظهر لديك الشاشة كما يلي: شكل 59: تبويب التسجيل 5. أدخل الحقول المخصصة بالبيانات المالئمة قم بإرفاق الوئائق السجالت والمعامالت الالزمة. أنقر على زر لتظهر لك رسالة تأكيد إنشاء السجل مع الخيارات األخرى المتاحة على السجل كما يظهر أدناه:.6 شكل 60: تم إنشاء سجل جديد بنجاح يمكنك استخدام أي من الخيارات المتاحة أعاله أو إغالق النافذة الفرعية باستخدام زر سيتم إضافة السجل في تبويب "التسجيل" كما سيقوم النظام تلقائيا بتخصيص رقم مرجعي غير متكرر Reference( )Case للسجل..7 64
4.3 4.3.1 تعديل السجالت األهداف عملية تعديل السجل تتضمن: )تعديل بيانات الحقول المخصصة إرفاق/حذف وثائق و بيانات مرتبطة( لتعديل السجل يجب أن تكون حالته " قيد التنفيذ". 1. بإمكانك تعديل فقط تلك السجالت التي حالتها "قيد التنفيذ". 2. بإمكانك تعديل القيم في الحقول المخصصة وإضافة/إلغاء المرفقات. 3. بمجرد أن تقوم بتعديل السجل "قيد التنفيذ" فان جميع تغييراتك سوف يتم حفظها لهذا السجل. 4.3.2 كيفية استخدام الشاشات لتعديل سجل يجب اتباع الخطوات التالية: 1. من تبويب "التسجيل" قم باختيار السجل المراد تعديله. أنقر على زر ليظهر تبويب "تعديل" كما يلي:.2 شكل 61: تبويب تعديل السجل بإمكانك تعديل قيم الحقول المخصصة. بإمكانك تحميل ما تحتاجه من مرفقات وبيانات مرتبطة )سواءا سجالت أو معامالت(..3.4 أنقر على زر لحفظ التغييرات التي تمت على السجل أو زر إللغاء العملية..5 تسجيل السجل األهداف 4.4 4.4.1 بعد االنتهاء من التعديالت الالزمة على السجل يجب القيام بعملية تسجيل السجل لمنع أي عملية تعديل أخرى على السجل. بإمكانك تسجيل السجل فقط في حالة كنت تملك صالحية "تسجيل" على نوع السجل. هذه الصالحية يتم منحها من مدير النظام. فقط السجالت "قيد التنفيذ" ممكن أن يتم تسجيلها. تسجيل السجل معناه أن:.1.2.3 65
النظام سوف يعدل حالة السجل إلى "مسجل". النظام سوف يمنعك من تعديل السجل. السجل المسجل ال يمكن حذفه. بامكانك إنشاء معاملة أو سجل آخر اعتمادا على سجل مسجل. الرجاء الرجوع إلى قسم "إرسال السجل لمعاملة أو سجل جديد" باألسفل. بإمكانك أرشفة السجل. الرجاء الرجوع إلى قسم "أرشفة السجالت" باألسفل. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 يجب أن تكون حالة السجل هي "قيد التنفيذ". 4.4.2 كيفية استخدام الشاشات لتسجيل سجل يرجى اتباع الخطوات التالية: 1. من تبويب "التسجيل" اختر السجل الذي تريد تسجيله. أنقر على زر لتظهر لك الرسالة التالية:.2 3. أنقر على زر OK" " إلتمام العملية او على زر "Cancel" إللغاءها. مالحظة: في تبويب "التسجيل" بمجرد أن تختار سجل مسجل سيسمح لك النظام بإرسال السجل المسجل إلى معاملة أو سجل أو حتى أرشفته. للمزيد من المعلومات عن كيفية إرسال السجل المسجل الرجاء الرجوع إلى القسم المبين أدناه. وللمزيد من المعلومات عن كيفية أرشفة السجل الرجاء مشاهدة قسم "أرشفة السجالت" أدناه. 4.5 4.5.1 إرسال السجل األهداف المسجل إلى معاملة أو سجل جديد أحيانا نحتاج للبدء بالعمل على سجل جديد أو معاملة جديدة باإلعتماد على سجل مسجل مسبقا هذا الربط يجب أن يكون معرفا مسبقا بواسطة مدير النظام. 1. بمجرد أن تقوم باختيار سجل مسجل وإرساله إلى نوع المعاملة التي قمت باختيارها فان النظام سوف يظهر تبويب ال "إنشاء" الخاص بالمعامالت: 1.1 السجل المسجل سوف يتم عرضه كمرفق داخل لوحة المرفقات في تبويب ال "إنشاء" التابع للمعامالت. 1.2 النظام سوف ينسخ القيم من الحقول المخصصة )المعرفة في الربط( من السجل المسجل )الذي قمت باختياره( ويلصقها في الحقول المخصصة )المعرفة في الربط كحقول هدف( الموجودة في تبويب ال "إنشاء" التابع للمعامالت هذا الربط بين الحقول المخصصة معرف مسبقا من مدير النظام. 1.3 سوف تقوم بإنشاء المعاملة الجديدة من خالل تبويب ال "إنشاء" والذي يحتوي على السجل المسجل والموجود على شكل مرفق. 1.4 المعاملة الجديدة سوف يتم إنشائها محتوية على السجل المسجل على شكل مرفق وإال بإمكانك حذف هذا المرفق قبل أن تنشئ هذه المعاملة الجديدة. 2. بمجرد أن تقوم باختيار سجل مسجل وإرساله إلى نوع سجل آخر فإن النظام سوف يظهر تبويب "إضافة تسجيل" الخاص بالسجالت: 66
السجل المسجل سوف يتم عرضه كمرفق داخل لوحة المرفقات في تبويب "إضافة سجل". النظام سوف ينسخ القيم من الحقول المخصصة )المعرفة في الربط( من السجل المسجل )الذي قمت باختياره( ويلصقها في الحقول المخصصة )المعرفة في الربط كحقول هدف( الموجودة في تبويب "إضافة سجل" التابع للسجالت هذا الربط بين الحقول المخصصة معرف مسبقا من مدير النظام. سوف تقوم بإنشاء السجل الجديد من خالل تبويب "إضافة سجل" والذي يحتوي على السجل المسجل والموجود على شكل مرفق. السجل الجديد سوف يتم إنشائه محتويا على السجل المسجل على شكل مرفق وإال بإمكانك حذف هذا المرفق قبل أن تنشئ هذا السجل الجديد. 