1 ميلينيوم فنادق ومنتجعات م ي ل ي ن ي و م ك و ب ث و ر ن السياسة واإلجراءات سياسة اإلبالغ عن المخالفات صفحة 1 من 6
سياسة اإلبالغ عن المخالفات ("السياسة") مقدمة تسعى فنادق ميلينيوم آند كوبثورن بي إل سي "M&C") أو "الشركة") والشركات التابعة لھا ("مجموعة ("M&C إلى إدارة أعمالھا بأمانة ونزاھة طوال الوقت. ومع ذلك فإننا نعترف أن جميع المؤسسات تواجه خطر سير أنشطتھا بشكل خاطئ من وقت آلخر أو حدوث ممارسات خاطئة في الخفاء دون دراية. غالب ا ما يكون الموظفون أول من يدرك أن ثمة شيء خاطئ يحدث لكنھم ال يعبرون عن مخاوفھم ألنھم يشعرون أن اإلبالغ عن ھذا األمر يعد خيانة لزمالئھم أو للشركة. كذلك فقد يخشون من المضايقات أو اإليذاء. في ھذه الحاالت قد يكون من األسھل تجاھل األمر بدال من اإلبالغ عما قد يكون مجرد اشتباه في حدوث ممارسة خاطئة. تلتزم فنادق ميلينيوم آند كوبثورن بأعلى المعايير الممكنة وفق ا لمدونة قواعد السلوك األخالقي والمھني ("المدونة") الخاصة بالشركة وتقع على عاتق جميع الموظفين والمسؤولين والمديرين مسؤولية اإلبالغ عن أي مخالفات ال ترقى لھذه المبادئ األساسية. إننا نعترف أن بعض الحاالت سيتم معالجتھا بشكل سري وتوضح ھذه السياسة أنه يمكن للموظفين أن يفعلوا شيئ ا دون الخوف من االنتقام. وتھدف ھذه السياسة إلى تشجيع الموظفين والمسؤولين والمديرين وتمكينھم من التعبير عن مخاوفھم البالغة بدال من تجاھل المشكلة. تحدد ھذه السياسة اإلجراء الذي يمكنك من خالله بوصفك موظف ا أو مسؤوال أو مدير ا للشركة داخل مجموعة فنادق ميلينيوم آند كوبثورن اإلبالغ عن مخاوفك بشأن الممارسات في مكان العمل. أھداف ھذه السياسة ونطاقھا تھدف ھذه السياسة إلى:.1.1.1 توفير سبل اإلبالغ عن المخاوف وتلقي المالحظات عن أي عمل تقوم به السماح لك باتخاذ خطوات إضافية إذا شعرت أن مشرفك المباشر لم يأخذ مخاوفك على محمل الجد و ضمان حمايتك من االنتقام أو اإليذاء نتيجة إبالغك عن المخالفات بنية حسنة. سيتم النظر بشكل مناسب في طلبات النقل المقدمة من الموظفين مقدمي الشكاوى وفق ا لھذه السياسة. ال ينبغي استخدام ھذه السياسة لتقديم الشكاوى المتعلقة بظروف العمل الشخصية الخاصة بك مثل الطريقة التي ت عامل بھا في العمل. ثمة إجراءات مطبقة لتمكينك من تقديم الشكاوى المتعلقة بتوظيفك. تھدف ھذه السياسة إلى تناول المخاوف بشأن الممارسات الخاطئة أو السلوك اإلجرامي أو غير األخالقي داخل المؤسسة على النحو المبين أدناه والتي تؤثر أو يمكن أن تؤثر على الموظفين أو العمالء أو المتعھدين أو بعض من أصحاب المصلحة العامة أو أصحاب المصلحة اآلخرين على سبيل المثال..1.2.1.3 قد تكون ھذه المخاوف بشأن عمل : غير قانوني (بما في ذلك الجرائم الجنائية أو خرق القوانين واألنظمة المدنية) أو ال يمتثل ألي معيار أو التزام مھني أو دون مستوى المعايير أو الممارسات المعمول بھا (بما في ذلك انتھاك سياسات فنادق ميلينيوم آند كوبثورن و إجراءاته أو مبادئه التوجيھية) أو خارج نطاق سلطة الفرد مما يتسبب في إجراء معاملة غير مصرح بھا أو يتسبب في كشف غير مصرح به عن معلومات سرية أو خاصة أو صفحة 2 من 6
