المملكة العربية السعودية وزارة التعليم العالي جامعة المجمعة اإلدارة العامة للتخطيط والتطوير اإلداري إرشادات عامة لبناء الخطط التشغيلية لكليات جامعة ال

النسخ

1 إرشادات عامة لبناء الخطط التشغيلية لكليات وعماداتها المساندة بناء فريق كتابة التقارير Operational Plans of Majmaah University Colleges & Deanships reports team building ه ( م( 1

2 سعادة عمداء الكليات والعمادات المساندة تحية طيبة وبعد يسعد المشرف على الخطة اإلستراتيجية لكليات الجامعة والعمادات المساندة وجميع أعضاء الفريق أن يقدموا لسعادتكم هذه االرشادات المختصرة عن إعداد الخطة التشغيلية بما يدعم توحيد الرؤى والتصورات لجميع كليات الجامعة وعماداتها المساندة. كما نتوجه لسعادتكم بخالص اإلعزاز والتقدير على دعمكم ومساندتكم الدائمة لفرق التخطيط والمنسقين بما يذلل كافة الصعوبات, و نأمل أن تسير الخطة وفق مرئياتكم وطموح سعادتكم لمستقبل الجامعة. مع خالص الشكر والتقدير المشرف على د. محمد بن ناصر السويد 2

3 لقد اعتمد بناء الخطة اإلستراتيجية لكليات الجامعة والعمادات المساندة على تحديد أهداف إستراتيجية وتفصيلية واقعية وغير مستحيلة, قريبة ومتوسطة المدى, تتوافق مع طموحات جميع األطراف المعنية كما تراعي حدود وأبعاد الوضع الراهن لجميع مؤسسات ووحدات الجامعة, والفترة الزمنية للخطة المحددة بثالث سنوات, بما يهيئ الفرص لتجسير فجوات األداء سواء وفق مسار تبادلي يرتكز على تناغم الطموحات مع اإلمكانات والموارد أو مسار تحويلي جوهره رفع كفاء األداء للوصول إلى األهداف والغايات. والخطط التشغيلية أو اإلجرائية هي خطط تفصيلية تتضمن كافة األنشطة واالجراءات المتعلقة بتنفيذ مبادرات الخطة اإلستراتيجية, والتوقيتات الزمنية بشكل محدد, باإلضافة إلى الجهات والمراكز الوظيفية المسؤولة عن التنفيذ. مفهوم الخطط التشغيلية: الخطط التشغيلية هي الوسائل المناسبة و المحددة التي تتبعها المؤسسة للوصول إلى أهدافها. وهي في عملية التخطيط تمثل المرحلة التي يتوجب فيها إشراك األشخاص المعنيين بتطبيق الخطة بشكل فعال حتى لو لم يكونوا مشتركين في المراحل المبكرة من التخطيط. وتتكون الخطط التشغيلية من العوامل الخمس التالية: 1( الخطوات أو اإلجراءات المطلوبة. 2( األشخاص الذين سيتحملون مسؤولية تنفيذ كل خطوة بشكل صحيح. 3( البرنامج الزمني لتنفيذ الخطوات أو اإلجراءات. 4( الموارد التي سيتم تخصيصها للتنفيذ. 5( اآللية التي ستتبع لجمع المعلومات عن التقدم في كل مرحلة. 3

4 ما هو الهدف من الخطط التشغيلية الهدف األول و الرئيس من الخطط التشغيلية هو تحديد ماذا يجب أن يتم تنفيذه لتحقيق األهداف اإلستراتيجية والتفصيلية ومن األهداف األخرى للقيام بخطة تشغيلية هو اختبار مدى صالحية خطتك اإلستراتيجية للتنفيذ. فنحن عادة نضع أهدافنا وفقا للنتائج المرجوة من دون أن نتأكد أنها أهداف قابلة للتحقيق أساسا. وتضع الخطط التشغيلية أسس أكثر واقعية لتحديد التالي: مدى قدرة المؤسسة على تحقيق األهداف ضمن الفترة الزمنية المتاحة. مدى امتالك المؤسسة للمعرفة و المهارة المطلوبة لتنفيذ الخطة. مدى القدرة على الوصول إلى المعلومات الالزمة و الضرورية. مدى وجود بدائل اخرى تحتاج التركيز. إلى )1 )2 )3 )4 كيف تقوم بوضع الخطة التشغيلية من الضروري تحديد وصياغة سلسلة من النشاطات و التي تؤدي الى تحقيق أهدافك و لنفترض على سبيل المثال أن هدفك هو إدخال خدمة جديدة فإن ذلك سيتضمن عدة نشاطات كتدريب من سيقومون بتوفير هذه الخدمة تعريف المستفيدين بالخدمة الجديدة توفير الموارد الالزمة جدولة جهود التطبيق و أي نشاطات أخرى لها تأثير مباشر على تطبيق الخدمة الجديدة. و من الطبيعي انه في حال تنفيذ هذه النشاطات بشكل صحيح سواء منفصلة أو بشكل مترابط سيؤدي الى تحقيق أهدافك بنجاح. 4