2.1 2.2 2.3 2.4 4.5.2 كيفية استخدام الشاشات 1. إلرسال سجل مسجل إلى معاملة جديدة يرجى اتباع الخطوات التالية: 1.1 من سجل "التسجيل": اختر السجل المسجل الذي تريد إرساله إلى معاملة جديدة. >- أنقر على زر لتظهر لك النافذة الفرعية التالية: 1.2 1.3 1.4 شكل 62: سير العمل المرتبط القائمة المبينة أعاله تظهر جميع أنواع المعامالت )المعرفة في الربط كنوع هدف( المرتبطة بنوع السجل المسجل علما بأن هذا الربط يكون معرفا مسبقا من خالل إدارة النظام بواسطة مدير النظام. اختر نوع المعاملة التي تريد أن ترسل إليها السجل المسجل.. أنقر على زر 1.5 سيتم إرسالك إلى تبويب "إنشاء" التابع للمعامالت وذلك لكي يتم إنشاء معاملة جديدة. 1.6 التابع للمعامالت سوف يحتوي على نوع المعاملة )التي قمت باختيارها من القائمة أعاله( بحيث تبويب "إنشاء" 1.7 ستظهر مبدئيا كعنصر مختار من القائمة المسماة بال "المعاملة". تبويب "إنشاء" التابع للمعامالت سوف يظهر الحقول المخصصة لنوع المعاملة التي قمت باختيارها. 1.8 تبويب "إنشاء" التابع للمعامالت سوف يمأل قيم الحقول المخصصة )المعرفة في الربط(. بإمكانك أيضا تعديل القيم 1.9 حسب الحاجة. 1.10 تبويب "إنشاء" التابع للمعامالت سوف يحتوي على السجل المسجل على شكل مرفق. باستطاعتك حذف ذلك المرفق إن احتجت لذلك. 1.11 بإمكانك إضافة/حذف مرفقات 1.12 إلنشاء هذه المعاملة الجديدة أنقر على زر "إرسال" الموجود في تبويب "إنشاء" التابع للمعامالت. إلرسال سجل مسجل إلى سجل جديد يرجى اتباع الخطوات التالية: 2.1 من سجل "التسجيل": اختر السجل المسجل الذي تريد إرساله إلى سجل جديد..2 أنقر على زر لتظهر لك النافذة الفرعية التالية: >- 2.2 67
2.3 2.4 الشكل 63: السجالت المرتبطة القائمة المبينة أعاله تظهر جميع أنواع السجالت )المعرفة في الربط كنوع هدف( المرتبطة بنوع السجل المسجل علما بأن هذا الربط يكون معرفا مسبقا من خالل إدارة النظام بواسطة مدير النظام. اختر نوع السجل الذي تريد أن ترسل إليه السجل المسجل. 2.5 أنقر على زر 2.6 سيتم إرسالك إلى تبويب "إضافة سجل" التابع لنوع السجل المسجل وذلك لكي يتم إنشاء سجل جديد. 2.7 تبويب "إضافة سجل" التابع للسجالت سوف يظهر الحقول المخصصة لنوع السجل الذي قمت باختياره. 2.8 تبويب "إضافة سجل" التابع للسجالت سوف يمأل قيم الحقول المخصصة )المعرفة في الربط(. بإمكانك أيضا تعديل القيم حسب الحاجة. 2.9 تبويب "إضافة سجل" التابع للسجالت سوف يحتوي على السجل المسجل على شكل مرفق. باستطاعتك حذف ذلك المرفق إن احتجت لذلك. 2.10 بإمكانك إضافة/حذف مرفقات 2.11 إلنشاء هذا السجل الجديد أنقر على زر "إنشاء" الموجود في تبويب " إضافة سجل" التابع للسجالت. 68
4.6 4.6.1 أرشفة السجالت األهداف أنت بحاجة ألرشفة سجل مسجل إلى نظام إدارة الوثائق.)DMS( فقط السجالت ال "مسجلة" ممكن أن يتم أرشفتها. 1. أرشفة السجل المسجل معناه أن: 2. النظام سوف يقوم بنقل السجل إلى نظام إدارة الوثائق )DMS( وفقا إلعدادات ال )DMS( المعرفة مسبقا في تكامل أنظمة 2.1 إدارة الوثائق Integration(.)DMS النظام سوف يقوم بإخفاء السجل المأرشف من تبويب "السجالت". 2.2 سوف تتغير حالة السجل إلى "مؤرشف". 2.3 سوف يكون بامكانك رؤية السجالت المأرشفة فقط عن طريق عمل بحث من خالل تبويب ال "بحث". 2.4 السجل المأرشف ال يمكن تعديله/إلغاءه كما أنه ال يمكن تغييره إلى حالة أخرى. 2.5 4.6.2.1 ألرشفة سجل كيفية استخدام الشاشات يرجى اتباع ما يلي: من تبويب "التسجيل" اخترالسجل الذي تريد أرشفته تأكد بأن هذا السجل حالته "مسجل". >- أنقر على زر لتظهر لك الرسالة التالية:.2 أنقر على زر DMS إلرسال السجل إلى نظام األرشفة "OK" أو أنقر على زر "Cancel" إللغاء العملية..3 4.7 4.7.1 إلغاء األهداف السجالت قد تكون بحاجة إللغاء سجل "قيد التنفيذ". فقط السجالت "قيد التنفيذ" يمكن إلغائها. 1. إلغاء سجل "قيد التنفيذ" معناه أن: 2. أنك لم تعد بحاجة إلى هذا السجل بعد اآلن. 2.1 حالة السجل سوف تتغير من "قيد التنفيذ" إلى "ملغى". 2.2 بإمكانك رؤية السجالت الملغاة عن طريق عمل بحث من خالل تبويب ال "بحث". 2.3 السجل الملغى ال يمكن تعديله كما أنه ال يمكن أن يتغير إلى حالة أخرى. 2.4 4.7.2 إللغاء سجل كيفية استخدام الشاشات يرجى اتباع ما يلي: 69
تأكد من أن حالة السجل هي "قيد التنفيذ" وإال فإن زر اإللغاء لن يتم تفعيله. من خالل تبويب "التسجيل" اختر السجل الذي تريد حذفه..1.2 أنقر على زر لتظهر لك الرسالة التالية:.3 أنقر على زر "OK" لتأكيد إلغاء السجل أو "Cancel" إللغاء العملية. حالة السجل ستتغير إلى "ملغى" سيحتفظ السجل برقم التسجيل الخاص به Number( )Reference لن يكون هناك إمكانية لتسجيل السجل األوامر الممكن تطبيقها على السجل الملغي هي : عرض طباعة الختم طباعة ورقة المراجعة وطباعة ورقة الصقة..4.5.6.7.8 70