قد يضر بسمعة الشركة أو يصل إلى أن يكون تصرف ا أو سلوك ا غير الئق. باإلضافة إلى ذلك فإن التستر على أي سلوك من السلوكيات الواردة أعاله سيقع في نطاق ھذه السياسة. في سياق أعمال فنادق ميلينيوم آند كوبثورن تشمل المخاوف الخاصة التي قد تقع ضمن بنود ھذه السياسة على سبيل المثال خرق مدونة قواعد السلوك والسرية وتقديم نصائح خاطئة واالحتيال المالي واألمور المحاسبية أو التدقيقية المشكوك فيھا واألذى الذي يلحق باآلخرين أو الصحة أو السالمة. ھناك بعض أنماط السلوك اإلجرامي أو غير األخالقي الذي قد يلزم قانون ا على الموظف وبالتالي على الشركة اإلبالغ عنھا وتتضمن:.1.4.1.5 إساءة استغالل السوق (التعامل بناء على معلومات سرية) غسيل األموال السرقة االحتيال أو سوء اإلدارة الرشوة والفساد و المخالفات الخطيرة في إعداد التقارير المالية. ت طبق ھذه السياسة على جميع الزمالء العاملين على أي مستوى داخل مجموعة ميلينيوم آند كوبثورن في مكتب الشركة أو الفندق الذي تملكه و/أو تديره المجموعة. ال تتضمن ھذه السياسة الفنادق التي تمتلكھا مجموعة ميلينيوم آند كوبثورن ولكن ال تديرھا (مثل فندق جراند حياة تاييبي أو ميلينيوم ھيلتون نيويورك). وبالمثل ال تنطبق ھذه السياسة على الفنادق الممنوحة حق امتياز والتي تدار ذاتي ا من قبل أصحاب االمتياز أو شركات إدارة خارجية. السرية والتقارير المجھولة السرية.1.6.2.2.1 ستبذل فنادق ميلينيوم آند كوبثورن قصارى جھدھا لحماية ھويتك عند اإلبالغ عن مخاوفك إذا كنت ال ترغب في اإلفصاح عن اسمك. يجب عليك إدراك أن عملية التحقيق قد تكشف عن مصدر المعلومات وقد ي طلب منك تقديم إفادة كجزء من الدليل. 2.2. التقارير المجھولة تشجعك الشركة بقوة على وضع اسمك على التقرير الذي تقدمه. تلتزم فنادق ميلينيوم آند كوبثورن بحماية موظفيھا الذين يقدمون التقارير في إطار ھذه السياسة لذلك ال يوجد سبب يستدعي تقديم التقارير بشكل مجھول. ي قصد بالتقرير المجھول عدم إفصاح مقدم الشكوى عن ھويته إلى الشركة. وفي ھذا الصدد فإن أي تقرير ي قدم دون أن يحتوي على معلومات االتصال مثل البريد اإللكتروني أو رقم الھاتف أو دون تحديد ھوية مقدم الشكوى سيعد تقرير ا مجھوال. ويرجى العلم أن عدم التواصل مع مقدم الشكوى للحصول على إيضاحات أو معلومات إضافية قد يعرقل التحقيق في التقرير. باإلضافة إلى ذلك تكون الشركة ملزمة وملتزمة باحترام حقوق جميع موظفيھا ومسؤوليھا ومديريھا بما في ذلك أولئك الذين ق دمت بحقھم الشكاوى وحقوق ھؤالء األشخاص في معرفة ھوية مقدمي الشكاوى بحقھم في الوقت المناسب. ولكن لن يتم اإلفصاح عن الھوية ما لم يكن ذلك ضروري ا لغرض التحقيق و/أو اتخاذ إجراءات الحقة ولن يتم الكشف مطلق ا عن ھوية مقدم الشكوى دون مناقشة مسبقة معه. صفحة 3 من 6
