دليل الحسابات دل ل الحسابات هو عبارة عن نافذة تحوي شجرة حسابات افتراض ة تضم هذه الشجرة األنواع الثالثة لتصن ف الحسابات وه حسابات ( المتاجرة األرباح والخسائر الم زان ة العامة ). ح ث تم تصن ف هذه الحسابات حسب النظام المحاسب الموحد العرب. سنتكلم أوال عن حسابات الم زان ة العامة الت تقسم إلى قسم ن وه )الموجودات المطال ب ) أوال الموجودات : حسابات الموجودات تؤخذ الطرف المد ن من الم زان ة العامة ومعنى مد ن أي كافة الحقوق الت تكون لصالح المنشؤة أو المشروع وه تقسم بدورها إلى : -الموجودات الثابتة : الت تفرع عنها كافة الموجودات الت تبقى ق متها ثابتة نسب ا ضمن الفترة المحاسب ة الواحدة كالعقارات والس ارات واآلالت والمعدات...الخ والموجودات الثابتة عادة تؤخذ ح زا من االهتمام عند المنشؤة الت تهتم بإظهار الم زان ة بشكل دق ق ح ث تنعكس ق م أو أرصدة هذه الموجودات على رأس المال وبالتال على الم زان ة بشكل عام ف ح ن أن هذه الموجودات ال تهم أصحاب المحالت أو المشار ع الصغ رة وطبعا للمستخدم حر ة إدخال ق م هذه الموجودات. -الموجودات المتداولة : هذا النوع أو التصن ف من الموجودات نطوي تحته الحسابات الت تتسم بحركة مستمرة ومتغ رة ضمن الفترة المحاسب ة الواحدة وتكون هذه 1 2
الحسابات عادة كد ن لصالح الشركة أو المنشؤة كحسابات الزبائن وسلف الموظف ن و مسحوبات الشركاء... الخ. -الموجودات النقد ة : بالنسبة للس ولة النقد ة المتوفرة لدى الشركة أو المنشؤة تم تصن فها تحت بند خاص سمى الموجودات النقد ة هذه الموجودات النقد ة تقسم بشكل افتراض إلى الصندوق و اإل داعات المصرف ة والصندوق حسب هذا التصن ف هو الصندوق العام الذي تتم عل ه الحركات النقد ة المباشرة من مب عات ومشتر ات ومدفوعات... الخ تم ربط هذا الحساب )الصندوق ) بشكل افتراض مع الفوات ر والسندات طبعا مع إمكان ة تغ ر هذا الحساب أو إضافة حساب أخر معه أو أمكان ة التفر ع عن الحساب نفسه وس تم شرح ذلك بشكل مفصل الحقا. أما اإل داعات المصرف ة فه عبارة عن الس ولة النقد ة الت تقوم المنشؤة بإ داعها لدى المصارف أو البنوك ح ث ستط ع المستخدم تفر ع حساب خاص لكل مصرف على حدا ف حال كانت المنشاة تتعامل مع أكثر من مصرف و تم من خالله ضبط حركة التعامل مع كل مصرف بشكل مستقل عن األخر. 3 ثانيا المطاليب : حسابات المطال ب تؤخذ الطرف الدائن من الم زان ة العامة و دائن تعن داعم أي تشكل التزام أو د ن على المنشؤة مكن أن كون هذا االلتزام لصالح المورد ن كثمن لبضاعة تم شراءها بالد ن أو ممكن أن كون لصالح مصرف كمبلغ تم استقراضه من هذا المصرف أو ممكن أن كون لصالح صاحب المنشؤة نفسه ح ث نعكس هذا االلتزام كرأس المال. وتقسم حسابات المطال ب إلى : -المطال ب الثابتة : ندرج تحت المطال ب الثابتة حساب رأس المال وحساب الممول ن بالنسبة لحساب رأس المال تم ربط هذا الحساب مع سند الق د االفتتاح وفاتورة بضاعة أول المدة ح ث س عبر هذا الحساب عن رأس مال صاحب المنشؤة الذي سخره للمشروع. أما حساب الممول ن ف عبر عن حسابات األشخاص الذ ن قاموا بإ داع مبالغ ف الشركة بقصد التشغ ل ح ث مكن تفر ع حساب خاص لكل ممول على حدا. -المطال ب المتداولة : المطال ب المتداولة ه عبارة عن الد ون الت تكون على الشركة تجاه الغ ر ح ث تفرع منها بشكل أساس حساب المورد ن كما مكن إضافة حسابات أخرى تندرج تحت المطال ب المتداولة كالقروض أو حساب لإلقساط إن وجدت. 1 2 ف ما سبق تم استعراض الحسابات المكونة للم زان ة العامة بشكل سر ع وموجز وسننتقل اآلن الستعراض حسابات األرباح والخسائر. تقسم حسابات األرباح والخسائر بشكل رئ س إلى ( المصار ف اإل رادات ) ح ث عط تقر ر األرباح والخسائر نت جة العمل الصاف ة من ربح أو خسارة ف نها ة الفترة المحاسب ة.