4.8 طباعة بيانات السجل ( الختم ورقة المراجعة الورقة الالصقة( 4.8.1 األهداف في بعض األحيان قد تحتاج لطباعة ختم/أو ورقة مراجعة/أو ورقة الصقة للسجل. بإمكانك طباعة الختم/ أو ورقة المراجعة/ أو ورقة الصقة ألي سجل تراه في تبويب "التسجيل" الخاص بك بغض النظر عن حالة 1. السجل. لبعض إجراءات العمل قد تحتاج لطباعة ختم للسجل. 2. محتوى الختم وحقوله وألوانه معرف مسبقا من مدير النظام. 3. قد تحتاج لطباعة ورقة مراجعة إلعطائها للزبون ألغراض المراجعة. 4. محتوى ورقة المراجعة وحقولها وألوانها معرفة مسبقا من مدير النظام. 5. قد تحتاج لطباعة ورقة الصقة صغيرة للسجل ليتم إلصاقها مع الشيء الذي تريده. 6. حقول الورقة الالصقة وألوانها معرفة مسبقا من مدير النظام. 7. 4.8.2 كيفية استخدام الشاشات لطباعة ختم السجل يرجى اتباع الخطوات التالية: 1. اختر السجل الذي تريده من تبويب "التسجيل". >- أنقر على زر ليتم عرض النافذة الفرعية التالية:.2 شكل 64: نافذة طباعة الختم 3. اختر المكان الذي تريد أن يظهر فيه الختم وسوف تظهر لك صفحة فيها الختم وسيكون بإمكانك طباعتها. اضغط على زر في أي وقت إللغاء العملية..4 لطباعة ورقة مراجعة خاصة بالسجل يرجى اتباع الخطوات التالية: 1. اختر السجل الذي تريده من تبويب "التسجيل" أنقر على زر لتظهر لك ورقة مراجعة السجل لكي تطبعها كالتالي: >-.2 71
شكل 65: ورقة مراجعة للسجل لطباعة ورقة الصقة خاصة بالسجل يرجى اتباع الخطوات التالية: 1. اختر السجل الذي تريده من تبويب "التسجيل" أنقر على زر لتظهر لك ورقة الصقة للسجل لكي تطبعها: >-.2 شكل 66: ورقة الصقة 72
4.9 4.9.1 األهداف البحث في السجالت مبدئيا سيكون بإمكانك أن تبحث عن السجالت التي قمت أنت بإنشائها. إذا كان لديك صالحية "بحث كامل" فسيكون بإمكانك البحث عن كل السجالت الموجودة بغض النظر عمن قام بإنشائها. 1. تحتاج لتحديد القيم التي على أساسها تريد أن تبحث عن السجالت. 2. النظام سوف يظهر لك السجالت التي تتطابق مع القيم التي قمت بإدخالها في تبويب ال "بحث" 3. سيكون بإمكانك من خالل تبويب "النتيجة" أن تفتح السجالت عن طريق النقر مزدوجا على السجل الذي تريده. 4. سيقوم النظام بإظهار السجل - الذي نقرته مزدوجا - في تبويب منفصل. 5. بإمكانك تعديل السجل فقط إذا كانت حالته "قيد التنفيذ". 6. 4.9.2 كيفية استخدام الشاشات للبحث عن السجالت يرجى اتباع الخطوات التالية: 1. أنقر على تبويب "بحث" لتظهر لك الشاشة التالية: شكل 67: شاشة البحث عن السجالت أدخل معايير البحث لتنقيح نتائج البحث وفي حال قمت باختيار نوع سجل معين من قائمة "نوع السجل" فستظهر لك الحقول المخصصة التابعة لنوع السجل الذي اخترته وبالتالي سيكون بإمكانك تعبئة القيم )التي تريد البحث عنها( داخل الحقول المخصصة..2 قم بالنقر على زر لتظهر لك في تبويب "النتيجة" قائمة بالسجالت التي تطابق ما قمت بإدخاله من قيم كما يظهر أدناه:.3 73
شكل 68: شاشة نتيجة البحث في السجالت.4 من خالل تبويب "النتيجة" الظاهر أعاله بإمكانك إظهار السجل بواسطة الضغط مزدوجا عليه وبالتالي سيتم إظهاره في تبويب منفصل اسمه "عرض". ولتعديل السجل بإمكانك اختيار سجل بحالة "قيد التنفيذ" من القائمة أعاله وثم النقر على زر "تعديل" ليظهر تبويب منفصل اسمه "تعديل" يرجى الرجوع إلى قسم "تعديل السجالت" )4.3( أعاله. 4.10 4.10.1 تخصيص قائمة السجالت األهداف في بعض الحاالت قد تحتاج لتظهر في تبويب "التسجيل" بعض الحقول المخصصة بدال من إظهارهم جميعا. بإمكانك اختيار الحقول المخصصة التي تريد إظهارها. 1. ال بد من اختيار حقل مخصص واحد على األقل. 2. 4.10.2 كيفية استخدام الشاشات لتحديد األعمدة التي ترغب بعرضها في تبويب "التسجيل" قم باتباع ما يلي: أنقر على زر الموجود في تبويب "التسجيل" كما يظهر أدناه:.1 74
شكل 69: قائمة السجالت 2. ستظهر الشاشة الفرعية التالية: شكل 70: نافذة اختيار الحقول قم باختيار األعمدة التي ترغب بعرضها في قائمة السجالت وذلك من خالل النقر في مربع اإلختيار الخاص بالحقل المخصص الذي ترغب بعرضه..3 أنقر على زر يمكنك النقر على زر ليتم عكس التغيرات على تبويب "التسجيل". إللغاء المهمة..4.5 75
5 إعدادات المستخدم 5.1 - المقدمة إعدادات المستخدم في نظام docutrak تسمح للمستخدمين بتحديث معلومات حساباتهم وإدارة التنبيهات الخاصة بهم و تهيئة إعدادات اإلسناد التلقائي للمعامالت وإستعراض إعدادات النظام. 5.2 كل مستخدم docutrak مسموح له بأن يقوم بتعديل إعدادت المستخدم الخاصة به كما يريد. 5.2.1 إدارة التنبيهات األهداف نظام docutrak يقوم بإرسال تنبيهات إلى المستخدمين وفقا لعمليات معينة. طرق التنبيه تشمل البريد اإللكتروني وقائمة التنبيه والرسائل القصيرة. مبدئيا سوف ترى بأن جميع طرق التنبيه الخاصة بك غير مختارة. 1. يرسل تنبيهات إليك بمجرد أن تحدث عملية معينة فإنك تستطيع اختيار طريقة التنبيه بجانب كل عملية لجعل نظام docutrak 2. تريدها طرق التنبيهات هي: البريد اإللكتروني: سوف يرسل النظام رسالة بريد إلكتروني إلى عنوان بريدك اإللكتروني. عنوان بريدك اإللكتروني معرف 2.1 مسبقا في معلومات حساب المستخدم. الرجاء الرجوع إلى قسم "معلومات حساب المستخدم" باألسفل. تنبيه: سوف يظهر لك النظام قائمة تنبيه. نظام التنبيه يتم تنزيله بواسطتك. الرجاء الرجوع إلى قسم "برنامج تنبيه العميل" 2.2 باألسفل. رسائل قصيرة: سوف يقوم النظام بإرسال رسالة تنبيه إلى رقم الهاتف الخلوي الخاص بك. رقم الهاتف الخلوي الخاص بك 2.3 معرف مسبقا في معلومات حساب المستخدم. الرجاء الرجوع إلى قسم "معلومات حساب المستخدم" باألسفل. العمليات التي بإمكانها تحفيز النظام على إرسال تنبيهات هي: 3. معاملة جديدة في الوارد: بمجرد أن تستلم معاملة جديدة في صندوقك الوارد. 