5 حدد ماذا ستفعل حيال األسئلة التالية: ما هي النشاطات أو النتائج التي يمكن أن تساهم في تحقيق هدفك ما هي المشاكل أو العقبات المعينة التي يجب حلها كي تستطيع تحقيق هدفك ما هو ترتيب اإلجراءات التي يجب إتباعها للتغلب على هذه المشاكل أو العوائق كيف يمكن تقسيم هذه األهداف على أساس المدة الزمنية اإلدارة و األقسام المعنية درجة المسؤولية حدد ما هي مجموعة اإلجراءات المناسب إتباعها لتحقيق هدفك في هذه المرحلة. ترجم هذه اإلجراءات الى سلسلة خطوات مع نتيجة محددة لكل خطوة. لكل خطوة تنفيذية أو إجراء حدد التالي : الفترة الزمنية المحددة للبدء و االنتهاء من التنفيذ. الوقت و الموارد المطلوبة. كيف و متى ستعلم إذا كنت تسير باإلتجاه الصحيح. )1 )2 )3 )4 ومن أهم الجوانب التي يجب مراعاتها عند اعداد الخطة التشغيلية: 3. تقدير مشاركة جميعع األطعراف والمسعتفيدين فعي إععداد الخطعط الفرعيعة والتقارير 1. وضع جدول زمني مقبول ومالئم. 1. االتصععال والتواصععل المسععتمر السععتعرا مععا تععم إنجععازه مععع جميععع األطراف. 4. إجراء مقابالت مع مؤسسات المجتمع 5. استطالع رأي القيادات باألقسام واإلدارات 6. ربعط المبعادرات بالجهعات المسعؤولة داخعل الكليعة أو العمعادة, معع تحديعد الجهات المساندة من الجامعة إذا تطلبت المبادرة ذلك. 5

6 7. ترتيب المبادرات وفق أولويات الكلية أو العمادة لهعذا الععام, معع مراععاة أولويات السنوات الالحقة. 8. تحديعد المبعادرات التعي تحتعاو دععم تمعويلي والتواصعل معع مكتعب إدارة المشاريع بالجامعة لتذليل الصعوبات. 9. مراععاة التوثيعق العدقيق والمنعت م لجميعع األنشعطة والفعاليعات المرتبطعة بتنفيذ الخطة التشغيلية. 30. تحديد أوجه تصحيح أية انحرافات أو جوانب قصعور تواجعه تنفيعذ المبادرات. 33. إبراز البيانات الكمية في تطور أداء الكلية أو العمعادة, بمعا يسعاعد في صياغة مؤشرات واضحة عند إعداد التقرير السنوي. 31. االعتمععاد علععى نمععوذو واضععح ومتكامععل لتوثيععق أنشععطة وفعاليععات تنفيذ المبادرات وأهم المعوقات التعي واجهعت القعائمين وكيعف تعم التغلعب عليها. وهناك بع النماذو التي تساعد في تحديد جميع األبعاد والجوانب الضرورية عند تنفيذ المبادرات )) بطاقة مبادرة / مشروع(( 3 المبادرة / المشروع 1 وصف المبادرة 1 البعد اإلستراتيجي 4 الهدف االستراتيجي 6

7 5 الهدف التفصيلي الجهة المنفذة 6 مؤشرات األداء الوضع الراهن الوضع المستهدف األهداف التفصيلية للمشروع خطوات تنفيذ المبادرة الموارد المالية والبشرية الداعمة نسبة االنجاز الخطة الزمنية السنة األولى السنة الثانية السنة الثالثة 33 طريقة األداء السنة األولى 31 7