ثالثا المصاريف : تصن ف المصار ف هو الحساب الرئ س الثالث ف دل ل الحسابات أما بالنسبة لوضع المصار ف ف األرباح والخسائر فتؤخذ المصار ف الطرف المد ن ف تقر ر األرباح والخسائر وتم تقس م المصار ف بشكل عام إلى خمسة حسابات رئ س ة وه على الترت ب المصار ف اإلدار ة ومصار ف العمل ومصار ف التسو ق والدعا ة واإلعالن والرواتب واألجور ح ث سنتكلم عن كل حساب بشكل مفصل. رابعا اإليرادات : اإل رادات ه الحساب الرئ س الرابع ف دل ل الحسابات وتشكل اإل رادات الطرف الدائن من تقر ر األرباح والخسائر و قصد باإل رادات حسب هذا التصن ف اإل رادات الخارج ة الت تكون من خارج أعمال المتاجرة أي من خارج عمل ات الشراء والب ع ح ث إ رادات المتاجرة تدخل للقوائم المحاسب ة بشكل تلقائ أما اإل رادات األخرى ف تم تحم لها على حساب اإل رادات إما بشكل مباشر أو عن طر ق فتح حساب لكل نوع من هذه اإل رادات وكمثال على اإل رادات الخارج ة مثال س ارة تابعة للمنشؤة تقوم الشركة بتؤج رها إ راد أجار هذه الس ارة دخل على حساب اإل رادات أو من الممكن أن تكون هذه اإل رادات كنت جة جهد أو نشاط خدم قامت المنشؤة به فحصلت مقابله على إ راد أو من الممكن أن كون اإل راد ناتج عن فوائد لمبلغ من المال تم إقراضه للغ ر أو فوائد المبالغ المودعة ف البنوك. بعد أن استعرضنا حسابات الم زان ة العامة وحسابات األرباح والخسائر بق لد نا النوع الثالث للحسابات وه حسابات المتاجرة. المتاجرة ه احد القوائم المحاسب ة الت من مهمتها أن تظهر نت جة العمل التجاري من جراء الق ام بعمل ات الشراء والب ع واثر هذه العمل ات تلخص إما بالربح أو الخسارة.