3.1 معاملة تجاوزت تاريخ اإلستحقاق: بمجرد أن تتجاوز المعاملة المستلمة في صندوقك الوارد تاريخ استحقاقها المحدد لها )بمعنى 3.2 أن معاملتك المستلمة تجاوزت تاريخ اإلستحقاق قبل أن تقوم بإنهاء )إغالق( المعاملة(. معاملة تم استرجاعها: بمجرد أن تقوم باسترجاع معاملة من صندوقك المنجز إلى صندوقك الوارد. 3.3 إغالق معاملة: بمجرد أن تقوم بإنهاء )إغالق( معاملة من صندوقك الوارد. 3.4 إشعار باستالم معاملة: بمجرد أن تقوم باإلشعار باستالم معاملتك المستلمة. 3.5 معاملة مسندة: بمجرد أن تقوم بإسناد معاملة من صندوقك الوارد إلى فرع )node( آخر. 3.6 معاملة تم إلغاء إسنادها: بمجرد أن تقوم بإلغاء إسناد المعاملة التي قمت بإسنادها. 3.7 طلب مساعدة لمعاملة التعميم: بمجرد استالمك لطلب مساعدة جديد من مستلم التعميم. 3.8 وصول تعميم: بمجرد استالمك لتعميم جديد في صندوقك الوارد. 3.9 3.10 إشعار باستالم التعميم: بمجرد أن يقوم مستلم التعميم بإرسال إشعار باستالم التعميم الذي قمت بإنشائه. 3.11 رد على طلب المساعدة لمعاملة التعميم: بمجرد أن يتم الرد على طلب مساعدتك. 3.12 أخطاء في النظام: بمجرد حدوث خطأ على نظام ال.docuTRAK 5.2.2 كيفية استخدام الشاشات إلدارة التنبيهات الخاصة بك في نظام docutrak قم باتباع الخطوات التالية: أنقر على تبويب "إعدادات المستخدم" في الشاشة الرئيسية. 1. أنقر على التبويب الفرعي "إدارة التنبيهات" لتظهر لك الصفحة التالية: 2. 76
شكل 71: إدارة التنبيهات ستجد طرق التنبيه المتاحة المرتبطة بكل عملية كما هو مبين أعاله. أنقر على مربع اإلختيار المخصص لطريقة التنبيه التي ترغب بتفعيلها على العملية. أنقر على زر لحفظ التغييرات أو زر إللغاء المهمة. بعد حفظ التغييرات ستبدأ بتلقي التنبيهات التي اخترتها على العمليات. علما بأن مدير النظام يجب أن يعمل على تفعيل طريقة التنبيه على نوع العنصر )نوع المعاملة/نوع التعميم( الذي تريده. للمزيد من المعلومات عن كيفية تعريف أنواع العناصر الرجاء الرجوع إلى دليل استخدام إدارة النظام Manual( )docutrak Admin.3.4.5.6 5.3 5.3.1.1 معلومات حساب المستخدم األهداف قد تكون بحاجة لتعديل معلومات الحساب الخاصة بك. معلومات الحساب الخاصة بك تشمل: 1.1 اسم المستخدم: اسم الدخول غير المتكرر المستخدم منك للدخول إلى نظام ال.docuTRAK 1.2 رقم الموظف: الرقم غير المتكرر الذي يميز كل مستخدم في نظام ال.docuTRAK 1.3 البريد اإللكتروني: عنوان بريدك اإللكتروني الذي سوف يستلم التنبيهات المرسلة من النظام. الرجاء الرجوع إلى قسم "إدارة التنبيهات" باألعلى. 1.4 اإلسم الكامل باإلنجليزية: اسم الواجهة الخاص بك والذي سوف يظهر في واجهة اللغة اإلنجليزية. 1.5 اإلسم الكامل بالعربية: اسم الواجهة الخاص بك والذي سوف يظهر في واجهة اللغة العربية. 1.6 رقم الهاتف النقال: رقم هاتفك النقال الذي سوف يستقبل التنبيهات المرسلة من النظام. الرجاء الرجوع إلى قسم "إدارة التنبيهات" باألعلى. 1.7 صالحيات نظام التشغيل الويندوز: 1.7.1 إذا تم اختياره: سوف تدخل إلى نظام ال docutrak باستخدام صالحيات الويندوز الخاصة بك. 1.7.2 إذا لم يتم اختياره: سوف تدخل إلى نظام ال docutrak باستخدام اسم المستخدم وكلمة السر الخاصة بك. 1.8 اللغة التلقائية: لغة النظام التلقائية التي سوف تظهر لك بمجرد أن تقوم بالدخول بنجاح إلى النظام ال.docuTRAK للدخول باستخدام لغتك التلقائية يجب أن ال تغير الخيار اإلفتراضي الموجود في صفحة الدخول. 1.9 حجم القائمة: حجم صفحة صندوقك الوارد: 77
.2 1.9.1 على سبيل المثال: إذا قمت باختيار 50 كحجم لقائمتك فإن كل صفحة في صندوقك الوارد سوف تحتوي على 50 معاملة باستثناء إذا كان لديك أقل من 50 معاملة في صندوقك الوارد. 1.10 وقت التحديث )بالدقائق(: الفترة الزمنية التي سوف يقوم فيها النظام بتحديث معلوماتك. 1.11 المهمة الوظيفية اإلفتراضية: بإمكانك اختيار المسمى الوظيفي الذي تريد من خالله الدخول تلقائيا إلى نظام ال.docuTRAK بإمكانك أيضا تغيير كلمتك السر القديمة. 5.3.2 كيفية استخدام الشاشات إلدارة معلومات حسابك في نظام docutrak قم باتباع الخطوات التالية: أنقر على تبويب "إعدادات المستخدم" في الشاشة الرئيسية. 1. أنقر على التبويب الفرعي "معلومات حساب المستخدم" لتظهر لك الصفحة التالية: 2. 72: Figure التبويب الفرعي "معلومات حساب المستخدم" 5.3.2.1 تعديل معلومات حساب المستخدم لتعديل معلومات حسابك على نظام docutrak قم باتباع الخطوات التالية:.1 في صفحة معلومات حساب المستخدم أنقر على زر يلي: في أعلى يسار الصفحة لتظهر لك شاشة تعديل حساب المستخدم كما 78