كيف تبلغ عن مخاوفك كخطوة أولى يجب أن تسعى إلى اإلبالغ عن مخاوفك إلى مديرك المباشر أو ممثل قسم الموارد البشرية أو المدير العام للفندق الذي تعمل به. ولكن ھذا األمر يعتمد على خطورة وحساسية المسائل المتضمنة والشخص الذي ي عتقد أنه متورط في الممارسة الخاطئة. على سبيل المثال إذا كنت تعتقد أن اإلدارة متورطة في األمر يجب تصعيد األمر إلى رئيس قسم التدقيق الداخلي في المجموعة والذي يبلغ بدوره بشكل مستقل لجنة التدقيق والمخاطر الخاصة بالفنادق. ي فضل تقديم الشكاوى مكتوبة. أنت مطالب بتحديد خلفية الشكوى وتاريخھا مقدم ا أسماء وتواريخ وأماكن كلما أمكن والسبب الذي أثار مخاوفك على وجه الخصوص. يمكنك إرسال الشكوى على عنوان البريد اإللكتروني اآلتي:.3.1.3.2.3 Business.intearitvemillenniumhotels.com يقوم رئيس قسم التدقيق الداخلي للمجموعة بمتابعة جميع رسائل البريد اإللكتروني الواردة إلى ھذا العنوان. إذا كنت ال تشعر باالرتياح من تقديم شكواك مكتوبة أو إذا لم تكن قادر ا على القيام بذلك يمكنك االتصال بالخط الساخن اآلتي [star]*6000 من أي ھاتف من ھواتف فنادقنا ومكاتبنا (إذا كنت في المملكة المتحدة) وترك رسالة صوتية توضح فيھا اسمك ورقم ھاتفك الذي يمكن االتصال عليه (متضمن ا رمزي البلد والمنطقة حسب االقتضاء) وجنسيتك ووصف ا موجز ا للشكوى..3.3 كذلك إذا لم تشعر باالرتياح من استخدام ھاتف الفندق أو المكتب أو إذا كنت موجود ا خارج المملكة المتحدة يمكنك االتصال بالخط الساخن مباشرة. يكون الخط الساخن مخصص ا لالستخدام في المملكة المتحدة والرقم الذي سيتم االتصال عليه ھو code]+44 [MD access.20 316 21 233 كيف ستكون استجابة فنادق ميلينيوم آند كوبثورن للشكوى إما أن يتم اتخاذ أي إجراء أو تعتمد درجة اإلجراء على عدد من العوامل مثل المعلومات المقدمة وطبيعة المخاوف والمسائل المثارة وخطورتھا. وبإيجاز فيما يخص الشكاوى المقدمة يمكن:.4.1.4 التحقيق فيھا داخلي ا إحالتھا إلى الشرطة أو ھيئة إنفاذ القانون أو ھيئة تنظيمية أخرى أو المتخصصين أو الخبراء المعنيين (مثل الموظفين الجنائيين) إحالتھا إلى المدقق الخارجي للشركة و/أو أن تشكل موضوع تحقيق مستقل أو قد ال يتم اتخاذ أي إجراء على اإلطالق إذا اعتبر األمر غير مھم. من أجل حماية األفراد والشركات سيتم إجراء تحريات أولية لتحديد ما إذا كان إجراء التحقيق أمر ا مناسب ا أم ال وإذا كان األمر كذلك سيتم تحديد الشكل الذي سي جرى به التحقيق. عادة ما تتم إحالة المخاوف أو االدعاءات التي تقع ضمن نطاق إجراءات محددة للنظر فيھا في إطار تلك اإلجراءات. يمكن حسم بعض المخاوف من خالل اتخاذ إجراء يتم االتفاق عليه دون الحاجة إلى إجراء تحقيق..4.2.4.3 صفحة 4 من 6
في غضون عشرة أيام عمل من وقت تلقي الشكوى ستخطرك فنادق ميلينيوم آند كوبثورن كتابة بأنه قد تم تلقي الشكوى وستوضح حسب االقتضاء اقتراحھا في التعامل مع المسألة. سيعتمد حجم االتصال بينك وبين المسؤولين الذين يبحثون الشكاوى على طبيعة المسائل المثارة والصعوبات المحتملة ووضوح المعلومات المقدمة. وسي طلب منك المزيد من المعلومات إذا لزم األمر. إذا قدمت تقرير ا بموجب ھذه الوثيقة بحسن نية ولم يتم تأكيده بإجراء تحقيق الحق لن يتم اتخاذ أي إجراء ضدك. ولكن إذا قدمت ادعاءات بسوء نية أو بطريقة تتسم بالخبث أو العبثية أو لمجرد التسبب في إثارة الغضب أو السخط أو التوتر لدى