أما الحسابات المكونة لتقر ر للمتاجرة فه تقسم إلى حساب ن رئ س ن هما ( أجمال المشتر ات أجمال المب عات ) خامسا أجمالي المشتريات : ندرج تحت أجمال المشتر ات حسابات تشكل مجمل البضاعة الت دخلت على المخازن خالل الفترة المحاسب ة ونذكر من هذه الحسابات حساب المشتر ات وحساب مرتجع المب عات...الخ وننوه هنا أن هذه الحسابات غ ر الحسابات السابقة الذكر ف األرباح والخسائر أو ف الم زان ة ح ث ان هذه الحسابات تم ربطها مع الفوات ر الخاص بها من فوات ر المشتر ات ومرتجع المب عات اي من غ ر المسموح إضافة حسابات فرع ة عل ها ونذكر أن دل ل الحسابات االفتراض تم إنشائه بشكل كاف من ناح ة حسابات إجمال المشتر ات أي المستخدم ل س بحاجة إلضافة أي حساب أخر عل ها. سادسا إجمالي المبيعات : حسابات إجمال المب عات تشكل مجمل البضاعة الت خرجت من المخازن أو بق ت كبضاعة ألخر المدة ح ث تؤخذ حسابات أجمال المب عات الطرف الدائن من قائمة المتاجرة ف ح ن تؤخذ إجمال المشتر ات الطرف المد ن من المتاجرة ح ث تعط قائمة المتاجرة إجمال العمل من الربح أو الخسارة نت جة الق ام بعمل ات الشراء والب ع. وكمثال على ذلك أن كان لد ك إجمال مشتر ات خالل فترة مع نة ما هو ق مته 111111 ل.س وكانت مب عاتك تشكل 101111 ل.س ف كون مجمل الربح خالل الفترة المذكورة 01111 ل.س هذه المبلغ من الربح شكل إجمال الربح من عمل ات المتاجرة أي الب ع والشراء ح ث نتقل هذا المبلغ بشكل تلقائ إلى قائمة األرباح والخسائر ل ضاف عل ه باق اإل رادات وتخصم منه باق المصار ف و عط بالنها ة صاف الربح أو صاف الخسارة. وبالعودة إلى حسابات أجمال المب عات بشكل خاص فه تعامل مثل حسابات أجمال المشتر ات أي ال جوز إضافة حسابات أخرى عل ها ح ث تم ربطها مع الفوات ر الخاصة بها
كما أنها كاف ة لغرض المتاجرة بشكلها العام أي أن حسابات أخرى عل ها. المستخدم العادي ل س بحاجة إلضافة تجهيز دليل الحسابات: باعتبار دل ل الحسابات هو األساس للعمل على الملف فسنقوم بإعطائه عنا ة خاصة نوعا ما. أوال سنقوم بتقس م دل ل الحسابات إلى قسم ن لسهولة العمل القسم األ سر من الشاشة وهو حوي شجرة الحسابات االفتراض ة أما القسم الثان فهو القسم األ من من الشاشة وهو حوي بطاقة الحساب والمعلومات اإلضاف ة وخ ارات اإلضافة والتعد ل والحذف. ثان ا سنقوم بتحد د الحسابات الت تهمنا فل س من الضروري ان نقوم باستخدام كافة الحسابات الت ف الشجرة فإذا كانت الشركة أو المنشاة تتعامل بالب ع النقدي فه ل ست بحاجة لحساب الزبائن مثال أو إذا كانت منشاة صغ رة ال هم صاحبها م زان ة دق قة فه ل ست بحاجة للموجودات الثابتة إذا المهم أن نحدد الحسابات الت تهمنا. ثالثا سنقوم بتفر ع الحسابات الخاصة بالمنشاة الت ستتبع لحساب رئ س موجود ف الشجرة. وطر قة إضافة حساب فرع على الشجرة غا ة ف السهولة ح ث كف أن نقوم بحد د الحساب الرئ س الهدف الذي سنقوم بإضافة حساب فرع عل ه وبعدها نضغط على زر الماوس األ من ف ظهر لد نا خ ار إضافة حساب فرع بعدها نختار إضافة الحساب الفرع بزر الماوس األ سر ف تحول مإشر الكتابة إلى بطاقة الحساب ف مربع ( اسم الحساب ) بعد ان كون البرنامج قد اخذ رمز للحساب بشكل افتراض بعدها نقوم بإدخال اسم الحساب المراد إضافته ثم نختر إضافة فتظهر لد نا رسالة تؤك د نختار موافق.