شكل 73: شاشة تعديل معلومات حساب المستخدم يمكنك تعديل اسم المستخدم الخاص بك في حقل "اسم المستخدم". ستقوم بإستخدام اسم المستخدم للدخول للنظام. يمكنك تعديل رقمك الوظيفي في خانة "رقم الموظف" في حال الحاجة لذلك. يمكنك تعديل البريد اإللكتروني الخاص بك في الخانة المخصصة. يمكنك تعديل اسم المستخدم للعرض باللغة اإلنجليزية في حقل "اإلسم الكامل باإلنجليزية". يمكنك تعديل اسم المستخدم للعرض باللغة العربية في حقل "اإلسم الكامل بالعربية". يمكنك تعديل رقم الهاتف النقال الخاص بك في الخانة المخصصة. قم بالنقر في مربع اإلختيار "صالحيات نظام التشغيل" في حال رغبتك بالدخول للنظام بإستخدام صالحياتك على نظام التشغيل. يمكنك اختيار لغة الواجهة المفضلة لك من قائمة "اللغة التلقائية"..2.3.4.5.6.7.8.9 شكل 74: شاشة تعديل معلومات حساب المستخدم )إختيار اللغة التلقائية( 10. يمكنك تعديل حجم قائمة المعامالت في واجهة النظام من خالل حقل "حجم القائمة". 11. يمكنك تعديل الوقت الالزم لتحديث المعامالت من خالل حقل "وقت النحديث )بالدقائق(". 12. في حال تعيينك ألكثر من مهمة وظيفية يمكنك اختيار المهمة الوظيفية اإلفتراضية التي ترغب بها من خالل القائمة المخصصة. 13. قم بإجراء التعديالت الالزمة ثم قم بالنقر على زر لحفظ التغيرات أو زر إللغاء المهمة. 5.3.2.2 ضبط كلمة السر إلعادة ضبط كلمة السر الخاصة بك قم بإتباع الخطوات التالية: في صفحة معلومات حساب المستخدم قم بالنقر على زر السر كما يلي: في أعلى يسار الصفحة لتظهر لك شاشة إعادة ضبط كلمة.1 79
شكل 75: إعادة ضبط كلمة السر أدخل كلمة السر الجديدة الخاصة بك في حقل "كلمة السر الجديدة" ثم قم بإعادة إدخالها نفسها في حقل "تأكيد كلمة السر"..2 أنقر على زر لحفظ كلمة السر الجديدة الخاصة بك وستظهر لك رسالة التأكيد التالية:.3 5.4 5.4.1 األهداف قائمة معامالت اإلسناد التلقائي قد تحتاج أحيانا أن تقوم بعمل إسناد تلقائي من صندوقك الوارد إلى فروع )nodes( أخرى أو أن تعمل إسناد تلقائي بين المرؤوسين لديك )للمزيد من األمثلة العملية على إسناد المعامالت الرجاء الرجوع إلى قسم "إسناد المعاملة" )2.3.2.4( أعاله(. بمجرد أن يتم إسناد المعاملة من فرع )node( إلى فرع آخر فإن صالحيات الفرع )الذي قام باإلسناد( على هذه المعاملة يتم إسنادها إلى الفرع المسند له. إلضافة إسناد تلقائي جديد ال بد لك من تحديد األمور التالية: 1. من: الفرع )node( الذي سوف يتم منه إسناد المعاملة تلقائيا. 1.1 إلى: الفرع )node( الذي سوف يتم إسناد المعاملة تلقائيا له. 1.2 التفاصيل: تفاصيل عملية اإلسناد التلقائي. 1.3 الحالة: مفعل/غير مفعل 1.4 حيث يمكن اختيار أكثر من نوع من المعامالت. نوع اإلجراء: نوع المعامالت التي سوف يتم إسنادها تلقائيا 1.5 من: تاريخ البداية الذي سوف تبدأ من عنده عملية اإلسناد التلقائي. 1.6 إلى: تاريخ النهاية الذي سوف ينتهي عنده عملية اإلسناد التلقائي. 1.7 بإمكانك عرض عملية اإلسناد التلقائي. 2. بإمكانك حذف عملية اإلسناد التلقائي. 3. بإمكانك تفعيل/عدم تفعيل عملية اإلسناد التلقائي: 4. مبدئيا عملية اإلسناد التلقائي الخاصة بك ستكون مفعلة. 4.1 إذا كنت تريد أن تجعل الفترة الزمنية لإلسناد التلقائي قيد العمل فقط قم بتفعيلها. 4.2 إذا كنت تريد أن تجعل الفترة الزمنية لإلسناد التلقائي خارج العمل فقط قم بعدم تفعيلها. 4.3 80
5.4.2 كيفية استخدام الشاشات إلدارة إعدادات اإلسناد التلقائي لمعامالتك في نظام ال docutrak قم باتباع الخطوات التالية: أنقر على تبويب "إعدادات المستخدم" في الشاشة الرئيسية. 1. أنقر على التبويب الفرعي "قائمة معامالت اإلسناد التلقائي" لتظهر لك قائمة بالمعامالت المسندة تلقائيا كما يلي: 2. شكل 76: إدارة إسناد المعامالت التلقائي 5.4.2.1 إعداد إسناد معامالت تلقائي.1 إلعداد إسناد معامالت تلقائي جديد يرجى اتباع الخطوات التالية: أنقر على زر في أعلى يسار شاشة قائمة معامالت اإلسناد التلقائي لتظهر لك شاشة "إعداد إسناد تلقائي جديد" كما يلي: شكل 77: إعداد إسناد تلقائي جديد 81
اختر الموظف الذي سيتم إسناد معامالته لفترة قادمة من القائمة المسماة ب " من: مرؤوسيك فقط للفروع التي تمتلك نوع العمل "سير العمليات ". " سيكون بإمكانك إسناد معامالتك أومعامالت.2 شكل 78: إعداد إسناد تلقائي جديد )إختيار الموظف المسند منه( اختر الموظف الذي سيتم إسناد المعامالت له لفتره قادمة من القائمة المسماة ب "إلى: " سيكون بإمكانك إسناد معامالت فقط إلى مرؤوسيك فقط - للفروع التي تمتلك نوع العمل "سير العمليات "..3 شكل 79: إعداد إسناد تلقائي جديد )إختيار الموظف المسند إليه( أدخل وصف إعداد اإلسناد التلقائي الجديد في حقل " التفاصيل ". اختر حالة إعداد اإلسناد التلقائي سواء "مفعل" أم "غير مفعل". من قائمة "نوع اإلجراء" اختر نوع المعاملة التي سيتم إسناد المعامالت منها. من قوائم التقويم المسماة ب "من" و "إلى" اختر الفترة التي من خاللها سيتم إسناد المعامالت تلقائيا..4.5.6.7 انقر على زر لحفظ إعداد اإلسناد التلقائي الجديد أو زر ستظهر لك رسالة التأكيد التالية: للخروج من الصفحة بدون حفظ في حال حفظ اإلعدادات.8 5.4.2.2 عرض إعداد اإلسناد التلقائي لمشاهدة إعداد إسناد تلقائي موجود قم باتباع الخطوات التالية: 1. في شاشة قائمة المعامالت المسندة تلقائيا قم باختيار اإلعداد الذي ترغب بمشاهدته. أنقر على زر في أعلى يسار الشاشة لتظهر لك شاشة "عرض اإلسناد التلقائي" كالتالي:.2 82
شكل 80: شاشة عرض اإلسناد التلقائي. أنقر على زر إللغاء العملية.3.2 5.4.2.3 حذف إعداد اإلسناد التلقائي لحذف إعداد إسناد تلقائي موجود قم بإتباع الخطوات التالية: 1. في شاشة قائمة المعامالت المسندة تلقائيا قم باختيار اإلعداد الذي ترغب في حذفه أنقر على زر في أعلى يسار الشاشة لتظهر لك الرسالة التالية: 3. أنقر على زر "OK" لتأكيد عملية الحذف أو "Cancel" إللغاء العملية. 5.4.2.4 إلغاء تفعيل إعداد اإلسناد التلقائي إللغاء تفعيل إعداد اإلسناد التلقائي قم باتباع الخطوات التالية: 83