أحد األشخاص فقد يتم اتخاذ اإلجراءات التأديبية المناسبة ضدك. حماية المبلغين ودعمھم 4.4.4.5.4.6.5 لن ي طرد أي موظف يبلغ بحسن نية عن مخاوف حقيقية في إطار ھذا اإلجراء ولن يتعرض ألي إجراءات تأديبية أو إيذاء غير مبرر نتيجة لھذا اإلجراء. سيتعرض العاملون الذين يؤذون أو يثأرون ممن يتقدمون بشكاوى ضدھم بموجب ھذه الوثيقة إلجراءات تأديبية. تصعيد التقارير وإجراء التحقيقات ستسعى الشركة إلى التعامل مع جميع تقارير اإلبالغ عن المخالفات بطريقة متسقة وشفافة والتأكد من أن التقارير الواردة من المبلغين يتم توجيھھا وتقييمھا والتحقيق فيھا بشكل مھني ومستقل وفق ا لھذه السياسة. ومن أجل القيام بذلك إذا لم يتم تقديم التقرير عن المخالفة إلى رئيس قسم التدقيق الداخلي على النحو المبين في القسم الثالث (كيف تبلغ عن مخاوفك) أعاله يجب على مستلم التقرير رفعه على الفور إلى رئيس قسم التدقيق الداخلي. يجب على مستلم التقرير المحافظة على سريته وعدم اتخاذ أي إجراء أو بدء أي تحقيق من تلقاء نفسه تحت أي ظرف من الظروف. يجب البدء في أي تحقيق أو توجيھه فقط من خالل رئيس قسم التدقيق الداخلي وفق ا لھذه السياسة..5.6.1 يحتفظ رئيس قسم التدقيق الداخلي بسجل مستمر لكل تقرير يتلقاه يتضمن بشكل عام معلومات مثل تاريخ التقرير ووقته واسم مقدم الشكوى وتفاصيل السلوك المخالف المزعوم وطريقة اإلبالغ. بمجرد تلقي رئيس قسم التدقيق الداخلي للشركة تقرير ا سيناقش الحادث على الفور وبالقدر المناسب مع الرئيس التنفيذي للمجموعة ورئيس لجنة التدقيق والمخاطر لالتفاق على مسار اإلجراء الواجب اتخاذه. يتم إبالغ لجنة التدقيق والمخاطر بالكامل وأعضاء آخرين من مجلس إدارة المجموعة وفريق إدارتھا إذا لزم األمر (مع إيالء المراعاة الواجبة للسرية) بنتائج واستنتاجات أي تحقيق ومناقشتھا معھم. ينبغي إبالغ رئيس لجنة التدقيق والمخاطر لدى الشركة أو سكرتير الشركة بتقارير المخالفات المتعلقة برئيس قسم التدقيق الداخلي..6.3.6.4.6.5 7. الحفاظ على ھذه السياسة واإلبالغ بھا سياسة الموارد البشرية 27 أكتوبر 2015 تقوم مقام الوثيقة الصادرة في: 15 سياسة اإلبالغ عن المخالفات تاريخ اإلصدار: صفحة 5 من 6
يكون سكرتير الشركة مسؤوال عن الحفاظ على ھذه السياسة ومراجعتھا وتحديثھا رھن ا بمراجعة لجنة التدقيق والمخاطر لھا والتصديق عليھا وإصدار التعميم السنوي لجميع الموظفين لتذكيرھم بتطبيق ھذه السياسة. يجب االحتفاظ بنسخة من ھذه السياسة في ملف في كل قسم من أقسام المجموعة كما يجب على رئيس كل قسم التأكد من إتاحة ھذه السياسة لجميع الموظفين عند الحاجة. باإلضافة إلى ذلك يجب نشر السياسة على لوحات مالحظات الموظفين وعلى الشبكة الداخلية العالمية (وكل شبكة داخلية إقليمية) لتحقيق الشفافية وتمكين الموظفين من الوصول إليھا بسھولة. يجب إدراج ھذه السياسة في مواد التدريب أو حزم التوجيه/التعريف لكل الموظفين الجدد..7.1.7.2.7.3.7.4 مصدق من لجنة التدقيق والمخاطر التابعة لمجلس إدارة فنادق ميلينيوم آند كوبثورن بي إل سي في 27 أكتوبر 2015 التحديث األخير: 27 أكتوبر 2015 صفحة 6 من 6