وكمثال على الكالم السابق لنفرض انه لد نا ف المنشاة عقار ن المحل والمعمل ونحن نر د فتح بطاقة حساب لكل عقار إلدخال ق مة كل عقار على حدا. أوال نحدد حساب )عقارات ) من شجرة الحسابات ألنه هو الحساب الرئ س الذي أر د أن أفرع منه ثم نضغط بزر الماوس األ من عل ه بعد تحد ده ف ظهر خ ار إضافة حساب فرع نختار إضافة حساب فرع بزر الماوس األ سر ف تحول مإشر الكتابة إلى بطاقة الحساب عندها نكتب اسم الحساب ( المحل ) ف خانة اسم الحساب بعدها نضغط على خ ار إضافة
فتظهر رسالة تنب ه بإضافة الحساب نختار موافق عندها قوم البرنامج بإدراج حساب المحل تحت حساب العقارات ف شجرة الحساب. بعد إضافة الحساب قوم البرنامج بتحد ث رمز الحساب بشكل تلقائ مع المحافظة على الحساب الرئ س والحساب الختام ح ث فسح البرنامج المجال إلضافة حساب أخر ضمن المستوى نفسه وتؤخذ بطاقة الحساب عندها الشكل التال عندها نستط ع إضافة بطاقة الحساب التال بشكل مباشر ول كون حساب ( المعمل ) ح ث نكتب المعمل ف خانة اسم الحساب بشكل مباشر ثم نضغط على أ قونة اإلضافة ثم نختار موافق من رسالة التنب ه.فتكون شجرة الحساب عندها بالشكل التال
كل الحسابات الفرع ة تضاف بنفس الطر قة عدا حسابات العمالء والمقصود بالعمالء هم األشخاص أو الشركات أو المحال التجار ة الت تتعامل معهم المنشاة بعمل ات ب ع وشراء البضائع التجارية و نستط ع أن نحصرهم بشكل مبدئي بالزبائن والمورد ن ح ث ان هذه الحسابات ه الت تإثر بحركة المخزون ف المنشاة لذلك جب تم ز بطاقات الحسابات الخاصة بهم عن باق الحسابات األخرى وعمل ة الفصل هذه ه عن طر ق خ ار موجود ف بطاقة الحساب تحت خانة اسم الحساب وهذا الخ ار هو مربع مورد زبون وكمثال على اضافة حسابات العمالء سنقوم باضافة حسابات لزبائن المنشؤة كما ذكرنا الضافة اي بطاقة جد دة باسم حساب مع ن نحدد الحساب الرئ س من شجرة الحسابات وف مثالنا هذا الحساب الرئ س هو حساب الزبائن الموجود تحت الموجودات المتداولة. نضغط بزر الماوس اال من على حساب الزبائن ونختار اضافة حساب فرع وس تم بعدها تحو ل الكتابة الى بطاقة الحساب ف خانة اسم الحساب. بامكاننا اضافة اسماء الزبائن بشكل مباشر او اضافة تصن فات لهذه الحسابات قبل اضافة اسمائهم ونقصد هنا بالتصن فات أي وضهم ضمن حسابات رئ س ة تساعدنا ف طلب التقار ر لهإالء الزبائن بما خدم الطب عة الخاصة لكل منشؤة وكمثال : تصن ف الزبائن حسب المناطق ( زبائن المنطقة الشرق ة زبائن المنطقة الجنوب ة ) او تصن فهم على حسب طر قة الدفع ( زبائن نقدي زبائن آجل زبائن حواالت(