في شاشة 1. "قائمة المعامالت المسندة تلقائيا قم باختيار اإلعداد المفعل الذي ترغب في إلغاء تفعيله أنقر على زر في أعلى يسار الشاشة لتظهر لك رسالة التأكيد التالية:.2 3. أنقر على زر."OK" 84
5.4.2.5 لتفعيل إعداد اإلسناد التلقائي لتفعيل إعداد إسناد تلقائي قم باتباع الخطوات التالية: 1. في شاشة قائمة معامالت اإلسناد التلقائي قم باختيار اإلعداد الغير مفعل الذي ترغب في تفعيله أنقر على زر في أعلى يسار الشاشة لتظهر لك رسالة التأكيد التالية.2 3. أنقر على زر."OK" 5.5 عرض الصالحيات المسندة 5.5.1 األهداف قائمة صالحيات التحكم )ACL( هي مجموعة من الصالحيات الممنوحة لك بواسطة مدير النظام. 1. كل فرع )node( له قوائم صالحيات التحكم )ACLs( الممنوحة له. 2. من خالل هذا القسم سيكون بإمكانك عرض قوائم صالحيات التحكم )ACLs( الممنوحة لك. قوائم الصالحيات هذه معرفة مسبقا من 3. مدير النظام. سيظهر لك مجموعة صالحياتك المفصلة )صالحياتك الممنوحة على كل وحدة في النظام( في قسم يسمى ب "عرض اإلمتيازات 4. المسندة" أدناه. سوف يظهر النظام المعلومات الخاصة بقوائم صالحياتك )ACLs( الممنوحة لك وذلك بواسطة ثالثة أعمدة: 5. 1.1 1.2 1.3.6 اإلسم: اسم قائمة صالحية التحكم الخاصة بك. الوصف: هذا الحقل يصف قائمة صالحية التحكم )ACL( كما تم تحديده من مدير النظام. فعال: سواء كانت الصالحية )ACL( مفعلة أم ال. لمعلومات أكثر عن قوائم صالحيات التحكم )ACLs( يرجى الرجوع إلى دليل استخدام إدراة النظام Manual"."DT3 Admin 5.5.2 كيفية استخدام الشاشات لتقوم باستعراض الصالحيات التي تم إسنادك عليها قم باتباع الخطوات التالية: أنقر على تبويب "إعدادات المستخدم" في الشاشة الرئيسية. 1. أنقر على التبويب الفرعي "عرض الصالحيات المسندة" لتظهر لك النافذة التالية بالصالحيات التي تم إسنادك عليها: 2. 85
شكل 81: شاشة عرض الصالحيات المسندة 5.6 عرض الفروع المسندة Nodes( )Assigned 5.6.1 األهداف بإمكانك إظهار جميع الفروع )nodes( التي تتواجد أنت فيها. - الفروع )node( معرفة بواسطة مدير النظام. 1. الفرع )node( هو تركيب من القسم المسمى الوظيفي واسم المستخدم. 2. من الممكن أن تكون متواجد على فرع )node( أو أكثر. 3. في هذا القسم النظام سوف يعرض جميع الفروع )nodes( التي تتواجد أنت فيها من خالل األعمدة التالية: 4. المسمى الوظيفي: وظيفتك في المؤسسة. a. إسم القسم: قسمك في المؤسسة. b. الفرع الرئيسي: الفرع )node( الذي يرأسك. c. d. مشترك: الرجاء الرجوع إلى فكرة الفرع األحادي node( )single والفرع المشترك node( )shared في مقدمة قسم "المعامالت" في األعلى. فعال: سواء كان الفرع )node( يستطيع الدخول )login( إلى النظام أم ال. e. 5.6.2 كيفية استخدام الشاشات لتقوم باستعراض الفروع التي تم إسنادك عليها من قبل مدير النظام قم باتباع الخطوات التالية: أنقر على تبويب "إعدادات المستخدم" في الشاشة الرئيسية. 1. أنقر على التبويب الفرعي "عرض الفروع المسندة" لتظهر لك النافذة التالية بالفروع التي تم إسنادك عليها: 2. 86
شكل 82: شاشة عرض الفروع المسندة 5.7 عرض اإلمتيازات المسندة 5.7.1 األهداف الصالحية هي ميزة خالل قائمة صالحيات التحكم )ACL( الخاصة بك. الصالحيات يتم منحها بواسطة مدير النظام. بإمكانك إظهار الصالحيات الممنوحة لك. 1. الصالحية تسمح لك أن تنفذ إجراء معين في نظام ال.docuTRAK 2. الصالحيات مقسمة إلى: 3. صالحيات النظام: أ. اإلدارة السجالت المعامالت التعاميم استيراد الوثائق طباعة تقرير المؤسسة طباعة تقرير اإلدارة تكامل أنظمة إدارة الوثائق لوحة التحكم المركزية: إنشاء التقرير على مستوى القسم لوحة التحكم المركزية: إنشاء التقرير على مستوى المؤسسة تقارير تنظيم المؤسسة: إنشاء التقرير على مستوى القسم تقارير تنظيم المؤسسة: إنشاء التقرير على مستوى المؤسسة تقارير البيانات: إنشاء التقرير على مستوى القسم تقارير البيانات: إنشاء التقرير على مستوى المؤسسة تقارير البيانات: إنشاء التقرير على مستوى المستخدم تقارير احصائية: إنشاء التقرير على مستوى القسم تقارير احصائية: إنشاء التقرير على مستوى المؤسسة 87
إمتيازات مخطط سير العمليات: 4. ب. إنشاء المعاملة إستشارة إسناد المعاملة إغالق المعاملة إرسال إلى اللجنة بحث كامل تجاهل الهيكل التنظيمي تتبع تكامل أنظمة إدارة الوثائق إمتيازات التسجيل: ت. تسجيل بحث كامل تكامل أنظمة إدارة الوثائق إمتيازات التعميم: ث. إنشاء التعميم مراقبة تكامل أنظمة إدارة الوثائق."DT3 Admin Manual" من المعلومات عن الصالحيات الرجاء الرجوع إلى دليل استخدام إدارة النظام gلمزيد 5.7.2 كيفية استخدام الشاشات الستعراض الصالحيات الممنوحة لك قم باتباع الخطوات التالية: 1. أنقر على تبويب "إعدادات المستخدم" في الشاشة الرئيسية. 2. في تبويب إعدادات المستخدم ستجد مجموعة من عالمات التبويب الفرعية المسندة" لتظهر لك النافذة التالية باإلمتيازات الممنوحة لك: قم بالنقر على التبويب الفرعي "عرض اإلمتيازات شكل 83: شاشة عرض اإلمتيازات المسندة 88