8 السنة الثانية السنة الثالثة أبرز اإليجابيات أثناء إنجاز المبادرة أبرز المعوقات أثناء إنجاز المبادرة معد التقرير و التاريخ واالعتماد اإلغالق في يوم...:.../.../ 3411 ه تم اإلغالق

9 نموذج مصفوفة أهداف ومبادرات التشغيلية الخطة الهدف اإلستراتيجي األول )المستفيدون( تقعديم خدمعة أكاديميعة علعى درجعة عاليعة معن الجعودة واالعتمعاد وفعق المتطلبعات الوطنيعة والعالميعة, معن أجعل تنميعة القعدرة التنافسعية لطعالب وطالبعات الجامععة فعي سعوق العمل, بما يسهم في بناء الشراكة المجتمعية. البعد االستراتيجي: الهدف االستراتيجي: الهدف التفصيلي: المبادرات أنشطة التنفيذ فترة التنفيذ إلى من مؤشعععععععععععععرات األداء مسؤولية التنفيذ األساسية المساندة -1-2 مرتكزات نجاح الخطة التشغيلية: الععدعم المسععتمر والمتواصععل مععن القيععادات األكاديميععة واإلداريععة لتععذليل كافععة الصعوبات وتوفير الموارد والدعم المعنوي. إيمععان كافععة القيععادات وعمععداء الكليععات والعمععادات المسععاندة بأهميععة بنععاء خطععة تشعغيلية تنبثعق معن الخطعة االسعتراتيجية و تتوافعق معع اإلمكانعات والطموحعات لجميع األطراف والشركاء. االعتماد على من ور واقعي يأخذ في االعتبار السياق االجتماعي والثقافي لبيئعة الكلية أو العمادة ومجتمعها المحيط, بمعا يسعاعد فعي التوصعل إلعى بعدائل وحلعول منطقية ألية معوقات تواجه تنفيذ المبادرات. التوافق حول ما توصلت إليه الخطة اإلستراتيجية األساسية للجامعة معن أهعداف ومبادرات تخدم أهداف واحتياجات الكليات والعمادات المساندة. انتهععاو المسععار المرحلععي فععي بنععاء الخطععة واالسععتفادة مععن جميععع أنععواع التغذيععة الراجعة من فرق الخطة على مستوى الكليات والعمادات المساندة. 9

10 تحقيق التوازن في أبعاد األداء الجامعي وفق مؤشرات القياس المدرجعة بالخطعة بمععا يسععاعد فععي متابعععة االنجععازات المتحققععة وتصععحيح مسععار االنحرافععات فععي األداء. دعععم مشععاركة جميععع األطععراف ذات الصععلة والمسععتفيدين, بمععا يععدعم الرؤيععة التوافقية التي تراعي جميع االمكانات والموارد المتاحة. االرتكعاز علعى الواقعيعة فعي إععداد الخطعة, بمعا يسعاعد فعي اسعتيعاب المتغيعرات المحيطة والتكيف مع المستجدات

11 بناء فريق كتابة التقارير reports team building التقرير هو عبارة عن بيان لنتائج تحققت أو معلومات موثقة تجيب وتوضح مسألة معينة. )قاموس أوكسفورد اإلنكليزية( والتقارير هي شكل منظم من الكتابة وصوال الى إنتاج صيغة مشتركة. ونحن سنعمل سويا بإذن اهلل ومن أول يوم في توثيق مبادراتنا أثناء تنفيذها وسنرصد جميع متطلباتها وزمن التنفيذ وعوائقه وكذلك جميع نقاط القوة والضعف التي عشناها وبالتالي سنختتم نهاية كل فصل دراسي بكتابة صورة بانورامية تحكي عملنا في هذه المدة تتمثل في التقرير الفصلي وهكذا سنتقوم بهذه العملية كل فصل دراسي بإذن اهلل لنصل نهاية العام إلى تقرير ختامي ألعمال العمادات والكليات ليكون هو نواة التقرير الختامي للجامعة. مواعيد تقديم التقارير: سيرفع سعادة العمداء تقارير لإلدارة العامة للتخطيط نهاية كل فصل دراسي وسيحدد الموعد بالتحديد في حينه. فريق إعداد وكتابة التقرير: سيقوم سعادة العمداء بتشكيل فريق إعداد وكتابة التقرير الكلية/العمادة ويتشكل من: رئيسا عميد الكلية - نائبا وكيل الكلية - أمينا ومقررا منسق الخطة التشغيلية - أعضاء رؤساء األقسام بالكلية/ العمادة - على مستوى 11