دليل إعداد الدراسة الذاتية للكليات (أ 2 الهيكل التنظيمي) إعداد أ.د. مصطفى محمد آامل ناي ب ري يس الجامعة للشي ون الا آاديمية وري يس المرآز (ه ذا ال دليل مع د لمعاون ة آلي ات الجامع ة عل ى إع داد الدراس ات الذاتي ة الخاصة بضمان الجودة والاعتماد. وه و مقت بس م ن تقری ر مب دي ي ص ادر عن الهيي ة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد) فبراير 2009 1
الهيكل التنظيمي: يجب أن يكون للمو سسة هيكل تنظيمي رسمي ملاي م لحجم و نوع أنشطتها ويضمن تحقيق رسالتها وغاياتها وأهدافها. وتتمثل الممارسات التطبيقية للمو سسات التعليمية في مجال الهيكل التنظيمي في الا تي: 1/2 هيكل تنظيمي ملاي م ومعتمد: هيكل تنظيمي معتمد وموثق. أن يكون تشكيل الهيكل ملاي م لتغطية أنشطة المو سسة المختلفة. تشكل المو سسة اللجان المختلفة على أن تضم ممثلين عن الا طراف المعنية من الطلاب وأعضاء هيي ة التدريس والا طراف المجتمعية. يوضح تشكيل الهيكل العلاقات مع الجامعة وإداراتها المختلفة. يتصف التشكيل بالمرونة والقابلية للتغيير استجابة لنتاي ج التقويم والمستجدات الا خرى (استحداث إدارات وأقسام ولجا ن جديدة على سبيل المثال). 2/2 السلطات والمسو وليات والاختصاصات والا دوار : تحدد المو سسة المسي وليات والاختصاصات والا دوار بوضوح وفق ا لهيكلها التنظيمي. تتحقق المو سسة من تكافو السلطات مع المسي وليات. تمارس المو سسة مبدأ التفويض في السلطات. تراعي المو سسة عدم التعارض في الا دوار و الاختصاصات. تحرص المو سسة على وضع الفرد المناسب في المكان المناسب. مستوياته الا فقي والرأسي بين بالتعاون المتبادل يسمح الهيكل ووحداته. 3/2 الا دارات المتخصصة لخدمات دعم العملية التعليمية : تراعي المو سسة ملاي مة الا دارات المتخصصة مع طبيعة الا نشطة والدراسات العليا والعلاقات الثقافية والبحوث والخدمة التعليمية المجتمعية واللوجستيات وغيرها. من الكفاءات الا دارات تحرص المو سسة على تشكيل هذه المتخصصة من القيادات الا دارية والعاملين. 2
4/2 وحدة الا زمات والكوارث : نأ محددة تختص على الا قل لجنة) (أو يوجد في المو سسة وحدة بمواجهة الا زمات و الكوارث. ) الجهة المماثلة لها بالجامعة تنسق هذه الوحدة نشاطها مع وجدت). يتم تدريب أفراد الوحدة وتنمية قدراتهم في هذا المجال. تضع الوحدة سيناريوهات للكوارث والا زمات والمخاطر المتوقعة وخطط للتعامل معها. يتم تدريب أفراد المو سسة المعنيين على تنفيذ الخطط الموضوعة لمواجهة الا زمات والكوارث وقياس فاعليتها. تتوافر للوحدة الموارد المادية والبشرية التي تمكنها من أداء عملها. 5/2 وحدة إدارة الجودة: تعد الوحدة المعنية با دارة الجودة من أهم أدوات المو سسة للتقويم المستمر سواء للقدرة المو سسية أو للفاعلية التعليمية ومرآزا لنشر ثقافة الجودة بين أفراد المو سسة ولتنمية القدرات لا عضاء هيي ة التدريس و الجهاز الا داري فيما يتعلق با دارة نظم الجودة. ويجب أن يتوافر في الوحدة الخصاي ص التالية: هيكل تنظيمي معتمد وموثق ذو تبعية تنظيمية واضحة في هيكل المو سسة. تشكيل هيكل الوحدة بما يسمح لها الاضطلاع بمهامها بكفاءة (يضم ممثلي مختلف في ات أعضاء هيي ة التدريس و معاونيهم/ الطلاب/ الا داريين) ويراعى تباين الخبرات والمهارات لتغطية المهام المتعددة للوحدة. تشكيل مجلس إدارة معتمد وموثق يساعد الوحدة على القيام بدورها وأداء مهامها بكفاءة وبفاعلية. مجلس إدارة ينعقد بصورة دورية وتحتفظ الوحدة بمحاضر اجتماعاته وتقارير لمتابعة تطبيق قراراته. لاي حة