يمكنك التحقق من اإلمتيازات الممنوحة لك على النظام واإلمتيازات الممنوحة لك على مخططات سير العمليات وإمتيازات التسجيل وإمتيازات التعاميم. بمجرد الضغط على "إمتيازات مخطط سير العمليات" سوف تظهر الشاشة التالية:.3.4 شكل 84: إمتيازات مخطط سير العمليات 5. بمجرد الضغط على "إمتيازات التسجيل" سوف تظهر الشاشة التالية: شكل 85: إمتيازات التسجيل 6. بمجرد الضغط على "إمتيازات التعميم" سوف تظهر الشاشة التالية: شكل 86: إمتيازات التعميم 89
يمكنك طباعة تقرير باإلمتيازات الممنوحة لك على النظام من خالل النقر على زر التالية: النظام سوف يظهر لك الشاشة.7 شكل 87: طباعة تقرير يبين اإلمتيازات الممنوحة لك 5.8 برنامج تنبيه العميل 5.8.1 األهداف برنامج تنبيه العميل يمكنك من استالم تنبيهات من نظام ال docutrak من خالل قوائم التنبيهات. للمزيد من المعلومات عن اإلجراءات التي تحفز النظام على إرسال التنبيهات لك الرجاء الرجوع إلى قسم "إدارة التنبيهات" باألعلى. 1. برنامج تنبيه العميل سوف يتم تنزيله على جهازك. 2. سوف تقوم باتباع الخطوات المكتوبة في الشاشة باألسفل حتى تتمكن من تنزيل برنامج تنبيه العميل. 5.8.2 كيفية استخدام الشاشات لتحميل برنامج تبيه العميل لنظام docutrak قم باتباع الخطوات التالية: أنقر على تبويب "إعدادات المستخدم" في الشاشة الرئيسية. 1. أنقر على التبويب الفرعي "برنامج تنبيه العميل" لتظهر لك النافذة التالية برابط تحميل البرنامج: 2. 90
شكل 88: شاشة تحميل برنامج تنبيه العميل 3. أنقر على الرابط المسمى ب"أنقر هنا" الموجود أسفل الصفحة وقم باتباع الخطوات المكتوبة لتحميل البرنامج. 5.9 القائمة المفضلة 5.9.1 األهداف بإمكانك إعداد القائمة المفضلة لديك والتي تمثل الفروع )nodes( التي تتعامل معها في الغالب بشكل يومي يؤدي ذلك إلى تسهيل عملك بدال من البحث عن الفروع )nodes( في كل مرة تحتاج فيها إلى إرسال معاملة إليهم. يطبق النظام هذه القائمة المفضلة فقط في وحدة المعامالت. 5.9.2 كيفية استخدام الشاشات لتعريف القائمة المفضلة لديك الرجاء اتباع الخطوات التالية: 1. أنقر على تبويب "إعدادات المستخدم" في الشاشة الرئيسية 91
2. أنقر على التبويب الفرعي "الئحة المستخدمين المفضلين" لتظهر لك الشاشة التالية: شكل 89: الئحة المستخدمين المفضلين 3. أدخل الفروع )nodes( التي تريدها من الفروع الموجودة على يمين الشاشة إلى قائمة "الالئحة المفضلة" على يسار الشاشة 4. سوف تستخدم الئحة المستخدمين المفضلة من خالل دفتر العناوين وذلك عندما تقوم بإرسال إجراء معاملة. اختر "الالئحة المفضلة" من طريقة العرض دفتر عناوينك كما هو مبين أدناه: 92
شكل 90: طريقة العرض االئحة المفضلة التي تمتلك نوع العمل " سير العمليات " التابعة لالئحتك المفضلة كما هو مبين 5. دفتر العناوين : سوف يظهر الفروع )nodes( أعاله. 5.10 5.10.1 إضافة مالحظاتك الجاهزة األهداف باإلضافة إلى المالحظات الجاهزة الموجودة في إدارة النظام -> العناصر -> أخرى -> مالحظات جاهزة )يرجى الرجوع إلى دليل استخدام إدارة النظام Manual" )"DT3 Admin فإنه ستكون هناك إمكانية إلعداد مالحظات جاهزة على مستوى كل مستخدم وذلك في قسم "إعدادات المستخدم" وبالتالي سيكون كل مستخدم قادرا على إضافة وتعديل وحذف مالحظاته الجاهزة ولكنه لن يكون قادرا على تعديل/حذف المالحظات الجاهزة التي تم تعريفها مسبقا من مدراء النظام. أي تعديل سيتم حفظه على مستوى كل مستخدم. باستخدام المالحظات الجاهزة ستوفر الكثير من الوقت إذ إنك لن تحتاج إلى كتابة المالحظة مرة تلو األخرى في كل مرة تكون بحاجة إليها. 93
5.10.2 كيفية استخدام الشاشات 5.10.2.1 إنشاء مالحظتك الجاهزة لتعريف مالحظتك الجاهزة يرجى اتباع الخطوات التالية: 1. أنقر على تبويب "إعدادات المستخدم" 2. أنقر على التبويب الفرعي "المالحظات الجاهزة" ستظهر الشاشة التالية لتظهر المالحظات الجاهزة التي تم تعريفها مسبقا من مدير النظام: شكل 91: قائمة المالحظات الجاهزة 3. أنقر على زر "جديد" ستظهر الشاشة التالية: 94
شكل 92: المالحظات الجاهزة إنشاء جديد لربط المالحظة الجاهزة مع المعامالت/التعاميم اختر أحدهما من قائمة "النوع المرتبط". أدخل اسم المالحظة في حقل "اإلسم" لنوع المالحظة الجاهزة اختر "عام" وذلك إن كنت تريد أن تجعل المالحظة متاحة لجميع المستخدمين. وإال اختر "خاص" إن كنت تريد جعلها متاحة لك فقط. إن قمت باختيار "عام" فإن قائمة "حالة النشر" سيتم تفعيلها وإال فإنها ستبقى غير مفعلة. في قائمة "حالة النشر" يوجد هناك خيارين: "عام - منشور" و "عام غير منشور" اختر "عام - منشور" حتى تكون المالحظة متاحة لجميع المستخدمين. وإال اختر "عام غير منشور" حتى تكون المالحظة متاحة لك فقط أدخل محتوى النص في صندوق النص المسمى ب "المالحظات" بإمكانك تغيير شكل ومظهر نص المالحظة أنقر على زر "حفظ" أنقر على زر "حفظ وإنشاء جديد" وذلك لحفظ التغييرات والبدء في إنشاء آخر..4.5.6.7.8.9.10.11.12.13 5.10.2.2 تعديل مالحظتك الجاهزة لتعديل مالحظة جاهزة يرجى اتباع الخطوات التالية: اختر المالحظة التي تريد تعديلها. 1. أنقر على زر "تعديل" ستظهر الشاشة التالية. 2. أدخل التغييرات المطلوبة أنقر على زر "حفظ" 3. 95