او باإلمكان تصن فهم على حسب نوع المنتجات الت تعاملون بها ( زبائن ألبسة نسائ ة زبائن ألبسة رجال ة (... الخ بعد اخت ار طر قة التصن ف المتبعة ف المنشؤة نقوم بإضافة بطاقات الزبائن بنفس الطر قة السابقة اي نختار التصن ف المطلوب اضافة بطاقة للزبون عل ه ونضغط عل ه زر الماوس اال من ونختار اضافة حساب فرع ثم تم تحو ل مإشر الكتابة الى بطاقة الحساب ونكتب ف خانم اسم الحساب اسم الزبون الشخص او اللقب او االسم التجاري الخاص به ثم نضغط على خ ار مورد زبون مالحظة: بامكانك اضافة الحسابات بشكل عام بطر قت ن : -اضافة الحسابات عن طر ق زر الماوس ال م ن واخت ار اضافة حساب فرع وهنا قوم البرنامج بملئ االفتراضات بشكل تقائ -اضافة الحسابات بشكل دوي اي بالضغط على زر جد د على م ن النافذة وهنا جب على المستخدم ملئ خانات رمز الحساب والحساب الرئ س الذي تبع له والحساب الختام الذي س تم اقفال هذا الحساب ف ه اما م زان ة او متاجرة او أرابح وخسائر. 1 2 ميزان المراجعة : حوي دل ل الحسابات على م زان مراجعة تفاعل ظهر حركة الحساب بشكل سر ع كما ساعدنا على معرفة اجمال ارصدة الحسابات الت تتبع لحساب رئ س مع ن وكمثال لمعرفة رص د حساب شركة حامد التجار ة نضغط على الحساب المزكور ف شجرة الحساب ثم نضغط على زر م زان مراجعة الموجود بالقسم االعلى من النافذة ف ظهر لد نا جم ع العمل ات الت جرت على الحساب مع رص د الحساب الحال
وبالطر قة نفسها اذا ضغطنا على حساب زبائن البسة رجالي من دل ل الحسابات ثم ضغطنا على رز م زان المراجعة فس قوم البرنامج باظهار الرص د النهائ لكل زبون واجمال ارصدة الزبائن التابع ن لهذا التصن ف
معلومات اضافية : بامكان المستخدم ادخال المعلومات الخاصة بالعمالء) زبائن مورد ن ) عن طر ق زر معلومات إضاف ة الموجودة ف دل ل الحسابات وذلك بالضغط على حساب العم ل المراد ادخال معلوماته ثم الضغط على زر معلومات اضاف ة فتظهر لد نا عدة خانات بامكاننا اخت ار الخنات المطلوبة وملئها ثم الضغط على زر تع دل على م ن الشاشة ثم تظهر رسالة تاك د فنضغط موافق خيارات اضافية : بامكاننا ادخال اضافات خاصة بالحساب من خالل الضغط على زر خ ارات اضاف ة ف اعلى النافذة فعند الضغط عل ه تظهر النفاذة بالشكل االت وتحوي هذه النافذة على عدة خ ارات وه :
1 -اعتماد رص د محدد: مكن ادخال رص د محدد للحساب لك قوم البرنامج باظهار رسائل تنب ه تلقائ ة عند تجاوز هذه الرص د ح ث نقوم بكتابة االعتماد ف خانة الرص د المحدد ونحدد نوع الحساب فاذا كان الحساب المراد تحددي رص د له زبون ف كون نوعه مد ن اما اذا كان مورد ف كون نوعه دائن بعد ذلك نضغط على زر تع دل على م ن النافذة ثم تظهر رسالة تؤك د نضغط موافق 2 -نوع الحساب : تمكنك من حظر الحركات على الحساب بشكل نقدي او اجل او ترك الحساب مفتوح لالحتمال ن 3 -اعتماد سعر افتراض للحساب : ساعد هذا الخ ار على تحد د سعر مع ن ظهر الحد العمالء بشكل تلقائ عند اجراء الفوات ر الخاصة به كما مكن اضافة نسبة حسم مع نة لهذا العم ل مالحظة : مكن اضافة كل خ ار بشكل مستقل والضغط على زر تعد ل على م ن الشاشةعند كل اضافة او مكن اضافة كافة الخ ارت بآن واحد ثم الضغط على زر تعد ل مرة واحدة