إدارية ومالية معتمدة وموثقة تنظم العمل وتحدد بدقة السلطات والمسي وليات. توطيد علاقة الوحدة بمرآز الجودة بالجامعة بما يسهم في تفعيل دورها ودعمها فني ا ويساند أنشطتها ويراجع خططها لضمان تواي مها مع أهداف الجامعة. وتقدم الوحدة تقرير سنوي عن نشاطها للمرآز. يشارك مدير الوحدة أو من ينوب عنه في الاجتماعات والدورات التدريبية التي ينظمها مرآز الجودة بالجامعة و يسعى لتبادل الخبرات و الممارسات الجيدة مع وحدات الجودة بالكليات الا خرى بالجامعة. تشارك الوحدة في عرض ومناقشة قضايا الجودة في مجلس الكلية و مجالس الا قسام. تستخدم الوحدة وساي ل متنوعة لممارسة أنشطتها على سبيل المثال لا الحصر: تغذية مرتجعة/ مراجعين خارجيين/ تدقيق داخلي /... الخ. 3
6/2 التوصيف الوظيفي: توفر المو سسة بطاقات موثقة لوصف الوظاي ف القيادية والا آاديمية والا دارية والفنية تمثل الا ساس لشغل الوظاي ف المختلفة بما يضمن وضع الفرد المناسب في المكان المناسب. الهيكل التنظيمي: 1/2 هيكل تنظيمي ملاي م ومعتمد: إذا آا ن الهيكل التنظيمي الحالي والمعتمد غير ملاي م.. لماذا هل تم استحداث إدارات/ أقسام/ وحدات جدیدة في الهيكل حتى ولو لم تعتمد بعد اذآر ذلك بوضوح مع تحدید لمبررات التحدیث هل تم اعتماد وتوثيق هذا التحدیث اذآر الا جراءات التي تم إتباعها في ذلك 2/2 السلطات والمسو وليات والاختصاصات والا دوار: 3/2 4/2 هل یتصف الهيكل التنظيمي الحالي للمو سسة بوضوح خطوط السلطة هل هناك تحدید دقيق للمسي وليات سواء للقيادات الا آادیمية أو التنفيذیة بالمو سسة في حالة عدم وضوح السلطات والمسي وليات اذآر الا سباب التي أدت إلى ذلك هل یعتمد هيكل المو سسة على التفویض في السلطات إذا آا ن هناك مرآزیة في السلطات اذآر الا سباب هل یتم وضع الفرد المناسب في المكان المناسب في المو سسة بصفة عامة إذا لم یتوافر ذلك اذآر الا سباب ) مثال ذلك عجز في التخصصات/ عدم توافر الكفاءات/.. الخ ). الا دارات المتخصصة لخدمات دعم العملية التعليمية : هل الا دارات المتخصصة والتي تقدم خدمات الدعم في المو سسة آافية ) مثال إدارة شي ون التعليم والطلاب/ الدراسات العليا / الا دارة المالية والحسابات/.. الخ) هل تتصف هذه الا دارات بالكفاءة في الا داء وإذا لم تتصف بذلك اذآر المبررات ) مثال ذلك نقص الخبرة/ عدم التدریب/ البطالة المقنعة/ عدم توافر التسهيلات/.. الخ). إدارة الا زمات والكوارث: يأ آيف یتم التعامل مع الا زمات والكوارث اذآر الا ليات الممكن إتباعها في حالة حدوث أزمات أو آوارث هل هناك جهة محددة ومسي ولة عن ذلك وما هي تبعيتها التنظيمية ) تابعة لمن) 5/2 وحدة توآيد الجودة : هل توجد بالمو سسة وحدة لتوآيد الجودة هل یوجد هيكل تنظيما معتمد وموثق للوحدة هل للوحدة لاي حة معتمدة وموثقة هل هناك تحدید دقيق لسلطات ومسي وليات هذه الوحدة ما هي تبعية هذه الوحدة في الهيكل التنظيمي للمو سسة ما هي علاقة هذه الوحدة بمرآز الجودة بالجامعة ما هو تشكيل مجلس إدارة هذه الوحدة وهل هذا التشكيل معتمد وموثق هل ینعقد مجلس إدارة الوحدة بشكل منتظم وفي مواعيد محددة ومعلنة هل تشارك الوحدة في عرض ومناقشة قضایا الجودة بالمو سسة على مستوى المجالس الرسمية ما هي الوساي ل المتاحة للوحدة لممارسة أنشطتها الخاصة بتوآيد الجودة في المو سسة 6/2 التوصيف الوظيفي: هل هناك توصيف وظيفي لجميع وظاي ف المو سسة الا آادیمية والتنفيذیة 4
هل بطاقات الوصف الوظيفي موثقة هل یتصف التوصيف الوظيفي بالشمولية لتغطية جميع في ات الوظاي ف بالمو سسة 5