5.10.2.3 إلغاء مالحظتك الجاهزة شكل 93: المالحظات الجاهزة - تعديل إللغاء مالحظة جاهزة يرجى اتباع الخطوات التالية: اختر المالحظة التي تريد تعديلها 1. أنقر على زر "حذف" 2. سوف تظهر لك رسالة تأكيد كما هو مبين أدناه. 3. أنقر على زر "Ok" لتأكيد اإللغاء أو "cancel" إللغاء العملية. 4. 5.11 الروابط المخصصة 5.11.1 األهداف شكل 94: حذف مالحظة جاهزة باإلضافة إلى الروابط المخصصة الموجودة في إدارة النظام -> تعريف النظام -> الروابط المخصصة )يرجى الرجوع إلى دليل استخدام إدارة النظام Manual" )"DT3 Admin فإنه ستكون هناك إمكانية لتعريف روابط مخصصة على مستوى كل مستخدم وذلك في قسم "إعدادات 96
المستخدم" وبالتالي سيكون كل مستخدم قادرا على إضافة وتعديل وحذف روابطه المخصصة. أي تعديالت سيتم حفظها على مستوى كل مستخدم. 5.11.2 كيفية استخدام الشاشات 5.11.2.1 إنشاء رابطك المخصص لتعريف رابطك المخصص يرجى اتباع الخطوات التالية: أنقر عل تبويب "إعدادات المستخدم" 1. أنقر على التبويب الفرعي "الروابط المخصصة" ستظهر لك الشاشة التالية: 2. شكل 95: الروابط المخصصة 3. أنقر على زر "جديد" ستظهر لك الشاشة التالية: 97
شكل 96: إنشاء رابط مخصص كل رابط مخصص له اسم وعنوان وأيقونة كما هو مبين أعاله. أدخل البيانات المطلوبة وأنقر على زر "حفظ".4.5 5.11.2.2 تعديل رابطك المخصص لتعديل رابطك المخصص يرجى اتباع الخطوات التالية: اختر الرابط المخصص الذي تريده من القائمة. 1. أنقر على زر "تعديل" ستظهر الشاشة التالية لتظهر بيانات رابطك المخصص: 2. 98
شكل 97: تعديل رابط مخصص قم بتعديل البيانات كما تريد. أنقر على زر "حفظ" وذلك لكي تحفظ تغييراتك أو "إلغاء" ليتم إلغاء العملية..3.4 5.11.2.3 حذف رابطك المخصص لحذف رابطك المخصص يرجى اتباع الخطوات التالية: اختر الرابط المخصص الذي تريده من القائمة. 1. أنقر على زر "إلغاء". 2. ستظهر لك رسالة تأكيد وذلك لكي تقوم بتأكيد عملية الحذف. 3. وذلك لحذف رابطك المخصص الذي قمت باختياره أو أنقر على زر "Cancel" وذلك إللغاء العملية. أنقر على زر "OK" 4. 99
يعرض الحقول المخصصة في قسم منفصل يسمى ب "الروابط المخصصة" الذي يظهر روابطك docutrakنظام ال المخصصة )المعرفة أعاله( مع الروابط المخصصة المعرفة مسبقا من مدراء النظام. هذا القسم سيظهر لكل مستخدم في النظام كما هو مبين في الشكل أدناه: شكل 98: محتوى الرابط المخصص 100
5.12 إعدادات docuware 5.12.1 األهداف كل مستخدم يستطيع تعريف إعدادات ال docuware الخاصة به. أي تعديالت سوف يتم حفظها على مستوى كل مستخدم. 5.12.2 كيفية استخدام الشاشات لتعريف إعدادات ال docuware الخاصة بك يرجى اتباع ما يلي: أنقر على تبويب "إعدادات المستخدم" في الشاشة الرئيسية. 1. أنقر على التبويب الفرعي "إعدادات "docuware ستظهر لك الشاشة التالية. 2. أدخل الحقلين التاليين لتكون قادرا على تعديل الوثائق في ال :docuware 3. اسم المستخدم لل docuware 3.1 كلمة السر لل docuware 3.2 شكل 99: إعدادات docuware اضغط على زر "فحص اإلتصال" إذا تم اإلتصال بشكل صحيح فإن حالة اإلتصال ستكون "Passed" وإال فإن حالة اإلتصال ستكون Passed" "Not كما هو ظاهر أعاله. أنقر على زر "حفظ" لحفظ التعديالت أو "إلغاء" لكي يتم إلغاء العملية..4.5.6 101
7. التكامل مع التطبيق المتنقل App" "Mobile : الهدف الرئيسي من استخدام التطبيق المتنقل, هو تمكين المديرين التنفيذين من استخدام DocuTRAK" "باستخدام جهاز اآلي باد. يوفر Applixya تطبيق على اآلي باد الذي يتكامل مع نظام ITEC DocuTRAK من خالل خدمات الويب. سيقوم التطبيق بعرض البريد الوارد لسير العمل لمستخدمين محددين في التسلسل الهرمي العلوي للمنظمة. 7.1 الفوائد: للحصول على توقيع فرع من فروع اآلي باد بشكل سري على أحد الوثائق الخاصه بإحدى معامالت سير العمل. وبعد التوقيع اإللكتروني للوثيقة, يصبح التوقيع مرئي لفروع اآلي باد األخرى في المعاملة. وتسمح لفرع اآلي باد بتوجيه المعامله لغيره بعد إضافة مالحظاته أو الموافقه عليها. 7.2 كيفية استخدام الشاشات : عند وجود وثائق تحتاج للتوقيع من المديرين التنفيذين, اضغط على زر iapprove" أدناه: ", كما هو موضح الشكل : 100 iapprove 102
م تظهر هذه الشاشه, الختيار الوثيقه التي تحتاج للتوقيع وتحديد المستخدمين المطلوب توقيعهم على هذه الوثيقه وطبعا جميعهم مستخدمين ا ي باد: الشكل 101: iapprove تحديد الفروع -المرسل للمعامله بعد ارسالها للتوقيع, اليستطيع القيام بأي تصرف على المعامله حتى يتم توقيعها من جميع الفروع. -بعد ارسال المعامله, سوف يصل تنبيه لفرع اال ي باد بأنه قد تم وصول معاملة للتوقيع. -بعد وصول المعامله لفرع لال ي باد, يستطيع القيام بأحد التالي : -اختيار المعاملة من الصندوق الوارد. -فتح المعامله والوثيقه التي تحتاج للتوقيع يجب أن تكون من نوع.PDF -في حال عدم وجود وثيقه للتوقيع, سيتم توقيع المعاملة نفسها. -سيقوم رع اال ي باد بالتوقيع االلكتروني على الوثيقه التي تحتاج الى توقيع. -عرض الوثائق األخرى. -كتابة مالحظات, ان وجدت. -فرع اال ي باد يستطيع ارسال المعاملة مرة أخرى الى المرسل. 103